Системи опрацювання текстової інформації у роботі діловода

Режими перегляду документів

Режими відображення документів:

• - звичайний – є стандартним режимом роботи з документом, найбільш зручний для виконання більшості операцій по обведенню, редагуванню та форматуванню тексту.
• - web-документ – відображає документ у вигляді web-сторінки в цьому режимі розмітка документа відображається спрощено. Наприклад, текст зображується символами великого розміру, а довжина рядків встановлюється рівною розміру вікна, тільки цей режим дозволяє задавати фон для аркушу та виводити малюнки в якості фону, вигляд тексту в цьому режимі не відповідає тому, як документ буде виглядати при друку.
• - розмітка сторінок – відображає документ у точній відповідності з тим, як він буде виводитись на друк; у цьому режимі зручно працювати з колонтитулами, фреймами та багатоколонною версткою документів; тільки у цьому режимі відображається вертикальна координатна лінійка.
• - структура – призначена для роботи зі структурою документа, дозволяє показувати і приховувати текст і заголовки визначеної глибини укладення, створювати та працювати з піддокументами.

 - режим читання – з’явився в останній версії Word 2003. Він використовується для читання книг в електронному вигляді.

Перехід між режимами здійснюється за допомогою відповідних команд з Меню, Вид або кнопок, розташованих ліворуч від горизонтальної смуги прокручування [17, ст. 729].

Створення та переміщення  по документу

Для створення нового документа слід відкрити меню файл та вибрати команду Створити, у діалоговому вікні, що відкриється, буде декілька вкладок (листи, факси, резюме, документ і т.д.), а потім шаблон, на основі якого буде створено документ, після чого натиснути кнопку ОК.

Звичайні документи створюються  на основі шаблону «новий документ». Для швидкого створення документу  на основі шаблону «новий документ»  можна натиснути кнопку Створити на панелі інструментів  або натиснути комбінацію клавіш Ctrl+N [1, ст. 158].

Переміщення по документу 

Існують два поняття: Курсор введення і Покажчик миші. Курсор введення являє собою миготливу вертикальну смужку, він показує місце в яке буде водитись текст. Для його переміщення використовуються клавіші керування курсором.

Для переміщення курсора введення за допомогою миші, слід встановити покажчик миші в потрібне місце та один раз натиснути ЛКМ.

 

Клавіші швидкого переміщення  по тексту

Комбінація клавіш на клавіатурі	Виконана дія
←↑→↓	Клавіші швидкого переміщення по тексту
Ctrl + →	Переміщення курсора на одне слово вправо
Ctrl + ←	Переміщення курсора на одне слово вліво
Page Up	На екранну сторінку вгору
Page Down	На екранну сторінку вниз
Ctrl + Page Up	На сторінку вгору
Ctrl + Page Down	На сторінку вниз
Ctrl + Home	Перехід в початок тексту / документа
Ctrl + End	Перехід в кінець тексту / документа
Shift + F5	перехід до місця недавнього редагування  тексту.
Home	На початок рядка
End	На кінець рядка

 

Робота з декількома документами

Перш ніж почати роботу з документом, його треба активувати. Для цього необхідно відкрити меню вікно, внизу якого є список всіх відкритих документів і клацнути ЛКМ по документу з яким ми хочемо працювати (активізуємо його). Активний документ буде відмічений галочкою. Для одночасного відображення всіх відкритих документів потрібно відкрити меню вікно та вибрати пункт Впорядкувати все.

Для переходу з вікна у вікно  досить клацнути ЛКМ по потрібній  назві документа. Щоб знову відобразити  одне вікно, потрібно натиснути на ньому кнопку Розгорнути [13, ст. 317].

Робота з двома частинами  одного документа 

Щоб можна було працювати з одним  документом в декількох вікнах, якщо потрібно бачити одночасно декілька фрагментів тексту, які знаходяться  на різних сторінках, необхідно відкрити нове вікно за допомогою команди Нове з меню вікно.

Перехід від одного вікна в інше виконується за допомогою миші або  за допомогою комбінації клавіш Ctrl+F6. Максимальна кількість оброблюваних документів залежить від об’єму пам’яті  комп’ютера.

