Шпаргалка по "Информатике"

9 Дати класифікацію носіїв економічної інформації, які використовуються в ІС                                                                                                          Будь-яка  інформація,  зокрема  й  економічна,  потребує матеріалізованого  подання,  тобто вона має бути якось і на чомусь зафіксована. У комп'ютерних системах використовуються різноманітні види носіїв інформації. Вибір носія інформації залежить від рівня використання структурного складу технічних засобів збору, реєстрації, передачі і обробки первинних даних, а також загального рівня механізації та автоматизації задач управління. Усі носії економічної інформації можна класифікувати за кількома ознаками. Так, за фізичною структурою носії інформації бувають паперові, магнітні, діелектричні, напівпровідникові; за формою подання інформації — друковані та рукописні документи, носії з магнітним записом і перфораційні; за конструктивним виконанням — довільної форми, стрічкові, карткові, дискові тощо; за можливістю використання — одноразового і багаторазового використання; за кратністю запису — із записом, що витирається, та записом, що не витирається; за способом обробки — ручні, машинні та змішаної обробки тощо. Залежно від способу фіксування та обробки носії інформації можна умовно поділити на три групи: 1) не придатні для автоматичного вводу до ЕОМ; 2) придатні для автоматичного вводу до ЕОМ; 3) результатної інформації. До 1-ї групи належать різноманітні первинні документи (облікові, планові, статистичні тощо). Такі документи призначені для реєстрації первинних даних. Носії 2-ї групи, у свою чергу, поділяються на дві підгрупи: перфораційні і носії з магнітним записом. Підгрупа перфоносіїв містить перфокартки та їх різновиди і перфострічки. Застосування перфокарток для обробки економічної інформації пов'язане з здатністю поступово нагромаджувати дані та зберігати їх протягом тривалого часу. Перфострічки мали безмежну інформаційну ємність, а також значно більшу швидкість вводу даних порівняно, ніж у перфокарткащі але водночас їм притаманні низька фізична стійкість, неможливість попереднього впорядкування інформації і складність внесення змін до масивів даних. Їм на зміну прийшли магнітні носії запису —диски, картки, стрічки тощо. Для зберігання різноманітної документальної інформації все ширше застосовуються фотохромні носії даних, що являють собою касетні мікрофільми і карткові мікрофіші. У комп'ютерних інформаційних системах використовуються відеотермінальні засоби (дисплеї) для оперативного вводу і виводу даних. Іноді для оперативної фіксації певних сталих даних вигідні користуватися жетонними носіями (пластмасовими, металевий тощо) з пробиттями, які читаються спеціальними засобами. Носіями результатної інформації можуть бути всі різновиди перфораційних та магнітних носіїв. Крім того, результатна інформація може бути виведена на папір, бланки друкарської форми, на екран відеотерміналів. 

                                                                                     10 Визначити поняття  системи документації. Дати означення первинного документу.                                            Система документації - це сукупність взаємопов'язаних форм документів, які регулярно використовуються в процесі управління економічним об'єктом Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення. Уніфікована система документації (УСД) – система документації, що створена  за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності. Первинний документ - це письмовий документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення. Інформація, що міститься в первинних документах, систематизується в регістрах синтетичного та аналітичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов'язаних рахунках бухгалтерського обліку.        

