Разработка информационной системы и базы данных для автоматизации учета книжного фонда библиотеки филиала РГГУ в г. Улан-Удэ

Компонента «Расчет» предназначена для автоматизации сложных периодических расчетов. Возможности этой компоненты позволяют выполнять расчеты различной сложности, в том числе — с пересчетом результатов «задним числом», и вести архив расчетов за прошедшие периоды. Одна из основных областей применения компоненты — расчет заработной платы.

Почему именно 1С? Ведь существует много программ подобного рода. Все дело в том, что 1С:Предприятие воплощает самые передовые технологии баз данных, а именно, объектно-ориентированный подход к разработке программ. Такой подход ускоряет и упрощает разработку в десятки раз! К тому же 1С:Предприятие наиболее распространена в пределах России и СНГ. Программа, разработанная в 1С:Предприятие может передавать данные в типовую бухгалтерскую конфигурацию, используемую в мастерской. Поэтому, целесообразно решать поставленную задачу именно в среде 1С:Предприятие 7.7.[18]

 

2. . Программная реализация задачи

Программная реализация  задачи «Учет движения книжного фонда в библиотеке» представлена следующим образом:

 

Сведения о программных модулях приведены в следующей таблице:

 

 

 

 

Таблица 10

Программные модули

Имя модуля	Назначение
Библиотека	Заглавный кадр приложения
СпрЧитатели	Заполнение и корректировка нормативно-справочной  таблицы Читатели
СпрПроизведения	Заполнение и корректировка нормативно-справочной  таблицы Произведения
СпрЖанрыКниг	Заполнение и корректировка нормативно-справочной  таблицы ЖанрыКниг
СпрАвторы	Заполнение и корректировка нормативно-справочной  таблицы  Авторы
СпрГруппы	Заполнение и корректировка нормативно-справочной  таблицы  Группы
РабПриход	Заполнение и корректировка входного файла  Поступление
РабСписание	Заполнение и корректировка входного файла  Списание
РабВыдачаЧитателям	Заполнение и корректировка входного файла  ВыдачаЧитателям
РабПродлениеКниги	Заполнение и корректировка входного файла  ВыдачаЧитателям
РегистрОстатковКниги	Формирование промежуточного файла «РегистрОстатков»
Отчеты	Печать отчетов и ведомостей

 

 

 

3. Схема взаимосвязи программных модулей и файлов и ее описание

Схема связи программных модулей представлена следующим образом:

 

 

На основании первичных документов: требования на книги (РГГУ0101), счет - фактуры (РГГУ0102) заполняется и корректируется входной файл «Поступление» (РГГУ0301) и справочники Произведения (РГГУ0321), Поставщики (РГГУ0322),  Жанры (РГГУ0324),  Авторы (РГГУ0325).

На основании первичного документа «Акт о списании книжного фонда» (РГГУ0104),   и справочного файла «Произведения» (РГГУ0311) заполняется и корректируется входной файл  «Списание» (РГГУ0302).

На основании первичных документов: «Карточка читателя» (РГГУ0103) формируется входной файл «Выдача читателям» (РГГУ0303) и справочные файлы «Читатели» (РГГУ0323) и «Классы» (РГГУ0326).

На основании входных файлов «Поступление» (РГГУ0301), «Списание» (РГГУ0302) и «Выдача читателям»  (РГГУ0303) формируется промежуточный файл  «РегистрОстатков» (РГГУ0311).

На основании входного файла «Поступление» (РГГУ0301) и справочников: «Произведения» (РГГУ0321), «Жанры книг» (РГГУ0324)   и «Поставщики» (РГГУ0322)  формируется  отчет «Поступление  книг» (РГГУ0401). Ведомость формируется по запросу и содержит сведения о поступивших книгах. Строки в таблице упорядочены по возрастанию реквизита «Жанры книг», а затем по реквизиту «Наименование».

На основании входного файла «Выдача читателям» (РГГУ0303) и справочника «Читатели» (РГГУ0323) и «Произведения» (РГГУ0321) формируется  отчет «Библиотечная выписка» (РГГУ0402). Ведомость формируется по запросу и содержит сведения о движениях книжного фонда. Строки в таблице упорядочены по возрастанию реквизита «Дата документа», а затем по реквизиту «Документ».

На основании входного файла «Поступление» (РГГУ0301) и промежуточного файла «РегистрОстатков» (РГГУ0311) формируется отчет «Перечень книжных изданий» (РГГУ0403). Ведомость формируется по запросу и содержит сведения о книжном фонде библиотеки школы. Строки в таблице упорядочены по возрастанию реквизита «Жанр книги», а затем по реквизиту «Наименование».

