Отчет по практике в ОАО «Ивотстекло»

 

Анализ показателей  рентабельности предприятия показывает, что со снижением прибыли у  предприятия наметилась тенденция  ухудшения показателей рентабельности в сравнении с 2007 годом по всем показателям. В сравнении с 2006 годом  произошло увеличение рентабельности по прибыли от продаж на 2,3 %, а окупаемость затрат на уровне 2006 года.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Автоматизация информационных систем в ОАО «Ивотстекло»

 

2.1. Диагностический анализ информационных связей между функциональными подразделениями предприятия.

Анализ потоков информации – важнейший этап в рационализации существующей системы управления, который  должен обеспечить выполнение целевых  задач проектирования и уяснения особенностей существующей практики планирования.

Анализ существующих процессов управления может быть осуществлен, прежде всего, на базе исследования информационной системы предприятия, которая характеризуется наличием существующей схемы документооборота, системы экономических показателей деятельности предприятия, структурным составом подразделений, участвующих в процессе управления, и интенсивностью потоков данных, циркулирующих между ними.

Обработанные материалы  обследования позволяют провести анализ системы планирования и управления, как в отдельных подразделениях управляющей системы, так и на предприятии в целом, а также создать предпосылки для построения стройной системы обработки данных.

Деятельность любого подразделения, связанная с управлением, выражается в создании различных  форм документов и показателей.

Получение необходимых  материалов для анализа информационных потоков весьма трудоемкий процесс и требует для облегчения и ускорения этих работ использования различных вычислительных средств. Однако даже при использовании вычислительных машин сложно спроектировать и проанализировать информационную систему ОАО «Ивотстекло» ввиду специфики отрасли, в которой действует предприятие. Поэтому проведем анализ движения документов между функциональными подразделениями предприятия для одного бизнес-процесса – от заключения договора до сбыта готовой продукции, а затем исследуем информационные потоки в планово-экономическом отделе в рамках этого бизнес-процесса.

В самом начале определим  общий перечень циркулирующих на предприятии документов. В результате обработки материалов обследования было выявлено, что в подразделениях ОАО «Ивотстекло» для бизнес-процесса циркулирует около 270 форм документов.

В процессе практики было изучено распределение форм документов по подразделениям с выделением из общего количества документов, разрабатываемых  в каждом подразделении и поступающих в него. Анализ этих данных показывает, что количество форм документов, разрабатываемых и поступающих в подразделения, в сумме составляет значительно больше. Это объясняется наличием повторяемости одних и тех же форм документов, циркулирующих в подразделениях в процессе деятельности предприятия.

При этом можно выявить  взаимосвязи подразделений и  маршруты движения документов, что  позволяет сделать вывод о  наличии тесной связи между функциональными  подразделениями.

В матрице движения документов в бизнес-процессе от заключения договора до сбыта продукции «входит» 269 форм документов, а «выход»-268. Здесь можно предположить, что некий документ остается в том подразделении, в которое его направили или несколько форм документов объединяют в одну общую форму.

На данной стадии анализа  важно отметить, что создаваемые  и циркулирующие внутри предприятия  формы документов, могут быть подвергнуты  изменениям по виду, содержанию и маршрутам  движения.

Для данного бизнес-процесса наиболее загруженными являются следующие функциональные подразделения:

- финансовый отдел – входит – 35 форм, а выходит 34 формы документов, что составляет 13 %; на входе и 12,7 % на выходе;

- планово-экономический  отдел – входит – 32 формы,  выходит – 32 формы, что составляет 12 % на входе и 12 % на выходе;

- отдел маркетинга  – входит – 44 формы, выходит  – 41 форма, что составляет 16 % на  входе и 15 % на выходе.

Таким образом, видно, что  на входе в отделы информационные потоки более загружены, чем на выходе. Это свидетельствует о том, что функциональные подразделения перерабатывают входящую информацию, возможно упрощая её. Для того, чтобы проследить, как подразделения обрабатывают и используют, поступающую к ним информацию более подробно, исследуем информационные потоки в планово-экономическом отделе.

Система документооборота на предприятии является отображением его производственно-хозяйственной  деятельности. По мере совершенствования  производства меняется документооборот. Это изменение выражается в появлении  новых (или ликвидации существующих) форм документов и изменение маршрутов их движения.

Для проведения анализа  системы обработки данных представляется целесообразным разделить все циркулирующие  на предприятии документы на три  основные группы: плановые, фактические (отчетные), нормативные.

Матричная модель движения информации в планово-экономическом  отделе ОАО «Ивотстекло» по формам документов показывает, что основная деятельность подразделения в данном бизнес-процессе, связанная с планирование, направлена на выработку основных документов, которые передаются в финансовый отдел и бухгалтерию, отдел внешних связей, ООТиЗ и ОИХиО.

Например, в финансовый отдел поступает – 4 формы плановых документов, в бухгалтерию – 3, в отдел внешних связей – 3, в ООТиЗ – 3, в ОИХиО – 3 формы документов.

Хотя между подразделениями  и существуют тесные взаимосвязи, которые  усложняют (запутывают) процесс движения документации при решении задач, все же основной поток данных поступает  из ПЭО  в финансовый отдел. Важно  отметить, что необходимо наличие  не только связей между функциональными подразделениями, но и так называемых обратных связей. Это объясняется следующими факторами:

- обособленностью подразделений  в решении планово-экономических  задач;

- децентрализованным  использование нормативов для  решения задач различных уровней планирования.

Это приводит к тому, что  в процессе функционирования каждому  подразделению приходится решать плановые задачи. Однако основные задачи деятельности предприятия определяются планом производства на год и планом производства на месяц.

