Экономическая информация в автоматизированных информационных системах

• перетащить поле из списка полей в крайнюю слева свободную клетку строки Поле;
• дважды щелкнуть по имени поля в списке полей;
• щелкнуть в клетке строки Поле и из раскрывающегося списка выбрать нужное поле.

Включение в бланк запроса всех полей таблицы можно выполнить, если:

• дважды щелкнуть по имени таблицы и перетащить все выделенные поля в клетку строки Поле;
• перетащить звездочку, стоящую  под заголовком таблицы, в клетку строки Поле. При этом в клетке  отобразится только имя таблицы со звездочкой, но в результат запроса будут включены все поля таблицы.

Для очистки отдельных столбцов бланка запроса используется команда

Правка / Удалить столбцы

Для очистки всего бланка запроса служит команда

Правка / Очистить бланк 

 

Формирование запроса на вывод полей из одной или нескольких таблиц

Перетаскиваются из списков полей в строку Поле только те поля, которые должны присутствовать в результирующей таблице запроса, или все поля всех таблиц, а затем в сроке  Вывод на экран отмечаются флажками   только нужные. 

 

Формирование запроса с применением сортировки

Сортировка возможна по одному или нескольким полям одновременно. Для сортировки по нескольким полям поля располагаются  в бланке запроса в том порядке, в котором требуется выполнять сортировку. В Access записи сортируются сначала по самому левому полю, затем по полю, расположенному в следующем столбце справа и т.д. Для задания порядка сортировки необходимо щелкнуть в строке Сортировка для поля, по которому сортируются записи, и из раскрывающегося списка выбрать – по возрастанию или по убыванию. 

 

Формирование запроса с условиями отбора

Условия отбора — это ограничения, накладываемые на запрос для определения записей, включаемых в результирующую таблицу запроса. Они задаются выражениями в строках Условие отбора, или.

Если выражения вводятся в несколько клеток одной строки Условие отбора, то они автоматически объединяются с помощью логического оператора And.   Если выражения вводятся  в разные строки бланка запроса, то Access объединяет их  логическим оператором Or.

В условии отбора может быть использована конструкция Between (между). Например, Between 100 and 200. 

 

Формирование запроса с вычисляемым полем

Для создания вычисляемого поля в пустую клетку строки Поле вводится имя вычисляемого поля с двоеточием, после которого – выражение. Например,

СТОИМОСТЬ:[ЦЕНА]*[КОЛИЧЕСТВО]

Если выражение сложное, то для его создания целесообразно использовать построитель выражений. 

 

Формирование запроса с группировкой

Часто требуется в таблице видеть не все записи, а только итоговые значения по группам записей. Расчет итогов для некоторых полей групп производится с помощью статистических функций, которые были описаны выше.

Для создания запроса с группировкой выполняется следующее:

• перетаскивается в первую клетку строки Поле то поле, по которому производится группировка записей. Затем перетаскиваются в последующие клетки поля, по которым подводятся итоги;
• вводится команда Вид / Групповые операции. В бланке запроса появляется новая строка Групповая операция, в которой для всех полей указано Группировка;
• в строке Групповая операция для полей, по которым подводятся итоги, производятся щелчки и из раскрывающегося списка выбирается требуемая статистическая функция.

 

 

Формирование запроса с параметрами

Если необходимо часто выполнять один и тот же запрос выбора, меняя  только в условиях отбора значения полей,  то целесообразно создать запрос с параметрами. В строках Условие отбора, или для полей, играющих роль параметров, вводится в квадратных скобках текст приглашения на ввод интересующих пользователя значений этих полей. Этот текст будет выводиться в диалоговом окне  Введите значение параметра при выполнении запроса. 

 

 

 

7. 3. Создание перекрестного запроса 

 

Создание перекрестного запроса с помощью Конструктора начинается с открытия окна Конструктора запроса. В этом окне в бланк запроса последовательно  перетаскиваются:

• поля, значения которых будут заголовками строк перекрестной таблицы;
• поле, значения которого будут заголовками столбцов перекрестной таблицы;
• поле, по которому подводится итог с использованием статистической функции.

