Совершенствование систем коммуникаций организации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

УЛЬЯНОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕСТЕТ

 

 

 

 

 

 

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

 

 

 

 

 

 

Тема: Совершенствование систем коммуникаций организации

Автор дипломного проекта     С.В. Коротов

Специальность 061100 «Менеджмент организации»

Специализация

Руководитель проекта      А.Р. Трощий

Консультанты по разделам:

Экономическая часть      А.Р. Трощий

Экологическая и правовая часть    А.Н. Чекин

 

 

 

Допустить к защите:  

Зав. Кафедрой   

_________________________

_____ __________ _________

Содержание

Введение………………………………………………………………………………4

Глава1 Коммуникации в управлении………………………………………………..7

1.1 Коммуникации  – понятие и функции…………………………………………....7

1.1.1 Межуровневые коммуникации в  организациях…………………………………..……9

1.1.2 Коммуникации между различными отделами (подразделениями)………………....11

1.1.3 Коммуникации руководитель –  подчиненный и руководитель – рабочая группа..12

1.1.4 Неформальные коммуникации……………………………………………………..13

1.2 Коммуникационный процесс……………………………………………………...14

1.2.1 Зарождение идеи………………………………………………………………...15

1.2.2 Кодирование и выбор канала…………………………………………………...17

1.2.3 Обратная связь…………………………………………………………………...18

1.3 Коммуникационные сети и стили……………………………………………….20

1.3.1 Коммуникационные сети………………………………………………………20

1.3.2 Коммуникационные стили……………………………………………………..23

1.4 Межличностные коммуникации и барьеры………………………………………25

1.4.1 Преграды, обусловленные восприятием………………………………………...26

1.4.2 Семантические барьеры……………………………………………………………... 28

1.4.3 Невербальные коммуникации и  преграды………………………………………30

1.4.4 Плохая обратная связь……………………………………………………………31

1.5 Организационные коммуникации и  преграды на их пути………………………..32

1.5.1 Искажение сообщений……………………………………………………………32

1.5.2 Информационные перегрузки…………………………………………………….33

1.5.3 Неудовлетворительная структура  организации………………………………….34

1.6 Регулирование информационных потоков…………………………………………34

1.6.1.Управленческие  действия…………………………………………………………34

1.6.2 Системы обратной связи ………………………………………………………….35

1.6.3 Системы сбора предложений……………………………………………………..36

1.6.4 Информационные бюллетени и современная  информационная технология…..37

Выводы…………………………………………………………………………………38

Глава 2 Системы коммуникаций в ООО «Татнефть АЗС-Ульяновск» ……………40

2.1. Характеристика предприятия…………………………………………………….40

2.1.1 Общие положения………………………………………………………………..40

2.1.2 Цели и предмет деятельности…………………………………………………...40

2.1.3 Динамика развития предприятия…...…………………………………………...41

2.1.4 Поставщики, потребители, конкуренты………………………………………...43

2.1.5 Доля рынка организации. Тип рынка. Ценовая политика……………………..44

2.1.6 Эффективность деятельности  предприятия……………………………………45

2.2 Структура коммуникаций……………………………………………………….…45

2.2.1 Вертикальные коммуникации…………………………………………………...46

2.2.2 Горизонтальные коммуникации………………………………………………...49

2.2.3. Информации в коммуникационном процессе…………………………………51

2.3 Коммуникационные стили ………………………………………………………….52

2.4 Регулирование информационных потоков………………………………………...54

Глава 3 Рекомендации по совершенствованию коммуникаций ООО «Татнефть АЗС-Ульяновск»……………………………………………………………………….56

Глава 4 Организационно- экономическая эффективность рекомендаций....………57

Глава 5 Экологически-правовое обеспечение проекта..…………………………….61

Заключение……………………………………………………………………………..65

Список использованных источников…………………………………………………67

Приложение А………………………………………………………………………….70

Приложение Б…………………………………………………………………………..71

Приложение В…………………………………………………………………………..72

 

Введение

Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей.

Коммуникация – это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Коммуникация стала темой исследований сравнительно недавно не потому, что древние народы были в неведении о её важной роли, а потому что все «знали» о ее необходимости и принимали участие в распространении информации. Бернанд был одним из первых и, по крайней мере, одним из наиболее известных авторов, кто серьезным образом рассматривал коммуникацию на крупных предприятиях. Он рассматривал ее как средство, с помощью которого люди объединены в организацию для достижения общей цели. Это до сих пор остается основной функцией коммуникации. Без коммуникации невозможно и управление, потому что оно, с одной стороны опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой – формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и само управление.

Хотя коммуникация имеет широкое применение во всех областях управления, она особенно важна для осуществления функции руководства и лидерства. Согласно исследованиям руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации[21, С.185]. Это кажется невероятным, но понятно, если учесть, что руководитель занимается этим, для реализации своей роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно то, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникации связующим процессом.

Поскольку руководитель выполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции для формулирования целей своей организации и достижения их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.

Это означает, что для успеха индивида и организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации – одна из сфер возникновения проблем менеджера.

Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Цель работы – разработка всесторонне обоснованных рекомендаций по совершенствованию коммуникаций ООО «Татнефть АЗС—Ульяновск»

Задача работы – провести анализ состояния решаемой проблемы, выявить подходы, пути и методы решения проблем. Дать общую характеристику предприятия. Провести необходимые изучения коммуникаций организации, разработать рекомендации по совершенствованию коммуникаций. Выполнить экономическое и всестороннее обоснование рекомендаций: рассчитать ожидаемые экономический и организационный эффекты.

Для исследования процессов использовались методы анализа литературы, наблюдение и изучение документации ООО «Татнефть АЗС-Ульяновск». Эти методы были выбраны в связи с их доступностью и возможностью доступа к информации не являющейся конфиденциальной.

 

Глава1 Коммуникации в управлении

1.1 Коммуникации – понятие и функции

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии – осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

Существует две основные функции коммуникации: информационная и личностная. Первая осуществляет процесс движения информации, вторая – взаимодействие личностей. Эти две функции теснейшим образом связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и поличностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.

Если описать работу менеджера, то руководитель от 50 до 90% своего времени тратит на коммуникации [21, С.185]. Это кажется невероятным, но понятно, если учесть, что руководитель занимается этим, для реализации своей роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессе принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно то, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, можно назвать коммуникацию связующим процессом.

Исходя из того, что руководитель исполняет три роли и осуществляет четыре основные функции, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организаций в целом, необходимы эффективные коммуникации.

Хотя и признанно, что коммуникации имеют большое значение для организаций, опросы показа ли, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. По данным ещё одного опроса примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией является одной из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации — одна из главных сфер возникновения проблем [21, С.185]. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, необходимо учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители — это те, кто эффективен в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Думая об обмене информацией в организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. Хотя на приведённые выше случаи приходится большая часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий сложный процесс. Выявим, где снаружи и внутри организации требуются эффективные коммуникации. Если бы нужно было изучить, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы нацелить на какие-то вопросы, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.

Организации пользуются различными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они общаются с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок. В направлении отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется формированию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также информирует о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу различных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму и организация, имеющая профсоюз. Если профсоюз отсутствует, то организация может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Еще раз выделим, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., обращающиеся внутри организации, в основе своей являются ответной реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.