Системи опрацювання текстової інформації у роботі діловода

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Системи опрацювання

  текстової інформації у роботі діловода

 

 

 

 

 

 

 

Курсова робота з 

інформаційних систем та мереж

 

 

Керівник: викладач

 

 

 

 

 

 
ЗМІСТ

ВСТУП…………………………………………………………………………	3
Розділ  І. Основні відомості про текстову інформацію, текстові редактори та процесори ………..	5
1.1. Поняття про текстову  інформацію …………………………………..	5
1.2. Основні відомості про текстові редактори та процесори …………..	6
1.3. Текстові редактори Блокнот, Notepad++, WordPad	8
1.4. Текстові процесори Microsoft Word, Word Perfect, OpenOffice.org         Writer…………………………………………………………………………….	10
РОЗДІЛ ІІ. ОСНОВНІ ПРИНЦИПИ РОБОТИ З ТЕКСТОВИМИ РЕДАКТОРАМИ І ПРОЦЕСОРАМИ……………………………………….	14
2.1. Робота з текстовим  редактором Блокнот……………………………	14
2.2. Робота з текстовим  редактором Notepad++………………………….	15
2.3. Робота з текстовим  редактором Word Pad……………………………	16
2.4. Робота з текстовим  процесором Microsoft Word…………………….	22
2.5. Робота з текстовим процесором  Word Perfect……………………….	29
2.6. Робота з текстовим процесором  OpenOffice.org Writer…………….	31
2.7. Порівняльні можливості текстових редакторів і процесорів……...	35
ВИСНОВКИ…………………………………………………………………….	41
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ……………………………….	43
ДОДАТКИ……………………………………………………………………….	45

 

 

Вступ

 

Практично кожен користувач комп'ютера зустрічається з необхідністю підготовки тих чи інших документів - листів, статей, службових записок, звітів, рекламних матеріалів. Зрозуміло, ці документи можна підготувати і без персонального комп'ютера, наприклад, на друкарській машинці. Однак з появою персональних комп'ютерів стало значно простіше і зручніше, а, отже, і вигідніше підготувати документи за допомогою комп'ютерів.

При використанні персональних комп'ютерів для підготовки документів текст редагованого документа виводиться на екран, і користувач може в діалоговому  режимі вносити в нього свої зміни. Всі внесені зміни відразу  ж відображаються на екрані комп'ютера, і потім при роздруку виводиться красиво і правильно оформлений текст, в якому враховані всі  зроблені користувачем виправлення. Користувач може переносити шматки тексту з одного місця документа в інше, використовувати  кілька видів шрифтів для виділення  окремих ділянок тексту, друкувати  підготовлений документ на принтері в потрібному числі примірників.

Зручність і ефективність застосування комп'ютерів для підготовки текстів призвели до створення безлічі  програм для обробки документів. Такі програми називаються редакторами  текстів. Можливості цих програм  різні - від програм, призначених  для підготовки невеликих документів простої структури, до програм для  набору, оформлення і повної підготовки до типографського видання книжок і журналів (видавничі системи).

На даний час ми не можемо уявити собі роботу діловода без текстового редактора. Це програма створена для  опрацювання текстової інформації. Текстові процесори були одними з перших, які застосували для підвищення продуктивності роботи в офісі, і разом з розвитком комп'ютерів пройшли значний шлях еволюції зі збагачення функціональністю і зручністю роботи. До недавніх пір обробкою текстів займалися в основному професіонали: друкарки, видавці, працівники друкарень. Тепер, завдяки поширенню персональних комп’ютерів, підготовка тексту стала доступною практично кожній людині, що має навики користувача ПК. Для роботи з текстовою інформацією розроблене відповідне програмне забезпечення: текстові редактори, текстові процесори, видавничі системи. Функції текстових процесорів зазвичай включають компоновку і форматування тексту, широкі можливості роботи зі змістом і сторінками, розширений набір доступних символів, перевірку орфографії, впровадження в документ гіперпосилань, графіки, формул, таблиць й об'єктів. Деякі текстові процесори мають власну вбудовану скриптову мову для автоматизації операції з обробки документів.

