Класифікація автоматизованих інформаційних систем (АІС). АІС загального призначення. Структура АІС

1.3. Автоматизовані системи  універсального призначення. Офісні  системи. Автоматизація бухгалтерського  обліку. Системи генерації звітів та документів.

Автоматизовані системи універсального призначення.

Про переваги універсальної системи автоматизації у фінансовому секторі

• Система охоплює всі ділянки роботи фінансових і господарських служб підприємства на єдиному інформаційному просторі, включаючи високошвидкісний доступ через Інтернет або по телефонних лініях.

• Високотехнологічна ідеологія побудови ядра системи автоматизації дозволяє домагатися високих швидкостей роботи при великих базах даних і великій кількості користувачів.

• Система має розвинену систему адміністрування користувачів, а саме: наділення ресурсами для доступу, розбивка на категорії по функціональних ознаках, журналізація й персоніфікація дій користувачів.

• Система має механізми архівації й відновлення даних при аварійних ситуаціях.

• Система дозволяє проводити багаторівневий аналітичний облік не тільки в бухгалтерському контурі, але в будь-якому іншому розділі обліку, оскільки строга ієрархія документів, взаємодіючих у системі, є основою її побудови. З будь-яким документом верхнього рівня можна зв'язати будь-яку кількість інших документів цього ж рівня і навпаки, у такий спосіб у системі здійснюється зв'язок "багато хто - до багатьох".

• Застосовувана в системі концепції автоматичної роботи з податками, як і з іншими операціями, покладає на користувача тільки функції контролю, повністю виключаючи ручну роботу. Але в системі передбачений також і ручний механізм роботи з розрахунку як податків, так і інших розрахунків.

• Документи, що входять у систему автоматизації, забезпечують високу надійність обробки результатів розрахунків, допускають швидке перебудування точності округлення сум і форматів висновку результатів на екран і принтер. Система не містить помилок при розрахунках.

• Є можливість одночасної підтримки декількох планів рахунків і зручна одночасна робота користувача з декількома планами. Система дозволяє здійснювати переклад розрахунків з одного плану рахунків в іншій таким чином, що відпадає необхідність великої кількості рутинних операцій по ручному перенесенню даних.

• Система дозволяє працювати з поняттям "забалансований рахунок", для чого не потрібно обов'язкової наявності декількох планів рахунків, хоча в системі вони присутні.

• Є можливість опису будь-яких алгоритмів розрахунку різних господарських і бухгалтерських операцій, у тому числі й типових, причому користувачеві доступні всі механізми побудови алгоритмів.

• Існує простий убудований механізм доступу до даних із зовнішніх програм. У системі засобами власної мови підтримуються механізми для конвертації даних у будь-які інші формати, а також, наприклад, у таблиці Excel.

• Система містить набір звітів, що вичерпує практично всі потреби користувача, що працює з конкретним розділом. Генерації довільних звітів будь-якої форми й складності орієнтовані на звичайного користувача й не жадає від його знань програмування. Одержувані в системі звіти повністю збігаються зі звичними, які раніше користувач складав вручну по тим самим даним.

Офісні системи

Офісна система мусить створити принципово нові умови для більш ефективної організації роботи з документами:

