Системи опрацювання текстової інформації у роботі діловода

Для виділення фрагментів тексту різними накресленнями треба  виділити слово, встановивши на ньому курсор і два рази натиснувши лівої кнопкою миші, і вибрати на контекстній панелі кнопку із зображенням потрібного накреслення (жирний, курсив, підкреслення, верхній чи нижній регістр).

Для виділення тексту в OOWriter є кілька альтернативних способів. Текст

можна виділити посимвольно  клавішами управління курсором, утримуючи попередньо натиснуту клавішу <Shift>. Натиснувши <Ctrl><Shift>, клавішами

управління курсором можна  виділяти текст з точністю до слова. Комбінація клавіш <Shift><Page Up> виділяє текст на сторінку вверх, а <Shift><Page Down> - на сторінку вниз. Комбінація клавіш <Ctrl><A> виділяє текст всього документа. Також весь текст можна виділити через пункт меню Правка / Виділити все [19, ст. 90].

Можна виділити увесь рядок  тексту, натиснувши три рази на слові  з рядку.

При натиснутій клавіші <Shift> клік лівою кнопкою миші робить виділення від позиції текстового курсору до позиції курсору миші. Натиснувши і утримуючи клавішу <Ctrl>, лівою кнопкою миші можна виділяти фрагменти тексту в різних місцях документу.

На сьогоднішній день OpenOffice.org є єдиним вільним офісним пакетом, який здатен конкурувати з MS Office. Проте багато людей вперше з ним зустрівшись після MS, не завжди поділяють цю думку. Причина, як завжди, одна - відсутність знань і впевненість просто на генетичному рівні, що нічого кращого за продукти Microsoft бути не може. По цій причині багато можливостей цього чудового офісного пакету навіть не помічають. У даній статті я зверну увагу на деякі відмінності текстового процесору Writer від Word, які можуть поставити у ступор людину, яка довгий час була користувачем останнього. Порівнювати буду російський варіант Word 2003 (як досить розповсюджений в академічному середовищі) та український варіант (див. додаток К).

Як виставити  параметри сторінки?

У Word: Файл / Параметры страницы.

У Writer: Формат / Сторінка.

Як вставити номер  сторінки?

Спочатку потрібно вставити відповідний колонтитул (Вставка / Заголовок / Базовий або Вставка / Нижній колонтитул / Базовий). Потім вибираємо Вставка / Поля / Номер сторінки і вирівнюємо вже як потрібно.

Як задати дзеркальні поля?

У Word: У параметрах сторінки потрібно у списку Несколько страниц вибрати Зеркальные поля.

У Writer: У вікні формату  сторінки у списку Типологія сторінки вибрати Відзеркалений.

Як задати різні  колонтитули для правої та лівої  сторінок?

У Word: У параметрах сторінки на закладці Источник бумаги потрібно виставити Различать колонтитулы четных и нечетных страниц. Тепер клацаємо по відповідних колонтитулах і вводимо їх окремо для різних сторінок.

Відкриваємо панель Стилі та форматування

Переходимо на стилі сторінки (саме так, на відміну від Word тут власні стилі мають не лише абзаци але  й сторінки).

Клацаємо правою кнопкою  мишки на стилі Права сторінка і обираємо Змінити.

Вмикаємо необхідний колонтитул після чого на закладці Органайзер у полі Наступний стиль обираємо Ліва сторінка.

Тепер аналогічно змінюємо стиль лівої сторінки - вмикаємо колонтитул і задаємо Наступний стиль / Права сторінка.

Йдемо на першу сторінку і двічі клацаємо по стилю Права сторінка.

Тепер можна заповнювати  колонтитул на окремих сторінках.

Як задати для  частини документу інші параметри  сторінки?

У Word: Потрібно вставити новий  розділ і потім у параметрах сторінки вказати, що застосовувати їх потрібно лише до поточного розділу.

