Автоматизация складского учета Регионального отделения Фонда социального страхования Российской Федерации по Республике Хакасия

Стандартные отчеты складской программы «Sklad v.1.00»:

• отчет о движении товаров;
• реестр приходных и расходных документов;
• товарный отчет;
• оборотная ведомость.

Все отчеты, включающие финансовую информацию, можно увидеть в количественном и количественно - суммовом выражениях.

После анализа структуры  складского учета и учета пожеланий  сотрудников Регионального отделения была создана схема данных представленная на рис. 2.2.

 

2.5. Описание программы

Подключение и отключение

Подключение к базе данных осуществляется в соответствии с  настройками в Сервис->Параметры->База данныхПараметры>Main, где должен быть указан полный маршрут до файла базы данных, при нажатии на кнопку панели инструментов или в меню Файл. Далее появляется диалоговое окно идентификации пользователя (см. рис. 2.3.)

Новые пользователи программы  могут быть занесены только администратором, права администратора могут быть даны пользователю в меню База->Пользователи.

Отключение осуществляется при нажатии на кнопку панели инструментов или в меню Файл, обычно для того, чтобы произвести операции архивирования или восстановления информации.

Пользователи

Режим Пользователи доступен только в том случае, если идентифицирован администратор, в свою очередь администратор может дать администраторские права любому пользователю, установив соответствующий флажок.

Номенклатура

Справочник номенклатуры необходим для разбивки учитываемых материалов по группам. При этом для того, чтобы не допустить неоднозначности, необходимо правильно занести поля Начальный и Конечный номер (см. рис. 2.4.).

Периоды

Справочник периодов, предназначен для того, чтобы закрыть  или открыть для редактирования и ввода приходно-расходные документы, принадлежащие этому периоду (см. рис. 2.5.).

Типы документов

Справочник типов документов, используется для указания типа документа. Важным свойством документа является его статус, в сответствии с  этим свойством документ может быть либо приходным, либо расходным (см. рис. 2.6.).

Ответственные

На то или иное ответственное  лицо ссылается любой приходно-расходный  документ, для этого и предназначен справочник ответственных лиц. Важным полем здесь является поле код, оно является уникальным (см. рис. 2.7.).

 

Рис. 2.3. Окно идентификации  пользователя

Рис. 2.4. Окно справочника  номенклатуры

 

Рис. 2.5. Окно справочника  периодов

 

 

 

 

Рис. 2.6. Окно справочника  типов документов

Рис. 2.7. Окно справочника  ответственных лиц

Рис. 2.8. Окно справочника  материалов в режиме справочника

Материалы

Одним из самых важных справочников является справочник материалов. Каждому приходно-расходному документу, соответствует подчиненная таблица, в которой отображается список материалов, сответствующих этому документу, их количество и цена.

У справочника материалов есть два режима:

• режим справочника (рис.2.8.)
• режим добавления (рис. 2.9.)

Режим добавления вызывается в Содержании документа.

Оба режима позволяют, как редактировать записи, так и добавлять новые. Так что совсем не обязательно заполнять справочник материалов полностью, это можно делать динамически.

Движение материалов

Движение материалов, является основным элементом работы программы. Поскольку именно здесь фиксируются все приходно-расходные документы.

В обычном режиме - это  список всех документов, который можно  отфильтровать по дате документа  за определенный период.

Тип документа выбирается из выпадающего списка справочника типов (см. рис. 2.10).

Расходные и приходные документы отличаются подсветкой.

Для того, чтобы заполнить  содержание любого документа используется кнопка или {Alt+Enter}.

Эта же кнопка , и это же сочетание клавиш возвращает обратно к списку документов.

Для добавления в содержание материала вызывается справочник материалов в режиме добавления

Цена и единица измерения  материала берется из справочника, количество проставляется вручную, сумма считается автоматически.