Вікно поточного документу можна  розділити на дві частини, для  цього потрібно вибрати команду Розділити із меню вікно. Після чого можна переміщати лінію розділу, що з’явилася за допомогою миші або клавіш керування курсором. Вибране положення лінії розділу потрібно підтвердити клацанням ЛКМ або натисканням клавіші Enter.

Перехід від вікна у вікно  виконується натисканням клавіші F6. друге вікно можна закрити  за допомогою команди зняти розділення [10, ст. 10].

Переміщення та копіювання тексту

Текстовий редактор Word дозволяє копіювати  та переміщувати виділені фрагменти  тексту.

Після того, як потрібний фрагмент виділений, потрібно відкрити меню Правка та вибрати пункт копіювати, щоб скопіювати або пункт вирізати, щоб перемістити. Після чого потрібно підвести і встановити курсор в потрібне місце та вибрати в меню Правка рядок вставити.

Ті ж самі дії можна виконати за допомогою контекстного меню, вибираючи  відповідні рядки або за допомогою  комбінації клавіш:

¨    для копіювання – Ctrl+Ins, Ctrl+C;

¨   для переміщення – Shift+Del, Ctrl+X;

¨   для вставки – Shift+Ins, Ctrl+V.

Переміщення за допомогою миші –  найпростіший і зручніший спосіб переміщення та копіювання фрагментів тексту. Виділивши фрагмент, який ви хочете перемістити, натисніть ЛКМ  і, не відпускаючи її, перемістіть курсор миші в потрібне місце, як тільки ви відпустите ЛКМ, видалений фрагмент переміститься. Якщо ви бажаєте скопіювати об’єкт, а не перемістити, потрібно до відпускання ЛКМ Ctrl. Така операція називається Drag & Drop (перетягнути і кинути).

Також можна виконати переміщення  та копіювання тексту за допомогою  ПКМ, але після переміщення тексту і відпускання ПКМ з’явиться  контекстне меню, в якому необхідно вибрати необхідну вам дію.

Можна виконати ті ж самі дії за допомогою кнопок буферу обміну, які  знаходяться на панелі інструментів Стандартна:

• - переміщення тексту;
• - копіювання тексту;
• - вставка тексту.

Робота з малюнками 

Word має вмонтовану галерею художніх  зображень, які можна вставити  в документ, а також спеціальні  засоби формування графічних  об'єктів та їх імпортування  з інших програм і додатків  до Windows.

Вставлення рисунків у  документ

Вставлення різних ілюстрацій виконується через команду Вставка / Рисунок, яка відкриває спеціальне меню з набором команд для вибору потрібного графічного об'єкта.

Команда Картинки відкриває вікно «Microsoft Clip Gallery» з набором кольорових малюнків. Будь-який з них вставляють у документ на місце курсору. Зображення можна редагувати, тобто змінювати їх розмір і колір, додавати та забирати окремі елементи і навіть розбирати на складові частини.

Мал. 5. Вставка рисунків

Команда Из файла активізує вікно Добавить рисунок, у якому вибирають файл із потрібним рисунком, який вставляють у текст клацанням мишею на кнопці Добавить (див. мал. 5).

Команда Автофигуры виводить на екран панелі інструментів Рисование та Автофигуры, які застосовують для формування рисунків [12, ст. 133].

 

2.5. Робота з текстовим процесором  Word Perfect

 

Для відкриття документів WordPerfect  у Microsoft Office Word можна скористатися конвертором WordPerfect 5.x. Зберегти документ Office Word  у форматі WordPerfect неможливо.  Примітка: при перетворенні документа з WordPerfect на Microsoft Office Word можна за допомогою кнопки Підстановка шрифтів в діалоговому вікні Параметри (вкладка Сумісність) указати, які шрифти слід використовувати. Вікно WordPerfect див. додаток Ж).

Перетворення  з формату Microsoft WordPerfect

 Якщо під час перетворювання  документа WordPerfect 6.x на формат Microsoft Office Word 2003 виникають утруднення з  макетом документа, спробуйте  виконати такі дії: ще раз  відкрийте документ у WordPerfect 6.x, натисніть клавіші CTRL+END, щоб перейти  в кінець документа, і знову  збережіть документ у форматі  WordPerfect 6.x, перш ніж відкрити його  в Microsoft Office Word 2003.