Функції офісної системи  
Офісна автоматизована система повинна підтримувати повний життєвий цикл документа в організації: від його первинної реєстрації до списання в справу. 
Реєстрація документів Для кожного облікового документа в системі слід створити регістраційно-контрольну картку (РКК), у яку заносяться відомості про документ. Реєструватися можуть як документи, що надійшли ззовні, так і т і , що створені усередині організації (накази, розпорядження, договори, акти, рахунки і т.д.), у т.ч. проекти документів. Склад реквізитів РКК: кореспондент, короткий зміст, дата створення, реєстраційний номер документа, підпис, резолюція, тематика, гриф доступу, помітка про наявність додатків, номенклатура, склад документа й ін. Деякі реквізити, наприклад, резолюції, звіти, адресати, кореспонденти можуть мати множинне значення. РКК поєднуються в картотеки - підмножини документів, що знаходяться у веденні структурних підрозділів організації. Відомості про один документ можуть одночасно знаходитися в різних картотеках.  
Обробка й збереження документів До РКК може бути "прикріплене" будь-яке число файлів, що містять власне документ у комп'ютерній формі представлення (наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текст, аудіо чи відеоматеріал і т.д.). Ці файли можуть надходити лініями зв'язку чи створюватися безпосередньо в організації з використанням сканерів, мікрофонів та інших пристроїв, що підключаються до комп'ютера.  
Рух документів У системі реалізований механізм управління ходом робіт (workflow), що забезпечує обробку й передачу документів між користувачами системи. При цьому підставою для автоматичної передачі документа від однієї посадової особи іншій є факт винесення резолюції із вказівкою виконавців документа, а також факт оформлення звіту про виконання документа. 
Відправлення документів Система дозволяє формувати реєстри розсилання для експедиції установи чи здійснювати відправлення документів за допомогою систем електронної пошти. 
Контроль виконання В системі реалізований контроль виконання документів, як на рівні автора резолюції, так і централізований контроль із можливістю формування зведень про виконання контрольних документів.Виконані документи списуються в справу. У РКК заносяться реквізити архівного збереження документів. 
Довідково-аналітична робота Система забезпечує автоматичне виведення на друк стандартних журналів, довідок, і зведень.В міру функціонування системи в ній накопичується інформаційна база документів установи. Система забезпечує пошук документів у цій базі за сполученням будь-яких реквізитів РКК, у тому числі і контекстний пошук. Відібрані в результаті пошуку документи можна зберігати в персональних папках користувачів.Передбачено перегляд і редагування знайдених реєстраційних карток і документів, а також формування довільних звітів із використанням засобів текстового редактора MS Word і табличного редактора MS Excel. 
Робота з взаємозалежними документами Підтримується можливість установлення посилань між РКК документів, зв'язаних тематично, що скасовують чи доповнюють один одного і т.д.) Це дозволяє утворювати гіпертекстові мережі зареєстрованих документів із можливістю навігації (пересування по зв'язуваннях між РКК і перегляду ланцюжка взаємозалежних документів). 
Регламентація прав доступу Усі дані системи зберігаються в базі даних на сервері. Для доступу до ресурсів системи використовується парольний захист відповідної СУБД. Права користувача в системі визначаються адміністратором при реєстрації користувача і регламентують як права доступу до картотек і документів відповідно до їхніх грифів, так і набір функцій, доступних даному користувачу (реєстрація, редагування, списання документа в справу, зняття з контролю і т.д.) 

Коротка характеристика системи Дело-96? 
Дело-96 - система, орієнтована на використання в традиційних діловодних службах: управліннях справами, секретаріатах, канцеляріях, загальних відділах, експедиціях і т.д. Вона створена в результаті узагальнення багаторічного досвіду розробки й експлуатації десятків подібних систем у найбільших установах колишнього СРСР. Вона цілком відповідає вимогам діючих діловодних стандартів, а також підтримує правила (у тому числі неформальні) і прийоми, використовувані в діловодній практиці вітчизняних установ. 
У системі Дело-96, зокрема, реалізовані унікальні можливості розподілу рольових функцій між учасниками діловодного процесу. Уведено поняття посадових осіб установи, що приймають і виконують рішення (резолюції). З кожною посадовою особою зв'язується сукупність документів, що знаходяться в нього в оперативній роботі, наприклад, на виконанні, на візуванні, на розгляді. До цієї сукупності документів може одержати доступ довільна кількість користувачів комп'ютерної мережі, причому з різними правами. Користувачем може бути як сама посадова особа, так і інший працівник установи, якому делеговані відповідні повноваження. 
Система масштабована. Вона підтримує централізовану, розподілену і децентралізовану схему організації діловодства:  
· Система може бути встановлена на одному комп'ютері і забезпечувати централізовану реєстрацію і контроль виконання документів.  
· Система може підтримувати режим одночасної роботи багатьох користувачів і забезпечувати централізоване управління єдиним діловодним процесом.  
· Якщо в установі існують підрозділи із самостійним діловодством, то система підтримує взаємодіючі діловодні процеси в цих підрозділах. 
Дело-96 - відкрита система. Вона легко може бути інтегрована з будь-якими додатками замовника.  

Автоматизація бухгалтерського обліку.

Керівнику українського підприємства сьогодні приходиться приймати рішення в умовах невизначеності і ризику, що змушує його постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово - господарської діяльності. Ця діяльність відбита у великій кількості документів, що містять різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і систематизована вона є деякою мірою гарантією ефективного управління виробництвом. Навпроти, відсутність достовірних даних може привести до невірного управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків. 
Якщо не брати до уваги навмисні протиправні дії, то всі помилки бухгалтерського обліку відбуваються або через недбайливість (наприклад, арифметичні помилки), або через незнання особливостей ведення бухгалтерського обліку в Україні. Такі помилки практично неминучі при ручному обліку чи при використанні застарілих чи нелегальних версій програмних комплексів.

