Решение задачи по распределению премии сотрудникам

Для создания презентаций существует ряд программных продуктов, являющихся приложениями соответствующих комплексов. Программы создания презентаций по принципам работы с ними находятся где-то посередине между текстовыми редакторами (Word, LyX и т. д.) и редакторами векторной графики (CorelDraw, xfig и т. д.). С помощью редактора презентаций можно создавать презентации различных типов: на экране, на слайдах (цветных и черно-белых) и на бумаге.

Презентация представляет собой серию независимых страниц, то есть, если текст и иллюстрации не помещаются на странице целиком, то избыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распределением всех объектов по страницам и размещением их в пределах страниц управляет пользователь. При этом в его распоряжении обычно имеется обширный набор готовых объектов (геометрических фигур, пиктограмм, текстовых окон и т. д.). Самое важное в программе подготовке презентаций - это не число новых и необычных возможностей, а простота выполнения и степень автоматизированности тех операций, которые приходится выполнять чаще всего.

Основными инструментами  для подготовки и показа презентаций  в мировой практике являются программы Power Point компании Microsoft, Corel Presentations фирмы Corel и пакет StarOffice компании StarDivision GMBH. Мы рассмотрим создание презентаций в Microsoft Power Point.

 Экранный интерфейс и настройки PowerPoint Запуск приложения PowerPoint 2003

Программное приложение PowerPoint 2003 входит в состав пакета Microsoft Office 2003 Professional (и не входит, допустим, в поставку Office для малого бизнеса). В случае корректной установки на компьютере оно может быть запущено любым из способов, предоставляемых операционной системой, например, из меню Пуск > Программы > Microsoft PowerPoint.

При запуске на экране появится окно PowerPoint с диалоговым окном, предлагающим разными способами создать презентацию . PowerPoint вообще кардинально отличается от других основных приложений MS Office, активно используемых экономистами, тем, что сам, помимо встроенного Помощника, является активным и разумным проводником по всем функциям создания, показа и публикации презентаций. В принципе, более опытные пользователи могут при очередном появлении данного диалогового окна воспользоваться предлагаемой им возможностью Больше не выводить это окно. Сложно сказать, имеет ли это смысл, скорее, как в случае любых индивидуальных настроек, это дело вкуса, поскольку в обоих случаях предоставляются аналогичные возможности работы.[9]

 

 

 

 

1.3.1. Экранный интерфейс PowerPoint

Несомненное удобство всех приложений MS Office заключается в единообразном представлении пользовательского интерфейса. Поскольку PowerPoint является Windows-приложением, его интерфейс стандартен для этой операционной системы. Конкретный вид окна существенно зависит от режима отображения документа, применяемого в данный момент.

Рис.14.Экранный интерфейс приложения PowerPoint

 

Создать новую презентацию можно тремя разными способами:

• при помощи мастера автосодержания;
• на основе предлагаемых шаблонов;
• используя пустую презентацию, или, иначе говоря, создавая документ "с нуля".

 

 

 

Оформление презентации

PowerPoint содержит обширные возможности по красочному оформлению слайдов, входящих в презентацию. Но основная информативная роль принадлежит содержащемуся в них тексту. Поэтому прежде всего остановимся на особенностях ввода и редактирования текста. Прежде чем приступать непосредственно к вводу текста, лучше сразу установить некоторые полезные параметры настройки. Параметры работы с презентацией можно задать, выбрав в меню Сервис пункт Параметры. При этом появляется диалоговое окно, содержащее шесть вкладок. Окно изображено на рис. 15. Каждая из панелей предоставляет ряд возможностей по установке параметров отображения слайдов, печати, сохранению, проверке орфографии и т. п. На это стоит обратить особое внимание при работе с PowerPoint - это на панель Сохранение, поскольку в ней находятся важные для обеспечения сохранности документа и удобства работы с ним функции, а также на панель Орфография и стиль, потому что при проведении презентации любые грамматические и орфографические Ошибки, а также неудачный подбор параметров отрицательно влияют на аудиторию.[2]

Рис.15.Диалоговое окно настройки параметров работы с презентацией

1.3.2.Показ презентации

В случае маленькой аудитории  показ может осуществляться просто на экране монитора компьютера.

Существует несколько  способов запустить показ презентации:

• в проводнике Windows щелкнуть правой кнопкой мыши на файле презентации PowerPoint и выбрать в меню команду Показать. Этот способ запуска наиболее удобен, когда вы пришли со своей готовой презентацией на чужой компьютер для демонстрации;
• в PowerPoint в любом из режимов можно выделить слайд, с которого начнется презентация, и щелкните по кнопке Показ слайдов в левом нижнем углу. Этот способ наиболее удобен для репетиции презентаций;
• выполните команду Начать показ в меню Показ слайдов или Показ слайдов в меню Вид.

Вне зависимости от способа  запуска презентации на экране появится первый слайд. Можно задать временные интервалы, через которые будут сменяться слайды. [1]

Рис.16. Диалоговое окно Смена слайдов.

Выводы по главе 1:

1. Автоматизированный офис предоставляет новые средства связи с внешним миром. Автоматизированный офис включает: базы данных, текстовый редактор, электронные презентации, графический редактор.

2. Microsoft Excel применяется при решении планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, при выполнении бухгалтерского и банковского учета, для статистической обработке информации, для анализа данных и прогнозирования проектов, при заполнении налоговых деклараций.

3. Microsoft Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных (персональных) программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:

- высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;

- глубоко развитые  возможности интеграции с другими  программными продуктами, входящими  в состав Microsoft Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE;

- богатый набор визуальных средств разработки.