Затем выполняется команда Запрос / Перекрестный. В результате в бланке запроса появятся две новые строки: Групповая операция и Перекрестная таблица. В строке Перекрестная таблица для полей со значениями в роли заголовков строк выбирается из раскрывающегося списка значение Заголовки строк, а для поля со значениями в роли заголовков столбцов – Заголовки столбцов. В строке Групповая операция для поля, по которому подводится итог, из раскрывающегося списка выбирается необходимая статистическая функция. 

 

 

 

7.4. Создание запросов  действия 

 

Формирование запроса на создание таблицы БД

После открытия окна конструктора запроса вводится команда

Запрос / Создание таблицы

В появившемся окне Создание таблицы указывается имя создаваемой таблицы и куда ее следует поместить – в текущую БД или в другую БД. Затем из списков полей перетаскиваются в бланк запроса поля, которые должны быть в этой таблице, и при необходимости задаются условия отбора записей. После выполнения запроса новая таблица будет в списке таблиц окна БД. 

 

Формирование запроса на обновление полей таблицы БД

После открытия окна конструктора запроса вводится команда

Запрос / Обновление

В бланке запроса появится новая строка Обновление. Затем в бланк запроса перетаскиваются все поля таблицы, и для полей, подлежащих обновлению, в строке Обновление задаются выражения, значения которых будут новыми значениями обновляемых полей. При необходимости обновления значений полей только в некоторых записях задаются условия  отбора записей. 

 

Формирование запроса на добавление записей к таблице БД

При открытии окна конструктора запроса в качестве источника запроса указывается таблица, из которой добавляются записи в другую таблицу. Записи таблицы-источника должны содержать такие же поля, что и пополняемая таблица БД. В окне конструктора запроса вводится команда  Запрос / Добавление. Появится диалоговое окно Добавление,  в котором требуется указать имя пополняемой таблицы и  где эта таблица  находится – в текущей БД или в другой БД. Кроме того, в бланке запроса появится новая строка Добавление. 

Затем перетаскиваются  те поля из списка полей таблицы-источника, которые совпадают с полями пополняемой таблицы. Их имена  Access автоматически укажет в строке Добавление как имена полей пополняемой таблицы. 

 

Формирование запроса на удаление записей из таблицы БД

Если между таблицами установлена связь с обеспечением целостности данных, но без каскадного удаления записей, то прежде составляется запрос на удаление записей из подчиненной таблицы, а затем – из главной.

В этом случае при удалении записей из подчиненной таблицы в окне конструктора запроса вводится команда Запрос / Удаление. В результате в бланке запроса появится новая строка Удаление. Тогда из списка полей подчиненной таблицы перетаскивается в бланк запроса символ звездочки (*), после чего  в строке Удаление для этого поля отобразится значение Из.   Затем из списка полей главной таблицы перетаскиваются поля, участвующие в условии отбора удаляемых записей, и для них в строке  Удаление   появится  значение Условие. После   этого задаются условия отбора удаляемых записей.

Если связь между таблицами с обеспечением целостности данных и с каскадным удалением записей, то создается запрос на удаление записей только из главной таблицы.

При составлении запроса на удаление записей из главной таблицы (в обоих случаях) в окне конструктора запроса вводится команда Запрос / Удаление.

В бланк запроса перетаскиваются поля, участвующие в условиях отбора записей на удаление, и задаются условия отбора.  

 

 

 

7.5.  Выполнение и сохранение запроса 

 

После формирования запроса его необходимо выполнить. Из окна Конструктора запроса это можно сделать, введя одну из команд:

Запрос /  Запуск

Вид /  Режим таблицы  

Если результаты выполнения запроса не удовлетворяют, то можно вернуться к окну Конструктора запроса для его модификации по команде Вид /  Конструктор. В противном случае результат запроса можно сохранить с помощью команды Файл / Сохранить или произведя закрытие окна Конструктора запроса.

8. Проектирование форм  и отчетов в СУБД Access

 

8.1. Назначение  и способы проектирования форм 

 

СУБД  Access  позволяет создавать такие объекты БД, как формы. Формы служат удобным средством для ввода, просмотра и редактирования информации БД.

