Понятие и сущность коммуникаций в организации

Здесь три круга  коммуникаций: большой, объединяющий всех членов сети и два малых — А, Б, В и Б, В, Г и Д.

С организационной  точки зрения «дом» — самая  уязвимая из всех информационных сетей  из-за множества официальных каналов, по которым от одного пункта к другому передается информация.

Рассматривая  групповые процессы и их эффективность, важно определить, какой вклад  вносит каждый из членов группы в выполнение стоящих перед ней задач. Об этом дает представление анализ коммуникаций в группе.

Таблица 1.4

Содержание групповых коммуникаций

 

Вид коммуникации	Пояснение (смысл поведения членов  группы)
Предложение	Новое предложение, идея, определенный образ действий
Поддержка или сотрудничество	Отстаивание своей позиции или поддержка идеи коллег, заботящихся об общей идее, миссии, цели группы
Обоснование	Развитие идеи или  предложения коллеги
Содействие	Обеспечение надежной информацией  всегда готовых к работе членов группы и подталкивающих остальных к достижению высокой производительности
Несогласие	Критика позиции других членов группы
Вызов	Члены группы, для которых  свойственны прямота и открытость, оспаривают цели, методы и даже этику  группы. Они спорят с лидером. Вдохновляют  группу на решения, которым сопутствует тщательно взвешенный риск.
Предоставление информации	Предоставляют новые  факты или проясняют идеи и  мнения
Поиск информации	Стимулирование поиска фактов, предложений, идей или высказывания мнений другими членами группы
Установление согласия, разрешение конфликта	Призывы к согласию и  установление его, способствующие созданию спокойной рабочей атмосферы, предупреждению и разрешению конфликтов

 

Из таблицы  видно, какое многообразие видов  коммуникации присутствует в организации  и на что конкретно направлен тот или иной ее вид.

1.4. Коммуникации в  современных организациях

Обмен информацией охватывает разные части организации Конечно, обмен информацией в организациях не всегда так эффективен, как следовало  бы. На деле люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

Свою специфику имеют  коммуникации в малых группах. В  отличие от массовых коммуникаций члены  малой группы имеют возможность  высказывать собственные суждения, что повышает возможность потенциальных  способностей. При обсуждении информации в малой группе руководитель с целью повышения эффективности коммуникации должен поощрять аргументированные высказывания и ценные предложения, добиваться точности и объективности информации. Критикуя идеи и утверждения, нельзя переносить критику на личности, тем более обсуждать их личные качества, нужно уважать мнения других лиц, а также групп, если они содержат ценные предложения и рекомендации.

В организациях коммуникации осуществляются одновременно сверху вниз, снизу вверх, а также горизонтально. Коммуникации между руководителями и подчиненными преимущественно осуществляются сверху вниз. Информационное воздействие, которое преобладает в таких коммуникациях, строится как по общим, так и по специфическим принципам и правилам, предполагающим их знание, умение ими пользоваться и приобретение соответствующего опыта. Наиболее правильно организована система коммуникаций в тех организациях, в которых все сотрудники задействованы в организационных коммуникациях. При этом не имеется ввиду, что все участники коммуникационных процессов в равной степени управляют информационными потоками. Руководитель должен учитывать настроенность как своей, так и противоположной стороны, взаимные ожидания, уметь сопереживать. Чем выше ранг руководителя, тем больше информации проходит через него. Однако руководитель должен обеспечить прохождение информации и в те звенья коммуникативных цепей, которые нуждаются в этой информации.

Руководители, придерживающиеся либерального стиля управления, используют неформальную многоканальную систему коммуникаций. Они поощряют расширение связей по всем направлениям. Отсюда коммуникативные связи отражают структуру организации, а информация доходит до получателя достаточно полной и адекватно отражает состояние дел.

Консервативный стиль управления поощряет хорошо структурированную цепь команд. Ограничивается число связей, коммуникации осуществляются преимущественно сверху вниз. Качество коммуникации всегда соответствует требованиям организации. Много информации искажается или теряется в каналах прямой и обратной связи.

Разделение труда между  работниками и функций между  подразделениями упрощает коммуникации в организациях. Организации разрабатывают  системы коммуникации, которые тщательно  учитывают потоки информации и точность реализации коммуникативных процедур в каждом звене. Параллельно со структурированной сетью коммуникаций в организации вольно или невольно образуется параллельная неформальная сеть, которая может или помогать работе основной сети или, наоборот, препятствовать ей. В авторитарной системе коммуникаций чаще всего неформальная сеть коммуникаций препятствует работе основной сети коммуникаций, а в либеральной сети становятся способствующими осуществлению оптимальной коммуникационной связи и максимально точной передачи информации.

Значение коммуникаций для руководителей  в том, что они являются главным  инструментом выполнения руководителями функций управления по следующим  причинам:

1. правильно организованные коммуникации способствуют повышению эффективности управления;

2. коммуникации способствуют утверждению авторитета руководителя;

3. коммуникации повышают эффективность функционирования всех других сфер жизнедеятельности организации.

Поэтому руководители не менее трех четвертей своего времени тратят на формирование взаимодействия как внутри организации, так и вне ее.

Можно выделить четыре основные функции коммуникативности: контроль, мотивация, эмоциональное выражение  и передача информации.

Коммуникативность выполняет  функцию контроля поведения членов группы. Коммуникативность усиливает  мотивацию, повышая осознанность действий путем доведения до работников сведений о том, что должно быть сделано, почему эту работу нужно выполнить так  и в указанные сроки.