Для разработки и утверждения  производственного плана в ПЭО  представляют информацию:

- управление маркетинга  и сбыта (УМиС) – проект номенклатурного  плана производства;

- техническое управление (ТУ) – проекты планов по реконструкции  и техническому перевооружению, подготовке производства и освоению новых и модернизируемых видов изделий, услуги связи и ремонта;

- управление качеством  (УК)- сметы расходов по лицензированию  и сертификации продукции и  СК;

- управление по кадрам  и режиму (УКиР) – сметы расходов на техническое обучение и расходов по содержанию ВОХР;

Годовой и месячный план производства предоставляется:

- исполнительной дирекции (ИД);

- техническому управлению (ТУ);

- производственному управлению (ПУ);

- управлению маркетинга  и сбыта (УМиС).

В процессе разработки и  утверждения производственного  плана используется 13 форм документов, которые поставляют функциональные подразделения и службы, названные  выше.

Документы, используемые при разработке плана производства:

- проект плана производства;

- план освоения новых  и модернизированных изделий;

- план реконструкции,  технического перевооружения и  приобретения оборудования;

- справка о планировании  затрат на охрану окружающие  среды по отделу ООТ;

- смета расходов на  энергоносители, водоотведение, услуги связи, ремонт оборудования подрядными органами;

- план предполагаемых  затрат на проведение сертификации  работ;

- проект плана капитального  строительства и ремонта зданий  и сооружений;

- проект плана (месячный);

- цена на изделие  заводов конкурентов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Бухгалтерский  управленческий информационный  учет

БУИС предоставляет  бухгалтерскую информацию, отражающую полную картину хозяйственной деятельности предприятия. В настоящее время  в условиях перехода на международные  стандарты ведения бухгалтерского учета изменилась ориентация бухгалтерской информации. Если совсем недавно ее основным пользователем были органы государственного управления, то сейчас бухгалтерская информация является основной для принятия управленческих решений как внутри предприятия, так и вне него. Прежде всего, она предоставляет количественные данные, необходимые для выполнения таких функций управления производственной и коммерческой деятельностью предприятия, как планирование, контроль и анализ.

Для этапа планирования бухгалтер должен предоставить информацию о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах. На этапе контроля от бухгалтера требуется информация сравнения фактических доходов и затрат с плановыми. На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была ли достигнута поставленная цель или нет. Если нет, то по таким причинам это произошло. По результатам анализа принимаются решения относительно совершенствования системы управления предприятием.

Главными пользователями бухгалтерской информации являются руководство и менеджеры служб предприятия. На основе этой информации определяются чистая прибыль предприятия за последний отчетный период, соответствие нормы прибыли ожидаемой величине, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов.

Бухгалтерская информация помогает руководителям не только понять и проанализировать итого, но и прогнозировать результаты деятельности предприятия при принятии различных решений.

Существуют внешние  пользователи бухгалтерской информации. Это акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиенты, аудиторы и инспектора налоговых служб. Акционерам и инвесторам важно знать, насколько эффективно и прибыльно используется собственный капитал владельцев предприятия, нужны ли ему новые инвестиции или их объем следует уменьшить, может ли фирма в будущем оставаться прибыльной и при каких условиях. Кредиторов интересуют вопросы о необходимости ссуды, способности предприятия своевременно выплачивать проценты за кредит и в срок расплатиться с долгами. В этой связи бухгалтерская информация все в большей степени становится связанной с технико-экономическим обоснование и с бизнес планированием при привлечении инвестиций. Для покупателей продукции важны соответствие рекламы предприятия фактическом состоянию дел, обоснованность цены на товары, возможность обеспечения гарантийного обслуживания. Государственные службы интересуются полнотой и правильностью определения прибыли и исчисления налогов, соблюдение антимонопольного и валютного законодательства.

 

Объект управления (хозяйственная деятельность предприятия)

Управляющая система

БУИС

Сбор, регистрация первичной информации о состоянии управляемого объекта

Обработка и хранение учетной информации, формирование отчетов

Передача учетной информации пользователю

                    Анализ учетной информации,

                    выработка руководством       Цель

                       предприятия управляющих                             функционирования

                    воздействий на объект                                           предприятия

                    управления в соответствии

                    с поставленной целью

                                                                          

 

Рис. 1. Схема управления предприятием в условиях использования      БУИС

При принятии решений  следует учитывать, что бухгалтерская  информация является в известной  мере приблизительной, а не абсолютной точной. В этой связи проблема толкования и правильного использования  информации ложится и на лицо, принимающее  решение, и на бухгалтера. Бухгалтер предоставляет полезную информацию, а пользователь должен ее истолковать и применить при выработке решений.

Чтобы бухгалтерская  информация была полезной, она должна быть достоверной и значимой. Достоверность  показывает, что информация полностью отражает хозяйственные процессы на предприятии, легко проверяема и не выражает интересы какого-либо конкретного лица. Значимость бухгалтерской информации заключается в том, что она должна быть полезной при составлении планов, основанной на обратной связи и поступать к пользователю в нужное время. Обратная связь предполагает знание того, насколько верными оказались предыдущие ожидания. Необходимо учитывать, что выгоды, полученные от использования учетной информации, должны быть больше произведенных на нее затрат.

Чтобы бухгалтерская  информация достаточно однозначно воспринималась теми, кто участвовал в ее подготовке на предприятии, и теми, кто использует ее вне предприятия, она должна удовлетворять  определенным требованиям.

Во-первых, бухгалтерская информация должна удовлетворять требованиям сравнения и постоянства. Т.е нельзя в течении учетного периода использовать разные формы и методы бухгалтерского учета, иначе пропадает возможность сравнения данных. Однако это не значит, что устаревший или неудачно выбранный метод бухгалтерского учета должен использоваться бесконечно долго.