 

Рис. 2.9. Окно справочника  материалов в режиме добавления

 

Рис. 2.10 Выпадающий справочник типов документов

 

Рис. 2.11 Окно для настройки параметров программы

 

Оборотно-сальдовая ведомость

Оборотно-сальдовая ведомость  формируется за определенный период при нажатии кнопки Сформировать оборотку

Вывод отчета при нажатии  на , при этом отчет выгружается в шаблон Oborot.frf. Этот шаблон можно изменить, используя инструмент Desnrep, находящийся в каталоге инструментов .

Архив

Меню Сервис->Архив.

Архивирование информации производится путем сохранения файла  базы данных в сжатом виде, с помощью  архиватора WinRAR, расположенного в каталоге инструментов, в соответствии с Сервис->Параметры-Инструменты.

По умолчанию архивы базы данных располагаются в каталоге указаном в Сервис->Параметры-Архив.

Названия архивам по умолчанию даются в соответствии с системной датой в следующем формате ДД_ММ_ГГГГ, но имя архива может быть изменено.

Восстановление информации производится в обратном порядке  в каталог базы данных указанный  в Сервис->Параметры-База данных.

Архивирование и восстановление информации производится только при запуске программы до подключения к базе данных, а также при отсутствии подключений со стороны других пользователей.

Параметры

Меню Сервис->Параметры используется для установки основных параметров программы (см. рис. 2.11).

К ним относятся:

• Путь до базы данных: если разместить файл базы данных на общедоступном ресурсе, то возможна многопользовательская работа с программой (файл-сервер).
• Путь до каталога с архивными копиями базы данных: каталог, в котором будут по умолчанию размещаться архивные копии.
• Путь до каталога с используемыми инструментами: каталог, в котором размещаются вспомогательные приложения, используемые программой.

Программы для служебных  целей, которые находятся в 

WinRar - для создания архивов и извлечения из них.

DesnRep - для ручного исправления файлов-отчетов (frf)

MDAC - компоненты для доступа к данным (Microsoft Data Access Components).

Листинг разработанной программы представлен в П.2.

 

Выводы

1. Проанализирована существующая в организации система складского учета.
2. Произведен обзор существующего программного обеспечения для автоматизации складского учета, анализ плюсов и минусов и сделан вывод о необходимости создания собственного программного продукта.
3. Спроектирован и создан программный продукт для автоматизации складского учета в Региональном отделении ФСС РФ по РХ и создания базы данных движения материалов за 2003 год, который позволил облегчить труд персонала и минимизировать временные затраты на работу.

 

3. ТЕХНИКА БЕЗОПАСНОСТИ И САНИТАРНЫЕ НОРМЫ

 

3.1. Описание рабочих мест

Региональное отделение расположено по адресу  г. Абакан, ул. Вокзальная, 7а, полностью занимает отдельное здание.

Информационно-технический отдел располагается на втором этаже и занимает 3 кабинета.  Один кабинет (площадь – 16 м²) занимает начальник отдела. В данном помещении расположен один компьютер, установлен кондиционер. Второе кабинет, где располагаются сотрудники отдела, имеет площадь 37 м², в помещении установлены три компьютера, оборудовано 2-мя кондиционерами. Третьим помещением (площадь – 15,7 м²) является серверная, где располагается серверная фабрика, там установлена сплит-система для поддержания постоянной температуры не более 20 С. Высота потолков в помещениях – 3,5 метра.

Группа хозяйственного обеспечения находится на втором этаже и занимает 2 кабинета.  Склад располагается в подвальном помещении. Один кабинет (площадь – 16 м²) занимает начальник отдела. В данном помещении расположен один компьютер, установлен кондиционер. Второе помещение, где располагаются сотрудники отдела, имеет площадь 18 м², в помещении установлены два компьютера, оборудовано кондиционером. Склады (общая площадь ≈ 65 м²) располагаются в подвальном помещении, которые оборудованы системой вентиляции. Высота потолков в помещениях – 3,5 метра.

Схемы рабочих мест представлены на рис. 3.1 и 3.2.

