Решение задачи по распределению премии сотрудникам

Важным средством, облегчающим  работу с Access для начинающих пользователей, являются мастера - специальные программные надстройки, предназначенные для создания объектов базы данных в режиме последовательного диалога. Для опытных и продвинутых пользователей существуют возможности более гибкого управления ресурсами и возможностями объектов СУБД в режиме конструктора.

Специфической особенностью СУБД Access является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле. Такой файл имеет расширение *.mdb. Данное решение, как правило, удобно для непрофессиональных пользователей, поскольку обеспечивает простоту при переносе данных с одного рабочего места на другое. Внутренняя организация данных в рамках mdl формата менялась от версии к версии, но фирма Microsoft поддерживала их ее вместимость снизу вверх, то есть базы данных из файлов в формате ранних вер сии Access могут быть конвертированы в формат, используемый в версиях боле поздних.

 

 

 

        1.2.2.Основные этапы разработки базы данных в среде MS Access

Процесс разработки конкретного программного приложения в среде Access в первую очередь определяется спецификой автоматизируемой предметной области. Однако для большинства из них можно выделить ряд типичных этапов. Это:

- разработка и описание  структур таблиц данных;

- разработка схемы данных и  задание системы взаимосвязей между таблицам

- разработка системы запросов  к таблицам базы данных и  (при необходимости их интеграция  в схему данных;

- разработка экранных форм ввода/вывода  данных;

- разработка системы отчетов  по данным;

- разработка программных расширений  для базы данных, решающих специфические задачи по обработке содержащейся в ней информации, с помощью иструментария макросов и модулей;

- разработка системы защиты  данных, прав и ограничений по  доступу.

Очевидно, что между перечисленными этапами существует большое количеств обратных связей, подразумевающих возврат к более ранним шагам, исходя из вновь открывшихся обстоятельств, которые невозможно было заранее учесть ил предвидеть.

Еще раз подчеркнем, что  описанная последовательность этапов разработки баз данных в MS Access не является безусловным эталоном. Однако очень часто отклонения от нее свидетельствуют не столько об оригинальности хода мысли разработчика, сколько о погрешностях, допущенных им при планировании процесс разработки, или вообще об отсутствии у него какого-либо плана.[9]

 

 

1.2.3.Создание таблиц и схем данных

Процесс разработки базы данных в СУБД MS Access начинается с задания описания структур таблиц.

Для начала нам необходимо создать описание таблицы. Нажав кнопку Создать и выбрав в появившемся вслед диалоговом окне режим Конструктор, мы попадаем в окно, предназначенное для ввода описания структуры создаваемой таблицы. Оно изображено на рис.9

При создании баз данных, предназначенных для решения  финансовых и экономических задач, процесс описания атрибутов полей  в создаваемой таблице приобретает особое значение. Как видно из рис.9 процесс описания атрибутов поля начинается с присвоения ему имени (идентификатора). Желательно, чтобы это имя было, с одной стороны, информативным, а с другой - кратким, что обеспечивает несомненные удобства при дальнейших манипуляциях с ним. Далее необходимо определить тип поля, что, очевидно, должно делаться, исходя из содержания тех данных, которые будут в нем храниться.

 

Рис. 9. Создание описания структуры таблицы

 

Эффективным методом решения задач контроля корректности входных данных является ограничение множества допустимых значений поля некоторым списком.

Средством решения этой проблемы в  Access является задание подстановочного списка значений для поля. Для этого следует выбрать вкладку Подстановка в окне Свойства поля, далее для свойства Тип элемента управления задать значение Список.

 

1.2.4. Разработка запросов к базе данных

Появление даже очень  небольшой таблицы мгновенно  приводит к возникновению целого комплекса проблем, связанных с необходимостью обработки содержащихся в ней данных. К простейшим задачам обработки могут быть отнесены: поиск записи по условию (см. функцию меню Правка > Найти);

• сортировка записей в требуемом порядке (см. функцию меню Записи > Сортировка);
• получение выборки записей таблицы, удовлетворяющей заданному условию, или, как еще говорят, задание фильтра для таблицы (Записи > Фильтр).

