Экономическая информация в автоматизированных информационных системах

Активная БД может быть охарактеризована как система, следующая правилам Событие-Условие-Действия. Технология активной БД реализована, в частности, в объектно-реляционной СУБД POSTGRES, разработанной на базе СУБД INGRES в калифорнийском университете Беркли в 1986-1994 гг.

Возможности существующих в настоящее время технологий активных БД распространяются на сферу интеллектуальных баз данных. Можно считать, что активные БД открывают двери на пути к пока еще неуловимому будущему интеллектуальных баз данных с высоким уровнем искусственного интеллекта.  

 

5. Общая характеристика  CУБД Microsoft Access 2000

 

5.1. СУБД Microsoft Access 2000 

 

СУБД Microsoft Access 2000 (в дальнейшем Access) предназначена для работы с реляционными базами данных. Эта СУБД входит в программный комплекс Microsoft Office 2000 (в вариантах Professional, Premium и Developer), компоненты которого работают в среде Windows 95/98, Windows NT Workstation 4.0 и выше.

Access имеет инструментальные средства для создания: локальной БД, централизованной БД в локальной сети с файловым сервером, проектов  (клиентских приложений, работающих с базами данных Microsoft SQL Server 6.5 или Microsoft SQL Server 7.0).

Access поддерживает механизм OLE – связывание и внедрение объектов различных приложений Windows в  БД. Позволяет импортировать данные таблиц: других баз данных Access; баз данных dBase, Microsoft FoxPro, Paradox, Oracle, Microsoft SQL Server; табличного процессора Microsoft Excel. Внешними для Access могут быть также: данные почтовой программы Microsoft Exchange; таблицы и списки HTML  на сервере локальной, корпоративной сети (сети масштаба предприятия), сети Internet. Может экспортировать объекты БД в другие приложения.

Access позволяет осуществлять: восстановление БД, сжатие БД, репликацию БД, защиту БД. Дает возможность конвертировать БД из предыдущих версий в текущую и наоборот.  

 

 

 

5.2. Объекты БД и их размещение

 

 

СУБД Access ориентирована на работу с объектами БД, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Таблица - это основная структура, предназначенная для хранения информации в БД. По терминологии СУБД ее строки – это записи, а столбцы - поля БД. Записи идентифицируются по некоторой уникальной характеристике, включающей одно или несколько полей и называемой ключом. Запрос - это требование на: отбор данных, хранящихся в таблицах; выполнение вычислений над данными; изменения в БД. Форма - созданный на экране шаблон, используемый, главным образом,  для ввода, просмотра и редактирования  записей БД. Отчет -  отображение на принтере или на экране информации из БД в виде, удобном для ее восприятия и анализа пользователем. Страница  доступа к данным - диалоговая Web-страница, которая поддерживает динамическую связь с БД и позволяет просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне броузера Internet Explorer 4.0 или Internet Explorer 5.0. Макрос - есть последовательность макрокоманд для автоматизации выполнения  операций в среде Access без программирования. Модуль - это программа для работы с БД, написанная на языке Visual  Basic for Applications 6.0 (VBA). Объекты БД могут  быть объединены в именованные группы объектов по функциональному или иному признаку.

Все объекты, за исключением страниц доступа к данным, можно хранить в одном файле - файле БД с расширением .mdb. Это упрощает их перенос с компьютера на компьютер, облегчает создание связанных объектов, проверку целостности данных. Страницы сохраняются как самостоятельные файлы с расширением .html отдельно от БД, с которой они связаны. Отчеты можно сохранять в файле с расширением .snp (формат снимка отчета) и распространять среди пользователей по электронной почте. С целью защиты форм, отчетов и модулей VBA БД может быть  сохранена в файле приложения с расширением .mde. При этом БД сжимается, оптимизируется использование памяти и повышается быстродействие БД. Проект размещается в файле с расширением .adp на компьютере пользователя. 

 

 

 

5.3. Пользовательский  интерфейс  Access 

 

После загрузки Access появится стартовое окно Access, содержащее окно запуска, которое позволяет открыть существующую БД или создать новую. Выполнение одной из предложенных операций вызывает главное окно Access вида: 

 

 

 

 

 

В строке заголовка отображается имя программы и содержатся кнопки для управления окном. Строка меню содержит несколько пунктов меню. Перечень пунктов меню и их содержание изменяются в зависимости от режимов работы системы. Панель инструментов представляет собой набор графических кнопок, назначение которых - это ускоренный вызов команд меню. Access  имеет большое количество панелей инструментов, используемых в различных режимах работы. Панели инструментов, соответствующие некоторому режиму, выводятся на экран автоматически при переходе в этот режим.