Формы для ввода представляют бланк, подлежащий заполнению, и дают возможность  осуществить контроль вводимых данных и исключить ввод неверных. Бланк-форма  упрощает процесс заполнения базы данными, благодаря чему  в БД может вводить информацию пользователь невысокой квалификации. При просмотре и редактировании имеют дело с маской, накладываемой на набор данных. Маска-форма позволяет  ограничить доступ пользователя к информации БД, заблокировав  отдельные (служебные или засекреченные) поля или записи.

Формы есть простые и составные (включающие другие формы). Они могут содержать различные элементы: поля БД и подписи к ним, списки, флажки, переключатели, кнопки, вкладки и др.  В них возможны вычисления для отдельных записей и их групп, а также наглядное графическое представление данных в виде диаграмм.

Форму можно спроектировать на базе одной или нескольких таблиц и/или запросов. На основе одной таблицы или запроса можно построить несколько форм. В форме имена полей берутся из описания таблицы, а сами поля  пользователь располагает в соответствии со своими вкусами  и требованиями  и вносит различные элементы оформления: линии, рисунки, заливку  и др.

Форма создается «вручную» - с помощью конструктора форм, автоматизированным способом - с помощью Мастера форм  и автоматически  -  с использованием   автоформы. Конструктор форм  предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которого пользователь может создать форму  соответственно своим вкусам и требованиям. Мастер форм руководит процессом проектирования форм. Он задает пользователю вопросы о структуре и оформлении формы, предлагая на выбор несколько вариантов. В результате диалога пользователя и Мастера  форм появляется “готовая к употреблению” форма. Автоформа на основе выбранной таблицы автоматически создает  одну из форм: в столбец ,  ленточную,  табличную. 

 

 

 

8.2.  Назначение и способы проектирования  отчетов 

 

Отчет является важным средством извлечения информации из БД  и вывода ее на экран или на печать в виде, удобном для восприятия и анализа пользователем.  В отчете можно сортировать и группировать данные,  осуществлять  расчеты в  строках и проводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками с использованием статистических функций. Отчет  может основываться на  множестве таблиц и представлять сложные зависимости между различными наборами данных. Он может быть составным – включать другие отчеты. 

Access предоставляет большие возможности по оформлению отчетов: шрифтовое, фоновое и цветовое оформление, обрамление, рисунки, деловая   графика, вставка объектов других приложений. Все это позволяет создавать отчеты высокого качества.

Существует три способа создания отчета: с помощью Конструктора, с помощью Мастера отчетов и автоматическое создание – автоотчет. Конструктор дает возможность самостоятельного проектирования отчетов. Мастер отчетов позволяет создать отчет на основе ответов пользователя  на вопросы,  касающиеся структуры, содержания  и  оформления отчета. Автоотчет создает отчет в столбец и ленточный.

Отчет и форму можно создать с помощью Мастера, а затем доработать с помощью Конструктора. 

 

 

 

8.3. Инструментальные  средства конструкторов форм и отчетов 

 

Для создания формы (отчета) с помощью Конструктора необходимо открыть окно Конструктора формы (отчета), выполнив последовательность действий:

окно База данных Þ вкладка Формы (Отчеты) Þ [Создать] Þ

окно  Новая форма (Новый отчет) Þ выбрать Конструктор и указать  источник формы (отчета) -  таблицу или запрос Þ [OK]

Так как методика проектирования  формы и отчета одинакова, то и окно конструктора формы, и окно конструктора отчета содержит одни и те же инструментальные средства конструирования:

• панель Конструктора с набором графических кнопок, которая включается/выключается по команде

Вид/Панели инструментов;

• разделы проекта, в которых размещают различные графические объекты, определяющие вид и содержание  формы (отчета). Эти графические объекты называют элементами управления;
• панель элементов управления, включаемая/выключаемая по команде

Вид/Панель элементов

• список полей таблицы или запроса, служащих источником данных для формы (отчета).  Он включается/выключается по команде