На основании входного файла: «Выдача читателям»  (РГГУ0303) и справочника: «Читатели» (РГГУ0323) формируется «Читатели» (РГГУ0404). Ведомость формируется по запросу и содержит сведения о читателях. Строки в таблице упорядочены по возрастанию реквизита «Класс», а затем по реквизиту «Наименование».

На основании входного файла: «Выдача читателям» (РГГУ0303), промежуточного файла «РегистрОстатков» (РГГУ0311) и справочника: «Читатели» (РГГУ0323) формируется отчет «Долги читателя» (РГГУ0405). Ведомость формируется по запросу и содержит сведения о задолженности выбранного читателя на заданную дату. Строки в таблице упорядочены по возрастанию реквизита «Жанр книги», а затем по реквизиту «Наименование».

На основании входного файла: «Выдача читателям»  (РГГУ0303), промежуточного файла «РегистрОстатков» (РГГУ0311) и справочника: «Читатели» (РГГУ0323) формируется отчет «Список задолжников» (РГГУ0406). Ведомость формируется по запросу и содержит сведения о задолженности читателей на заданную дату. Строки в таблице упорядочены по возрастанию реквизита «Читатель», а затем по реквизиту «Наименование».

На основании входных  файлов: «Выдача читателям» (РГГУ0303), «Поступление» (РГГУ0301), «Списание» (РГГУ0302) и промежуточного файла «Регистр остатков» (РГГУ0311) и справочников: «Читатели» (РГГУ0323) и «Поставщики» (РГГУ0322) формируется отчет о работе библиотеки школы (РГГУ0407). Ведомость формируется ежемесячно и содержит статистические сведения о поступивших, списанных книгах, книгах, находящихся в наличии и на руках.

На основании входных  файлов: «Поступление» (РГГУ0301), «Списание» (РГГУ0302) и промежуточного файла «РегистрОстатков» (РГГУ0311) формируется отчет «Мониторинг обеспечения учебной литературой по классам» (РГГУ0408). Ведомость формируется ежемесячно и содержит статистические сведения о комплектовании библиотеки необходимой учебной литературой.

На основании входного файла: «Выдача читателям» (РГГУ0303), промежуточного файла «РегистрОстатков» (РГГУ0311) и справочника: «Произведения» (РГГУ0321) формируются отчеты «Свободные книги» и «Выданные книги» (РГГУ0409 и РГГУ0410). Ведомости формируются по запросу и содержат сведения о книгах свободных и выданных. Строки в таблице упорядочены по возрастанию реквизита «Жанр книги», а затем по реквизиту «Наименование».

 

 

 

4. Технологический прогресс решения задачи и его описание            

Технологический процесс решения задачи выглядит следующим образом:

 

Источниками входной информации для решения задачи «Автоматизация учета движения книжного фонда в библиотеке» являются ответственное лицо от поставщика и библиотекарь. Ответственное лицо от поставщика заполняет счет-фактуру (РГГУ0102), затем она передается библиотекарю, который заполняет требование на книги (РГГУ0101), карточки читателя (РГГУ0103) и акт на списание книжного фонда (РГГУ0104).

Затем вся информация из первичных документов вводится в компьютер, где с дисплея проводится контроль, если обнаружена  ошибка, то ввод данных повторяется и обнаруженная ошибка исправляется. При отсутствии ошибок, на основании данных, поступивших в компьютер, формируются три входных файла: «Поступление» (РГГУ0301), «Списание» (РГГУ0302) и «Выдача читателям» (РГГУ0303).

После этого следует обработка информации из всех входных файлов, в результате чего формируется промежуточный файл «РегистрОстатков» (РГГУ0321).

Затем,  на основании входных, промежуточного  и нормативно-справочных файлов формируются выходные документы: отчет «Поступление  книг» (РГГУ 0401), отчет «Библиотечная выписка» (РГГУ 0402), отчет «Перечень книжных изданий» (РГГУ 0403), отчет «Читатели» (РГГУ 0404),  отчет «Долги читателя» (РГГУ 0405),  отчет «Список задолжников» (РГГУ 0406),  отчет о работе библиотеки школы (РГГУ 0407),  отчет «Мониторинг обеспечения учебной литературой по классам» (РГГУ 0408),  отчет «Свободные книги» (РГГУ 0409), отчет «Выданные книги» (РГГУ 0410).

Все полученные ведомости хранятся в библиотеке.

 

 

 

 

 

Заключение

 

Одной из основных задач данной автоматизированной системы является предоставление своевременного и полного обеспечения необходимой информацией о состоянии книжного фонда, поступивших в библиотеку книгах и о читателях. В функции данной автоматизированной системы также входит обеспечение надлежащей организации обработки и хранения полученной ранее информации, контроль  за ее использованием и учет.

