Решение задачи по распределению премии сотрудникам

В Excel существует несколько способов, которые позволяют упростить и ускорить процесс ввода данных:

- повторный ввод (копирование)  уже существующих данных;

- автозаполнение;

- ввод прогрессий.

Для повтора (копирования) существующих данных следует:

1) выделить ячейку;

2) подвести указатель  мыши к маркеру автозаполнения  и перетащить рамку выделения  по всем ячейкам.

Аналогичного результата можно добиться, если воспользоваться  меню Правка > Заполнить и указать  направление копирования.

Автозаполнение - заполняет  выделенные ячейки выбранными (либо созданными дополнительно) последовательностями.[5]

1.1.3. Формулы, функции, мастер функций

Формула - это выражение, состоящее из операндов, которое  используется для выполнения вычислений над имеющимися данными. Каждая формула начинается с символа равно (=). В качестве операндов могут быть: числа, логические значения, ссылки на адреса ячеек (диапазон ячеек), встроенные функции, которые соединяются с помощью символов операций - сложения, вычитания, умножения, деления, возведения в степень. Сама формула - это тоже значение (результат вычислений), которое хранится в ячейке рабочего листа.

Excel выполняет вычисления последовательно, но некоторые операции имеют более высокий приоритет и выполняются раньше других:

1. Возведение в степень  и выражения в круглых скобках.

2. Умножение и деление.

3. Сложение и вычитание.

Технические возможности Excel позволяют создавать достаточно сложные формулы. Однако подлинная мощь Excel как программного средства реализуется через широкий набор встроенных функций, предназначенных для выполнения самых различных вычислительных и логических процедур.

Существенную помощь пользователю в процессе конструирования  выражений, содержащих формулы, может  оказать Мастер функций (Рис.3). Вызвать его можно одним их следующих способов:

- меню Вставка > Функция;

- кнопка Вставка функции  на панели Стандартная. 

Рис.3.Диалоговое окно мастера функций

 

В Excel редактирование формул производится так же, как и редактирование любых введенных данных:

- выделить ячейку, содержащую  редактируемую формулу, нажать  клавишу F2, внести изменения, нажать клавишу Enter;

- быстрая правка - двойной  щелчок по ячейке, нажать клавишу F2, внести изменения, нажать Enter.

Копируются формулы  так же, как и другие данные:

- выделить ячейку, меню  Правка > Копировать (или комбинация  клавиш Ctrl+C); выделить целевую ячейку (ячейки), то есть область, куда надо поместить копируемые данные; меню Правка > Вставить (или Ctrl+V);

- быстрое копирование:  выделить ячейку, содержащую формулу, и перетащить границу выделенной ячейки в новое место, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

Принципиальным при  копировании и перемещении формул является вопрос о преобразовании содержащихся в них ссылок на другие ячейки. Очевидно, что в зависимости от внутренней логики выражений в определенных случаях адреса должны оставаться неизменными, а в других ситуациях для пользователя будет более удобным и предпочтительным, чтобы их пересчитали с учетом относительного изменения местоположения. Для решения данной задачи в процессорах электронных таблиц поддерживается система относительных и абсолютных ссылок. Абсолютная ссылка - это не изменяющийся при копировании и перемещении формулы адрес ячейки, содержащий исходные данные. В качестве признака абсолютной ссылки в адресе используется знак $. Различают:

• полную абсолютную ссылку (знак $ ставится и перед именем столбца, и перед номером строки, например $А$8). В этом случае при копировании и перемещении адрес ячейки не меняется;
• частичную абсолютную ссылку (знак $ ставится либо перед номером строки, либо перед именем столбца, например А$8 или $А8. В данном случае при копировании и перемещении неизменной остается только одна из координат).

Для быстрого изменения  типа адресации в формулах используется функциональная клавиша F4 (при ее последовательном нажатии вид адреса, находящегося в строке ввода данных, попеременно меняется с относительного на абсолютный, с абсолютного на частично абсолютный и т. д.).

Обратим внимание на то, что при работе с экономическими приложениями к необходимости применения абсолютной адресации пользователь приходит, если так можно выразиться, естественным путем. В качестве хрестоматийного примера в литературе обычно приводится задача расчета заработной платы с помощью электронных таблиц, где в формулах для суммы налога содержится абсолютная ссылка на ячейку, содержащую ставку налогообложения.

В случае относительных  ссылок при копировании и перемещении  формул происходит пересчет адресов  ячеек, на которых они указывают, с учетом относительного изменения места этих формул на листе. Как нетрудно заметить, по умолчанию используется именно относительная адресация.[2]

1.1.4. Графические возможности Excel

Среди задач, решаемых с  помощью процессоров электронных  таблиц, особое место занимает графическое представление хранимой информации и результатов ее обработки. Наглядность и легкость восприятия диаграмм позволяет принять быстрое и обоснованное решение по дальнейшей обработке данных числового типа, так как даже самые простые диаграммы могут помочь оценить имеющиеся данные лучше, чем изучение каждой ячейки рабочего листа. Графическое представление также может помочь обнаружить ошибку в данных (просто неверно введенные данные) и даже на первом этапе изучения данных поможет раскрыть важные зависимости, скрытые в больших массивах чисел.

Существенным достоинством Excel как современного программного инструмента является то, что при работе с ним при изменении исходных данных, по которым построены график или диаграмма, автоматически изменяется и их изображение.

С помощью Excel можно строить диаграммы разных типов. Некоторые из них могут быть "объемными" (они выглядят очень эффектно и помогают подчеркнуть различия между разными наборами данных).