У Writer: Потрібно створити новий  стиль сторінки, а потім задавши  необхідні параметри виділити необхідний діапазон і двічі клацнути по назві  відповідного стилю у менеджері стилів [19, ст. 158].

 

Як проводити  пошук/заміну спеціальних символів?

У Word: У вікні пошуку/заміни з допомогою кнопки Специальный можна вставити спеціальний символ (наприклад ^p - параграф).

У Writer: Якщо активувати опцію Правильні вирази (тут помилка перекладу, це повинно називатися регулярними виразами), то можна використовувати додаткові символи у полі Пошук:

$ - параграф;

\n – примусове перенесення;

^$ - порожній абзац;

\t - табулятор.

Поле Замінити на не допускає використання символів заміщення, проте ви можете використовувати \n для вставки символу абзацу, або наприклад \t для табуляції.

Якщо вам наприклад  попався стандартний текст, де рядки відокремлені символом абзацу, а параграфи пустим рядком, то все, що вам потрібно, щоб привести у людський вигляд це, замінити символ заміщення $ на пробіл. Це, до речі, утричі швидше, ніж у Word, де для тієї ж операції потрібно провести послідовно три процеси заміни символів.

Як включити автоматичні  переноси?

У Word: Сервис / Язык / Расстановка переносов, потім відмітити автоматичну розстановку.

У Writer: У вікні Формат / Параграф або у параметрах конкретного стилю на закладці Текстовий потік поставити галочку біля відповідного пункту.

Найбільш ефективним текстовим  процесором є Microsoft Word. Він може

полегшити доступ до виконання багатьох операцій. До них відносяться: зміна масштабу документа при перегляді, зміна розміру кнопок панелей інструментів та віддалі між ними, зберігання та неодноразове використання фрагментів тексту та малюнків, утворення сполучень клавіш та кнопок для виконання нестандартних команд, виправляє орфографію [19, ст. 173].

 

 

2.7. Порівняльні можливості текстових редакторів і процесорів

 

В процесі роботи з текстовими редакторами і текстовими процесорами  необхідно було визначити який з них найкращий для ефективної роботи.

Для визначення найкращого програмного продукту в категорії  були розробленні певні критерії порівняння і відповідна 5-ти бальна система оцінювання. Результати порівняння представленні у таблицях і діаграмах, що подані нижче.

Порівняльна характеристика текстових редакторів

 

№ з/п	Критерії порівняння	Блокнот	Notepad++	WordPad
1	Основне призначення	Підтримується тільки самі базові функції. Працює з форматом txt. 2	Призначений для програмістів і тих, кого не влаштовує скромна функціональність Блокнота 4	Текстовий редактор для роботи з невеликими документами 5
2	Ліцензія (Форма розповсюдження)	Частина ОС Windows 3	Є вільним програмним забезпеченням 5	Частина ОС Windows 3
3	Мова інтерфейсу	Російська 4	Українська 5	Російська 4
4	Підтримка форматів файлів (відкриття/ збереження)	.txt/.txt 1	.txt/.txt .asm/.asm, .java/.java, .mak/.mak, .lud/.lud 4	.txt/.txt, .rtf/.rtf, .doc/.doc 5
5	Наявність меню	Файл, Правка, Формат, Вид, Справка 2	Файл, Правка, Пошук, Вигляд, Кодування, Синтаксис, Опції, Макроси, Запустити, Доповнення, Вікна, Довідка (?) 5	Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Справка 4
6	Редагування документу	Є можливість редагування 4	Є можливість редагування 5	Є можливість редагування 5
7	Форматування документу	Не підтримує форматування 0	Не підтримує форматування 0	Є можливість форматування 4
8	Перевірка орфографії, граматики	Не перевіряється 0	Перевіряється 4	Не перевіряється 0
9	Можливість призначення «швидких» клавіш	Відсутність  «швидких»  клавіш 0	Можливість призначення «швидких» клавіш 5	Відсутність  «швидких»  клавіш 0
10	Можливість роботи з графічними об’єктами, таблицями, діаграмами і  т.д.	Не підтримує 0	Не підтримує 0	Працює із графічними об’єктами 3
11	Можливість вставляння додаткових символів	Символи не додаються 0	Використання стандартних  символів 1	Символи не додаються 0
12	Налаштування друку	Можливий друк та перегляд попереднього друку 2	Підтримує функцію друку та налаштування сторінки 3	Велике налаштування друку 5
13	Наявність панелей інструментів	Присутня панель інструментів 5	Присутня панель інструментів 4	Стильна панель інструментів 5
14	Робота з об’ємними документами	Працює з необ’ємними  документами 3	Працює з недуже об’ємними документами 4	Працює з об’ємними документами 5
15	Переваги	Простий у використанні, непотрібно ніяких навичок 3	Можливість працювати  одночасно з декількома документами 4	Можливість форматування та робота з графічними об’єктами 5
16	Недоліки (проблеми)	Не підтримує форматування і роботу з великими текстами 2	Не використовується Форматування документа 2	Не перевіряється орфографія і граматика 4
Загальна сума балів		31	55	59

