Автоматизация формирования, хранения и обработки отчетности

Режим восстановления последовательности позволяет автоматически выполнить перепроведение всех документов, относящихся к последовательности от текущей позиции границы последовательности, до указанного момента.

Восстановление последовательностей  может выполняться только в монопольном  режиме, так как подсистема должна гарантировать неизменность итогов на момент перепроведения документов.

Если в подсистеме установлена компонента «Бухгалтерский учет» и в структуре метаданных существует хотя бы один план счетов, в дерево метаданных на ветвь «Документы» добавляется предопределенный документ «Операция», предназначенный для ввода информации о хозяйственных операциях.

Назначение этого вида документов будет кратко изложено ниже. Для ввода информации о хозяйственных операциях в подсистеме используется специальный объект метаданных — «Операция». Он позволяет занести в систему информацию о хозяйственной операции и зафиксировать дату и время совершения операции, сумму операции, и некоторые дополнительные сведения, состав которых можно определить в Конфигураторе. Операции могут вводится в систему автоматически на основе документов или вручную.

На основе документа  операция вводится путем ввода соответствующего документа: алгоритм формирования операции для конкретного документа должен быть записан в модуле документа. Все необходимые реквизиты операции в этом случае заполняются автоматически.

Если операция вводится пользователем «вручную», подсистема 1С:Предприятис автоматически создает документ «Операция» и открывает для редактирования форму операции. В этом случае все реквизиты операции пользователь вводит самостоятельно. Для ввода таких операции предназначен документ «Операция». [7]

Документ «Операция» обладает особыми свойствами. В отличие от прочих объектов метаданных, его структура не редактируется. Структурой этого документа является структура объекта метаданных «Операция». В отличие от объектов метаданных типа «Документ», формой документа «Операция» является форма операции. Кроме этого, документ «Операция» не имеет формы списка.

Для редактирования свойств  документа «Операция» используется окно редактирования «Документ Операция», который можно вызвать двойным щелчком мыши на ключевом слове «Операция». Свойства, которые редактируются в данном окне, совпадают с аналогичными свойствами объектов метаданных типа «Документ».

Следует обратить внимание, что журнал документов, который будет указан для работы с документами типа «Операция», при работе с системой будет содержать только операции, введенные пользователем «вручную». Для доступа ко всему списку операций — и сформированных автоматически, и введенных вручную — следует использовать журнал операций.

Журналы документов предназначены  для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен  к определенному журналу. Сам  журнал документов не добавляет новых  данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов.

Например, может быть создан журнал «Складские документы», который будет содержать все  приходные накладные и накладные  на внутреннее перемещение.

Для журнала могут  быть определены графы журнала, для  удобства просмотра реквизитов различных видов документов, отнесенных к данному журналу. Для журнала может быть описано несколько форм его визуального представления.

Для описания отчетов  и процедур произвольной обработки  на этапе конфигурирования может  быть создано неограниченное количество форм отчетов. Каждая форма имеет свой диалог настройки, который позволяет определить набор параметров формирования отчетов. Например, для выдачи складской справки — выбрать конкретный склад. [21]

Алгоритм получения  отчета описывается с использованием встроенного языка, при этом может быть задействован встроенный язык запросов. Для вывода отчетов может быть использован как текстовый формат, так и специализированный табличный формат отчетов.

Подсистема также поддерживает возможность разработки внешних отчетов (обработок), хранящихся не в самой конфигурации, а в отдельных файлах.

1.4 Компонента «Бухгалтерский учет»

Бухгалтерский учет основывается на таких понятиях, как счета, субсчета, объекты аналитического учета. Основным понятием компоненты «Бухгалтерский учет» является счет. Счет обладает рядом свойств — он может быть валютным, содержать субсчета, иметь объекты аналитического учета и т. д. Все счета собраны в  план счетов. В то же время, план счетов — это средство, позволяющее настраивать бухгалтерский учет на требования конкретного предприятия.

