Решение задачи по распределению премии сотрудникам

Следующий шаг – это  создание таблицы БД.

Создание таблицы БД состоит из двух этапов:

1 этап. Создание структуры таблицы, то есть описания типа всех полей таблицы (текстовый, числовой, денежный, дата и т.д.). Этот этап выполняется в режиме Конструктора. После создания структуры при закрытии таблицы предлагается сохранить ее и присвоить ей имя.

2 этап. Ввод данных в таблицу, который осуществляется в режиме Открыть.

В нашем случае создается  таблица в режиме конструктора и  имеет название – Штатное расписание, как можно увидеть из рис. 26, это и есть структура таблицы.

 

Рис.27.Структура таблицы

 

Далее необходимо заполнить  таблицу данными. Для этого выделяется таблица Штатное расписание и выбирается режим Открыть. Данные введены как показано на рис. 28:

Рис.28.Заполнение таблицы

 

Следующий шаг – это  создание запросов. Необходимо создать  запрос для отбора из таблицы Штатное расписание данных о должностях, зарплате, надбавки одного сотрудника, количестве работников и о суммарной премии. Запрос создается в режиме конструктора. Для этого:

1. Выбирается вкладка Запросы. Дважды щелкаете по кнопке Создание запроса в режиме конструктора.

 

Рис.29. Диалоговое окно базы данных магазина

 

2. В окне Добавление таблицы выделяется таблица Штатное расписание и нажимается кнопка Добавить. Затем необходимо закрыть окно Добавление таблицы.

Рис.30.Диалоговое окно Добавление таблицы

 

3. Окно Запрос1: запрос на выборку состоит из двух частей. В верхней части находится таблица, из которой делается выборка. Нижняя часть предназначена для задания условий отбора. Необходимо переместить в первую строку Поле из таблицы Штатное расписание поля: должность, зарплата, надбавка одного сотрудника, количество работников, суммарная надбавка. Перемещение выполняется перетаскиванием поля с помощью мыши или двойным щелчком по перетаскиваемому полю.
4. В третьей строке Групповая операция выбирается из списка Группировка по первым четырем полям, а в последнем, где суммарная премия – Sum.
5. В пятой строке Вывод на экран устанавливаются галочки во всех столбцах.
6. Выполните запрос с помощью кнопки в виде восклицательного знака на панели инструментов.
7. Затем запрос закрывается, тем самым сохранив его, также необходимо присвоить ему имя Распределение суммарной надбавки.

Данный запрос имеет  вид в режиме конструктора, как на рис.31.

Рис.31.Создание запроса. Режим конструктора

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Итоговый вид Запроса  показан на рис. 32:

Рис.32 Запрос на выборку

 

Аналогичным образом  создаются запросы: суммы надбавки и зарплаты выбираемой должности и надбавка выбираемой должности. Только в этом случае еще заполняется строка Условие отбора – [введите должность]. При открытии такого рода запросов выводится окно, которое показано на рис.33

Рис.33 Создание запроса с параметром

 

Чтобы представить результаты запросов в наглядном виде, создаются  документы – отчеты. Отчеты можно создавать в режиме конструктора или с помощью специальной программы, входящей в состав СУБД – мастера отчетов.

С помощью мастера  создается отчет для вывода таблицы Штатное расписание. В отчете должна быть представлена вся информация из таблицы.

При создании отчетов  сначала выбирается вкладка Отчеты. При нажатии кнопки Создать, выбирается Мастер отчетов. В качестве источника указывается таблица Штатное расписание.

В окне Создание отчетов выбираются доступные поля: должность, зарплата, коэффициенты, надбавка, количество работников, суммарная надбавка. Уровни группировки и сортировка не задаются. Далее выбирается макет - Табличный, ориентация – Книжная, стиль – Деловой.

 В режиме конструктора отчет имеет вид как на рис. 34:

 

 

 

Рис.34 Создание отчета. Режим конструктора

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Отчету присваивается имя Штатное расписание. Отчет будет иметь вид, показанный на рис. 35.

Рис.35.Штатное расписание. Отчет

 

Таким же образом создаются  другие отчеты по данным запросам.

Целью данной курсовой работы является решение задачи по распределению надбавки среди сотрудников магазина. Решение этой задачи можно представить в виде отчета Распределение суммарной надбавки на рис. 36:

Рис.36.Диалоговое окно отчета Распределение суммарной надбавки

 

 

Для удобства ввода данных в СУБД Access предусмотрена возможность создания пользовательских форм. Формы можно создавать с помощью мастера или конструктора. Второй способ предназначен для более квалифицированных пользователей. Создадим форму Штатное расписание. Для этого:

1. Открывается вкладка Формы. Дважды нажимается кнопка Создание формы с помощью мастера. В появившемся окне Создание форм в строке Таблицы и запросы выбирается таблица Штатное расписание, перемещаются из окна Доступные поля необходимые для формы поля (в данном случае должны быть доступны все поля) в окно Выбранные поля. →Далее.(см. рис.37)

 

Рис.37.Диалоговое окно Создания форм

 

2. Выбирается один из четырех возможных видов формы (в один столбец, ленточный, табличный, выровненный), например в один столбец. Нажмите кнопку Далее.
3. Выбирается на свое усмотрение стиль, → Далее, присваивается форме имя Штатное расписание→ Готово.

На экране появится форма, представленная на рис. 38.

 

Рис. 38.Форма Штатное расписание

 

Необходимо создать  кнопочную форму для разработанной БД.

