Разработка информационной системы и базы данных для автоматизации учета книжного фонда библиотеки филиала РГГУ в г. Улан-Удэ

АИБС "MARC-SQL" обеспечивает автоматическое формирование и печать полного комплекта стандартных выходных форм (карточек, формуляров, читательских требований, бюллетеней, указателей и т.д.).

В АИБС "MARC-SQL" реализована этапная технология создания библиографических записей. При использовании этапной технологии каждому этапу определяется доступный набор модулей, функций, шаблонов, документов. Через режимы импорта/экспорта данных производится поддержка коммуникативных форматов USMARC, UNIMARC, RUSMARC. Осуществляется поддержка протокола Z39.50. В АИБС "MARC-SQL" представляются возможности создания собственных выходных форм и получения необходимых статистических данных.

Проанализировав имеющееся программное обеспечение для решения поставленной задачи, можно сделать вывод:

Для решаемой задачи рассмотренные системы являются перегруженными. Можно выделить много функций, которые при использовании этих систем в исследуемом учреждении не будут задействованы. Но самая главная причина, по которой   данные системы не могут быть использованы в рассматриваемой библиотеке- это высокая стоимость программ. Поэтому необходимо разработать программный продукт, реализующий функции в рамках поставленной задачи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Информационное обеспечение задачи

2.3.1 Классификация и кодирование информации

Для решения данной задачи используется следующие коды:

Таблица 1

Характеристика кодов

Наименование кода	Метод классификации	Система кодирования	Иденти-фикатор	Количество объектов	Длина
Код  произведения	последовательный	разрядная	КодПр	99999	5
Код поставщика	последовательный	порядковая	КодП	999	3
Код читателя	последовательный	порядковая	КодЧ	99999	5
Код автора	последовательный	порядковая	КодА	9999	4
Код группы	последовательный	порядковая	КодГр	999	3

 

Код произведения – сложный код, разрядная система кодирования. Структура кода выглядит следующим образом:

        Х   ХХХХ

      Порядковый  номер

 

Код группы литературы

 

 

Таблица 2

Структура кода произведения

Код группы литературы	Наименование группы	Порядковый номер	Код	Название книги
1	Учебники	0001	11112	Немецкий язык
2	Справочники	0002	23432	Photoshop для начинающих
3	Словари	0003	12321	Для начинающих программировать в 1с
4	Журналы	0004	34765	Chip

 

Код поставщиков – используется простой код, порядковая система кодирования:

Таблица 3

Классификатор поставщиков

Код	Наименование поставщика
1	Полином
2	Дрофа
3	Просвещение
4	Мир книги

 

 

Код читателя–простой код, порядковая система кодирования:

Таблица 4

Классификатор читателей

Код	Наименование читателя
1	Кушекбаев Алексей
2	Филатов Дмитрий
3	Каратуев Андрей
4	Шустов Дмитрий
5	Бурцев Павел
6	Лобастов Иван
7	Базаров Эдуард

 

2.3.2 Характеристика входной  информации

Носителями входной  информации в задаче  «Автоматизация учета книжного фонда в библиотеке» являются первичные документы:

• Счет-фактура
• Формуляр читателя
• Акт о списании  книжного фонда

Счет-фактура. Документ «Счет-фактура выписывается поставщиком при совершении операций,  связанных с приобретением товаров и расчетами за приобретенные  товары.

Ответственное лицо от поставщика заполняет счет-фактуру,  которая передается библиотекарю. 

 Счет-фактура является  документом содержащий информацию  о поступлении книг в библиотеку, справочные данные о местах нахождения поставщика и покупателя, их расчетных счетах, отделениях банков, их обслуживающих, телефоны/факсы и т.д.

  Счет-фактура состоит  из следующих граф:

• Ассортимент книг.
• Количество.
• Цена за единицу.
• Сумма.

Заполняется ответственным лицом от продавца и подписывается ответственным лицом от покупателя, главным бухгалтером.  Счет-фактура выписывается в 3-х экземплярах:

• Продавцу для списания товара.
• Покупателю для оприходования книг.
• В банк на оплату за проданные книги.

Формуляр читателя состоит из следующих граф:

• Дата выдачи книги.

• Фамилия, имя, отчество читателя.
• Наименование книги.
• Инвентарный номер.
• Дата возврата книги.
• Подпись того, кому выданы книги.

Один раз в год проводится инвентаризация. Для этого создается специальная комиссия, которая также проверяет порядок ведения карточек читателя библиотекарем.

Акт на списание  книжного фонда.

 При составлении потерь от порчи книг составляется акт на списание книжного фонда. Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначенной главным бухгалтером с участием главного бухгалтера вуза,  при этом выясняются причины порчи книг, а также устанавливаются виновные в этом лица. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию вуза, второй – остается у библиотекаря.

Сведения о книгах, утерянных читателями и принятых взамен, заносят в специальную «Тетрадь Учета». В тетради указываются дата записи, ФИО читателя, инвентарный номер, автор, заглавие, год издания и цена утерянного издания, автор, заглавие, год издания и цена принятого издания, расписка читателя. Списание литературы из библиотечного фонда производят не реже одного раза в год.

Данные из первичных документов вводятся в файлы.[14]

Таблица 5

Входные файлы

Наименование входного файла	Идентификатор	№ приложения (структура  файла)	№ приложения (содержимое файла)
Приход	РГГУ0301	1	2
ВыдачаКниги	РГГУ0302	3	4
Списание	РГГУ0303	5	6

 

Описание входных (рабочих) файлов, представлено в таблице 6.

 

 

 

 

 

Таблица 6

Описание входных массивов

Наиме-нование массива	Назначение	Вид	Ключевые признаки формиро-вания и упорядо-чивания	Данные для формирования массива берутся из следующих первичных документов		Массив используется при составлении выходного документа
1	2	3	4	5		6
РГГУ0301	содержит сведения о поступлении книг в библиотеку	переменный	Код книги	РГГУ0101 РГГУ0102		Отчет «Поступление  книг». Отчет «Перечень книжных изданий». Отчет «Читатели». Отчет о работе библиотеки вуза. Отчет «Мониторинг обеспечения учебной литературой по группам».
РГГУ0302	содержит сведения о списанных книгах	переменный	Код книги	РГГУ0104	Отчет о работе библиотеки вуза.  Отчет «Читатели».

 

 

 

1	2	3	4	5	6
РГГУ0303	содержит сведения о выданных читателям на руки книгах	переменный	Код читателя	РГГУ0103	Отчет «Библиотечная выписка». «Долги читателя». «Список задолжников». Отчет о работе библиотеки вуза. «Свободные книги». «Выданные книги».

 

2.3.3 Характеристика нормативно-справочной  информации

В качестве нормативно-справочной информации используются данные из следующих таблиц:

Таблица 7 

Нормативно-справочные файлы

Наименование Нормативно-справочного файла	Идентифика-тор	№ приложения (структура файла)	№ приложения (содержимое файла)
1	2	3	4
Таблица, содержащая информацию о произведениях (Произведения)	РГГУ0321	7	8
Таблица, содержащая информацию о поставщиках  (Поставщики)	РГГУ0322	9	10

 

1	2	3	4
Таблица, содержащая информацию об Читателях  (Читатели)	РГГУ 0323	11	12
Таблица, содержащая информацию о жанрах книг  (Жанры)	РГГУ 0324	13	14
Таблица, содержащая информацию об авторах  (Авторы)	РГГУ 0325	15	16
Таблица, содержащая информацию о группах (Группа)	РГГУ 0326	17	18