Развитие информационных технологий в различных сферах управленческой деятельности

      Основные  инструменты контроля — наблюдение, проверка, учет и анализ. В процессе  управления контроль является  элементом обратной связи, так  как по его данным производится  корректировка ранее принятых  решений, планов, норм и нормативов. Правильно поставленный контроль  должен иметь стратегическую  направленность, ориентироваться на  конечный результат, быть своевременным,  объективным и достаточно простым.

      В основе  каждого элемента управленческой  деятельности лежит процесс принятия  решений.

      Управленческое  решение представляет собой целенаправленное  воздействие на объект управления, осуществляемое в соответствии  с ранее составленным планом  на основе специально собранной  информации.

      Принятие  управленческого решения является  адекватной реакцией на сложившуюся  в ходе работы объекта ситуацию  — проблему. Понятие «проблема»  означает такое состояние объекта  управления, при котором какие-либо  показатели его функционирования  отличаются от запланированных.  Проблемная ситуация требует  вмешательства в работу системы,  которое реализуется путем оказания  на объект соответствующего управляющего  воздействия.

      В процессе  принятия решения часто возникает  необходимость в выборе приоритетности  характеристик, т. е. поступиться  одной, например срочностью, с  тем, чтобы получить выигрыш  в другой, например в затратах. Кроме того, количество рассматриваемых  вариантов зависит от имеющихся  в распоряжении ресурсов и  информации. Работа по сбору, обработке  и анализу информации идет  на всех этапах процесса принятия  решения.

      Таким образом,  необходимым является отыскание  альтернатив, представляющих собой  оптимальный компромисс при учете  всех рассматриваемых факторов. Процесс принятия решения —  выбор из множества альтернатив  оптимальной.

      Процесс  принятия решений состоит из  следующих действий:

      1. Формулируется  цель.

      2. Составляется  как можно более полный список  альтернатив.

      3. Рассматривается  как можно более полный перечень  факторов, которые могут оказать  влияние на сложившуюся ситуацию (время, денежные средства, производственные  мощности, человеческий фактор и  т. д.).

      4. Список  рассматриваемых факторов используется  для уменьшения числа альтернатив,  при этом обращается внимание  на причину исключения каждой.

      5. Оставшиеся  альтернативы используются для  сокращения списка факторов, часть  которых теперь уже можно не  рассматривать. Другие факторы могут в одинаковой степени относиться ко всем оставшимся альтернативам, и поэтому их тоже не нужно больше рассматривать.

      6. После  выполнения перечисленных выше  шагов получим один из вариантов:

     • если больше  не осталось альтернатив, то  нужно составить новый, более  полный список;

     • если исключены  все факторы, влияющие на выбор  альтернатив, следует воспользоваться  случайным выбором, чтобы остановиться  на одной альтернативе из числа  оставшихся;

     • если осталась  только одна альтернатива, то, скорее  всего, данное решение в значительной  степени субъективно, так как  на практике такое случается  достаточно редко. Скорее всего,  альтернативы и факторы были  исключены необъективно. Если такая  ситуация неприемлема, то необходимо  вернуться на стадию оценки  альтернатив и оценить их с  иной точки зрения;

     • если остается  только один фактор, влияющий  на выбор, то обычно не представляет  труда отыскать наилучшую альтернативу. Если факторы исключались взвешенно  и объективно, то можно считать,  что решение принято.

      Идеальная  схема процесса принятия решения  предполагает последовательные  поэтапные действия. Однако в  условиях временных ограничений,  что характерно для реальной  ситуации, некоторые этапы могут  проходить одновременно.

      Таким образом,  в сфере управления организацией  процессы принятия решений играют  огромную роль. Каждый работник  в той или иной степени участвует  в таких процессах, но основная  нагрузка по принятию решений  ложится на руководителей различных  уровней.

 

      1.2 Информационное  обеспечение процесса управления

 

      Процесс  управления нуждается в предоставлении  своевременной, достоверной и  полной информации, т. е. в информационном  обеспечении.

      Информационное  обеспечение управленческой деятельности  — это осуществление действий  по предоставлению своевременной,  достоверной и полной информации  субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

      Следует  особо отметить, что значительная  часть информации, используемой  в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой  деятельности играет важнейшую  роль в современных процессах  управления, так как подавляющее  число управленческих решений  в настоящее время в обязательном  порядке фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное  обеспечение управления представляет  собой отдельную и достаточно  сложную отрасль современной  науки и подробно рассматривается  в специальной литературе. В рамках  настоящего пособия мы будем  рассматривать информационное обеспечение  управленческой деятельности в  свете использования современных  информационных технологий.

      Задачи  информационного обеспечения процесса  управления заключаются в следующем:

     • удовлетворение  информационных потребностей управляющих  органов;

     • определение  и отбор источников информации;

     • правильная  интерпретация и систематизация  полученных данных;

     • проверка  достоверности, полноты и непротиворечивости  данных;

     • исключение  дублирования информации;

     • представление  данных в едином и удобном  для восприятия формате;

     • многократное  использование полученной информации;

     • постоянное  обновление данных.