3.2. Расчет освещенности

Рациональное освещение  рабочего места является одним из важнейших факторов, влияющих на эффективность  трудовой деятельности человека, предупреждающих травматизм и профессиональные  заболевания. Правильно организованное освещение создает благоприятные условия труда, повышает работоспособность и производительность труда. Освещение на рабочем месте должно быть таким, чтобы работник мог без напряжения зрения выполнять свою работу. [15]

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.1. Схема рабочих мест персонала склада

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3.2. Схема рабочих мест сотрудников ИТО

Утомляемость органов  зрения зависит от ряда причин:

• недостаточность освещенности;
• чрезмерная освещенность;
• неправильное направление света.

Недостаточность освещения приводит к напряжению зрения, ослабляет внимание, приводит к наступлению преждевременной утомленности. Чрезмерно яркое освещение вызывает ослепление, раздражение и резь в глазах. Неправильное направление света на рабочем месте может создавать резкие тени, блики, дезориентировать работающего. Все эти причины могут привести к несчастному случаю или профзаболеваниям, поэтому столь важен правильный расчет освещенности.

Расчет освещенности рабочего места сводится к выбору системы освещения, определению необходимого числа светильников, их типа и размещения. Исходя из этого, рассчитаем параметры искусственного освещения.

Искусственное освещение в организации выполняется посредством электрических источников света - люминесцентных ламп.

Расчет освещения производится для комнаты площадью 18 м2 , ширина которой 3 м, высота – 3,5 м. Воспользуемся методом светового потока.

Для определения количества светильников определим световой поток, падающий на поверхность по формуле:

где F - рассчитываемый световой поток, Лм;

Е - нормированная минимальная освещенность, Лк (определяется по таблице). Работу специалиста, можно отнести к разряду точных работ, следовательно, минимальная освещенность будет Е = 300 Лк при газоразрядных лампах;

S - площадь освещаемого помещения ( в нашем случае S = 18 м² );

Z - отношение средней освещенности к минимальной (обычно принимается равным 1.1-1.2 , пусть Z = 1.1);

К - коэффициент запаса, учитывающий уменьшение светового потока лампы в результате загрязнения светильников в процессе эксплуатации (его значение определяется по таблице коэффициентов запаса для различных помещений  и в нашем случае К = 1.5);

n - коэффициент использования (выражается отношением светового потока, падающего на расчетную поверхность, к суммарному потоку всех ламп и исчисляется в долях единицы; зависит от характеристик светильника, размеров помещения, окраски стен и потолка, характеризуемых коэффициентами отражения от стен (Рс) и потолка (Рп), значение коэффициентов Рс и Рп определим по таблице зависимостей коэффициентов отражения от характера поверхности: Рс=30%, Рп=50%. Значение n определим по таблице коэффициентов использования различных светильников. Для этого вычислим индекс помещения по формуле:

,

где S - площадь помещения, S = 18 м²;

h - расчетная высота подвеса, h = 3 м;

A - ширина помещения, А = 3 м;

В - длина помещения, В = 6 м.

Подставив значения получим:

Зная индекс помещения I, Рс и Рп, по таблице находим n = 0.28

Подставим все значения в формулу для определения светового потока F:

 Лм

Для освещения выбираем люминесцентные лампы типа ЛБ40-1, световой поток которых  F = 4320 Лк.

Рассчитаем необходимое  количество ламп по формуле:

,

где N - определяемое число ламп;

F - световой поток, F = 31821,429 Лм;

F_л- световой поток лампы, F_л = 4320 Лм.

 шт.

При выборе осветительных  приборов используем светильники типа ОД. Каждый светильник комплектуется  двумя лампами. Размещаются светильники двумя рядами, по два в каждом ряду.

 

3.3. Расчет вентиляции

Системы отопления и  системы кондиционирования следует  устанавливать так, чтобы ни теплый, ни холодный воздух не направлялся  на людей. На производстве рекомендуется создавать динамический климат с определенными перепадами показателей. Температура воздуха у поверхности пола и на уровне головы не должна отличаться более, чем на 5 градусов. Основным параметром, определяющим характеристики вентиляционной системы, является кратность обмена, т.е. сколько раз в час сменится воздух в помещении. [16]