Предприятие, будучи заинтересованной стороной, занимает в системе маркетинговых  коммуникаций активную позицию и  инициирует различного рода общение, направленные на целевые контактные группы (аудитории), с задачей изменить их поведение, позиции, поступки, действия в пользу предприятия, его хозяйственной, коммерческой и общественной деятельности.

Из приведенной в Приложении 4 таблицы видно, насколько сложной и многообразной может быть коммуникационная система современного предприятия. При этом перечень контактных целевых групп и задач целевого воздействия предприятия на эти группы не следует считать исчерпанным. В каждой конкретной рыночной ситуации могут возникнуть совершенно новые (более узкие или более широкие) контактные аудитории, требующие определенного целевого воздействия со стороны предприятия для получения положительного эффекта в рамках его хозяйственной и коммерческой деятельности. Планирование и осуществление на практике маркетинговых коммуникаций - дело творческое, не терпящее рутины.

 

1.5. Средства  коммуникаций для современной  организации

Бурное развитие технологий, а точнее сказать –  информационных технологий, способствовало радикальному изменению способа коммуникации и обмена информации между членами организации. Так, например, это позволило в значительной мере расширить возможности менеджера следить за производительностью групп или отдельных работников, повысить скорость принятия решений и обмен информацией. Наибольшее влияние на способ передачи и обмена информацией между организациями оказали два крупнейших изобретения в информационных технологиях – создание компьютерных сетей и средств беспроволочной (беспроводной) связи.

Современные средства коммуникации, которые могут использовать современные организации:

• электронная почта,
• голосовая почта,
• факс,
• телеконференция,
• видеоконференция,
• электронный обмен данными,
• интрасети, или внутренние сети.

Рассмотрим, как  информационные технологии повлияли на организацию рабочих мест в современных организациях.

Общение и обмен  информацией меду персоналом организации больше не ограничены временем или пространством.

Уничтожение физических и пространственных ограничений  означает, что структура современной  организации должна не только поддерживать, но и способствовать движению информационных потоков с высокой скоростью. Благодаря этому появились новейшие организационные схемы виртуальных организаций, обучающих организаций, организации без границ и пр.

Благодаря развитию информационных технологий в организации  появляются новые профессии – так, например, «читатель электронной почты».  

Профессия: читатель электронной почты. Американская компания «Forrester Consulting» обнаружила, что в США до 44% крупных корпораций принимают на работу людей, чья обязанность – читать электронную почту. Как выяснилось, читатели электронной почты необходимы для проверки исходящих писем на предмет наличия в них информации представляющей коммерческую тайну или интеллектуальную собственность.

Такого рода контроль – со штатными или без  них – осуществляется в 48% крупных  компаний. В целом же содержанием исходящей электронной почты в той или иной мере обеспокоены от 71% до 76% корпораций, работающих в сфере информационных технологий. Причём руководителей 64% компаний, помимо тайн, волнует распространение порно и непристойных шуток. [27]

Электронная почта  вообще вызывает много нареканий. Как  выяснили по результатам опроса представители IT-компаний исследователи из «Message Labs», 60% фирм готовы отказаться от ее использования, если ситуация с распространением вирусов и спама не изменится в лучшую сторону. Остальные 40% признали, что испытывают «волнение» в связи с угрозами их бизнесу, так  или иначе исходящими от электронной почты. Только 29% опрошенных выразили какой-то оптимизм по этому поводу. Надежда только на то, что e-mail через какое-то время безнадежно устареет и сольется с другими видами коммуникаций, вроде беспроводной и мгновенной передачи данных. [27]

Новые информационные технологии позволяют создать виртуальные  рабочие места. При такой организации  используются огромные офисные помещения, оснащенные передвижной мебелью, переносными телефонами и портативными компьютерами.

Другой вариант  организации рабочих мест – принцип  телеработы, когда служащие связаны со своим рабочим местом через компьютер.

 Совершенствование  информационных технологий может как повысить эффективность коммуникаций, так и снизить ее.

Подведем основные итоги по первой части дипломной  работы:

Значение коммуникаций трудно переоценить, они важны для руководителей организаций по следующим причинам:

1. Коммуникации необходимы для эффективности управления;

2. Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;

3. Хорошо налаженные коммуникационные сети содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

4. Коммуникации  имеют сложную и гибкую структуру.  Только знание закономерностей  построения коммуникаций может  принести успех.

5. Для современных  организаций существует необходимость улучшать систему коммуникационных связей внутри организации для более успешной работы. Руководитель играет особую роль в организации внутриорганизационной коммуникации.

6. В настоящее  время существует разнообразие  средств коммуникационной связи  для современных организаций, использование которых позволит совершенствоваться и успешно конкурировать.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Анализ коммуникаций в ООО «Капитал»

 

2.1. Анализ рынка  услуг компаний по перевозке грузов в г.о. Тольятти

В настоящее время понятие современной организации включает в себя очень много факторов. Сегодня рынок услуг способен предложить абсолютно любые услуги, которые некоторое время назад еще не были востребованы.

В современном обществе довольно перспективным  и эффективно развивающимся видом предоставления транспортных услуг, несомненно, является такой вид услуг, как грузоперевозки. Число компаний, фирм, предприятий готовых осуществлять грузоперевозки растёт в буквальном смысле на глазах. Виной тому не что иное, как человеческие потребности в данном виде услуг. Насыщение рынка, товарное перепроизводство приводит к тому, что грузоперевозки становятся в первые ряды востребованных населением услуг.