      Таким образом,  информационное обеспечение является  неотъемлемой частью любой управленческой  деятельности. С его помощью происходит  распространение необходимой информации  среди компетентных лиц и ее  эффективное использование в  процессе принятия управленческих  решений.

      Для каждой  функции управления задачи информационного  обеспечения будут отличаться  по составу и содержанию.

      Информационное  обеспечение функции планирования  состоит в реализации следующих  процедур:

     • сбор, обработка  и анализ информации об имеющихся  ресурсах (материальных, кадровых и  пр.) для определения реальных  плановых показателей и сроков  исполнения планов;

     • документационное  оформление планов и доведение  их до исполнителей;

     • получение  и анализ информации о, ходе  выполнения планов для организации  дальнейшего планирования.

    Информационное  обеспечение функции календарно-планового  руководства заключается в реализации  следующих процедур:

     • сбор и  анализ информации о ходе выполнения  планов, состоянии плановых показателей  и сроках исполнения;

     • сбор информации  об условиях функционирования  предприятия и их влиянии на  ход выполнения плана;

     • доведение  полученной информации до ответственных  руководителей для принятия решения  о необходимости корректировки  их действий;

     • документационное  оформление принятых решений  и доведение их до исполнителей;

     • предоставление  необходимой информации подразделениям  и руководителям, осуществляющим  планирование для возможной дальнейшей  корректировки плановых показателей.

      Информационное  обеспечение функции оперативного  управления включает в себя:

     • сбор и  обработку информации о возникшей  при работе проблемной ситуации  и формулировку соответствующих  задач;

     • сбор и  обработку информации, необходимой  для решения поставленных задач;

     • сбор и  анализ информации об имеющихся  ресурсах (материальных, кадровых, временных,  информационных и пр.);

     • организационное  и документационное оформление  выбранного варианта решения;

     • доведение  информации о принятом решении  до конкретных исполнителей;

     • сбор информации  о результатах реализации данного  решения, анализ и доведение  ее до заинтересованных руководителей.

   Информационное обеспечение  функции контроля состоит в  выполнении следующих процедур:

     • сбор и  анализ информации о выполнении  соответствующих функций подразделениями  и отдельными сотрудниками;

     • доведение  полученной информации до руководителей,  осуществляющих контроль за деятельностью  данного подразделения или сотрудника;

     • документационное  оформление принятых руководителем  на основании полученной информации  решений;

     • доведение  данных решений до исполнителей;

     • предоставление  необходимой информации подразделениям  и руководителям, осуществляющим  планирование и календарно-плановое  руководство.

      Таким образом,  процесс управления при выполнении  его четырех основных функций  не может проходить без использования  информации и нуждается в качественном, эффективном информационном обеспечении.

 

2 Автоматизированные системы  управления

 

      Широкое  применение современных средств  вычислительной техники, внедрение  в экономическую деятельность  методов оптимизации и формализации  ситуаций значительно изменили  технологию информационного обеспечения  управления.

      В современных  условиях информационное обеспечение  управления осуществляется с  помощью автоматизированных систем  управления (АСУ).

      Автоматизированная  система управления (АСУ) — информационная  система, предназначенная для  автоматизированного осуществления  управленческих процессов.

      Ввод в  действие АСУ должен быть оправдан, т. е. должен приводить к  полезным технико-экономическим,  социальным или другим результатам.  В частности, использование автоматизированной  системы управления позволяет  добиться снижения численности  управленческого персонала, повышения  качества функционирования объекта  управления и самого управления  и т. д.

      К АСУ  предъявляется ряд общих требований.

      В первую  очередь, должна быть обеспечена  совместимость элементов друг  с другом, а также с автоматизированными  системами, взаимосвязанными с  данной АСУ.

      Автоматизированная  система должна быть приспособлена  к модернизации, развитию и расширению  с учетом будущих перспектив.

      АСУ должна  иметь достаточную степень надежности  для достижения установленных  целей функционирования системы  при заранее заданных условиях  ее применения.

      Автоматизированная  система управления должна обладать  достаточной адаптивностью к  изменениям условий ее использования.  При этом степень изменения  условий применения системы, как  правило, специально оговаривается  заранее.

      В АСУ  должны быть предусмотрены контроль  правильности выполнения автоматизируемых  функций и диагностирование с  указанием места, вида и причины  возникновения нарушений правильности  функционирования системы.

      В автоматизированной  системе управления должны быть  предусмотрены меры защиты от  неправильных действий персонала,  приводящих к аварийному состоянию  объекта или системы управления, от случайных изменений и разрушения  информации и программ, а также  от несанкционированного вмешательства  и утечки информации.

      АСУ, как  и любую современную информационную  систему, которая имеет сложную  многоплановую структуру, можно  разделить на две составляющие  — функциональную часть и обеспечивающую.

      Функциональная  часть решает те задачи, ради  выполнения которых создается  каждая отдельно взятая система.  Эти задачи преобразуются в  соответствующие функции АСУ.

      Любая АСУ  в процессе своей работы должна  выполнять следующие функции:

         • сбор, обработка и анализ  информации (сигналов, сообщений, документов  и т. п.) о состоянии объекта  управления;