Об'єктом дослідження є призначення і можливості текстових редакторів та текстових процесорів у роботі діловода.

Предмет дослідження – ефективність використання методики вивчення текстових процесорів і редакторів в роботі діловода, методичні рекомендації з вибору оптимального текстового редактора і процесора.

Мета дослідження: полягає в практичному обґрунтування і практичній перевірці можливостей текстових редакторів і процесорів у роботі діловода та визначення оптимальних для використання у роботі секретаря-референта.

Об'єкт, предмет та мета дослідження обумовили такі завдання:

1. На основі аналізу наукової літератури визначити особливості текстових процесорів та редакторів.
2. Розкрити сутність використання текстових процесорів.
3. Визначити та структурувати основні принципи роботи  з текстовими редакторами і процесорами.
4. Порівняти можливості текстових редакторів та процесорів при роботі з документами.

Структура курсової роботи. Курсова робота складається із вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел. Загальний обсяг курсової роботи 52 сторінки, основної частини – 44 сторінок. До основного тексту введено 5 малюнків, 3 таблиці, 2 діаграми. Для розкриття змісту викладених теоретичних положень та практичних аспектів роботи запропоновано 9 додатків загальним обсягом 8 сторінок.

 

Розділ І. Основні відомості про текстову інформацію, текстові редактори та процесори

 

1. Поняття про текстову інформацію

 

Інформація — абстрактне поняття, що має різні значення залежно  від контексту. Походить від латинського  слова «informatio», яке має декілька значень. Загальне поняття інформації подано у філософії, де під нею розуміють відображення реального світу. Як філософську категорію її розглядають як один з атрибутів матерії, що відбиває її структуру.

У інформатиці найчастіше використовується наступне визначення цього терміну: інформація — це усвідомлені відомості про навколишній світ, які є об'єктом зберігання, перетворення, передачі і використання. Відомості — це знання, виражені в сигналах, вістях, повідомленнях і так далі.

 Кожну людину в світі оточує море інформації різних видів. Прагнення зафіксувати, зберегти надовго своє сприйняття інформації було завжди властиве людині. Мозок людини зберігає безліч інформації і використовує для зберігання її свої способи, основа яких — двійковий код, як і в комп'ютерів. Людина завжди прагнула мати можливість поділитися своєю інформацією з іншими людьми і знайти надійні кошти для її передачі і довготривалого зберігання. Для цього в даний час винайдено безліч способів зберігання інформації на зовнішніх (відносно мозку людини) носіях і її передачі на величезні відстані.

Текстова інформація – спосіб кодування мови людини спеціальними символами – буквами, причому різні народи мають різні мови і використовують різні набори букв для відображення мови; особливо велике значення цей спосіб придбав після винаходу паперу і книгодрукування.

Текст (від лат. textum – тканина, зв‘язок) – одне із основних понять стилістики, у якому об’єднуються найважливіші ознаки найбільшої мовної одиниці: зв’язність, цілісність, єдність, завершеність; частина мовного потоку, фіксоване мовлення, результат мовлення [3, ст. 180].

 

2. Основні відомості про текстові редактори та процесори

 

Текстовими редакторами називають програми, що створюють текстові файли без елементів форматування (тобто не дозволяють виділяти частини тексту різними шрифтами і гарнітурами). Редактори такого роду незамінні при створенні текстів комп'ютерних програм.

Сучасні редактори підтримують концепцію “майже” WYSIWYG. Вигляд документу на екрані при цьому трохи відрізняється від того, який вигляд буде мати друкований документ, але це робиться спеціально з метою більш ефективного використання робочого вікна документа. Прикладами таких редакторів є Netscape Composer (див. додаток А).

Текстовий редактор — це комп'ютерна програма,  призначена для створення й зміни текстових файлів, а також їх перегляду на екрані, виводу на друк, пошук фрагментів тексту тощо.

