Разработка информационной системы и базы данных для автоматизации учета книжного фонда библиотеки филиала РГГУ в г. Улан-Удэ

ТПК сопровождается пояснительной запиской, в которой кратко излагаются сведения о библиотеке, библиотечном фонде и принципах его комплектования, характеризуется состав фонда и его использование по темам и видам документов, состав пользователей (читателей), их информационные потребности и запросы. ТПК утверждается директором филиала. [7]

Организация обработки информации в библиотеке начинается с работы с первичными документами. Первичный документ представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу.

Прием вновь поступившей литературы ведется по сопроводительному документу (счету, накладной и т.д.). При обнаружении недостачи, замене одного издания другим, наличии дефектных экземпляров и невозможности устранения ошибки сотрудником библиотеки составляется акт в двух экземплярах, в котором указывается, какие издания и на какую сумму отсутствуют в данной партии литературы.

Прежде всего, в библиотеку вместе с поступающей литературой (как на электронных носителях, так и на бумажных) предоставляется товарный чек. Товарный чек - основной бухгалтерский бланк, обозначающий передачу товара от продавца покупателю в организациях, у частных предпринимателей, в магазинах и лавках, где не имеется рассчетно-кассового аппарата. Покупать литературу имеют право только материально-ответственные лица (например, директор филиала).

Кассовый чек (в случае приобретения в книжных магазинах) - это документ, который печатается контрольно-кассовой машиной при регистрации купли-продажи товара. Накладные (в случае поступления литературы из другой организации) - документ, в соответствии с которым происходит передача товара, материальных ценностей из одних рук в другие.

Кассовый и товарный чек представляют собой один документ. В отсутствие одного из составляющих, второй считается недействительным.

Счет на оплату служит для оформления намерения покупателя приобрести товар или услугу. Подобный счет выставляется, в основном, при оформлении заказа на периодические издания.

На издания, поступившие без сопроводительного документа, составляется соответствующий акт о передаче, который подписывается тремя ответственными лицами. Нумерация актов на поступление изданий без сопроводительного документа ежегодно начинается с единицы.

По данным сопроводительного документа на оборотной стороне задней переплетной крышки книги проставляется цена издания.

Оценка стоимости изданий, поступивших в качестве дара, производится сотрудником библиотеки самостоятельно. [11]

Важнейшую роль в комплектовании фонда библиотеки играет головной вуз. При пересылке литературы из РГГУ филиал обязан сообщить о получении грузобагажа. Для этого заполняется специальный бланк, подписанный директором филиала, передающийся начальнику экспедиционно-транспортного отдела УРР (Управление регионального развития).

Вся поступающая литература подлежит суммарному и индивидуальному учету.

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета» (далее КСУ), по которой устанавливается объем и контролируются итоги движения фонда. Книга суммарного учета состоит из трех частей:

• часть I - Поступление изданий и документов
• часть II - Выбытие изданий и документов

•     часть III - Итого движения года

Суммарному учету подлежат все документы (издания), поступающие в фонд или выбывающие из него, независимо от вида документа и его материальной основы.

Перед проведением операций по суммарному учету поступившей литературы партия подлежит разделению на балансовую (инвентарную) и безбалансовую (безинвентарную) литературу. Не подлежат инвентарному

учету брошюры (объем до 48 страниц), методически разработки, программы, раздаточные материалы. После завершения учетных операций в сопроводительном документе производится запись о количестве полученных экземпляров, о записи в книге суммарного учета (с приведением даты получения, количества экземпляров и общей сумме) и инвентарной книге, где присваивается инвентарный номер. Все сопроводительные документы подписываются ведущим библиотекарем и передаются в бухгалтерию.

Каждая отдельная партия литературы, поступившая фонд, записывается в первой части книги под очередным порядковым номером на отдельной строке. Порядковый номер в первой части книги учета ежегодно начинается с первого номера.

В соответствии с ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика» учет фонда осуществляется в названиях и экземплярах.

Название - это каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.

Единицей учета названий являются:

• для книг и брошюр - каждое новое издание, имеющее 
  дополнения и изменения в полиграфическом оформлении и тексте. 
  Многотомники   учитываются  как  одно  название   (например,   собрание 15 сочинений). Каждая книга, входящая в серию и не имеющая нумерацию, учитывается как отдельное название;
• для периодических изданий - название комплекта (журнала, газеты) за все годы его поступления в фонд, независимо от изменения заглавия и полноты комплекта;
• для документов на нетрадиционных носителях информации (аудио- видеокассет, CD-ROM'ob, дискет и т.д.) - название каждого отдельно выпущенного документа. Комплект документов, объединенных одной упаковкой, учитывается как одно название.

Экземпляр - это каждая отдельная единица из тиража.

Единицей учета экземпляров являются:

• для книг - экземпляр тома;
• для периодических изданий (кроме газет) - экземпляр номера выпуска. Учет газет в КСУ ведется в годовых комплектах;
• для документов на нетрадиционных носителях информации (далее ДННИ) - каждый отдельно выпущенный самостоятельный документ: диск, кассета, дискета и т.д. Комплект ДННИ учитывается по количеству дисков, кассет и других входящих в комплект носителей информации. ДННИ могут поступать в виде самостоятельных документов и в качестве приложений. Приложения к текстовым документам представляют собой вкладыши (вложения) в текстовый документ. Учету в названиях принадлежат только ДННИ, являющиеся самостоятельными документами. ДННИ, поступившие в качестве приложений, учитываются только в экземплярах.

Вся литература, выбывшая из фонда, отражается во второй части КСУ. В КСУ сведения вносятся только после утверждения акта на списание руководителем филиала. Каждый акт вносится в КСУ отдельной записью на одной строке под одним порядковым номером.