По мере работы пользователя, происходит настройка меню и панелей инструментов таким образом, что в них отображаются только команды и кнопки, используемые чаще всего. Для поиска команды, которая используется нечасто, или вообще не использовалась ранее, меню  отображается полностью щелчком по  двойной стрелке   в его нижней части. При желании можно выбрать режим постоянного отображения полного набора команд в каждом меню, выполнив: 

Сервис / Настройка Þ вкладка Параметры Þснять  флажок В меню сначала отображаются последние использованные команды

Панели инструментов можно расположить рядом в одной строке с целью экономии рабочего пространства окна. При этом для просмотра списка кнопок, не помещающихся на панели инструментов, используется  кнопка   в конце этой панели. Восстановить исходное состояние панелей инструментов и меню, существовавшее при первом запуске Access, можно, выполнив:

Сервис / Настройка Þ вкладка Параметры Þнажать [Сброс]

Имеется возможность самому создавать и настраивать панели инструментов, строки меню и контекстные меню, а также устанавливать свойства, влияющие на их вид и работу, используя команду

Вид / Панели инструментов / Настройка

В строке состояния в левой части отображается информация о текущем режиме работы системы, справа - индикаторы клавиатуры. Вывод или отмена вывода данной строки осуществляется с помощью  команды

Сервис/Параметры Þ вкладка Вид

В рабочей области главного окна Access располагается окно БД, в котором  сосредоточены все «рычаги управления БД».

В строке заголовка окна БД всегда отображается имя открытой БД. В левой части окна БД находится панель объектов БД, позволяющая отображать в рабочей области окна БД объекты нужного типа. На панель объектов можно помещать папки, в которых сгруппировать объекты разных типов. По умолчанию размещается папка Избранное. Для добавления новой папки на панель Группы   из контекстного меню этой панели выбирается команда Новая группа  и затем вводится имя папки. В рабочей области окна БД изначально содержатся ярлыки, служащие для создания новых объектов БД соответствующего типа. Их можно отображать или скрывать, выполнив:

Сервис / Параметры Þ вкладка Вид Þ установить или снять флажок новые ярлыки объектов

Кнопки панели инструментов окна БД используются для работы с текущим объектом БД (создания, открытия, изменения и др.).

При конструировании объектов БД пользователь имеет дело с окнами конструкторов таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов. В окне БД, из окон конструкторов таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов открываются окна объектов БД, в которых просматриваются созданные объекты. Задание определенных характеристик элементам объектов БД происходит в окнах свойств. Вывод сообщений Access, (например, предупреждений для пользователей) осуществляется в окнах сообщений. Выполнение некоторых команд меню влечет появление диалоговых окон.

В Access постоянно открытыми одновременно могут быть несколько окон. Эти окна можно разместить так, как того требует конкретная рабочая ситуация, используя пункт  меню Окно. 

 

5.4. Справочная система Access и пользование ею 

 

Справочная система Access достаточно разнообразна. Она охватывает почти все аспекты работы с системой. После запуска Access можно воспользоваться любым видом справки, если обратиться к пункту меню Справка, имеющему подменю вида: 

 

 

 

 

 

 

 

Выбор в нем пункта Справка по Microsoft Access приводит  к появлению окна справки с тремя вкладками. Вкладка Содержание используется для просмотра оглавления справки и поиска информации по темам справки; вкладка Мастер ответов   - для ввода своего вопроса;  вкладка Указатель  - для поиска информации по конкретным словам или фразам.

Выбор пункта Показать помощника влечет появление окна с анимационным персонажем. Помощник дает советы для конкретной рабочей ситуации и  отыскивает необходимые разделы справочной документации в ответ на вопросы, вводимые в поле ввода. Его можно временно скрыть по команде Справка/Скрыть помощника или отключить на весь сеанс работы в Access, если в его выноске нажать кнопку [Параметры] и снять флажок Использовать помощника.  

Пункт Что это такое?  предназначен для получения краткой справки о назначении элементов в главном окне Access. Его выбор приводит к появлению указателя мыши в виде стрелки с вопросительным знаком,  и щелчок им по интересуемому элементу дает сведения о нем.