Деякі текстові редактори забезпечують також розширену функціональність, таку як підсвічування синтаксису, сортування рядків, шаблони, конвертація кодування символів тощо. Така функціональність часто характерна для редакторів коду, призначених для написання вихідного коду комп'ютерних програм [20, ст. 432].

Інші текстові редактори  мають розширені функції форматування тексту, впровадження в нього графіки  й формул, таблиць й об'єктів. Такі редактори часто називають текстовими процесорами і призначені вони для  створення різного роду документів, від особистих листів до офіційних паперів. Класичний приклад — Microsoft Word.

Текстові процесори вміють форматувати текст, вставляти в документ графічні та інші об'єкти, що не відносяться до класичного поняття текст. Різноманіття програм для обробки тексту дозволяє знайти текстовий редактор і процесор з будь-яким набором функцій (див. додаток Б).

Деякі текстові процесори  є так званими WYSIWYG-редакторами. Назва  отримана по першим буквам фрази What ,You, See, Is, What, You, Get – те, що ти бачиш, є те, що ти отримаєш. Коли говорять, що це WYSIWYG-редактор, то гарантують повну відповідність зовнішнього виду документу на екрані комп'ютера і його друкованій копії.

Можна також виділити редактори  неформатованих текстів, редактори, що створюють текст з елементами розмітки та консольні редактори.

Ще один клас програм цієї групи — текстові середовища. По суті, такі середовища являють собою  повноцінне робоче середовище, у якому  можна вирішувати найрізноманітніші  завдання: за допомогою надбудов вони дозволяють писати й читати лист, веб-канал, вести щоденник, управляти списками адрес і завдань. Представники цього класу — Emacs, Archy, Vim й Acme з операційної системи Plan 9. Такі програми можуть служити середовищем розробки програмного забезпечення. У кожному разі, останні завжди містять текстовий редактор як необхідний інструмент програмування.

Текстовий процесор — це комп'ютерна програма, текстовий редактор з розширеними можливостями для комп'ютерної підготовки повноцінних документів від особистих листів до офіційних паперів [1, ст. 146].

Функції текстових процесорів зазвичай включають компоновку і  форматування тексту, широкі можливості роботи зі змістом і сторінками, розширений набір доступних символів, перевірку орфографії, впровадження в документ гіперпосилань, графіки, формул, таблиць й об'єктів. Деякі текстові процесори мають власну вбудовану скриптову мову для автоматизації операції з обробки документів.

Текстові процесори були одними з перших застосовані для підвищення продуктивності роботи в офісі і, разом з розвитком комп'ютерів, пройшли значний шлях еволюції зі збагачення функціональністю і зручністю роботи.

 

3. . Текстові редактори Блокнот, Notepad++, WordPad

 

Блокнот (англ. Notepad) - простий текстовий редактор, що є частиною операційної системи Microsoft Windows. Блокнот використовує віконний клас EDIT. Підтримувалися тільки самі базові функції, багато функцій були доступні тільки з меню, а максимальний розмір файлу складав 64 кілобайти (межа класу EDIT). В даний час редактор підтримує контекстну заміну, гарячі клавіші (наприклад, CTRL-S для збереження файлу), знята межа в 64 кілобайти і додана підтримка Юнікода. Окрім Windows, Блокнот здатний виконуватися також в REACTOS і Wine.

Блокнот не здатний коректно працювати з файлами в текстовому форматі Unix, де символом перенесення є байт з кодом 10, на відміну від Windows, і де використовуються байти 13, 10.

Існує безліч безкоштовних більш функціональних програм, які замінюють стандартний Блокнот, наприклад: Bred, AkelPad, BDV Notepad, EditPad Lite, TED Notepad, Notepad++ і Notepad2. Вони були особливо корисні в системах Windows, в яких функціональність Блокнота гранично обмежена. Сучасні версії Блокнота можуть працювати і з великими файлами [4, ст. 25].