 

Діаграма результатів  порівнювання текстових редакторів

 

 

Отже, ми побачили що після порівняльної характеристики найбільш функціональним текстовим редактором виявився WordPad, його можливості дозволяють виконувати найкраще опрацювання тексту.

 

Порівняльна характеристика текстових процесорів

 

№ з/п	Критерії порівняння	Microsoft Word	Word Perfect	OpenOffice Writer
1	Основне призначення	Створення та редагування  текстових документів. Створення «особливих» документів, візуально насичених текстів: створення  та оформлення брошур, рекламних листівок, візиток (за шаблоном). 5	Програма для електронної обробки текстів 3	OpenOffice Writer —пакет, аналог MS Word. 4
2	Ліцензія (Форма розповсюдження)	Не є вільним програмним забезпеченням 2	Не є вільним програмним забезпеченням 2	Є вільним програмним забезпеченням 4
3	Мова інтерфейсу	Українська 5	Російська 4	Українська 5
4	Підтримка форматів файлів (відкриття\ збереження)	DOC, DOCX, DOCM, DOTX, DOTM, DOT, XML, PDF, RTF, HTM, HTML, MHT,  TXT 5	Дозволяє з легкістю відкривати, редагувати і зберігати файли формату Microsoft Word 3	OpenOffice Writer  зберігає документи в «рідному» Open Document Format, а також формати MS Word, RTF, HTML, MediaWiki, Corel 4
5	Наявність меню	Зручне у використанні 5	Стильне оформлення кнопок 4	Зручне у розташуванні 4
6	Редагування документу	Є можливість редагування тексту 5	Є можливість редагування тексту 5	Є можливість редагування тексту 5
7	Форматування документу	Є можливість форматування 5	Є можливість форматування 5	Є можливість форматування 5
8	Перевірка орфографії, граматики	Перевіряє орфографію та граматику 5	Відсутні російськомовні словники, які використовуються для  перевірки лексики та граматики 2	Дозволяє проводити перевірку  орфографії та граматики 5
9	Можливість призначення «швидких» клавіш	Можна призначити «швидкі» клавіші 5	Можна призначити «швидкі» клавіші 5	Можна призначити «швидкі» клавіші 5
10	Можливість роботи з графічними об’єктами, таблицями, діаграмами і  т.д.	Можна працювати з графічними об’єктами, таблицями, діаграмами і т.д. 5	Можна працювати з графічними об’єктами, таблицями 4	Можна працювати з графічними об’єктами, таблицями, діаграмами і  т.д. 5
11	Можливість вставляння додаткових символів	Можна додавати символи 5	Підтримка стандартних символів  4	Можна додавати символи 5
12	Налаштування друку	Можна друкувати на налаштовувати  друк 5	Є можливість друку 3	Є можливість друку та його налаштування 4
13	Наявність панелей інструментів	Зручна динамічна панель з можливістю налаштування 5	Домашня сторінка, Вставка, Макет сторінки, Інструменти, Перегляд 4	Зручні у використанні панелі інструментів 4
14	Робота з об’ємними документами	Працює з об’ємними документами 5	Працює з необ’ємними документами 3	Можливість відкриття  великих документів 4
15	Переваги	Зручність для роботи з  великими документами завдяки наявним  засобам створення покажчиків, змістів, колонтитулів, ієрархічних  заголовків і т.д. 5	Дозволяє перетворювати зображення в редагований текст 3	Працює з web-Сторінками 4
16	Недоліки (проблеми)	Низька безпека, закритий вихідний код, відсутність повноцінної  платформи 4	Незрозуміла проблема пов'язана  з цифровим підписом 2	Значні вимоги до оперативної  пам'яті, повільний запуск під ОС Linux. 3
Загальна сума балів		74	56	74

