Современные системы информационного обеспечения управления

EIS дают руководителям возможность систематически искать или изучать более детальные элементы внутренней или внешней информации, отслеживать тенденции, задавать специфические вопросы вроде: «Как дела у наших конкурентов?» или просто просматривать файлы для создания изображения текущей ситуации и состояния проекта. Также возможно уведомление об исключительных ситуациях. Несмотря на то что многие решения верхних эшелонов управления включают в себя программные или качественные факторы, аппаратные данные, предоставленные EIS, могут помочь менеджерам выработать свое мнение или оценить достоверность информационных сообщений. Общая цель при разработке EIS — оптимизировать предоставление информации, не допуская перегрузки.

Из-за того что сегодня многие старшие  менеджеры имеют лишь ограниченные знания ИТ/С, EIS проектируют таким образом, чтобы они были особенно удобными в использовании, или дружелюбными к пользователю, часто допуская ввод с помощью мыши, сенсорный экран или ограниченный круг голосовых команд. Некоторые системы позволяют пользователю диктовать сообщения на экран и посылать голосовую почту. Разработки ведутся в направлении гипертекстовой коммуникации, которая объединяет текст с голосом и видеоизображением. В конечном счете руководители могли бы «дистанционно» присутствовать на всем протяжении области, охваченной сетью (см. виртуальную реальность). На сегодняшний день большинство EIS разрабатываются вокруг системы универсальных вычислительных машин, однако существует тенденция в направлении мощных компьютерных систем, часто в пределах локальной сети (LAN).

2.2. Особенности применения информационных систем и технологические направления их развития

EIS не могут быть эффективны без создания фидерной системы для необходимой информации. Следовательно, их разработка требует тщательного анализа структуры, количества и потока информации через организацию или сеть. Значительная часть преимуществ EIS проистекает из этого процесса разработки и реализации. Например, требование надежной современной DB часто вынуждает проводить рационализацию и модернизацию всех организационных систем наряду с точным оп ределением критических факторов успеха для каждого вида бизнеса Кроме того разработка EIS часто поднимает фундаментальные вопросы о стратегических зада чах или целях компании, ее устойчивости или компетенции, ее недостатках и уязви мых местах (т. е. о критических факторах неудачи).

Однажды разработанная EIS впоследствии становится очень полезной для трудников всех уровней, а не только для руководителей высшего звена EIS ста новится частью обширной телекоммуникационной системы предприятия, кото рая также помогает согласовать практические действия и выровнять иерархии Это приводит к открытым и откровенным обсуждением важной информации и разрушению политических барьеров. То есть Е1й. по всей вероятности, становят ся интегрированными информационными системами предприятия. Внутри такой системы индивидуальные пользователи могут также иметь персональное меню, которое обеспечивает доступ к программным модулям, написанным специально для них. Пользователи могут указывать свои собственные потребности в данных и моделировании. Таким образом, информация, связанная с критическими факторами успеха, может быть приспособлена к осознанным потребностям и стилю отдельных менеджеров. В этой роли EIS также могут стать источником мотивации для менеджеров (т. е. «информацией для мотивации») и стимулировать творческий или всесторонний подход к вопросам стратегии во всей организации, а не только в ее верхушке¹⁷.

Однако  в той мере, в какой информация является одним из источников личной власти, существование EIS может особенно тревожить верхние эшелоны, чей смысл существования становится все менее очевидным. Некоторые СЕО отреагировали на это тем, что стараются меньше использовать EIS, подыскивая альтернативы, такие как коллектив надежных подчиненных или библиотечные источники (например, газеты) В других случаях отмечается противодействие EIS со стороны подчиненных, понявших, что оии больше не могут игнорировать контакты с руководством.

Системы поддержки принятия групповых решений

В противоположность системам поддержки  одиночного пользователя системы поддержки  принятия групповых решений (GDSS — group decision support system) обеспечивают поддержку принятия решений для рабочей группы менеджеров. Информационные системы, проектируемые специально для руководителей высшего звена, называются системами поддержки принятия решений (DSS) (см. рис. 2.1).

В противоположность им системы обработки  транзакций (TPS) являются инструментами контролирующего управления, и информационные системы управления (EIS) относятся к информационным системам, используемым руководителями среднего звена для тактического планирования. Для вышеназванных информационных систем нет общепринятых определений.

