Шпаргалка по "Деловым коммуникациям"

1

Основы деловых коммуникаций

Деловая коммуникация – это процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, сервисной и т.д.

В деловой коммуникации предметом  общения является совместная деятельность (общее дело), а партнер по общению  всегда выступает как личность, значимая для другого. Продуктивное сотрудничество, сближение целей и позиций, улучшение партнерских отношений – основные задачи деловой коммуникации.

В совместной деятельности можно выделить ряд обязательных элементов: единая цель; общность мотивов, побуждающая  индивидов к совместной деятельности; взаимосвязанность участников; наличие  единого пространства и времени  выполнения индивидуальных действий; разделение единого процесса деятельности на отдельные функции и их распределение  между участниками; координация  индивидуальных действий, необходимость  управления ими.

В отличие от личностно - ориентированного общения, предметом которого выступает  характер отношений между его  участниками, цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения. Это взаимодействие людей подчинено  решению конкретной задачи, стоящей  перед организацией, что накладывает  определенные рамки на поведение  людей. 

Специфической особенностью деловой коммуникации является её регламентированность, т. е. подчиненность установленным правилам и ограничениям.

Эти правила определяются типом делового общения, формой, степенью официальности, конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися, а также национально-культурными традициями и общественными нормами поведения.

2

коммуникация  как процесс

Основная  цель коммуникации — обеспечить взаимопонимание людей, участвующих в информационном обмене. Однако сам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения. Довольно часто передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, коммуникации — неэффективными. Для того чтобы лучше понять сущность процесса обмена информацией и условия его эффективности, рассмотрим основные элементы и стадии коммуникационного процесса.

Процесс коммуникации возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.

Отправитель - лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой им информации.

Сообщение - информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.

Канал связи - средство передачи информации.

Канал связи - лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

3

Элементы коммуникации 
Процесс коммуникации включает четыре базовых элемента. 
1. Отправитель — лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи. 
2. Сообщение — собственно информация, закодированная в символы. 
3. Канал — средство передачи информации. 
4. Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует. 
В ходе коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны одинаково поняли исходную идею.

4

Коммуникативный процесс: производство, мультипликация, распространение, прием, распознавание, использование информации

Коммуникативный процесс  можно разделить на 5 этапов: 1) производство информации (источник); 2) мультипликация (кодирование); 3) распространение (канал); 4) прием (декодирование); 5) использование  информации (получатель). Некоторые специалисты выделяют обратную связь как отдельный этап и необходимый атрибут коммуникативного процесса. На каждом этапе передаваемая информация подвергается различным изменениям, кроме того, значение самих этапов в процессе коммуникации неравноценно и может изменяться в зависимости от той ситуации, в которой происходит коммуникация.

2.1. Понятие коммуникации: цели, функции,  этапы

Коммуникация как процесс представляет собой обмен смысловой информацией между людьми, при котором

сообщение или сигнал в  виде скомпонованных определенным образом  знаков или символов передается целенаправленно, принимается избирательно в соответствии с определенными правилами, независимо от того, приводит ли этот процесс к  ожидаемому результату. Основные элементы коммуникативного процесса (отправитель (источник, коммуникатор); сообщение; канал; получатель информации) будут рассмотрены  в разделе 2.2.

Изучение и осмысление современной коммуникалогии рассматривается учеными в нескольких конкретно-научных парадигмах, это различные подходы технократического (механистического) и интеракционного (деятельностного) характера.

В механистической парадигме  под "коммуникацией" понимается однонаправленный процесс передачи закодированной информации от источника сообщения и приема ее получателем с последующим  декодированием и использованием.

В деятельностном подходе коммуникация понимается как совместная деятельность участников коммуникации, в ходе которой вырабатывается общий (до определенного предела) взгляд на вещи и действия с ними.

Для механистического подхода  характерно рассмотрение человека как  определенного рода механизма, действия которого могут быть описаны определенными  конечными правилами. Контекст внешней  среды коммуникации здесь рассматривается  как шум, помеха. В ряде случаев  для отдельных прикладных применений теории коммуникации и простоты усвоения возможно использование механистических  метафор (обмен информацией и  т.д.), учитывая при этом некоторую  их условность.

Для деятельностного подхода характерны процессуальность, континуальность, контекстуальность. В целом этот подход более близок к реальной жизни и более гуманистичен, направлен на объяснение процесса взаимодействия между людьми и указания значения и места человека в социуме.

Коммуникация происходит не только в человеческих социальных системах. Она характерна и для  животных (брачные танцы птиц, токование  глухаря, язык пчел и др.), и для  механизмов, т.е. созданных человеком  предметов (трубопроводы, канализация, транспорт, телеграфные и телефонные сигналы, взаимосвязь компьютеров  в интернете и т.п.; при этом сюда не следует включать человеческую коммуникацию с помощью механизмов). Определенного рода коммуникации можно  наблюдать даже в той части  природы, которую мы привыкли рассматривать  как "неживую", например между некоторыми растениями. Так, африканская акация с помощью выбрасывания в окружающее пространство определенных химических ферментных соединений способна сообщать другим деревьям - акациям о нашествии жирафа, поедающего нежные древесные побеги. Получив подобную информацию, очень быстро листья окружающих деревьев приобретают все качества, характерные с точки зрения животного для несъедобной пищи.