"1С:Бухгалтерія для України" розроблена з урахуванням Національних Стандартів Бухгалтерського Обліку і дозволяє автоматизувати ведення всіх розділів бухгалтерського обліку:

• операції по банку і касі
• облік необоротних активів
• партійний облік запасів на складах і в роздробі
• розрахунки з контрагентами, підзвітними особами;
• облік виробництва продукції
• облік валютних операцій
• розрахунки по зарплаті
• розрахунки з бюджетом
• облік витрат і визначення фінансових результатів.

Ведення податкового обліку

Відповідно до нормативних актів з оподатковування реалізовані наступні можливості:

• облік валових доходів і витрат з автоматичним визначенням "першої події";
• облік балансової вартості основних засобів;
• облік балансової вартості валюти;
• можливість автоматичне формування податкових накладних;
• облік ПДВ по вхідним податкових накладних.

Гнучкі можливості обліку

• використання кількох планів рахунків одночасне
• багаторівневі плани рахунків
• багатомірний і багаторівневий аналітичний облік
• кількісний облік
• багатовалютний облік по необмеженому числу валют
• ведення на одному комп'ютері обліку для кількох підприємств
• ведення консолідованого обліку
• роздільне ведення бухгалтерського і податкового обліку

Програмний комплекс "БЕСТ ЗАРПЛАТА"

Програма легко і гармонійно інтегрується із системою 1С Підприємство 7.7, виконуючи як імпорт з указаної системи (довідник працівників та план рахунків), так і експорт даних до неї (довідник працівників та проведення по заробітній платі). Програма забезпечує простий та універсальний імпорт з файлів форматів DBF і TXT для інтеграції з працюючими системами бухгалтерського обліку та управління підприємством. 
Програма БЕСТ ЗАРПЛАТА НЕ ПОТРЕБУЄ НАСТРОЮВАННЯ при типовій схемі розрахунку заробітної платні! 
Програма надає можливість

• ведення особових рахунків працівників
• настроювання типової схеми розрахунку заробітної платні згідно специфічних вимог
• додання власних видів оплат і нарахувань до фондів та створення програм їх розрахунку
• коригування типових програм розрахунку нарахувань і утримань та програм нарахування до фондів
• розрахунку заробітної платні як по окремим підрозділам, так і в цілому по підприємству
• розрахунку заробітної платні як за поточний період, так і за попередні періоди
• розрахунку нарахувань до фондів як по підприємству в цілому, так і окремо по працівникам
• розрахунку заробітної платні, ураховуючи часткову виплату працівникам заробітної платні
• формування документів для переводу виплат працівникам та аліментів до банку на власні рахунки
• формування та створення власного комплекту звітних документів

збереження архіву розрахункових листів протягом поточного і повного минулого років

Програма БЕСТ ЗАРПЛАТА пропонує

• автоматичний розрахунок заробітної платні згідно діючого законодавства
• автоматичний перерахунок заробітної платні при будь-якому коригуванні даних
• автоматичний перерахунок сум утримань і нарахувань до фондів за попередні періоди у випадку зміни законодавства
• типовий перелік видів оплат, фондів та їх нарахувань
• типові комплекти необхідних згідно законодавству України звітів, сформованих за вимогами державних структур, до яких подається звітність
• простий та універсальний механізм імпорту даних для інтеграції з іншими системами бухгалтерського обліку та управління підприємством

Системи генерації звітів та документів.

"1С:Бухгалтерія для України" включає набір стандартних звітів, що дозволяють бухгалтеру одержати інформацію за довільний період, у різних розрізах і з потрібним ступенем деталізації.

Звіти по синтетичному обліку:

• оборотно-сальдова відомість
• шахова відомість
• головна книга
• журнал-ордер і відомість по рахунку
• аналіз рахунка - за період і по датах
• картка рахунка. Звіти по аналітичному обліку:
• оборотно-сальдова відомість по рахунку в розрізі об'єктів аналітичного обліку
• аналіз рахунка в розрізі об'єктів аналітики "аналіз об'єкта аналітики по рахунках
• картка операцій по об'єкту аналітики.

"1С:Бухгалтерія для України" включає набір форм бухгалтерської  і податкової звітності. Ці форми  щокварталу обновляються фірмою "1C" і безкоштовно поширюються  серед зареєстрованих користувачів  через мережу партнерів.