Понятие запроса в Access употребляется в расширительном плане. Его следует трактовать как некоторую команду на выбор, просмотр, изменение, создание или удаление данных. Также нельзя не отметить значение запросов для решения задач анализа данных.

Наиболее распространенным и, если так можно выразиться, естественным типом запросов является запрос на выборку. Данный тип, собственно говоря, и устанавливается по умолчанию для вновь создаваемого запроса.

При работе с системой данных очень  часто возникает задача соединения данных из различных связанных таблиц в одну.

Для ее решения следует  перейти к разделу Запросы  главного окна базы данных, нажать на кнопку Создать и выбрать режим Конструктор. Процесс создания запроса начинается с выбора таблиц (в том числе  и Других запросов), на основе которых  строится запрос. В дальнейшем состав этого набора может быть изменен.

По аналогии с принципами организации интерфейса работы с  таблицами данных, при конструировании  запросов также существует возможность  оперативного перехода из режима Конструктор  в Режим таблицы. При первом входе в Режим таблицы появляется приглашение сохранить вновь созданный запрос.

Следует обратить внимание на исключительно важную роль механизма  запросов в решении проблемы обеспечения  минимальной избыточности сохраняемой  в базе информации. Действительно, с  их помощью мы можем получать произвольное количество виртуальных таблиц, представляющих в самых различных видах и разрезах единственную реально хранимую совокупность данных.

Достаточно типичной (в том числе для приложений финансово-экономического характера) является проблема группировки данных по тому или иному признаку.

Решить ее можно, построив запрос, содержащий групповые операции. Для активизации возможности  их задания в окне Конструктора запросов необходимо включить функцию меню Вид > Групповые операции.

Рис. 10. Создание запроса с групповыми операциями

 

На рис. 10 показано окно конструктора в процессе создания запроса, выводящего информацию по суммарному спросу и предложению на ценные бумаги. Операция свертки нескольких записей из таблицы Заявки в одну результирующую запись, определяется командой Группировка, расположенной в строке Групповая операция. Для двух последующих колонок запроса (СуммСпрос и СуммПредл) определены операции суммирования по группе (Sum), расположенные в той же строке, а в строке Поле находятся производные выражения, суммы которых мы хотим получить в запросе.

1.2.5. Конструирование экранных форм для работы с данными

Режим непосредственного ввода данных в таблицу имеет весьма ограниченное применение. Это обусловливается как тем, что длина записи может оказаться достаточно большой и вводить информацию в нее в табличной форме будет технически неудобно, так и соображениями более принципиального характера:

• во-первых, структура таблицы должна строиться на основе логики задач хранения информации, которая, вообще говоря, может существенно отличаться от логики ее накопления и ввода;
• во-вторых, важным показателем качества автоматизированной системы является организация ее системы ввода/вывода в виде, максимально приближенном к традиционным формам представления информации на немашинных носителях. Такие формы, как правило, делают программное обеспечение привлекательным для конечного пользователя, уменьшают период его адаптации ко вновь внедряемой системе и позволяют быстро сосредоточиться на решении основных профессиональных задач;
• в-третьих, в сложной и развитой автоматизированной информационной системе должно обеспечиваться разделение доступа к различным группам полей и записей для различима категорий пользователей в зависимости от выполняемых ими функций. Также в определенных ситуациях требуется представить одну и ту же информацию либо в различных видах и разрезах, либо в различных сочетаниях с другой информацией.

Для решения как этих, так и многих других проблем организации  интерфейса ввода/ вывода данных в Access служит механизм электронных форм.[1]

В отличие от таблицы  запросов, формы удобнее готовить с помощью средств автоматизации. Полностью автоматическими являются средства называемые автоформами. Существует три вида автоформ: “в столбец”, ленточные и табличные.

Автоматизированные средства предоставляет мастер форм – специальное  программное средство, создающее  структуру формы в режиме диалога  с разработчиком. Он запускается  из окна Базы данных.(Рис.11)

Рис.11.Диалоговое окно мастера форм.