Коммуникация - это сложный  процесс, состоящий из взаимозависимых  шагов, каждый из этих шагов необходим  для того, чтобы сделать наши помыслы  и действия попятными другому  участнику данного взаимодействия.

Коммуникативный процесс - это обмен информацией между двумя людьми или между группами собеседников при помощи различных вербальных и невербальных средств по разным коммуникативным каналам.

 

5

Типы коммуникаций  

Внутриличностная коммуникация. Это коммуникация, возникающая внутри самого индивидуума. Он является и посылающей, и принимающей информацию стороной, его мысли и чувства облекаются в послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь – это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

Межличностная коммуникация. Это коммуникация с другим человеком. В межличностной коммуникации люди действуют и как принимающая, и как посылающая информацию сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом передачи – взгляд или звук, а обратной связью – ответ каждого участника коммуникации.

Коммуникация  в малой группе. Малые группы состоят из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих информацию. В связи с этим возникает большая вероятность недопонимания в группе. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, но каналы обратной связи и возможности для нее те же.

Общественная  коммуникация. В общественной коммуникации выступающий передает послание аудитории. Она возникает, когда группа слишком большая, чтобы все ее члены могли эффективно участвовать в ее работе. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе, но возможно использование технических средств(диаграммы, диапроекторы и т. д.). Возможности обратной связи ограничены.

Внутренняя  оперативная коммуникация. Это структурированная коммуникация в пределах организации, направленная на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация является частью деятельности организации. Примерами такой коммуникации являются связь между отделами предприятия, отчеты отдела реализации продукции или ведомости складского учета, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства.

Внешняя оперативная коммуникация. Эта коммуникация связана с достижением организацией своих целей или межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между организацией и образованиями, существующими вне ее.

Относится к взаимоотношениям с правительственными, государственными, региональными органами и общественностью. Успех каждой организации зависит  от ее внешней среды, поэтому этот тип коммуникации важен для продолжения  деятельности организации.

Личностная  коммуникация. Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече. Личностная коммуникация не является частью целей организации, но она важна. В организации обратная связь может осуществляться различными путями.

При непосредственном общении руководитель может использовать прямую обратную связь, в других случаях  ему приходится полагаться больше на косвенные методы обратной связи.

Сеть  коммуникаций. Существуют различные виды сетей коммуникаций. Различия между видами сетей следующие. Сеть коммуникаций в виде круга является активной, без лидера, неорганизованной, неустойчивой.

Сеть в виде колеса менее активна, имеет определенного  лидера, хорошо и устойчиво организована, более упорядочена. Многоканальная сеть представляет собой то же колесо, но со связью между подчиненными.

Структура сети коммуникаций влияет на точность посланий, на функционирование группы, на чувство удовлетворенности  ее членов.

 

6

Особенности личностной, межличностной, массовой, специализированной коммуникаций

Межличностная коммуникация осуществляется в тех видах общения, которые предполагают прагматические цели и конструктивность решений и готовность каждого партнера к адекватному поведению. А.П. Панфилова различает пять видов коммуникации: познавательную, убеждающую, экспрессивную, суггестивную, ритуальную. Для каждого из этих видов характерны свои цели и ожидаемый результат, условия организации, а также коммуникативные формы и средства.

Основным различием  системы межличностных отношений  и массовой коммуникации является то, что в рамках межличностной коммуникации устанавливается непосредственный контакт между индивидами с помощью  межличностных средств общения, в то время как в массовой коммуникации обмен информацией опосредуется техническими средствами коммуникации. Личностной коммуникацией является случайный обмен информацией  между людьми. Этот вид коммуникации отличается от межличностной тем, что носит случайный характер, тогда как межличностная коммуникация – целенаправленная деятельность человека.

Среди различных  типов коммуникаций, помимо личностной, межличностной, массовой и специализированной (деловой, профессиональной, политической и т. д.), особого внимания заслуживает визуальная коммуникация. Это объясняется тем, что специалист по связям с общественностью работает в особо организованной среде.

Визуальная  коммуникация – это передача информации посредством жестов, мимики, телодвижений. По данным специалистов, невербальными средствами передается около 65 % информации. Часто, чтобы дать понять человеку наше отношение к нему, мы ничего не говорим, а только смотрим на него с определенным выражением лица. Преимущество визуальной коммуникации в том, что она понятна большинству.

7

Познавательная коммуникация

Цель: расширить информационный фонд партнера, передать необходимую информацию, прокомментировать инновационные сведения.

Условия организации коммуникации: учет познавательных возможностей конкретных деловых партнеров, их индивидуальных установок на получение новой информации и интеллектуальных возможностей для ее переработки, понимания и восприятия.

Коммуникативные формы: лекции и семинары, доклады и сообщения, беседы и консультации, отчеты, а также письменные работы (рефераты, контрольные, курсовые, дипломные, проектные), позволяющие оценить степень усвоения теории вопроса, просмотр обучающих программ.

Коммуникативные средства и технологии: комментарий, аргументация и доказательство; характеристика причинно-следственных связей, сравнительный анализ; интерпретация новой лексики, резюмирование, использование вербальных и невербальных ключей доступа в аудиальный, визуальный и кинестетический каналы, речевая культура и ораторское мастерство.