   Причинами автоматизации  данной задачи  является разнообразие  форм входной  и выходной информации, высокая трудоемкость сбора, регистрации  и обработки информации. С автоматизацией  расширяется возможности решения задачи. Автоматизация  данной  задачи  позволяет сократить время на обработку данных, а также своевременно получать нужные документы. Использование системы 1С:Предприятие 7.7 для решения этой задачи обеспечивает освобождение сотрудников библиотеки от трудоемких работ, повышение качества получения выходных форм, минимальных затрат времени и возможность экспортировать полученные статистические данные по состоянию книжного фонда библиотеки напрямую в бухгалтерию, в типовую конфигурацию 1С:Бухгалтерский учет.

Программа позволяет эффективно выполнять работу на АРМ с помощью таких операций, как: ввод и обработка данных с использованием входных документов: требование, счет-фактура, акт на списание книжного фонда и др. Автоматизация обработки информации сокращает до минимума ручные операции, повышает производительность труда сотрудников библиотеки, улучает качество и повышает эффективность управления движением книжного фонда в библиотеке. [20]

В ходе написания дипломной работы были решены следующие задачи:

• Проанализирована деятельность библиотеки в контексте учета движения книжного фонда.
• Исследована специфика работы сотрудников библиотеки.
• Проанализирована предметная область и методы проектирования.
• Спроектирована база данных.
• Проанализированы программные средства, пригодные для реализации программного продукта и обоснован выбор системы 1С:Предприятие 7.7.
• Реализована интегрированная система, предусматривающая                                                                  автоматизацию учета книжного фонда в библиотеке.

Задача была решена в визуальной среде программирования1С:Предприятие 7.7. Программа построена в удобной для пользователя форме – разработан многооконный интерфейс (главное меню позволяет легко найти необходимую информацию). Внедрение этого программного продукта поможет библиотеке уменьшить количество ошибок в расчетах, которые были возможны при ручной обработке отчетов и в любой момент времени получать необходимые ведомости в произвольном разрезе.

Использование данной программы позволит ускорить и упростить процесс по учету движения книжного фонда.

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

Источники:

1. ГОСТ 19.701-90 ИСО 5807-85. Схема алгоритмов, программ, данных и систем
2. ГОСТ 6.01.1-87. Единой системы кодирования и классификации технико-экономической информации.
3. ГОСТы Единой системы конструкторской документации.
4. ГОСТ 6.01.1-87. Единой системы кодирования и классификации    технико-экономической информации.

 

Литература:

5. Габец А.П., Гончаров Д.И.. Профессиональная разработка в системе 1С:Предприятие 7.7. -М: 1С:Паблишинг; 2007.
6. Гвоздева В.А. Введение в специальность программиста: Учебник.-   М.: ФОРУМ: ИНФРА – М, 2005. – 208 с.: ил. – (Профессиональное   образование).
7. Гоголев А.К. Бухгалтерский учет на компьютере. Практическое пособие по организации учета  с использованием компьютера.  М.:ИНФА-Ь, 2004.
8. Годин В.В., Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности.  М.: Высшая школа; 2001.
9. Орлянская В.П.. Конфигурирование в системе 1С:Предприятие 7.7. –М: Дрофа; 2006.
10. Постовалов И.В. Курс лекций по 1С Бухгалтерии 7.7 .-Новосибирск; 2002.
11. Полковский Л.М. и др. Автоматизация учета на базе персональных компьютеров.  М.: Финансы и статистика; 2006.
12. Рязанцева Н. 1С Предприятие: Торговля и Склад. Секреты работы. -М: Дрофа; 2007.
13. Филимонова Е.В. Практическая разработка в 1С:Предприятие 7.7. Настройка, конфигурирование, программирование и эксплуатация: Учебное пособие / Е.Ф. Филимонова – Ростов н/Д: Феникс, 2005.- 384с. – (Библиотека бухгалтера и аудитора).
14.   Митичкин С.А. Разработка в системе 1С:Предриятие 7.7. – М.: ООО «1С:Паблишинг», 2003.- 413с.
15.   Рязанцева Н. А., Рязанцев Д. Н. 1С:Предприятие. Комплексная конфигурация. Секреты работы. -СПб.: БХВ-Петербург, 2003. - 624 с.
16.   Михайлов А. В. 1С:Предприятие 7.7/8.0: системное программирование. — СПб.:БХВ-Петербург, 2005. — 336 с.:
17.   Карпова Т.С. Базы данных: модели, обработка, реализация / Т. С. Карпова. – СПб.: Питер, 2001. – 304 с.
18.   Половнев Н.М., Якимов А.М. Системы автоматизированной обработки учетной информации. – М.: Финансы и статистика; 1994.