 

Для удобства использования  базы данных и во избежание неосторожного  обращения с данными, которое  повлечет за собой потерю информации или преднамеренного изменения  информации создаются кнопочные  формы. При открытии базы данных пользователю показывается именно кнопочная форма, а не структура базы данных. (Рис.12)

Рис.12.Диалоговое окно кнопочной формы

1.2.6.Конструирование отчетов

Неотъемлемой функцией любых программных систем, так  или иначе связанных с обработкой данных, является представление отчетов  по хранимой информации. Под отчетом традиционно понимается специальным образом структурированное представление хранимых данных, выводимое (как правило) на бумажный носитель. Перечислим принципиальные отличия отчетов от экранных форм, обусловившие выделение их в отдельный программный объект СУБД Access:

- во-первых, отчеты являются  исключительно средством вывода  информации;

- во-вторых, организация  данных в отчетах предполагает  возможность их сложного, многоуровневого  структурирования;

- в-третьих, структура  информации, выводимой в отчете, должна быть согласована со структурой носителя. Например, разбиение отчета на страницы предполагает организацию вывода регулярных элементов в начале и конце каждого листа (колонтитулов), дублирование шапок таблиц и т.д. Также на внешний вид отчета значительное влияние оказывают параметры конкретного печатающего устройства, которое будет использовано для его вывода.[9]

В то же время, к числу  важных достоинств Access относится то, что идеология работы как с экранными формами, так и с отчетами максимально универсализирована. В частности, интерфейс режима конструирования макета отчета аналогичен режиму конструктора для экранных форм. (Рис.13.)

 

 

Рис.13.Диалоговое окно мастера конструирования  отчетов

 

 

 

 

 

 

1.3. Microsoft Power Point 2003

 

Microsoft PowerPoint (полное название — Microsoft Office PowerPoint ) — это программа для создания и проведения презентаций.

На практике оказывается, что для грамотного управляющего мало только уметь работать с наборами данных, анализировать их и подготавливать сложные документы. В конечном счете, нужные данные потребуется показать другим людям: коллегам, деловым партнерам, - а делать это следует как можно нагляднее. Это и предполагает создание некой презентации.

Под презентацией (от лат. Praesento - передаю, вручаю или анг. present - представлять) цодразумевается передача и представление аудитории новых для нее идей, планов, разработок. Другими словами, презентация в нашем понимании - это демонстрационные материалы для практически любого более или менее публичного выступления, от доклада начальству до рекламной акции или лекции перед студенческой аудиторией. Компьютерная же презентация - это файл, в который собраны такие материалы. Подобно тому, как текстовый документ состоит из страниц, файл презентации состоит из последовательности кадров, или слайдов. Очевидны достоинства такой презентации по сравнению с привычными плакатами на ватмане:

• последовательность изложения. При помощи слайдов, сменяющих друг другa на экране, удержать внимание аудитории гораздо легче, чем двигаясь с указкой между развешанных по всему залу плакатов. В отличие же от обычных слайдов, пропускаемых через диапроектор, экранные презентации позволяют быстро вернуться к любому из уже рассмотренных вопросов или вовсе изменить последовательность изложения;
• возможность воспользоваться официальными шпаргалками. Презентация - это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего: о чем не забыть, как расставить акценты. На соответствующих платформах и при наличии двух мониторов появилась возможность отображать слайды на одном мониторе, а различную служебную информацию (например, заметки) или же следующий слайд - на другом. Эти заметки видны только докладчику: они выводятся на экран управляющего компьютера;
• мультимедийные эффекты. Слайд презентации - не просто изображение. В нем, как и в любом компьютерном документе, могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты. Они способны не только существенно украсить презентацию, но и повысить ее информативность;
• копируемость. Копии электронной презентации создаются мгновенно и ничем не отличаются от оригинала. При желании каждый слушатель может получить на руки все показанные материалы;
• транспортабельность. Дискета с презентацией гораздо компактнее свертка плакатов и гораздо меньше пострадает от частых поездок по разным презентационным мероприятиям. Более того, файл презентации можно переслать по электронной почте, а при наличии доступа - опубликовать выступление в Интернете и не тратить время на разъезды.[5]