11  Загальні вимоги до побудови зон первинних документів. Доти характеристику форм побудови зон первинних документів.                                                                                                     Як до первісних інформаційних повідомлень, так і до документів висувають такі вимоги.  1. Форми документів мають відповідати вимогам стандартів УСД чи нормативно-технічних документів замовника. 2. Створення повідомлень потрібно обгрунтувати. 3. Форми повідомлень мають бути зручними для сприймання людиною і максимально пристосованими для автоматизованої обробки інформації, яка в них є, містити інформацію у послідовності, яка полегшує заповнення, читання, обробку. Розміри рядків і граф повинні забезпечувати чіткість і зрозумілість усіх записів. 4. Враховувати принцип одноразового введення інформації. 5. Уніфіковані документи мають відповідати вимогам порів-няльності атрибутів і показників за змістом і назвою, їх взаємозв’язку при переході з одного рівня управління на інший, при обміні інформацією між різними інформаційними системами і органами управління. 6. Наявність у первісних інформаційних повідомленнях мінімуму атрибутів, достатнього для повного відображення події і отримання результатної інформації, яка виключає невиправдане дублювання інформації і показників, які можливо отримати розрахунком. 7. Форми документів повинні мати стандартні розміри, які передбачені вимогами ГОСТ 9327–60 (формат А3, А4, А5). 8. Атрибути, які переносяться на машинний носій, мають бути виділені потовщеними лініями 0,7 – 1,0 мм, розміщеними в послідовності такій, як і на машинному носієві. 9. Повідомлення мають бути уніфікованими і стандартизованими. 10. При розробці форм документів треба враховувати особливості конкретного друкуючого пристрою. 11. Для кожного розряду атрибута, по можливості, потрібно виділяти спеціальні клітини. 12. Доцільно проектувати документи на різних за кольором бланках. 13. Текстові графи необхідно розміщувати поряд з відповідними їм кодами. 14. Атрибути мають бути розміщені в такій послідовності: групові й довідкові постійні для документа, групові й довідкові змінні для документа, кількісні. Форми побудови зон первинних документів Встановлені атрибути конкретного повідомлення розміщують у зонах, що мають, як правило, логічну послідовність. Наприклад: у формулярі-зразку (ГОСТ 6.13.2–75 «Система первичной учетной документации») атрибути розміщують у трьох частинах, які містять шість зон (рис. 8.2): титульну частину (зони 1 – 4); змістову частину (зона 5), оформлюючу частину (зона 6).

Рис. 8.2. Розподіл зон первинного документа

Зона 1 – назва  підприємства, структурного підрозділу чи назва організації і її поштова  адреса. Зона 2 – індекс форми документа  і гриф його затвердження. Зона 3 – атрибут – гриф затвердження документа і код за державним класифікатором управлінської документації. Зона 4 – назва документа і дата його складання. Інші атрибути для зон 1 – 4 визначаються призначенням документа. Зона 5 – змістова частина документа ( ГОСТ 6.10.1–75 – текстова; ГОСТ 6.38–72 «Унифицированные системы документов»); назви рядків, граф і їх призначення. Зона 6 – підписи відповідальних осіб; дата підпису документа; печатка. Зони повідомлень можуть мати такі форми побудови: лінійну, анкетну, табличну.

Лінійна форма  передбачає виділення кожному атрибутові двох клітинок: для назви атрибута, яка друкується друкарським способом, для запису його значення.

Анкетна форма передбачає розміщення атрибутів у вертикальній послідовності:

Таблична форма  передбачає побудову документа у  вигляді таблиці з графами  по вертикалі і рядками по горизонталі.

12 Розкрити роль єдиної уніфікованої системи первинної документації, її місце та роль в побудові інформаційної бази (ІБ)

Уніфікована система первинної документації розглядається за своїм складом як комплекс взаємопов’язаних форм документів, процесів і правил документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам та вимогам, а за змістом — як засіб реалізації інформаційних процесів для документованого обміну даними, що мають нормативно-правову основу при управлінні народним господарством.

Головною особливістю  уніфікованої системи первинної  документації (УСПД) є те, що вона містить  інформаційні, нормативно-правові і організаційно-технічні аспекти, а також відбиває соціально-економічну природу управління народним господарством.

Уніфіковані форми  первинних документів затверджуються або реєструються Держстандартом.

Вибір уніфікованих форм первинних документів при створенні комп’ютерних інформаційних систем ґрунтується передусім на визначенні складу реквізитів, які потрібні для кожної функціональної задачі системи управління з урахуванням їх інформаційної взаємодії, а також на виконанні вимог, що ставляться у зв’язку з використанням конкретних засобів обчислювальної техніки.

Незважаючи на велику кількість різноманітних  уніфікованих форм первинних документів, для конкретних інформаційних систем обробки даних розробляються  унікальні (власні) форми внутрішньої  документації, які задовольняють певні специфічні умови користувачів. Такі форми проектуються згідно з вимогами стандартів.   

13  Класифікація та методика побудови форм вихідної інформації

Класифікація  форм носіїв вихідної інформації за: 1) характером – функціональні чи відображення окремих операцій; 2) формою подання інформації – цифрова, алфавітно-цифрова, графічна; 3) призначенням – основні, допоміжні; 4) місцем використання – внутрішні, зовнішні; 5) офіційністю – затверджені, незатверджені; 6) періодичністю – поточні, квартальні, річні; 7) термінами – оперативні, звичайні, нетермінові; 8) характером змісту – змісту повідомлень, підсумкові; 9) характером друку – широкий, вузький; 10) кількістю примірників – один, два і т.д. Методика створення форм вихідної інформації складається з 4 етапів.

