Понятие и сущность коммуникаций в организации

Существуют  также вертикальные коммуникации, которые рассмотрены в таблице 1.2.

Таблица 1.2

Характеристика  вертикальных коммуникаций

Вид коммуникации	Цели	Виды передаваемой в  сообщении информации
Нисходящие	Поставить подчиненным конкретные задачи по выполнению работы. Оперативно сообщить новости о деятельности организации. Осуществить инструктирование по выполнению работы. Обеспечить обратную связь с подчиненными по результатам деятельности. Предоставить всю информацию, необходимую для выполнения работы.	Об изменениях в политике организации.   О бюджете организации, его изменении, исполнении. Директивы вышестоящих органов управления.   О новых системах и процедурах.   Инструкции, информация для выполнения заданий. 6. О кадровых перемеще      ниях и  реорганизациях.

Продолжение таблицы 1.2.

Вид коммуникации	Цели	Виды передаваемой в  сообщении информации
Восходящие	Получить достоверную информацию о ходе выполнения работы и конечных результатах. Обеспечить обратную связь с руководителем о полученных заданиях. Изучить мнение подчиненных по интересующим вопросам. Получить представление об улучшении деятельности организации	Отчеты о выполнении работы, возникших в ходе работы проблемах.   Обращения с просьбой получить консультации по интересующим вопросам. Жалобы подчиненных.     Предложения подчиненных

 

Межличностные коммуникации. Эффективность межличностных  коммуникаций зависит прежде всего  от обратной связи. С ее помощью отправитель  понимает, передано ли сообщение, получено ли оно и правильно ли понято получателем. Именно наличие обратной связи превращает коммуникацию в двусторонний процесс.

Получатель  должен быть убежден в компетентности отправителя. В зависимости от своей  компетентности, предшествующего опыта  разные люди по-разному могут интерпретировать одно и то же сообщение, что обусловливает различные подходы к кодированию и декодированию информации. При некомпетентности отправителя коммуникация может не состояться.

На межличностные  коммуникации влияют следующие факторы, представленные в Приложении 2.

Доверие получателей  к отправителю как к руководителю, так и к личности — также важное условие осуществления коммуникации. При этом получатель должен признавать право отправителя на передачу сообщения.

В отношении  ожиданий получателя важно отметить, что люди хорошо воспринимают только то, что они готовы воспринять. Неожиданная информация может не восприниматься.

На эффективность  межличностных коммуникаций влияет совместимость любого рода. Психологическая  несовместимость отправителя и  получателя, неприятие получателем  целей и задач, которые формулируются в сообщении разрушают коммуникацию.

Статус отправителя  может быть по-разному воспринят  получателем. Получатель может признавать его и выполняет указания отправителя, переданные в сообщении, а может  воспринимать статус как личную угрозу, что препятствует коммуникации и даже прерывает ее.

Межличностные коммуникации зависят от социокультурной  среды, в которой они осуществляются, включающей традиции, обычаи, системы  ценностей и т.д.

При общении  представителей различных национальных культур необходимо учитывать этот фактор. Культурные различия проявляются как в вербальном, так и в невербальном общении.

Характеристики  эффективной обратной связи следующие:

1. Направленность. Цель эффективной обратной связи  — улучшение качества работы  каждого отдельного работника, повышение его ценности. Она не должна унижать чувство собственного достоинства или затрагивать репутацию человека.

2. Конкретность, конструктивность. Эффективная обратная  связь должна обеспечить получателей  конкретной информацией о состоянии дел, благодаря которой они могут понять, как исправить сложившуюся ситуацию.

3. Описательный  характер. Эффективная обратная  связь должна не оценивать  деятельность работника, а объективно  описывать, что он реально сделал.

4. Полезность. Эффективная  обратная связь предоставляет информацию, которую работник может использовать для улучшения качества своего труда.

5. Своевременность.  Чем скорее осуществляется обратная  связь, тем лучше для дела.

6. Желание и  готовность работников к восприятию  обратной связи. Если работникам навязывают обратную связь, она оказывается значительно менее эффективной.