По    окончании    полугодия    (года)    библиотека    подводит    итоги поступлений и выбытия литературы и определяет объем, и состав фонда на начало каждого полугодия (года). Эти сведения вносятся в третью часть книги суммарного учета фонда.

Второй вид учета - индивидуальный учет. Этот вид учета фиксируется в инвентарной книге. Инвентарная книга является важнейшим библиотечным документом и хранится наравне с денежными документами. В библиотеке должна быть едина инвентарная книга на весь книжный фонд.

В инвентарную книгу записываются издания, стоимость которых берется на баланс филиала. Стоимость указывается в соответствии с данными сопроводительного документа. Каждому экземпляру издания, поступившему в фонд, присваивается свой индивидуальный номер, который сохраняется за ним на весь период его нахождения в библиотеке. В инвентарную книгу записываются инвентарный номер, автор, заглавие, год издания и цена одного экземпляра.

При записи дублетов в инвентарной книге указывается только инвентарный номер и цена. При списании вычеркивается инвентарный номер и цена и ставится номер акта на списание.

Учет периодических изданий ведется на регистрационных карточках.

Каждая книга снабжена формуляром, который хранится в специальном «кармашке» на внутренней стороне обложки книги.

При поступлении в университет, студенту выдается читательский билет. При выдаче, из книги изымается формуляр, на котором получатель ставит дату получения и подпись, и помещается в читательский билет получателя. При возвращении книги в библиотеку, формуляр изымается из читательского билета и вкладывается в книгу.

Списание литературы из библиотечного фонда производят не реже одного раза в год. Отбор изданий на списание осуществляет специальная комиссия, утвержденная приказом по филиалу. В состав комиссии должны войти представители руководства филиала, бухгалтерии, кафедр, ведущий библиотекарь.

Исключение литературы из фонда оформляется актом, в котором указывается причина списания. В каждый отдельный акт включаются издания, списываемые по одной причине (физический износ, дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата). [11]

Из описанного понятно, что процесс поступления и списания литературы из библиотечного фонда, а также учет движения книг среди читателей довольно трудоемкий.

 

1.3.Обоснование необходимости создания автоматизированного

учета книг в библиотеке филиала РГГУ в г. Улан-Удэ

 

В ходе происходящих преобразований в России, библиотеки, как хранилища знаний и информации, являющаяся важнейшими факторами развития экономики и неуклонно повышают свою значимость. Сегодня библиотеки в первую очередь ориентируются на пользователя, а не только занимаются формированием своих фондов. Это весьма показательная переориентация центров тяжести во внутрибиблиотечной деятельности.

Развитие фонда предполагает принятие решений относительно состава и структуры книгохранения.

Ручной способ решения задачи сопровождается значительными временными затратами по составлению, оформлению и переноса данных на бумажные носители. Для решения задачи ручным способом требуется внимательность при вычислениях и немало времени для заполнения документов. Важное значение имеет правильность заполнения бланков и формуляров, так как занесенные данные влияют  на отчетность. Инвентаризационная опись составляется один раз в год (в конце года). В ведомость заносится наименование, количество и цена книги на момент инвентаризации. Годовой отчет оформляется в конце каждого года, отражая все выполненные работы за год, как плановых заказов книг для библиотеки, так и прочитанных читателями.

Таким образом можно сделать вывод, что сегодня, на рабочие места сотрудников библиотеки установлены компьютеры, т.е.  созданы автоматизированные рабочие места библиотекарей.  В данный момент необходимо совершенствование библиотечно-информационного обслуживания, повышение уровня сервиса и качества, сокращение времени на поиск необходимых книг и составление отчетности. Поэтому, необходимо, используя современные информационные технологии, автоматизировать процесс учета книжного фонда в библиотеке.[15]

 

 

 

 

 

 

Глава 2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА «АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА КНИЖНОГО ФОНДА БИБЛИОТЕКИ  филиала РГГУ»

2.1. Постановка задачи

Задачей дипломной работы является  автоматизированный учет движения книг в библиотеке РГГУ,  с целью повышения эффективности учета книжного фонда и уровня обслуживания читателей.

Одной из задач библиотеки является – обеспечение планомерного и сбалансированного пополнения своего фонда новой литературой в соответствии с профилем комплектованием библиотечного фонда.

В решении задачи участвуют поставщики, поставляющие в библиотеку книги, библиотекарь, который организует работу с читателями и осуществляет сбор, обработку, анализ и обобщение данных и выводит необходимую информацию.

При решении  данной задачи следует обратить внимание на понятие  ее узловых вопросов – точная и своевременная постановка на учет поступивших в филиал книг, расходов  на их приобретение, постоянный контроль над движением книжного фонда библиотеки.

Общий перечень документов, регламентирующих деятельность библиотеки высшего учебного заведения, включает:

• Положение о библиотеке высшего учебного заведения.
• Правила пользования библиотекой высшего учебного заведения (читальным залом, медиатекой)
• Режим работы библиотеки
• Должностные инструкции сотрудников
• Инвентарная книга
• Регистрационная картотека периодических изданий
• Алфавитный каталог книг и брошюр
• Таблицы библиотечно-библиографической классификации (ББК)
• Авторские таблицы

Решением этой задачи предусматривается автоматизированная обработка данных, необходимая для повышения эффективности, скорости работы. Предметом исследования является ручная обработка данных о книжном фонде библиотеки  филиала.

Организационные аспекты учетной политики библиотеки должны содержать следующие основные разделы:

• Сведения о том кто отвечает за организацию учета.
• Бухгалтерская служба, ее организация и руководство.
• Выбор способа (формы) ведения и организации  учета.
• Формирование правил документооборота и установление графика документооборота;