При настройке планов счетов в конфигурации определяются возможности ведения бухгалтерского учета. Будет ли использован только синтетический учет, или же потребуется ведение аналитического учета, а также валютного или количественного учета — все эти возможности задаются при конфигурировании плана счетов. Поскольку основным элементом плана счетов является счет, то при добавлении новых возможностей учета он приобретает новые свойства.

При вводе самих счетов (в конфигурации или в информационной базе) в плане счетов задается способ ведения бухгалтерского учета по каждому счету: наличие субсчетов, ведение валютного учета, ведение аналитического и количественного учета.

В компоненте «Бухгалтерский учет» свойства бухгалтерских счетов могут гибко настраиваться в зависимости от принятой подсистемы учета в конкретной стране и на конкретном типе предприятий.

Прежде всего, может  поддерживаться одновременно несколько  планов счетов, каждый из которых может иметь специфические свойства. Для плана счетов задается длина кода счета и количество уровней субсчетов, а также количество знаков в субсчете каждого уровня. Для счетов настраиваются дополнительные реквизиты, а также формы просмотра списка и редактирования счетов.

Бухгалтерские счета  являются основой подсистемы бухгалтерских итогов компоненты «Бухгалтерский учет». При их настройке задаются свойства дополнительных разрезов учета - валютного, аналитического и количественного.

Компонента «Бухгалтерский учет» поддерживает многомерный и многоуровневый аналитический учет.

Кроме того, настраивается  возможность использования разделителя  учета. Разделитель учета позволяет  вести учет независимо по нескольким организациям в одной информационной базе.

Важной особенностью бухгалтерских счетов является возможность создания объектов как в конфигурации, так и в самой информационной базе. Введение конкретных счетов в конфигурацию целесообразно в том случае, если поведение самой конфигурации требует обязательного наличия самих счетов или конкретных свойств этих счетов.  [10]

Наличие счетов позволяет  получать обобщающую информацию о средствах  предприятия в бухгалтерском  учете. Для большей детализации получаемой информации используются субсчета. Так, например, счет 68 может содержать субсчета 68.1, 68.11 и т. д. Это простейший пример субсчета, используемый обычно в бухгалтерском учете. Можно сказать, что в данном случае план счетов имеет двухуровневую структуру, где верхним уровнем является счет 68, все подчиненные ему субсчета находятся на нижнем, втором уровне. В подсистеме 1С:Предприятие возможно ведение субсчетов с более сложной структурой: у субсчета может, в свою очередь, быть свой «субсубсчет» и так далее.

Длина счета и подчиненных  ему субсчетов может быть различна и определяется на этапе конфигурирования подсистемы.

Как правило, счета, введенные  в план счетов, используются для составления баланса предприятия и других стандартных бухгалтерских отчетов. Тем не менее, в некоторых случаях на предприятиях требуется использование вспомогательных счетов, которые не должны попадать в баланс. Такие счета называются забалансовыми. Для обозначения забалансовых счетов в 1С:Предприятии используется специальный признак, который ставится у бухгалтерского счета при задании его свойств.  

Забалансовые счета  не должны корреспондировать с основными  счетами, т. е. теми, на основе которых формируются итоговые данные для баланса.

Счета могут быть активными, пассивными или активно-пассивными. Этот признак используется в подсистеме для выявления ошибочных ситуаций. Так, например, активный счет должен иметь дебетовый остаток, пассивный — кредитовый. Если счет активно-пассивный, то он может иметь как дебетовый, так и кредитовый остаток. Для получения развернутого сальдо по активно-пассивным счетам следует организовывать аналитический учет или вести учет на субсчетах такого счета. [14]

Понятие «забалансового»  счета в 1С:Предприятии шире, чем  в традиционном бухгалтерском учете. Так, помимо забалансовых счетов, определенных в «Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий», 1С:Предприятие позволяет вводить «забалансовые» счета, которые называются вспомогательными или рабочими.

