Автоматизация складского учета Регионального отделения Фонда социального страхования Российской Федерации по Республике Хакасия

 

2. ПРОЕКТИРОВАНИЕ И РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОГРАММЫ АВТОМАТИЗАЦИИ СКЛАДСКОГО УЧЕТА

 

2.1. Задачи и общие принципы учета материалов

Основные положения  по учету материалов на предприятиях и стройках определены Минфином СССР приложением к письму от 03.04.74. № 103.

Для отражения в учете  сырья, основных и вспомогательных  материалов, топлива, полуфабрикатов, запасных частей и т.д. в бухгалтерском учете используется активный счет 10 «Материалы» (балансовый, активный, характеризует состав хозяйственных средств на предприятии). К нему открываются субсчета (т.е. счета обособленного учета в рамках счета 10, сальдо по которым входит в общее сальдо счета 10). Региональном отделении ведутся субсчета:

10-01 «Хозяйственные материалы»,

10-02 «Канцелярские принадлежности»,

10-03 «Горюче-смазочные материалы»,

10-04 «Запасные части»

По каждому из субсчетов  ведется своя оборотная ведомость, в которой учитывается их движение (приход, расход). В учете материалы отражаются по их фактической себестоимости.

При поступлении материалов на предприятие, приходные документы оформляются в день их поступления.

Работнику предприятия  выдается под отчет определенная сумма денег при этом выписывается расходный кассовый ордер. После  покупки материальных ценностей работник заполняет авансовый отчет и представляет его в бухгалтерию. К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие покупку (счета, чеки и товарные чеки, квитанции приходных кассовых ордеров и др.). После сдачи документов в бухгалтерию он проверяется бухгалтером, который проставляет бухгалтерские проводки. Право утверждения отчетов принадлежит руководителю предприятия. Если произошел перерасход суммы при покупке материалов, то ее возмещают после утверждения авансового отчета из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру. И наоборот, если остались неизрасходованные деньги, то работник обязан вернуть их в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Материалы приходуются  на складе на основании приходной  накладной, подписанной ответственными лицами. На каждый из видов материалов заводится своя карточка. Контроль за соблюдением правил оформления, и движения материалов возложен на главного бухгалтера.

Заполнение и ведение  карточек осуществляется кладовщиком (лицом материально ответственным). Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом, его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером и заключают типовой договор о полной материальной ответственности.

Если в штатном расписании отсутствует должность заведующего  складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника с его согласия и с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности.

На каждый номенклатурный номер (каждому наименованию, сорту, размеру материалов присваивают  краткое цифровое значение) материалов заведующий складом заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материальных ценностей. В ярлыке указывают наименование материала, номенклатурный номер, единицу измерения, цену, лимит и фактическое наличие данного вида материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках  складского учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называется сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки открывают  в бухгалтерии и записывают в  ней наименование материала, марку, сорт, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. После этого карточки передаются на склад, и заведующий складом заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов. Запись в карточках делается на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных) в день совершения операций. После этого первичные документы передаются в бухгалтерию.

На складе ежемесячно составляют отчеты об остатках и движении материалов и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца.

Еженедельно работник бухгалтерии  проверяет правильность произведенных заведующим складом записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца производится проверка отчета об остатках и движении материалов. Если не обнаружено никаких отклонений, то гл. бухгалтер ставит свою подпись и отчет остается в бухгалтерии.

Приход материалов оформляется следующими проводками:

1) Д71 К50 - выдано из кассы в подотчет работнику на покупку материалов,

2) Д10 К71 - поступление  материалов от подотчетного лица.

Расход материалов оформляется требованиями-накладными и ведомостями выдачи материалов со склада. Заведующий складом записывает количество отпущенного материала. Получатель расписывается в получении материалов в ведомости, находящейся на складе.

Материальные ценности могут поступать не только от подотчетных лиц, но и от поставщиков. На материалы, поступающие от поставщиков, предприятие получает расчетные и другие сопроводительные документы: платежное требование – поручение, товарно-транспортные накладные, квитанции к железнодорожной накладной, счета – фактуры. Эти документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают в группу хозяйственного обеспечения.  При соответствии всех параметров печатается платежное поручение в 4-х экземплярах на оплату. [7]

Схема складского учета  Регионального отделения представлена на рис. 2.1.

2.2. Постановка задачи

В документообороте складского учета Регионального отделения, как и на любом другом предприятии, присутствует большое количество бумажных документов, которые необходимо было представить в электронном виде, для ведения автоматизированного бухгалтерского учета.

Требовалось автоматизировать:

• ведение электронных документов для всех основных операций с товаром;
• получение отчета о движении и наличии материалов на определенный период.

Так же необходимо было обеспечить многопользовательский режим и  разграничение доступа пользователей. Создать возможность автоматизированного создания резервных копий базы данных на случай непредвиденных обстоятельств. Еще было необходимо создать возможность конвертации данных из базы программы в таблицы ЕИИС «Соцстрах» при введении в эксплуатацию подсистемы «Склад».

