Автоматизация формирования, хранения и обработки отчетности

Без прикладных комплексов и программ деятельность предприятия достаточно часто оказывается проблематична и невозможна. Даже если она возможна, то только благодаря полной загрузке персонала фирмы. Вероятность ошибки повышается, эффективность падает и вполне возможна потеря контрагентов, крайне важных для предприятия и другие неприятные последствия.

Разработка  программы  для автоматизации формирования, хранения и обработке отчетности, документов и иных форм, непосредственно, связанных с амортизацией основных средств и нематериальных активов, предоставляемых в налоговые службы, а также используемых при ведении бухгалтерского учёта является наиболее трудоемкой работой, выполняемой на предприятии, т.к. большая часть работ в настоящее время выполняется вручную. Это предполагает обработку большого количества документов, срок действия которых ограничен. Все это требует значительных временных затрат. Поэтому в организации и встал вопрос об автоматизации.  Планируется, что после внедрения системы не только временные затраты, но и затраты, связанные с заработными платами персоналу, занимающимся данным видом деятельности резко уменьшатся.

Данное приложение целесообразно  использовать под управлением операционной системы MS Windows 2000 Server или MS Windows 2003 Server. В качестве системы управления базами данных (СУБД) выступает комплекс «1С Предприятие 7.7», версия под SQL Server, к тому же на предприятии заказчика имеются все вышеперечисленные средства и дополнительных затрат на их приобретение не требуется. Её преимущество перед обычной версией очевидно. С точки зрения построения прикладных систем это означает, что сервер баз данных берет на себя часть (временами значительную часть) нагрузки по обработке данных, разгружая компьютеры пользователей и, что может быть еще более важно, снижая нагрузку на сеть.

Все это позволяет  сократить, по предварительным оценкам, время подготовки к печати, обработки и контроля содержащейся информации, а также сократить эксплуатационные расходы в связи с сокращением работников, площадей, накладных расходов и времени выполнения расчетов.

2.2 Обоснование критериев сравнения разрабатываемой программы с аналогом

Автоматизированного аналога  на сегодняшний день не существует. Поэтому сравнение ведётся с  ручным способом ведения «Книги учёта доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя» (амортизация основных средств и нематериальных активов).

Новая разработка и аналог обладают следующим набором характеристик:

1. Быстродействие;
2. Точность расчета стоимости ;
3. Простота и удобство использования;
4. Гибкость;

Каждому i-ому (i=4) выбранному показателю для сравнения определим коэффициент [коэффициент его весомости (важности)]. Для этого каждый показатель оценим с использованием 10-ти бальной шкалы.

Нормированием n полученных оценок получают весовые коэффициенты :  

  , где .

Оценки характеристик  и их соответствующие весовые коэффициенты сведены в таблицу 2.1.

 

 

Таблица 2.1

Весовые коэффициенты,

 

№	Характеристика	Оценка характеристики, , балл	Весовой коэффициент,
	Быстродействие	8	0,23
	Точность стоимости  расчета	10	0,28
	Простота и удобство использования	8	0,23
	Гибкость	9	0,26
ИТОГО:

2.3 Определение сметы затрат на разработку программного продукта (ПП)

Капитальные затраты  на этапе разработки программного продукта состоят из:

1. Заработной платы разработчиков ;
2. Затрат на использование ЭВМ, орг. техники, ;
3. Затраты на приобретение расходных материалов (дискет, писчей бумаги, картриджа для принтера и т.д.), ;
4. Накладных расходов, .

В общем затраты на разработку программного продукта будут  определяться по формуле (1.1) [13].

   (2.1)

где –машинное время, ч; – стоимость одного часа машинного времени; m– количество разработчиков; – дневная заработная плата j-ого разработчика; – количество дней работы j-ого разработчика; – процент дополнительной заработной платы (15–20%); – процент отчислений на социальные нужды (26,0%); –накладные расходы (100 –200%).

Все данные для расчета  затрат на разработку программного продукта сведены в таблицу 2.2.

