Понятие и сущность коммуникаций в организации

Формирование  каналов коммуникации внутри организации  определяется рядом принципов, достигается  конкретными методами и инструментами. К ним относят: внутрифирменные издания (газеты, журналы); листовки; аудио – и визуальные средства; «горячий телефон»; доски объявлений; каналы межличностного (делового и неофициального) общения. Так, обеспечивая коммуникацию внутри организации, всеми известный холдинг ЮКОС в 2001 г. издал 50-тысячным тиражом «Справочное руководство сотрудника», которое объединяет в себе рекламный буклет, телефонный справочник и пособие для вновь принятого на работу. Беспрецедентной акцией стал телемост, организованный 15 апреля 2010 г. – в день рождения холдинга. Жители шести российских городов, в которых расположены добывающие и нефтеперерабатывающие предприятия компании, смогли пообщаться друг с другом, услышать поздравления от руководства компании. [30]

Важно, чтобы  руководители современной организации осознавали важность свободного обмена знаниями, то есть поддерживали самые различные способы коммуникации. И в этой связи можно сделать однозначный вывод: лидер должен участвовать в управлении знаниями посредством эффективной коммуникации. Б. Гейтс в своей известной книге «Бизнес со скоростью мысли» приводит в пример президента автомобильного производства корпорации Ford Жака Нассера, который раз в неделю рассылает электронные почтовые послания 89 тысячам своих подчиненных по всему миру. В них он делится с людьми новостями – как хорошими, так и плохими. Кроме отправителя, никто эти письма не редактирует, мало того, он сам читает ответы, которых ежемесячно приходит несколько сотен. Президент сам дает поручения своим помощникам, если требуется продолжить переписку.

«Я не рассылаю таких еженедельных отчетов, – пишет  Гейтс, – но тоже обращаюсь к служащим Microsoft по всему миру с электронными посланиями по важнейшим вопросам. Как и Жак Нассер, я сам читаю адресованные мне письма работников компании и даю такие же поручения. Почтовые обращения сотрудников, предпринимаемые ими по собственной инициативе, чрезвычайно для меня полезны – таким образом, я получаю возможность быть постоянно в курсе того, какие проблемы их волнуют и что они на этот счет думают». [7,13] Таким образом, руководитель Microsoft формирует внутреннюю коммуникацию, обеспечивая сотрудничество в рамках конкретных проектов.

Компания через  коммуникационную стратегию воздействует на свои основные целевые аудитории  посредством специальных технологий, методов, инструментов. В их числе – public relations. Понять и познать клиента – задача public relations. PR – это особая функция управления, которая:

•  способствует установлению и поддержанию общения, взаимопонимания и сотрудничества между организацией и ее общественностью, способствует решению различных проблем и задач;

•  помогает руководству организации быть информированным об общественном мнении и вовремя реагировать на него;

•  определяет и делает особый упор на главной задаче руководства компании – служить интересам общественности;

•  помогает руководству быть готовым к переменам и использовать их по возможности наиболее эффективно, выполняя роль «системы раннего оповещения» об опасности и помогая справиться с нежелательными тенденциями;

•  использует исследования и открытое, основанное на этических нормах, общение в качестве основных средств деятельности.

PR эффективно «обслуживает» различные части интеллектуального капитала, напрямую и опосредованно влияя на компетенцию сотрудников, системы сетевого взаимодействия, организационные структуры, корпоративную культуру организации, а также на финансовое благосостояние организации.

Выделим следующие  критерии вклада коммуникации в финансовое благосостояние организации.

1. Продвижение  имиджа организации открывает пути новым идеям и продукции.

2. Внутренняя  мотивация работников способствует  созданию здорового морального  климата в организации, готовности  к инновациям.

3. Исключение  двойственного толкования политики  организации помогает избежать нежелательных споров и конфликтов.

4. Поддержка  истинных ценностей организации  ее сотрудниками помогает ей  сохранить достигнутое знание  в период кризисов.

5. Обмен информацией  дает возможность руководству  понять, что происходит в действительности.

6. Связи с работниками организации помогают преодолеть их сопротивление необходимым переменам.

Таким образом, коммуникации имеют колоссальное значение в управлении, так как предоставляют  необходимые средства для выработки  и исполнения решений, осуществления  обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны знать основные методы и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования.

1.2 Основные  этапы и элементы коммуникационного  процесса

 

Коммуникации  по своей природе — это контакт, связь с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или  письменном виде посредством символов или действий. Передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации. Цель коммуникации — добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. В коммуникациях всегда участвуют элементы, без которых коммуникационный процесс не может происходить.

По крайней мере, необходимо два лица — отправитель и получатель.

Отправитель —  это любой индивид (сотрудник), имеющий  определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации.

Отправитель формулирует  смысл того, что и почему он хочет  передать другому участнику процесса коммуникации.

