Отчет о прохождении учебной практике в ИС «Реклама»

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное агентство  по образованию

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«Южно-Уральский государственный  университет»

Кафедра «Экономика торговли»

 

 

 

 

 

 

ОТЧЕТ

 

о прохождении учебной  практики (ознакомительной по специальности)

студентом факультета Торгово-экономического

группы Ком–281

 

 

 

 

 

__ г.

 

 

 

Челябинск

2011

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………..3

1 ОБОСНОВАНИЕ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ АРМ НА ПРЕДПРИЯТИИ……………………………………………….4

2 СТРУКТУРА РАЗРАБАТЫВАЕМОГО  АРМ……………………………….5

3 СПИСОК ЗАДАЧ, РЕШАЕМЫХ ПУТЕМ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ АРМ………………………………………………………………………………………7

4 ИНФОРМАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ АРМ…………………………………..10

5 ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АРМ…………………………………..21

6 ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АРМ…………………………………...37

7 ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АРМ…………………………..39

8 РАСЧЕТ СТОИМОСТИ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ АРМ………...40

9 ПРИМЕНЕНИЕ ППП ДЛЯ РЕШЕНИЯ ОДНОЙ ИЗ ПОСТАВЛЕННЫХ ЗАДАЧ………………………………………………………………………...……….41

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………...45

БИБЛИОГРАИЧЕСКИЙ СПИСОК…………………………………………...46

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

С развитием предпринимательской  деятельности в России появляется много  новых понятий и определений. Одно из них - “риэлтер”. Это понятие  означает лицо, которое занимается предпринимательской деятельностью, осуществляя различные сделки с землей, зданиями, строениями, жилыми и нежилыми помещениями и т.п., т.е. с недвижимым имуществом.

В современных рыночных условиях ни одно коммерческое предприятие не может успешно вести дела без рекламы в том или ином виде, и агентства недвижимости не исключение. Так как, реклама для агентств недвижимости – это основной способ привлечения клиентов, а также средство для поиска и продажи объектов недвижимости. Перед участниками рынка постоянно стоит задача организации своевременной и организованной подачи рекламы объектов недвижимости, продажей которых они занимаются, и от того, насколько грамотно будут осуществляться эти операции, во многом зависит успех компании на рынке.

Сегодня актуальность рекламы не вызывает сомнения так, как она играет ключевую роль в развитии рыночной экономики  и является её важным элементом. Выбрав «менеджера по рекламе недвижимости», нужно разработать, осуществить его АРМ, которое представляет собой место пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций. Такими средствами, как правило, является компьютер, дополняемый по мере необходимости другими вспомогательными электронными устройствами.

Функционирование АРМ  может дать численный эффект только при условии правильного распределения  функций и нагрузки между человеком  и машинными средствами обработки  информации. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

1 ОБОСНОВАНИЕ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ АРМ НА ПРЕДПРИЯТИИ

 

Основными задачами, стоящими перед менеджером по рекламе являются своевременная подача и учет рекламы объектов недвижимости и, учет расходов на рекламу по каждому договору, а также подведение итогов подачи рекламы предприятия в целом.

Целью данного отчета является автоматизация рабочего места менеджера по рекламе.

Целесообразность внедрения  АРМ заключается в том, что оно станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.

Для ее достижения необходимо выполнить следующие задачи:

• изучить специфику рекламной деятельности в агентствах недвижимости;
• выполнить обзор программных продуктов, автоматизирующих деятельность агентств недвижимости;
• разработать техническое задание на создание ИС «Реклама»;
• разработать технический проект на создание ИС «Реклама»;
• реализовать ИС «Реклама»;
• разработать руководство пользователя для работы с ИС «Реклама»;
• определить эффективность от внедрения ИС «Реклама».

2 СТРУКТУРА РАЗРАБАТЫВАЕМОГО АРМ

 

                

           Структурно АРМ менеджера по рекламе включает в себя все элементы типовой структуры АРМ, представленной на рис.1.

 

 

Рис.1 - Типовая  структура АРМ

 

Функциональная  часть определяет содержание конкретного  АРМ и включает описание взаимосвязанных  задач, которые отражают особенности  автоматизированных функций деятельности пользователя. В основе разработки функциональной части лежат требования к АРМ и включают описания входной и выходной информации средств и методов достижения достоверности и качества информации. Сюда же относят описание средств защиты, восстановления системы в сбойных ситуациях и средства управления в нестандартных случаях.

Обеспечивающая  часть включает в себя традиционные виды обеспечения, такие как информационное, программное, техническое и технологическое.