Сначала вызывается диспетчер кнопочных форм с помощью меню Сервис/Служебные программы/Диспетчер кнопочных форм, как показано на рис. 25. В окне диспетчера кнопочных форм надо нажать кнопку Изменить. Появится окно Изменение страницы кнопочной формы.

 

 

Рис.39 Вызов диспетчера кнопочной формы

 

Следующий шаг – это  создание элементов кнопочной формы. Для этого курсор помещается в нижнее окно для нажатия кнопки Создать. Появится окно Изменение элемента кнопочной формы. В строке Текст вводится название формы Штатное расписание. В строке Команда выбирается Открыть отчет. В третьей строке указывается отчет Штатное расписание.

По такой же методике создаются элементы (кнопки) для открытия отчетов о суммарной надбавки выбираемой должности и Распределение суммарной надбавки.

При закрытии диспетчера кнопочных форм в окне форм появится форма Кнопочная форма. Форму можно открыть в режиме конструктора и изменить оформление. Можно изменять надписи, цвет шрифта и заливки, вставлять рисунки и т.д.

Форма может иметь вид, показанный на рис. 40.

 

Рис.40.Пример кнопочной формы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Оформление работы с помощью Microsoft Office Power Point 2003

 

При запуске Microsoft Power Point на экране появится окно PowerPoint с диалоговым окном, предлагающим разными способами создать презентацию.

 

Рис.41.Диалоговое окно Создание презентаций

 

Открывается вкладка Создание презентации панели задач и выбирается на ней ссылка Новая презентация. Программа создаст новую презентацию на основе шаблона Оформление по умолчанию с абсолютно пустыми слайдами, и будет предоставлена полная творческая свобода.

 

 

Рис.42.Экранный интерфейс приложения PowerPoint

 

В моей презентации использовались шаблоны презентаций, взятые из коллекции  шаблонов для презентаций в Интернете (Рис.43).

 

 

Рис.43.Шаблон слайда презентации Power Point

 

Вставленный текст корректировался  с помощью изменения размера  шрифта, цвета и других его характеристик. В качестве заголовков слайдов используются Объекты WordArt.

 

Рис.44. Диалоговое окно объектов Word Ard

 

К каждому слайду в презентации применяются эффекты анимации, такие как, эффекты входа , выделение, выход.

Рис.45.Диалоговое окно Настройка анимации

Созданная презентация  сочетает в себе основные понятия приложений Microsoft Office (Excel, Access,  PowerPoint); содержание и условия данной задачи по распределению премии среди сотрудников магазина; решение задачи с помощью табличного редактора Microsoft Office Excel и представление полученных результатов в виде диаграммы; отчеты из БД магазина по штатному расписанию.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выводы по главе 2:

 

1.С помощью надстройки Microsoft Excel Поиск решения была решена задача по распределению надбавки между сотрудниками магазина. Диаграмма позволила представить полученные результаты в наглядном виде

2.С помощью СУБД Microsoft Access   были созданы база данных по штатному расписанию сотрудников магазина, запросы распределения суммарной надбавки, формы и отчеты. Для удобства использования базы данных была создана кнопочная форма.

3.Презентация, созданная с помощью Microsoft Power Point, позволила представить результаты работы в наглядном виде. Применение анимации сделало презентацию более красочной.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация.

В первой главе данной курсовой работы были раскрыты основные понятия и возможности приложений Microsoft Office (Excel, Access,  PowerPoint).

Надстройка MS Excel Поиск решения позволяет решить сложные задачи, для наглядности результатов используются графические возможности  MS Excel.

 MS Access позволяет создавать базу данных. Для удобства ее использования создается кнопочная форма, позволяющая объединить формы, запросы и отчеты, созданные в ней.

Для наглядности представления результатов с помощью MS Power Point   создается презентация, позволяющая изложить информацию в последовательном, доступном   для восприятия, красочном виде.

Во второй главе с  помощью приложения Microsoft Office была решена задача по распределению суммарной надбавки сотрудникам магазина. После применения надстройки MS Excel поиск решения были получены результаты, которые для наглядности были отображены в диаграмме MS Excel.

Далее с помощью MS Access была  создана база данных магазина, а для удобства ее использования была создана кнопочная форма, с помощью которая упростила доступ к созданным формам, запросам и отчетам.

Созданная c помощью MS Power Point   презентация  позволила представить результаты работы в наглядном виде.

  Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Автоматизации трудового процесса –   это повышение производительности труда, снижение издержек, качественное решение управленческих задач.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы:

 

1. Левин,В.И. Как стать  активным пользователем. Секреты  быстрого успеха / В.И.Левин –  М.: Махаон. – 2008. – 256 с.

2. Селина,Н.Н. Персональный  компьютер. Просто как дважды  два / Н.Н.Селина – М.: Эксмо, 2008. – 256 с.

3. Симонович,С.В. Информатика: Базовый курс / С.В.Симонович – СПб Изд-во Питер.-2000-640с.

4. Грачев Н.Н., Шевцов  М.А. Автоматизация управленческой деятельности http://grachev.distudy.ru/Uch_kurs/Gosslugba/Chapter4/Index.htm

5. Колесов Д.Н., Конюховкий П.В. и др. Экономическая информатика http://urist.fatal.ru/Book/Index.html

6. Шмуйлович А. Решение задач на оптимизацию с помощью MS Excel http://www.msexcel.ru/content/view/128/101

7. Автоматизация кадрового учета, расчета зарплаты и управления персоналом

http://omegaplus.ru/decisions/hr/

8. Введение в автоматизацию

http://www.antrel.ru/ru/automation/

9. Иллюстрированный самоучитель  по Microsoft Office 2003 http://www.office-2003.net/

10. Процессоры электронных таблиц