7. Ясность, четкость  выражения, понятность получателю. Получатель обратной связи должен  ясно ее понимать.

При визуальном контакте отправитель может следить  за выражением лица ее получателя.

8. Надежность  и достоверность характеризуют,  насколько получатель доверяет  полученной по обратной связи  информации и насколько верно  она отражает реальное состояние  дел. 

Искажение при  передаче может повлечь за собой  как неверную реакцию руководителя, так и последующие неверные измерения в действиях подчиненного.

В процессе общения  в различных ситуациях и между  разными участниками коммуникационного  процесса всегда присутствуют барьеры  на пути эффективных коммуникаций. Рассмотрим некоторые возможные из них в таблице 1.3.

Таким образом, из рассмотренного выше можно сделать  вывод, что коммуникации осуществляются в различных видах и формах, исследование которых позволяет  определить способы повышения их эффективности.

 

Таблица 1.3

Коммуникативные барьеры

 

Примеры коммуникативных  барьеров. Тип барьера	Примеры проявлений
Личностные	психологическая несовместимость отправителя и получателя. Различия в ценностных суждениях; компетентность отправителя и получателя (знания, квалификация, навыки, опыт); негативный прошлый опыт коммуникаций; селективное восприятие информации; неумение слушать собеседника; фильтрация информации; вредные вербальные привычки (слова и звуки-«паразиты»: «так сказать», «э-э», «это самое» и т.д. вредные невербальные привычки (жесты, мимика и т.д.)
Физические	отвлекающий шум, временно заглушающий голос, передающий сообщение; расстояние между людьми во время общения; «Стены»; помехи во время радиопередачи .
Семантические	Различное понимание  слов, рисунков, действий (мимики, жестов, пантомимики).
Языковые	различное понимание одних и тех же слов и выражений; жаргон, используемый в данной группе; слэнг.
Организацион ные	многоуровневость; рарушение нормы управляемости; излишняя централизация, что приводит к информационной перегрузке центра; излишняя дифференциация подразделений, в результате чего их сотрудники замыкаются на решении проблем собственного подразделения и обмен информацией между ними ограничивается; неопределенность обязанностей и прав.
Культурные различия	Культурные различия, проявляющиеся, например, в: пунктуальности, точности начала совещаний, переговоров и т.п.; дистанции между общающимися людьми; использовании вульгаризмов в деловой беседе; приверженности своему языку при проведении переговоров; манерах держаться, например, при японцах нельзя держать руки в карманах; использовании различных жестов; тоне, громкости голоса при переговорах и т.п.
Временные	Дефицит времени общения .
Коммуникационные перегрузки	часть сообщений отсеивается, даже не декодируется трудность или невозможность упорядочить информацию, содержащуюся на многообразных носителях.
Различия в статусе	Один из участников коммуникации боится высказать свое мнение, боится задать вопрос, не желая выглядеть  некомпетентным.

 

Особого внимания заслуживают межличностные коммуникации, которые зависят от множества  факторов. Изучение влияния различных  факторов, таких, как, обратная связь, статусные  различия, компетентность, доверие  и совместимость работников, культурные различия и многие другие, позволит изучить процессы межличностных коммуникаций.

1.3 Коммуникационные  сети, их виды

Линия, связывающая  две организационные единицы, называется каналом.

Если канал  в момент передачи обмена информацией  связывает более двух организационных единиц, он образует информационную сеть.

Сети могут  быть открытыми и закрытыми. [24, 10]

Открытой считается  сеть, в которой в точках выхода каналов поток информации может  остановиться, так как дальше пути нет. Вернуться он может только тем  же путем, каким пришел. Виды коммуникационных сетей представлены в Приложении 3.

В замкнутой (закрытой) информационной сети информация может  вернуться к отправителю по другому  каналу, отличному от того, по которому была послана. Однако точка возврата необязательно будет исходной, сообщение может поступить в замкнутую сеть извне.