Пункт Office на Web позволяет соединиться с Web-узлом корпорации Microsoft для получения обновленных сведений о программе. 

 

 

 

5.5. Настройка рабочей  среды в Access 

 

Осуществить настройку рабочей среды в соответствии с требованиями пользователя можно с помощью команды Сервис/Параметры. Ее результатом является диалоговое окно Параметры с вкладками.

На вкладке Вид имеется возможность включить/выключить отображение: строки состояния, окна запуска, ярлыков для создания новых объектов в окне БД и др. 

На вкладке Общие устанавливаются поля страницы при печати документа, порядок сортировки для новых баз данных, звуковое сопровождение при выполнении различных действий и др.

На вкладке Правка и поиск задаются параметры выполнения операций редактирования, поиска и замены. Вкладка Режим таблицы  служит для установки параметров таблицы, а также задания анимации при отображении изменений в таблице в связи со вставкой новых столбцов. Вкладка Таблицы и запросы позволяет установить параметры, используемые по умолчанию  в режиме конструктора таблицы и в режиме конструктора запроса. Элементы вкладки Формы и отчеты  применяются для установки  параметров, действующих по умолчанию в режиме конструктора формы и в режиме конструктора отчета. Вкладка Клавиатура позволяет задать режимы работы при вводе данных с клавиатуры. На вкладке Другие осуществляется сетевая настройка и настройка интерфейса ODBC, имеется возможность конфигурировать программу Access для работы в многопользовательской среде. 

 

5.6. Данные в Access 

 

Создавая компьютерную  БД,  пользователь вводит свои данные в  ее поля. При этом он должен прежде описать эти поля согласно требованиям Access: присвоить имена полям, указать их  тип и свойства (которые позволят управлять сохранением, обработкой и отображением данных поля). Полям присваиваются имена с учетом следующих требований: имя должно содержать не более 64 символов; запрещается использование точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (‘), квадратных скобок ([]) и управляющих символов с кодами ASCII от 0 до 31.

В поля БД можно вводить данные следующих типов.

Текстовый. В поля такого типа помещают текст или комбинацию текстовых и числовых значений. Объем текста не должен превышать 255 символов.

Поле MEMO. Длинный текст (до 65535) символов. 

Числовой. Числовые данные, используемые в математических вычислениях, за исключением денежных расчетов. Размеры числовых полей - 1, 2, 4, 8, 12 байтов.

Дата/время. Значения даты и времени. Даты из диапазона от 100 по 9999 год.

Денежный. Денежные значения. Их максимальная точность составляет 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа от нее.

Счетчик.   Уникальные последовательные с шагом 1 номера, автоматически вставляемые при вставке записи в БД.     

Логический. Поля, которые могут иметь только одно значение из пары значений, таких как Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл.

Поле объекта OLE. Объекты других приложений, которые могут быть связаны или внедрены в таблицу Access. 

Гиперссылка. В полях этого типа хранятся гиперссылки - путь к файлу на жестком диске либо адрес в сети Internet или интранет.

Набор допустимых свойств для поля зависит от того, какого типа данные будут храниться в поле. Поясним возможные свойства полей.

Размер поля. Определяет максимальную длину текстового или числового поля. Для числового поля часто используемыми являются значения:

• байт - целые числа от 0 до 255 (поле занимает 1 байт);
• целое – целые числа от -32 768 до 32 767 (2 байта);
• длинное целое - целые числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 (4 байта).

Применяются и другие значения: одинарное с  плавающей точкой, двойное с плавающей точкой,  действительное.

Формат поля. Определяет способ отображения текста, чисел, дат и значений времени на экране  и на печати.

Число десятичных знаков. Дает возможность указывать для чисел количество дробных знаков.

Маска ввода. Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.

Подпись. Определяет текст, который выводится в подписях полей в таблицах, запросах, формах, отчетах.

Значение по умолчанию. Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.

Условие на значение. Определяет множество значений, которые можно вводить в поле таблицы.

Сообщение об ошибке. Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран при вводе недопустимого значения.

Обязательное поле. Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.

Пустые строки. Определяет, допускается ли ввод в текстовое поле пустых строк ("  ").

Индексированное поле. Позволяет создать индекс для поля, ускоряющий поиск и сортировку в таблице.

Сжатие Юникод для данного поля. Указывает, используется ли кодировка  Unicode.