 

Діаграма результатів  порівнювання текстових процесорів

Отже, як видно з другої діаграми  найкращим по своїх можливостях із текстових процесорів виявився Microsoft Word, він є на даний час найфункціональнішим.  

Висновки

 

В ході курсової роботи ми порівнювали текстові редактори і текстові процесори.

Останнім часом комп'ютерні технології просуваються дуже інтенсивно, і це сприяє бурхливому розвитку програмного  забезпечення. Кожні півроку виходять продукти з безліччю нововведень. Так  і текстові редактори не стоять на місці. З кожним разом все більше і більше функцій містять в  собі дані програми. Але їх розвиток поставлено таким чином, що з кожною новою версією програма зберігає попередній набір можливостей і  користувач може використовувати як старі, так і нові функції, останні  введені лише для полегшення роботи з програмою. Або істотно розширюють її можливості.

Але часто трапляється  так, що користувачам необхідні лише певний набір потрібних їм функцій, в залежності від їх потреб. Виходячи з цього, вони вибирають продукт  за своїм смаком. Одних приваблює  простота роботи, інших багатофункціональність, швидкість виконання команд. Тому з усіх їх безлічі неможливо виділити якийсь певний, який задовільняє всі вимоги. Так як всі вони дуже різні.

Ми розглянули різні текстові редактори і процесори, особливості створення текстових документів, зрозуміли основні принципи роботи з цими програмами, що дозволять нам в майбутньому вільно використовувати текстові редактори і процесори.

Перший текстовий редактор, який ми порівнювали, – Блокнот. Він є простим і не містить основних функцій для опрацювання текстової інформації, таких як форматування тексту. Другий – це текстовий редактор Notepad++ - призначений для людей, яких не влаштовує функціональність Блокнота. Він є більш функціональнішим, але він не працює з графічними об’єктами, таблицями, не перевіряє орфографію та граматику і навіть не підтримує форматування.  Третім текстовим редактором був WordPad. Цей редактор по своїх можливостях дозволяє нам працювати з графічним зображенням та використовувати форматування тексту.

Найкращим текстовим редактором виявився WordPad. Він дає нам найкращі можливості опрацювання текстової інформації.

Також ми порівнювали текстові процесори, такі як: Microsoft Word, Word Perfect, OpenOffice Writer. Microsoft Word призначений для редагування текстових документів, оформлення брошур, рекламних листівок, є дуже простим і зрозумілим у використанні, підтримує багато форматів, перевіряє орфографію та граматику, дозволяє форматувати текст і працювати з об’ємними документами. Word Perfect – це теж зрозумілий текстовий процесор, дозволяє форматувати текст, працює з графічними об’єктами та таблицями, але відсутні російськомовні словники для перевірки орфографії та граматики, працює з необ’ємними документами. OpenOffice Writer – цей текстовий процесор є аналогом Microsoft Word. Він дає нам можливість працювати з графічними об’єктами, форматувати текст, перевіряти орфографію та граматику, працює з великими документами і з web-сторінками.