Кодирование —  перевод информации отправителя  в комплекс коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и  т.п.). Основной формой кодирования выступает  язык коммуникаций. [15, 21]

Сообщение —  информация, которую отправитель  передает желаемому получателю, формируется в результате кодирования. Отправитель ставит своей целью выражение сообщения в вербальной или невербальной форме. [15, 13]

Каналы, по которым  передается сообщение в организации, различны. Информация может передаваться путем личного общения, телефонных переговоров, групповых встреч, передачи сообщений по факсу, докладных и служебных записок, документов, графиками производства и отгрузки продукции и т.д.

Получатель  — индивид, воспринимающий сообщение  отправителя.

Декодирование — процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму. Коммуникация успешна, когда получатель получил и понял отправленное сообщение. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация.

Не следует отождествлять отправку сообщения и его передачу. Передача осуществляется только в случае, когда получатель реально получил сообщение.

Результаты  декодирования зависят от навыков, установок, знаний, ожиданий, социокультурной  среды получателя.

Обратная связь — присутствует, когда получатель демонстрирует реакцию на полученное сообщение. Это может быть любой сигнал получателя отправителю — кивок, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте и т.д. Дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию.

Когда адресат, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае устанавливается двусторонний, коммуникативный процесс, который представлен на рисунке 1.1.

 

 

 

 

Рис. 1.1 - Этапы  коммуникации и основные ее элементы

 

По видам  коммуникации различают:

1. По субъекту и средствам коммуникаций: межличностные и коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий;

2. По форме общения: вербальные и невербальные;

3. По каналам общения: формальные и неформальные;

4.По организационному признаку (по пространственному расположению каналов): вертикальные и горизонтальные

5. По направленности общения: нисходящие и восходящие. [21, 22]

Межличностные коммуникации — коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с  помощью слов и несловесных средств общения.

Коммуникации, осуществляемые с помощью технических  средств, информационных технологий в  современных условиях приобретают  важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий (УИС) и др. Менеджеры с помощью УИС могут, например, обратиться к другим сотрудникам за информацией, нужной для решения проблем, а могут также изучить литературу о современных достижениях в какой-либо интересующей их области.

Вербальные  коммуникации — коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования.

Большую часть  рабочего времени многие менеджеры  тратят на личное общение с другими  индивидами. Достоинствами устных коммуникаций являются быстрота, спонтанность и  возможность широкого использования невербальных сигналов одновременно со словами. По данным А. Мейрабиана лишь 7% сообщений определено их вербальным содержанием, 93% имеет невербальную природу, из которых 38% определено модуляцией голоса, а 55% — выражением лица. [22, 45]

Невербальные  коммуникации — сообщения, посланные  отправителем без использования  устной речи как системы кодирования, с помощью жестов, мимики, поз, взгляда, манер и т.д. Они выступают как  средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. С помощью вербальных коммуникаций передается информация, а невербальные коммуникации передают отношение к партнеру по сообщению.

Формальные  коммуникации — позволяют упорядочивать  и ограничивать информационные потоки; определяются существующими регламентами:

•  организационными (схема организационной структуры),

• функциональными (положение об отделах и службах, содержащее раздел «Взаимосвязи между  подразделениями»).

Формальные  коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления.

Неформальные  коммуникации — социальные взаимодействия между людьми, выражение человеческой потребности в общении; дополняют  формальные коммуникации. Неформальную систему коммуникаций часто называют «виноградной лозой», информация в ней часто распространяется с помощью слухов. По данным некоторых исследователей слухи по меньшей мере на 75% являются точными.

Информация  по каналам передается по вертикали  — сверху вниз, снизу вверх, а  также в горизонтальной плоскости. Способы неформальной коммуникации представлены в Приложении 1.

Неформальное  общение также несет в себе различную мотивацию.

Таблица 1.1

Виды слухов

Виды слухов	Краткая характеристика
«Мечты и  чаяния»	Отражают желания  и надежды людей, инициирующих слухи. Это наиболее позитивные слухи, способствующие творчеству работников

 

Продолжение таблицы 1.1.

Виды слухов	Краткая характеристика
Слухи-«пугала»	Возникают на почве  страхов и опасений работников, вызывая  беспокойство в коллективе, могут нанести ущерб
«Вбивание клиньев»	Продиктованы  агрессивностью, порой и ненавистью, наиболее агрессивный тип. Наносят  урон как репутации компании, так  и отдельных работников
Финальный слух	Вызван предполагаемыми  действиями в будущем, длительное время  ожидаемыми сотрудниками

Нисходящие  коммуникации — коммуникации, направленные сверху вниз от руководителя к подчиненным.

Восходящие  коммуникации — коммуникации, направленные снизу вверх от подчиненных к  руководителю.

Горизонтальные  коммуникации — коммуникации, направленные на координацию и интеграцию деятельности сотрудников различных отделов и подразделений на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации.

Диагональные  коммуникации — коммуникации, осуществляемые работниками отделов и подразделений  различных уровней иерархии. Они  используются в случаях, когда коммуникации работников организации другими  способами затруднено.