Рис. 2.1. Бизнес-модель, пирамида управления и требования к содержанию информации

Термины, используемые далее, относятся к  рис. 4, который в данном случае изображает модель компании с иерархической организацией. Информационные системы более высокого уровня служат различным целям в отличие от систем, разработанных для управляющих на функциональных уровнях. Более поздние системы, например TPS, подробно обозначают фактические операции. Системы для руководителей высшего звена, наоборот, обрабатывают данные обратной связи и данные из внешних источников, чтобы прогнозировать тенденции и помещать цифровые данные в контекст — информацию, используемую руководителями среднего звена для принятия решения о том, что надо сделать для повышения конкурентоспособности фирмы. И данные обратной связи, и внешние данные отличаются временным горизонтом, степенью квантификации и деталями от входных данных для операционных систем Управляющие на функциональных уровнях интересуются текущей информацией; стратегическое планирование, будучи зависимым от изменчивой конъюнктуры, смотрит в будущее на период от года до пяти лет. Административное управление среднего звена сравнивает текущие данные с историческими данными и плановыми проектами для идентификации нежелательных расхождений, которые требуют корректирующих действий. Эти действия базируются на оценке месячных и годовых данных¹⁸.

Кроме того, программы, которые обрабатывают эти данные, разрабатываются для ответа на различные вопросы от операционных систем. Управляющие на функциональных уровнях хотят содержательных ответов на вопросы «что это». Планирующим органам нужны ответы на вопросы «что, если».

Поскольку многие управляющие корпораций не имеют  опыта пользования компьютером и навыков работы с клавиатурой, предпочтение отдается удобным для пользователя интерфейсам, таким как меню и разворачиваемые ярлыки. Выходные данные поступают в форме сводки, а не объемных отчетов, поскольку руководители высшего звена всегда в цейтноте. EIS представляют собой специализированные системы составления отчетов, относящиеся к категории «что-это» и сообщающие управляющим, что происходит в компании в данный момент времени. Модули могут включать в себя уведомление об исключительных ситуациях, доступ к внешним данным, возможность непрограммируемого запроса, которая позволяет руководителям задавать вопросы об исходных данных на естественном языке запросов, подобном английскому языку, и генерирование отчетов, совмещающих графики и текст. Информационные системы управления не создают информацию, они извлекают ее Эти системы проектируются для того, чтобы немедленно собирать, сжимать, организовывать и доставлять информацию в формате, который могут использовать руководители.

DSS является компьютерной информационной системой, которая объединяет программное обеспечение высокой сложности, интерфейс для языка высокого уровня и методы исследования операций для планирования и контроля, основанные на требованиях оптимизации. Основными функциональными элементами DSS являются диалоговая система управления, система управления базами данных и система управления моделью. Содействие DSS состоит в том, чтобы разными способами собирать, организовывать, суммировать, анализировать и моделировать данные. Впоследствии управляющий принимает решение, основанное на обработанных данных. Решение принимается в результате взаимодействия между управляющим и компьютерной системой, от добавления суждений и познаний до существенной информации, генерируемой системой. Эти системы проектируются для того, чтобы помочь людям, принимающим решения, посмотреть на проблему с внутренней стороны и задать вопросы «что, если»¹⁹.

Для изучение информационного обеспечения  можно использовать системытестирования и опроса (Приложение 1).

В связи с тем, что  в данном исследовании были использованы вопросы различного типа которые  с трудом поддаются систематизации в представленном ниже анализе они были разбиты на пять блоков.

В первый блок были включены вопросы направленные на получение  сведений о общем отношении работников к техническим средствам управления. (Вопросы № 1, 2, 3, 4, 5)Анализ полученных ответов позволяет сделать вывод о том, что большинство работников предприятия достаточно положительно относятся к техническим средствам управления и считают, что их использование позволит значительно повысить производительность труда управленческого персонала.

 Во втором блоке  анализировались вопросы с 6 по 10. По результатам исследований можно сделать следующие заключения. Большинство работников предприятия в основном в своей повседневной работе используют технические средства управления достаточно редко и в основном только по необходимости. В основном это объясняется тем, что на предприятия сравнительно мало таких средств, а из имеющихся доминирует телефон и компьютер.