 

2.3. Обзор программного обеспечения автоматизации складского учета

На этот вопрос о том какая складская программа является лучшей ответить достаточно трудно, если вообще возможно. Все зависит от того, что нужно конкретному предприятию, учитывая его специфику. Порой эта специфика настолько широка, что учесть ее может только программа сделанная на заказ. Но как быть тем, кто не может оплатить дорогостоящую заказную программу? Программы складского учета имеют ту особенность, что их очень трудно сравнить. В самом деле, чтобы оценить все возможности программы, например, по формированию отчетов и быстродействию, необходимо занести в базу данных несколько тысяч записей по приему или отпуску товаров или иных предметов. Но поставляемые разработчиками программ демонстрационные версии, как правило не имеют такого количества (т.к. введение большого количества записей в базу данных требует значительного времени). Кроме того, ограниченная информация, содержащаяся в демонстрационной базе данных, зачастую занесена таким образом, что не позволяет проверить те или иные функции программы. Хотя в реальной жизни программа позволяет выполнять эти функции. Набивать же в каждой программе достаточно большую базу данных для ее исследования с целью сравнения, наверное, никто не станет.

Общий подход к выбору складской программы.

Первое, что приходит на ум - надо купить складскую программу. Причем, желательно простенькую. Вот здесь легко совершить ошибку. Почему? Да потому, что простенькое средство учета у человека уже есть, и оно (калькулятор с записной книжкой) его удовлетворять перестало. Это, скорее всего, произойдет и с простенькой программой. Только в этом случае ситуация будет несколько хуже, т.к. когда вы обнаружите, что простенькая программа вас не удовлетворяет, деньги на ее покупку вы уже потратили, кроме того, ввели в нее данные, которые вы не сможете использовать. Т.е. труд по вводу данных просто пропадет даром.

Простенькая программа  потому и простенькая, что недалеко ушла от калькулятора. На несколько  простых вопросов (например, сколько товара в наличие) она ответ дать сможет. Но вот, если необходимы различные дополнительные возможности, такие как многопользовательский режим, разграничение прав пользователей и возможность автоматического резервного копирования, то, скорее всего, нас будет ждать разочарование. [8]

На современном рынке  программных продуктов, присутствует достаточное количество складских программ (программ складского учета). Во многом они похожи, но имеют и много отличий. [9]

Мною были выделены пять основных требований, которым должна отвечать складская программа:

Программа должна иметь  либо низкую стоимость, либо быть бесплатной.

Программа должна иметь  открытую архитектуру.

Программа должна обладать хорошей справочной системой (иначе  на освоение ее потребуется много времени).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2.1. Схема складского учета Регионального отделения  ФСС РФ по РХ

 

Рис. 2.2.  Схема данных базы данных программы складского учета

 

 

 

 

 

Программа должна предоставлять средства для удобного и быстрого ввода в нее информации, иметь интуитивно понятный и простой интерфейс.

Программа должна предоставлять  возможность легкого создания копий  базы данных.

Мною были рассмотрены  некоторые программные продукты по автоматизации складского учета:

• программа «Торговый склад - проф» фирмы «Компьютер-сервис» из Моквы; [10]
• компьютерная система складского учета и анализа «Книга», Лукашевского А.А. из Санкт-Петербурга;[11]
• программа складского учета «Клад-Перл», компании КОСА;[12]
• система складского учета R-Keeper StoreHouse, разработанная компанией «UCS«; [13]
• «1С: Торговля и Склад - проф».[14]

Сравнительную характеристику программ автоматизации складского учета представлена в таблице 2.1.

Таблица 2.1.

Сравнительная характеристика складских программ

№ п/п	Название складской  программы	Примерная стоимость	Открытость архитектуры	Справочная система	Простота интерфейса	Создание архивных копий
	«Торговый Склад - проф» фирмы «Компьютер-сервис»	280 $ - 560 $	-	+	-	+
	«Книга» Лукашевского А.А.	120 $ -   330 $	-	-	+	-

 

Продолжение таблицы 2.1.

№ п/п	Название складской  программы	Примерная стоимость	Открытость архитектуры	Справочная система	Простота интерфейса	Создание архивных копий
	«Клад-Перл», компании КОСА	freeware	+	-	-	+
	R-Keeper StoreHouse, компании «UCS«	2000 $	-	+	-	+
	«1С: Торговля и Склад - проф»	280 $	+	+	-	+

 

Обзор показал, что основными  недостатками данных программ является большая стоимость некоторых  из них, закрытая архитектура и множество  неиспользуемых функций для складского учета Регионального отделения, которые были созданы для торгового предприятия. Необходимо было разработать программу с максимально интуитивно простым интерфейсом для работы кладовщиков.

Для программной реализации автоматизации складского учета  мною были выбраны следующие программные  продукты:

• приложение реализовано в Borland Delphi 6.0
• база данных Microsoft Access 2000 (технология ADO)

Компоненты: shareware library - EhLib 2.5 of Dmitry Bolshakov

Также использованы:

• средство подготовки отчетов FastReport 2.4.;
• архиватор WinRAR 2.8;
• средство создания программы помощи Help & Manual 2.6.3.

 

2.4. Программа Sklad v. 1.00

Программа Sklad v.1.00 предназначена для автоматизации ведения компьютерного учета материалов в пределах небольшого склада.

Основной целью данной программы является регистрация  всех приходно-расходных документов и получения оборотно-сальдовой ведомости о движении материалов.

Основные возможности  данной программы:

• автоматизация ведения электронных документов для всех основных операций с товаром: приход, передача, списание, возврат поставщику, инвентаризация и т.д.;
• ведение многоуровневого классификатора товаров;
• администрирование системы: формирование справочника пользователей, назначение им полномочий для работы с электронными документами, отчетами и группами товаров; формирование рабочей среды, индивидуальной для каждой группы пользователей;