«Колесо». Вся  информация стекается к сотруднику, занимающему центральное положение. Иногда эту сеть называют «звезда». Силовые линии исходят из центра. В сетях типа «колесо» представлена формальная централизованная иерархия власти, при которой подчиненные осуществляют коммуникации друг с другом через своего начальника. «Колесо» позволяет начать действовать быстрее. Информация из центра одновременно посылается во все точки. Здесь всегда ясно, кто несет ответственность, достигается больше порядка.

Это наиболее устойчивый тип сети, в ней трудно образовать неформальный канал. Однако «колесо» сильно зависит от личностных характеристик  лидера (центра). Может возникнуть информационная перегрузка центра. Возможна фильтрация информации центром.

«Цепочка» —  линейная связь. Поток информации идет по прямой от А к Б, В, Г, Д и наоборот. «Цепочка» эффективна при выполнении повторяющихся, стандартных, рутинных операций, но плохо подходит для  работы в постоянно изменяющихся условиях.

«Шпора» или  «Игрек (Y)» аналогичны «колесу», но включают три уровня, пункт А старше всех. Он несет ответственность за всю организацию, его контрольные функции (подлинная власть) в большей степени зависит от действий Б в его промежуточной позиции. Б — центр реальной власти в «шпоре». Этой властью можно пользоваться как в интересах А, так и в собственных интересах Б, возможно, и в интересах В, Г, Д. «Шпора» используется для снижения информационной перегрузки центра, отмеченной в «колесе», при этом следует тщательно продумать работу В. Централизованные сети типа «шпора» и «Y» эффективны при решении простых проблем.

«Вертушка»  используются в ситуациях, когда  группы осуществляют коммуникации по кругу. Здесь возможен обмен мнениями, хотя есть опасность искажения информации при ее интерпретации.

«Круг» —  коммуникации осуществляются между  людьми, расположенными рядом друг с другом. В «круге» более благоприятный  климат, он менее устойчив, чем «колесо».

«Всеканальные»  сети — полностью децентрализованные сети. В них формальное лидерство разделено или полностью отсутствует. Человека (лидера), контролирующего работу сети, в этой схеме нет.

Этот тип  сети используется, когда необходимо участие всех сотрудников в решении  сложных проблем. Здесь каждый при желании имеет возможность высказать свое мнение. В этой сети больше энтузиазма, деловой активности, творческой работы сотрудников. Она быстрее поддается совершенствованию. В ней воспитываются лидеры, обеспечивается равноправный доступ ко всей информации. Достоверность и надежность информации высока, ее контроль более тщательный может осуществляться из нескольких точек, доступна проверка информации.

К основным недостаткам  всеканальной сети можно отнести  опасность группового единомыслия, неадекватность оценки трудностей (в группе — и «море по колено»), возникает угроза нарушения стабильности и порядка, появляется опасность необъективного подхода к выбору лидера.

Во вторичных  сетях типа «тент», «палатка», «дом»  позиции Б и В, Г и Д находятся  на одних организационных уровнях. Стрелки показывают направление силовых линий, информация идет в обоих направлениях.

«Тент» —  здесь две разные силовые линии  идут от руководителя А, который организует и обрабатывает информацию. Это очень  сильная и устойчивая сеть при условии четко определенной власти и ответственности. Здесь возникает минимум неофициальных взаимодействий.

«Палатка» образуется, когда руководитель в позиции  А («босс») решает, что его старшим  подчиненным Б и В выгоднее вместе заняться общими делами, прежде чем передавать их наверх. Верхние позиции А, Б, В образуют замкнутую сеть — небольшой круг, с каналом между Б и В.

«Палатка» может  быть очень эффективной и действенной  при условии четкого определения  прав и обязанностей Б и В. В  противном случае возникает широкая область неопределенности или потенциальных разногласий, требуется постоянное вмешательство; пункта А производительность сети снижается.

«Дом» получается, когда возникает новый официальный  канал Е-Д, это полностью замкнутая  система. Возможна связь каждого пункта с другими точками по нескольким каналам.