В-третьим блоке анализируются  вопросы, которые позволяют определить использование работниками технических  средств в своей деятельности. Вопросы с 12 по 15  позволили получить ответы, на основании которых можно сделать заключение о том, работники предприятия положительно настроены в отношении необходимости обучения работе на компьютерах, поскольку это значительно экономит их рабочее время и позволяет добиться значительных успехов в работе. 

В четвёртом блоке  исследуется отношение работников нашего предприятия к применению на производстве АСУ. В данном блоке анализируются вопросы с 16 по 20.

В пятом блоке вопросов рассматриваются основные характеристики респондентов, участвующих в исследованиях. В блоке использованы вопросы с 22 по 27.

Проектирование системы  управления производством представляет собой совокупность взаимосвязанных структурных элементов (информации, технических средств ее обработки, специалистов отделов (бюро) по управлению, связей и отношений между ними, соответствующих функций, методов и процессов управления), обеспечивающих при их скоординированном взаимодействии реализацию производственными подразделениями поставленных целей.

Особое значение в  этой системе имеет ее информационное обеспечение и создание банков данных, которые на нашем предприятии должны разрабатываться на уровне предприятия, цеха, участка.

В основе данной деятельности должна лежать принципиальная схема  информационного обмена, которая  на наш взгляд должна иметь следующий  вид (Рис. 2.2).

База данных создается для решения с помощью компьютеров задачи управления часовым производством в процессе взаимодействия структурных подразделений. В каждом структурном подразделении нашего предприятия необходимо создать автоматизированную систему управления, формирующие соответствующие банки данных, среди них особое место должно принадлежать таким приоритетным направлениям как:

• технические  процессы;
• трудовые нормативы;
• техническое оснащение и т.п.

Рис. 2.5. Принципиальная схема  взаимодействия структурных подразделений в процессе обмена информации.

Концепция экспертных систем или систем, основанных на знаниях, становится все более актуальной для ИТ. Экспертная система представляет собой программу, которая обрабатывает информацию на высоком профессиональном уровне, подобном уровню специалиста-человека, но может работать только в узкой предметной области. В отличие от обычных информационных систем экспертная система может объяснять предпосылки, на которых основываются выводы и цепочка последующих рассуждений. Экспертные системы также могут служить обучающим инструментом, повышать производительность и помогать поддерживать согласованность функционирования. Это особенно важно, когда большое количество специалистов с разными профессиональными навыками должно неоднократно решать задачи, требующие личных суждений, особенно в условиях агрессивного внешнего окружения (например, в космосе, в море, около домны, на химическом предприятии или на электростанции), или когда человеческие знания недоступны.

Основные  компоненты экспертной системы —  база знаний и механизм логического вывода. Факты, наблюдения и эвристика, имеющие отношение к предстоящей задаче, в символической форме представлены в базе данных. Механизм логического вывода — это компьютерная программа, которая определяет, как будет решаться проблема²⁰.

Многие  экспертные системы разрабатываются  на заказ. Другие приобретаются как оболочки или пакеты прикладных программ Экспертные системы могут быть независимыми или интегрированными с другими информационными системами. На рынке начинают утверждаться системы управления, которые объединяют экспертные системы и DSS.

Технические компоненты аналогичны DSS, но в их состав входит групповое программное обеспечение, т. е. программное обеспечение, которое дает членам группы возможность:

совместно работать над одним и тем же документом;

проводить групповой анализ «что, если»;

формировать и оценивать альтернативные решения  стратегических проблем. GDSS физически могут быть расположены в специально сконструированном помещении для принятия решений или в конфигурации LAN или WAN, по возможности со средствами обеспечения видеоконференций.

Для GDSS главным является рассмотрение процесса принятия решения, а не его содержания. Они обеспечивают связь и ведение переговоров между пользователями по вопросам, имеющим отношение к анализируемой проблеме. В этом качестве они также способны снизить влияние контрпродуктивного межличностного поведения в рабочих группах. Можно выделить три уровня GDSS, чередующие процесс и содержание. На первом уровне GDSS просто облегчают информационный обмен, разрешают анонимный ввод идей и дают возможность голосования и ранжирования альтернатив. Следующий уровень предполагает групповое использование электронных таблиц и моделей Третий уровень опять ориентирован на процесс, давая возможность развития и ввода в действие процедурных правил проведения встречи.