Информационное  включает в себя описание организации информационной базы,  предопределяет состав и содержание всей системы информационного отображения: массивы информации, которые хранятся в локальных базах данных.

Программное обеспечение подразделяется на общее и функциональное. Общее включает операционные системы, прикладные программы и программные средства диалога. Функциональное программное обеспечение предназначено для автоматизированного решения функциональных задач. Включает функциональные пакеты и универсальные программы.

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств обработки информации. К техническим средствам относятся: телефон, факсы, сетевой кабель.

Технологическое предназначено для организации  технологического процесса, использования  АРМ, применительно к комплексу решаемых задач.

Организационное обеспечение имеет своей целью организацию функционирования развития подготовки кадров. Сюда относят: планирования работы, учет, контроль, анализ, регулирования прав и обязанностей пользователей АРМ.

 

3 СПИСОК ЗАДАЧ, РЕШАЕМЫХ ПУТЕМ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ АРМ

 

Для того чтобы правильно  разработать  и внедрить АРМ необходимо решить ряд задач, предназначенных для автоматизации:

• непрерывное ведение списка сотрудников: хранение информации о новых сотрудниках, вносить изменения в данные о существующих сотрудниках;
• непрерывное ведение списка СМИ: отслеживание появления новых СМИ интересных для размещения рекламы об объектах недвижимости, хранение информации о новых СМИ, внесение изменений в данные о существующих СМИ;
• непрерывное ведение списка объектов недвижимости, которые необходимо рекламировать: хранение информации о рекламируемых объектах недвижимости, своевременное внесение изменений;
• формирование прайс-листа объектов недвижимости: еженедельное формирование прайс-листа с учетом происшедших изменений за предыдущую неделю (внесение новых объектов, внесение изменений в информацию о существующих объектах недвижимости, удаление из прайс-листа проданных объектов недвижимости);
• заполнение бланков подачи рекламы по определенным шаблонам: еженедельно в соответствии с графиком подачи рекламы;
• подача рекламы в СМИ: еженедельно в соответствии с графиком выходов печатных изданий;
• отслеживание выходов размещенной рекламы: периодическая проверка своевременности выходов и целостности размещенной рекламы об объектах недвижимости;
• учет расходов на рекламу по каждому объекту недвижимости: регистрация каждого выхода рекламы об объекте недвижимости, суммирование затрат на рекламу по каждому объекту недвижимости до момента продажи объекта и снятия его с рекламы;
• формирование отчетов по расходам на рекламу по каждому объекту недвижимости: отчет формируется по требованию агента, занимающегося продажей объекта, и при продаже объекта недвижимости для предоставления клиенту суммы затрат на рекламу, с целью возмещения этих затрат;
• формирование отчетов по расходам на рекламу в разрезе даты, конкретного агента, по всему агентству в целом: формируется по требованию руководителя отдела или руководителя компании.
• всестороннее описание объектов недвижимости, в том числе фото и видеосъемку;
• правовые и контрактные документы, связанные с недвижимостью;
• финансово-экономический учет недвижимости (стоимость, доходы и расходы, страхование, налогообложение и т.д.);
• маркетинг недвижимости;
• эксплуатация недвижимости и учет связанных с ней событий;
• управление ремонтом, реконструкцией, строительством;
• учет арендаторов, владельцев и прочих контрагентов;
• формирование отчетов и различных справок для внутреннего анализа и внешних организаций.
• анализ баланса доходов и расходов по объектам недвижимости;
• учет расходов по аренде, стоимости средств связи, абонентной платы за коммунальные услуги, страхования, налогообложение;
• учет балансовой, общей восстановительной и действительной стоимости объекта недвижимости с хронологией переоценок;
• анализ использования площадей по заселенности и доходности;
• учет дебиторской задолженности;
• учет эксплуатации по общему и развернутому плану.
• централизованное хранение информации об объектах недвижимости;
• автоматизация подготовки объявлений по объектам недвижимости;
• автоматизация формирования прайс-листа;
• автоматизация учета расходов на рекламу;
• анализ расхода на рекламу за периоды;
• быстрый поиск необходимой информации;
• сокращение времени на подготовку рекламы и формирование прайс-листа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 ИНФОРМАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ АРМ

 

В целом технологию работы отдела недвижимости можно представить  следующим образом: Агент, работая в отделе, находит клиентов через собственные каналы или во время дежурств. В дальнейшем он заключает договор с клиентом на покупку или продажу недвижимости, консультируясь с юристом отдела по правовым вопросам. После заключения договора агент передает информацию о заключенном договоре офис-менеджеру, который заносит договор в банк данных, и менеджеру по рекламе, который выставляет рекламу в СМИ и ведет учет расходов на рекламу по этому договору.