1-й  етап.  На цьому етапі у результаті аналізу встановлюється вся сукупність вихідних показників, їх важливі характеристики і вимоги користувача. За цими матеріалами визначаються необхідні для об’єкта зведені показники і їх характеристики, а також можливість отримання їх за допомогою ЕОМ. Складність робіт на цьому етапі полягає в необхідності врахування як вимог усіх рівнів управління у взаємозв’язку, так і для об’єкта в цілому. 2-й етап. Встановлення змісту інформації, яка входить до окремих вихідних повідомлень. 1. Встановлення однорідних показників, які потрібно отримати в однакові терміни використання і в одному підрозділі. 2. Якщо вони застосовуються в кількох підрозділах, то визначається кількість примірників. 3. Об’єднання кількох простих в один з використанням можли-востей обчислювальної техніки. 4. Визначення атрибутів кожного вихідного повідомлення. Розробка розділу 2 документа «Опис постановки задачі». 5. Необхідно передбачити найзручніший спосіб контролю за пра-вильним їх складанням: спосіб балансування окремих граф, виведення додаткових контрольних підсумків, інструкції з контролю. 3-й етап. Розробка ескізу форми кожного вихідного повідомлення. Може розроблятися така таблиця, де визначаються підпорядкованість ознак і кількість отриманих підсумків.

Для кожної форми виведення інформації визначається зміст трьох зон: 1 зона – заголовок чи титульний аркуш вихідного повідомлення, який виводиться одноразово чи частково повторюється на кожному аркуші. 2 зона – назва граф і їх нумерація, які виводяться на кожному аркуші (заголовки граф). 3 зона – основна предметна (інформаційна) частина, яка складає тіло вихідного повідомлення. До цієї зони включають рядки трьох видів: детальні, підсумкові чи їх суміш. Детальні рядки містять дані, які є у записах масивів. Підсумкові рядки містять кількісні й вартісні підсумки за певними ознаками, результати розрахунків. 4-й етап. Погодження із зацікавленими службами, внесення змін і затвердження у відповідальних осіб. Зміст і форму кожного вихідного повідомлення визначають, ураховуючи цілі, для яких воно призначене, сферу та особливості його використання, періодичність отримання і т. ін.                                                               

14  Дати визначення поняття машинної бази даних та її структури

Машинна інформаційна база - частина інформаційної бази ІС, що являє собою сукупність інформаційних  файлів, які зберігаються в пам'яті  ЕОМ та на магнітних носіях. Машинна  інформаційна база складається з  інформаційних файлів, які можуть бути організовані у вигляді окремих незалежних між собою, локальних інформаційних файлів чи у вигляді бази даних, тобто інтегрованої сукупності пов'язаних між собою файлів, якими керує система управління базами даних (СУБД).

Документ  складається з двох частин: 1) опис внутрішньомашинної інформаційної бази; 2) опис зовнішньомашинної інформаційної бази. При описі структури внутрішньомашинної інформаційної бази наводять перелік баз даних і масивів та логічні зв’язки між ними. Для масиву інформації вказують логічну структуру масиву чи дають посилання на документ «Опис масиву інформації». Описуючи структуру зовнішньомашинної інформаційної бази, наводять перелік документів та інших інформаційних повідомлень, використання яких передбачено в системі, із зазначенням автоматизованих функцій, при реалізації яких формується чи використовується цей документ. Якщо цю інформацію наведено у документах «Перелік вхідних сигналів і даних» і «Перелік вихідних сигналів», можна посилатися на ці документи.

У розділі «Організація ведення інформаційної бази», описуючи внутрішньомашинну базу, наводять послідовність процедур при створенні і обслуговуванні бази із зазначенням в разі потреби регламенту виконання процедур і засобів захисту бази від руйнування і несанкціонованого доступу, а також зв’язків між масивами баз даних і масивами вхідної інформації. Описуючи зовнішньомашинну інформаційну базу потрібно навести послідовність процедур по маршруту руху груп документів до передачі їх на обробку, а також описати маршрут руху вихідних документів.                                                                                  15  Схарактеризуйте поняття і класифікацію автоматизованого банку даних (АБД)