Такие счета обычно используются для вспомогательных целей, например, для хранения суммы необлагаемого дохода работника (он используется при расчете зарплаты) или учета пробега автомобилей. Также, на таком забалансовом счете можно вести учет предприятий-должников, при этом всегда можно просмотреть список должников, даже если долги уже списаны в убытки предприятия.

Виды субконто являются специальными объектами, поддерживаемыми  компонентой «Бухгалтерский учет», для ведения аналитического учета  по счетам бухгалтерского учета. Термин субконто используется для обозначения  набора значений, используемых для ведения аналитического учета по счету. В качестве субконто могут выступать основные средства, организации, товары и другие наборы объектов, как реально существующих, так и абстрактных. Например, субконто могут быть виды бюджетов — федеральный, территориальный, местный.

Вид субконто идентифицирует совокупность объектов конкретного типа, которые в дальнейшем могут использоваться для ведения аналитического учета. Сам по себе вид субконто не описывает каких либо хранимых данных в подсистеме 1С:Предприятие. При его настройке указывается один из существующих типов данных, который будет определять набор значений субконто этого вида - обычно это справочник или перечисление. Например, вид субконто «Товары» будет иметь тип «Справочник.Номенклатура».

Созданные виды субконто указываются для настройки аналитического учета по счетам. Для каждого счета  допускается использование до 5 видов  субконто, что позволяет вести  многомерный аналитический учет. Ведение многоуровневого аналитического учета реализуется путем использования многоуровневых справочников. [28]

Отражение движений средств  в бухгалтерском учете записывается в виде операций и проводок. Операция является полным отражением в бухгалтерском  учете хозяйственной операции, происшедшей  на предприятии.

Операция может содержать  несколько проводок. Проводки не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит одной и только одной  операции. Операция, в свою очередь, всегда принадлежит документу, причем у документа может быть только одна операция. Сама операция может записываться при записи документа или в момент проведения, но проводки по документу формируются только при его проведении. Кроме того, для обеспечения ручного ввода операций существует специальный вид документа «Операция», который не имеет собственных данных, а используется только в качестве «носителя» операции, введенной вручную. Порядок отражения проводок в бухгалтерском учете определяется последовательностью документов, которым принадлежат операции. 

В конфигурации описываются различные свойства операций и проводок. И для операции, и для проводок могут быть заданы дополнительные реквизиты. Подсистема 1С:Прсдприятие имеет только один объект метаданных «Проводка». Объектами данных этого типа будут являться введенные в систему проводки.

Структура проводки в  значительной степени зависит от настроек параметров учета. Ее можно  условно разделить на 2 составляющие.

Постоянная часть структуры  проводки содержит ряд реквизитов, которые присутствуют всегда, независимо от настройки различных типов учета. К таким реквизитам относятся корреспондирующие счета (счет дебета проводки и счет кредита проводки) и сумма проводки.Переменная часть структуры определяется настройками различных признаков учета (аналитический, количественный, валютный), которые выполняются при редактировании свойств планов счетов. К таким реквизитам относятся: субконто (до 5-ти на каждый из корреспондирующих счетов), валюта и сумма в валюте, количество проводки.

Необходимо учесть, что  использование конкретных реквизитов из переменной части структуры проводки, в свою очередь, зависит от используемых корреспондирующих счетов. Например, если в проводке использованы корреспондирующие счета, для которых не установлено количественного учета, то соответствующий реквизит проводки заполнять будет нельзя. Это же справедливо и для субконто и для вида валюты и суммы в валюте. [38]

Кроме этого, при редактировании свойств проводки можно создать  набор дополнительных реквизитов для  хранения любой дополнительной информации о проводке. Как правило, использование этих реквизитов не зависит от настроек параметров учета.Проводки, как объекты данных, могут существовать только «внутри» операции. Форма операции содержит табличную часть, которая предназначена для редактирования входящих в операцию проводок. Свойства проводки редактируются в окне редактирования «Проводка».