4. Для грамотного управляющего мало только уметь работать с наборами данных, анализировать их и подготавливать сложные документы. В конечном счете, нужные данные потребуется показать другим людям: коллегам, деловым партнерам, - а делать это следует как можно нагляднее.

 

 

 

 

Это и предполагает создание некой презентации.

Достоинства презентации Power Point:

• последовательность изложения.
• возможность воспользоваться официальными шпаргалками.
• мультимедийные эффекты.
• копируемость.
• транспортабельность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Практическое применение пакета Microsoft Office

(на примере  решения задачи по распределению надбавки среди сотрудников магазина)

Задачей составления  штатного расписания сотрудников организации является определение количества сотрудников на каких должностях  и с каким окладом нужно принять на работу, чтобы обеспечить нормальное функционирование предприятия. Такие задачи можно решать при помощи пакета Microsoft Office.

2.1. Решение задачи  по распределению премии сотрудникам при помощи Microsoft Office Excel 2003

Условие задачи. Необходимо распределить надбавку в сумме 60 тыс. рублей. Надбавка к окладу рассчитывается путем умножения коэффициента надбавки на среднюю заработную плату за последний квартал.

Найти решение при следующих ограничениях: коэффициент В  уборщицы должен находится в пределах от 0,1до 0,15, младшего продавца –  от 0,2 до 0,3, старшего продавца – от 0,3 до 0,4, менеджера и товароведа – от 0,5 до 0,6, директора – от 0,75 до 1, заместителя директора – от 0,6 до 0,7

 

Эту задачу можно решить в среде табличного процессора  Excel с помощью программы Поиск решения. Запуск программы Поиск решения осуществляется с помощью команды Поиск решения меню Сервис. Эта команда доступна только в том случае, если в диалоговом окне Надстройки помечен пункт Пакет анализа.

На рис.17 показано штатное расписание сотрудников магазина. Оно имеет вид таблицы с исходными данными, составленной в среде табличного процессора  Excel.

Рис. 17 Исходные данные

Необходимо ввести формулы для расчета неизвестных параметров. В  режиме просмотра формул эта таблица имеет вид, приведенный на рис.18.

 

Рис.18 Режим просмотра формул

Затем вызывается команда Поиск решения. В появившемся диалоговом окне Поиск решения (Рис.19) в качестве целевой ячейки необходимо установить адрес $I$3, где находится итоговое значение суммы премии сотрудников по магазину.

Рис.19 Надстройка Поиск решения

Следующий шаг - установление значение целевой ячейки равное числу 60.Изменяемыми ячейками, то есть ячейками результата, являются ячейки, содержащие коэффициент надбавки (коэффициент В)  каждой должности   ($F$3:$F$9).

Затем устанавливаются ограничения. В качестве ограничений - допустимый диапазон варьирования изменяемых ячеек. Например, Коэффициент уборщицы должен находится в пределах от 0,1 до 0,15.

Ограничения устанавливаются  с помощью кнопки Добавить. После нажатия этой кнопки выводится диалоговое окно, показанное на рис. 20.

Рис.20 Окно Добавление ограничения

 

В левой части окна указывается адрес изменяемой ячейки, например адрес $F$3, содержащий коэффициент В уборщицы. Затем указывается нужный знак, например, <=,  в правой части вводится предельно допустимое значение, по условию задачи равное числу 0,15. Таким же образом устанавливаются условие $F$3>=0,1. Аналогично заполняются остальные ограничения.

Путем нажатия кнопки Выполнить получается решение задачи, показанное на рис. 21. Через короткий промежуток времени появляется окно Результаты поиска решения и исходная таблица с заполненными ячейками F3:F9 для значений коэффициента В и ячейка J3 с размером премии, которую необходимо было распределить среди сотрудников магазина.

Рис.21 Полученные результаты

 

Для наглядности решения  задачи можно построить диаграмму. Для построения диаграммы используется Мастер диаграмм, запускаемый щелчком на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов.

На первом этапе работы мастера выбирают форму диаграммы. Доступная форма перечислена  в списке Тип на вкладке Стандартные, как показано на рис. 22.

Рис.22 Мастер диаграмм (Шаг 1из4)

 

 

Второй этап работы мастера  служит для выбора данных, по которым  будет строиться диаграмма. В  нашем случае это суммарная надбавка по всем должностям – ячейки I3:I9.(Рис.23)

Рис.23 Мастер диаграмм (шаг 2из4)

 

Третий этап работы мастера состоит в выборе оформления диаграмм. На вкладках окна мастера задается: название диаграммы, оси координат, Легенда и др. данная диаграмма получила название – распределение премии среди сотрудников магазина. К диаграмме добавлена легенда справа, а данные получили подписи в долях.

Рис.24.Мастер Диаграмм (шаг3из4)

 

На последним этапе  работы мастера указываются, следует  ли использовать для размещения диаграммы  новый рабочий лист или один из имеющихся. Данная диаграмма размещена  на том же рабочем листе, что и таблица со штатным расписанием.

На рис. 25 показана диаграмма, из которой следует, что в наибольшем размере премию получит директор и в наименьшем –уборщица.

Рис.25 Организационная диаграмма

2.2. Создание базы данных в Microsoft Office Access 2003

(на основе данных из рис. 21.)

Создание любой базы данных (БД) начинается с создания файла  БД и присвоении ему имени. Для  этого:

1. Открывается программа Access. Выполняется команда Файл/Создать. В появившемся справа окне Создание выберается пункт Новая база данных.

Рис.26.Диалоговое окно  создания новой  базы данных

 

2. В раскрывшемся окне Файл новой базы данных необходимо присвоить имя файлу База данных магазина и выбрать папку, в которой он будет храниться. Затем нажимается кнопка Создать.