Таблица 2.2

Данные для расчета затрат на разработку ПП

 

№	Параметр	Обозначение	Значение
	Машинное время	, ч.	374,4
	Стоимость 1 часа машинного  времени	, руб./ч.	7
	Количество разработчиков	m	1
	Заработная плата разработчика (инженера)	, руб.	6000
	Заработная плата начальника отдела	, руб.	8500
	Количество дней работы инженера-разработчика	, дней	86,4
	Количество дней работы начальника отдела	, дней	20
	Затраты на приобретение расходных материалов (дискет, бумаги и т.д.) для разработки ПП.	, руб.	200
	Затраты на приобретение расходных материалов (бумаги чернил для принтера и т.д.) при использовании  ПП.	, руб.	150
	Процент дополнительной заработной платы	, %	20
	Процент отчислений на социальные нужды	, %	26,0
	Накладные расходы	, %	150

 

 

 

 

Для расчета затрат на разработку ПП необходимо определить продолжительность каждой рабочей операции (начиная с составления технического задания и заканчивая оформлением документации). Продолжительность работ в данном случае определяется с помощью экспертных оценок по формуле

, где  –ожидаемая длительность j-ой работы; и – наибольшая и наименьшая, по мнению эксперта, длительность работы. Все расчеты сведем в таблицу 2.3

Таблица 2.3

Длительность этапа разработки

 

№	Наименование работы	Исполнитель	Длительность работ, дней			Машинное время, ч.
	Подготовка исходных данных	Инженер	7	10	8,2	4	6	4,8
	Разработка ТЗ	Инженер	5	7	5,8	–	–	–
	Анализ ТЗ	Инженер	7	14	9,8	–	–	–
	Утверждение ТЗ	Начальник отдела	1	2	1,4	–	–	–
	Изучение справочной литературы	Инженер	10	14	11,6	–	–	–
	Разработка основных этапов работы	Инженер	12	14	12,8	–	–	–
	Разработка алгоритма программы	Инженер	3	10	5,8	–	–	–
	Разработка программы	Инженер	15	20	17	120	160	136
	Отладка программы	Инженер	5	10	7	40	80	56
	Технико-экономическое обоснование	Инженер	5	10	7	12	18	14,4
ИТОГО:			70	111	86,4	176	264	211,2

Для наглядности можно  представить выполнение работ графически (рис. 2.1). По графику можно найти продолжительность этапа проектирования . Отсюда =86,4 дней

 

Рис. 2.1 График организации работ

 

Зная все данные, рассчитаем затраты на разработку программного продукта по формуле (2.1)

 

 руб.

2.4 Расчет и сопоставление эксплуатационных расходов

Данный программный  продукт разрабатывался из расчета на то, что в организации, в которой будет применяться  разработка, уже имеются ПЭВМ, и для их обслуживания в штате есть информационный работник. Число персональных ЭВМ в подобных организациях должно быть не менее двух.

В эксплуатационные расходы включаются:

1. Затраты на заработную плату информационных работников;
2. Затраты на заработную плату персонала;
3. Расходы на функционирование программ (пакета программ).

Эксплуатационные расходы определяются по формуле (2.1).

Так как автоматизированного аналога нет,  сравнение ведем с ручным расчетом расчета.

Решение одной подобной задачи до внедрения занимало 528 часов, а после внедрения, как показало решение контрольных примеров, оно займет 24 часа. Данная задача выполняется 4 раза в год (формирование отчетности и предоставление её в налоговые службы). Следовательно, в год это время составит

 часов;

часов.

До внедрения  в  работе был задействован один человек — начальник отдела. Заработная плата его составила 8500 руб. (см. таблицу 2.2). Поэтому затраты на заработную плату в год (при 22 рабочих днях в месяце) составили

руб./год

После внедрения программы  решение задачи стало составлять 96 часов в год. Для обслуживания  программы необходим инженер с заработной платой 6000 руб./мес. Предположим, что для обслуживания разработанной программы и одной ЭВМ тратиться 10% рабочего времени инженера. Отсюда расходы на содержание персонала  по формуле (2.1) составят

 

 руб./год

2.5 Расчет годового экономического эффекта от освоения нового программного продукта

Годовой экономический  эффект от использования нового ПП определяется по формуле

                                      ,                                               (2.2)

где B– годовая экономия (выигрыш)средств, затрачиваемых на разработку в результате ее внедрения; – единовременные капитальные затраты на разработку ПП; – нормативный коэффициент [ =0,25 (25%)].