В дальнейшем агент ведет  поиск покупателей или продавцов, и в случае если находится подходящий человек, готовый купить или продать  данную недвижимость, то с ним заключается предварительный договор с участием юриста, берется задаток в качестве гарантии намерений, и начинается подготовка к сделке. Задаток передается на хранение офис-менеджеру, и недвижимость снимается с рекламы. В ходе подготовки к сделке агент может изымать деньги из суммы задатка. Менеджер по оформлению документов подготавливает все необходимые документы, также используя средства из задатка.

В случае расторжения  предварительного договора сумма задатка, за вычетом расходов по подготовке сделки, переходит к продавцу или покупателю недвижимости.

После оформления сделки вся сумма сделки передается офис-менеджеру  отдела. Офис-менеджер получает отчет  от менеджера по рекламе о расходах на рекламу по данной сделке и подсчитывает сумму, израсходованную из задатка. Далее из суммы сделки изымается сумма комиссионных и остаток передается продавцу недвижимости.

В дальнейшем офис-менеджер рассчитывает доходы сотрудников, участвовавших  в сделке.

В конце месяца офис-менеджер рассчитывает заработную плату всех сотрудников, которая вычисляется как сумма доходов по сделкам за месяц, и подготавливает отчеты начальнику отдела.

В процессе осуществления  сделки купли-продажи реклама объекта  играет немаловажную роль. Менеджер по рекламе рекламирует продаваемый  объект в несколько крупных СМИ.

На рисунке 1. приведена контекстная диаграмма, раскрывающая бизнес-процесс «Деятельность отдела недвижимости».

В состав процесса «Деятельность отдела недвижимости» входят подпроцессы: «Покупка-продажа объектов недвижимости», «Оформление ипотеки», «Приватизация», «Независимая оценка», «Консультации юриста» (рисунок 2.).

 

Рисунок  1. - «Деятельность отдела недвижимости»

 

 

Рисунок 2. - Декомпозиция «Деятельность отдела недвижимости»

 

Процесс «Покупка-продажа объектов недвижимости».

Чтобы осуществить сделку купли-продажи необходимо в первую очередь привлечь клиента, заинтересовать его, для того чтобы он воспользовался услугами агентства.

Когда клиент готов заключить  с агентством договор купли-продажи  объекта недвижимости, клиент встречается со специалистом по недвижимости для заключения договора.

После того, как договор  заключен, специалист по недвижимости начинает подбор вариантов удовлетворяющих  требованиям клиента. Когда такой  объект найден, агентство занимается оформлением документов.

Таким образом, процесс  купли-продажи объекта недвижимости включает в себя четыре основные стадии: привлечение клиента, заключение договора, подготовка к сделке, оформление сделки (рисунок 3).

Рисунок 3. - Декомпозиция процесса «Покупка-продажа объектов недвижимости»

Бизнес-процесс «Привлечение клиента».

Процесс «Привлечение клиента» включает в себя: предложение услуг, проведение консультации, предложение  имеющихся вариантов.

При обращении клиента  в агентство (звонок, посещение) специалист по недвижимости консультирует клиента по интересующим его вопросам, предлагает перечень услуг, которые оказывает агентство, и если клиента интересует покупка объекта недвижимости, то специалист предлагает объекты из прайс-листа агентства.

Декомпозиция  «Привлечение клиента» представлена на рисунке 4.

Рисунок 4. - Декомпозиция процесса «Привлечение клиента»

 

Процесс «Заключение договора».

Процесс «Заключение  договора» подразумевает проверку юристом агентства правоустанавливающих документов клиента на недвижимость, клиента знакомят с договором, после чего договор подписывается сторонами.

После подписания договора клиент дает специалисту по недвижимость доверенность на сбор информации и  получение выписок и т.д. Клиент также передает агентству денежные средства на расходы связанные с осуществлением договора.

Декомпозиция «Заключение договора» представлена на рисунке 5.

Рисунок 5. - «Заключение договора»

 

Процесс «Подготовка к сделке»

Процесс «Подготовка  к сделке» включает в себя такие  основные процессы как: поиск или подбор вариантов, предварительные переговоры, показ объекта недвижимости.

После заключения договора специалист по недвижимости начинает поиск объекта недвижимости, который  хотел бы приобрести клиент, либо поиск  покупателей на объект недвижимости принадлежавший клиенту.

Для этого агент использует собственные каналы, ищет клиентов во время дежурств, либо использует СМИ для поиска или подбора, что является наиболее продуктивным.