В зависимости от места  расположения и особенностей построения и редактирования различают два вида диаграмм:

- внедренные диаграммы  - помещается на том же рабочем  листе, где и данные, по которым  они построены;

- диаграммы в формате  полного экрана на новом рабочем  листе.

Оба типа диаграмм связаны  с данными рабочего листа и автоматически обновляются при изменении данных.[5]

Удобным средством для  создания графических представлений  в Excel является Мастер диаграмм, который вызывается специальной кнопкой на панели Стандартная или из меню Вставка > Диаграмма (рис. 4).

Рис.4. Диалоговое окно мастера диаграмм

 

Уже созданную диаграмму  можно усовершенствовать (дополнительно  добавить название, отформатировать  уже имеющийся текст в диаграмме, дать название осям или изменить их масштаб).

Перед тем как редактировать диаграмму, ее нужно открыть в окне (двойной щелчок мышью по диаграмме переводит ее в режим правки). Далее щелкнуть правой кнопкой мыши по тому элементу диаграммы, который нужно редактировать (например, оси или текст), и, наконец, в контекстном меню выбрать соответствующий пункт и заполнить поля.

1.1.5. Надстройки Microsoft Office

В Excel предусмотрены надстройки, которые позволяют расширить возможности программы, дополнить ее новыми командами и функциями.

Подключить или отключить  установленные надстройки можно с помощью команды Сервис → Надстройки.(Рис.5) Подключение надстроек увеличивает нагрузку на вычислительную систему, поэтому обычно рекомендуют подключить только те надстройки, которые реально используются.

Пакет анализа. Обеспечивает дополнительные возможности анализа наборов данных. Выбор конкретного метода анализа осуществляется в диалоговом окне Анализ данных, которое открывается командой Сервис → Анализ данных.

Мастер суммирования. Позволяет автоматизировать создание формул для суммирования данных в столбце таблицы. При этом ячейки могут включаться в сумму только при выполнении определенных условий.

Мастер подстановок. Автоматизирует создание формулы для поиска данных в таблице по названию столбца и строки. Мастер позволяет произвести однократный поиск или предоставляет возможность задания параметров, используемых для поиска.

Поиск решения. Эта надстройка используется для решения задач оптимизации. Ячейки, для которых подбираются оптимальные значения и задаются ограничения, выбираются в диалоговом окне Поиск решения, которое открывают при помощи команды Сервис → Поиск решения.

Рис.5.Диалоговое окно, используемое для устанoвки/удаления надстроек

 

Для решения сложных  задач, требующих применения линейного  и нелинейного программирования, а также методов исследования операций применяется надстройка - Поиск решения. Чтобы использовать надстройку Поиск решения не обязательно знать методы программирования и исследования операций, но необходимо определять, какие задачи можно решать этими методами.

Пользователь должен уметь с помощью диалоговых окон надстройки Поиск решения правильно сформулировать условия задачи, и если решение существует, то “Поиск решения” отыщет его. (Рис.6)

Рис.6.Диалоговое окно поиск решения

 

“Поиск решения” позволяет  использовать одновременно большое количество  изменяемых ячеек (до 200) и  задавать ограничения для изменяемых ячеек.(Рис.7)

 

Рис.7 Диалоговое окно добавления ограничения

 

Традиционными задачами, решаемыми с помощью настройки  «Поиск решений» являются:

Ассортимент продукции. Сколько можно выпустить определенного товара при ограничении сырья.

Штатное расписание. Как  составить штатное расписание для  достижения лучшего результата и  при наименьших расходах.

Планирование перевозок. Как минимизировать затраты на перевозки.

 

Общие свойства, которые характерны для задач, решаемых с помощью надстройки Поиск решения:

Существует единственная целевая ячейка, содержащая формулу, значение которой должно быть сделано  максимальным, минимальным или же равным, какому-то конкретному значению.

Формула в этой целевой  ячейке содержит ссылки на ряд изменяемых ячеек. Поиск решения заключается  в том, чтобы подобрать такие  значения переменных в изменяемых ячейках, которые бы обеспечили оптимальное  значение для формулы в целевой  ячейке.

Может быть задано некоторое количество ограничений — условий или соотношений, которым должны удовлетворять некоторые из изменяемых ячеек.[6]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Microsoft Access 2003

1.2.1.Общая характеристика СУБД MS Access.

Microsoft Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных (персональных) программных систем управления базами данных Среди причин такой популярности следует отметить:

- высокую степень универсальности  и продуманности интерфейса, который  рассчитан на работу с пользователями различной квалификации. Реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

- глубоко развитые возможности  интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав Microsoft Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE;

- богатый набор визуальных средств  разработки.

Очевидно, что отправной точкой в процессе работы с любой СУБД является создание файла (или группы файлов) базы данных. На рис. 8 показано окно, которое появляется после создания новой базы.

Рис.8 Главное окно базы данных в Access

 

Основные разделы главного окна соответствуют типам объектов, которые может содержать база данных Access. Это Таблицы, Запросы, Отчеты, Макросы и Модули. Заголовок окна содержит имя файла базы данных.

Интерфейс работы с объектами  базы данных унифицирован. По каждому  из них предусмотрены стандартные  режимы работы:

- Создать - предназначен  для создания структуры объектов;

- Конструктор - предназначен  для изменения структуры объектов;

- Открыть (Просмотр, Запуск) - предназначен для работы с  объектами базы данных.[1]