Довідка з Microsoft WordPerfect містить  інструкції з виконання основних процедур Microsoft Word з можливістю демонстрування. Щоб одержати довідкові відомості  про будь-яку операцію, досить натиснути  відповідне до неї сполучення клавіш Microsoft WordPerfect.

Сполучення клавіш Microsoft WordPerfect

У роботі в Microsoft Word є можливість використання знайомих сполучень клавіш, що застосовуються у Microsoft WordPerfect. Наприклад, щоб перемістити курсор до початку  поточного рядка, натисніть клавіші HOME+СТРІЛКА ВЛІВО (див. додаток З).

Ввімкнення та вимкнення  довідки і сполучень клавіш Microsoft WordPerfect.

У меню Довідка виберіть команду Довідка з WordPerfect.

• Натисніть кнопку Параметри.

• Виберіть потрібні параметри.

Виділяння тексту

У Microsoft WordPerfect також реалізовано можливість виділяти текст. Щоб отримувати попередження про видалення виділених фрагментів, використовуйте сполучення клавіш Microsoft WordPerfect.

Захист фрагментів тексту

Щоб керувати взаємним розташуванням  абзаців тексту в документах Microsoft WordPerfect, у діалоговому вікні Абзац (меню Формат, команда Абзац) використовуйте прапорці на вкладці Розташування на сторінці.

Настройка перетворення документів у Microsoft WordPerfect

Настройка перетворення документів у Microsoft Word відбувається в діалоговому  вікні Параметри (меню Сервіс, команда Параметри) на вкладці Сумісність.

У документах Microsoft Word псевдографічні символи Microsoft WordPerfect перетворюються на символи шрифту TrueType з назвою Linedraw. Крім того, Microsoft Word має багаті графічні можливості, зокрема об'ємні фігури, межі сторінок, фонові малюнки, текстурні  заливання і фігурний текст.

Формули

Працювати з формулами  в таблицях можна, якщо клацнути місце  таблиці, а потім скористатися командою Формула (меню Таблиця).

Можна створювати формули  за допомогою команди Поле (меню Вставка ) або за допомогою редактора формул (меню Вставка, команда Об'єкт, тип об'єкта Microsoft Equation 3.0).

Різні види відступів (аналогічно до використання команди F4)

Відступи, які використовуються в Microsoft Word, зсувають усі рядки абзацу вправо або вліво. Крім того, є можливість установити особливий відступ для  першого рядка абзацу. Додаткові  відомості містяться у довідковій системі, в якій слід виконати пошук  за ключовим словом відступ.

 

Складені документи

Щоб створити складені документи, такі як документи на бланку, поштові  наклейки і конверти, використовуйте область завдань Злиття (меню Сервіс, підменю Листи й розсилки, команда Злиття). Як джерело даних можна використовувати файли Microsoft WordPerfect, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, адресну книгу Microsoft Outlook та інші джерела, зокрема текст із розділювачами (знаками табуляції). Щоб добрати потрібні записи даних під час злиття, можна використовувати запити.

Додавання діаграм

Щоб додати діаграми, використовуйте Microsoft Graph або Microsoft Excel. Дані для діаграми можна брати з таблиці Microsoft Word, таблиці даних Microsoft Graph або електронної  таблиці Microsoft Excel.

Закреслення тексту

Щоб застосувати подібний ефект до виділеного тексту, у діалоговому  вікні Шрифт (меню Формат, команда Шрифт, вкладка Шрифт) установіть прапорець Закреслений. Це діалогове вікно також містить декілька інших ефектів, зокрема додавання тіні, об'єму та анімацію тексту [16, ст. 370].

 

2.6. Робота з OpenOffice.org Writer

 

Щоб створити новий файл у OpenOffice.org Writer виберіть команду Файл / Створтии / Текстовий документ. Після створення документу часто виникає потреба у його редагуванні. В OpenOffice.org Writer є деякі відмінності у порівнянні з MSWord. Наприклад, для виправлення помилок треба встановити курсор перед або після невірної букви і ввести вірну.

Помилкову літеру (символ) слід видалити, скористувавшись клавішами <Del> або <BackSpace> (←). Розбивання тексту на абзаци відбувається за допомогою клавіші <Enter>. Підводячи курсор до першої букви (символу) абзацу або до останньої букви (символу) попереднього речення, натискайте клавішу <Enter>.