Стандарттаудың маңызы

 

2. Ұйымның негізгі  түрлері.  Ресми және бейресми ұйымдар 

 

 

 

1. Ұйымдастыру және басқару теориясы  бойынша ғылыми әдебиеттерде  «ұйымдастыру» жүйенің негізгі  қасиеті, сипаты ретінде қарастырылады,  яғни жүйенің бөліктерінің үйлесімдігі,  тәртібі.

 

Сонымен қатар бұл менеджменттің  қызметі. Ұймдастыру әлеуметтік жүйемен  ұқсастырылады. Әлеуметтік ұйымның  көп түрлері белгілі: саяси, әскери, шығармашылық, спорттық...

 

Ұйымның мәнін ашатын белгілер:

 

-                     ұйым – адамдардың бірлестігі;

 

-                     ұйым жалпы мақсатқа жету үшін  құрылып, қызмет етеді;

 

-                     жалпы мақсатқа жету шарты  – бірлескен іс- әрекет, ол өзара  қатынасу нысандарында іске асады;

 

-                     ұйымның белгілі шеқаралары бар.  Олар: іс-әрекет түрі, жұмысшылар  саны, капитал, өңдірістік көлем,  территория.

 

Ұйым –жалпы мақсатқа немесе мақсаттар  жүйесіне  жету үшін іс- әрекеттері саналы түрде үйлестірілетін, адам топтарынан тұратын әлеуметтік бірлестік. Ұйымға қойылатын талаптар:

 

- топ бөлігі ретінде 2 адамнан  кем болмауы;

 

- топ мүшелері ортақ деп қабылдайтын  кем дегенде бір мақсаттың  болуы;

 

- барлығына манызды мақсатқа  жету үшін саналы түрде бірге  жұмыс істейтін топ мүшелерінің  болуы.

 

Бұл талаптар ресми ұйымға тән. Сонымен  қатар бейресми топтар да болады.

 

Ұйымның өмірлік цикл тұжырымдамасына  сай оның іс-әрекеті келесі 5 негізгі  кезендерден өтеді:

 

1.                             ұйымның өмірге келуі, басты  мақсат - өмірін сақтап қалу;

 

2.                             балалық шақ және жастық шақ,  басты мақсат- пайда табу және  тез өсу;

 

3.                             толығу, орта жас, басты мақсат  –жүйелі үйлесімді өсу, жеке  имиджді қалыптастыру;

 

4.                             ұйымның қартаюы, басты мақсат  – қол жеткізген нәтижелерді  сақтап қалу;

 

5.                             қайта қалпына келу, басты мақсат-барлық  қызметтер бойынша жандандыруды  қамту, персоналдың ұжымшылдығы  арқасында ұйымның өсуі қамтылады.

 

Ұйымның жалпы сипаттамалары: ресурстар, сыртқы ортаға тәуекелділігі, еңбектің көлденең және тік бөлінісі, басқару  қажеттілігі.

 

Ұйымдастыру ұжымға синергия әсерін тигізеді. Өзара әрекет ету адамдардың істерін біріктіреді, ұйымның жаңа сапалы қасиеттерге ие, бөліктер қасиеттерінің  сомасына тең емес бір тұтас ретінде  қалыптасуына ықпалын тигізеді. Басқарушы  жүйеге қарағанда ұйым басқару объектісі  болады. Оны құрған кезде мақсаттар, іс-әрекет түрлері, көлемі, ұйым түрі мен  көлемі белгіленеді, қажетті ресурстармен қамту атқарылады.

 

19-20 ғасырдың басында ұйымды  құруда механистикалық ықпал  пайда болды (Тейлор, Файоль, Вебер). Олар ұйымды машина ретінде  қабылдады, ол белгілі тәртіппен  жұмыс істейді. Адамдар автомат  секілді, қарапайым қимылдар, операциялар  қайталанады, бұл бюрократиялық  ұйым. Оның қызмет ету тиімділігі  уақытты үнемдеу және жұмыстардың  жоғары сапасына қол жеткізуде  ғылыми ықпалдарды пайдалану,  қызметтермен өкілеттіліктерді  таратуда.

 

Органикалық ықпал – ұйымдастыру  мен басқару теориясын дамытуда қазіргі тенденциялардың көрінісі. Адамгершілік қарым- қатынас мектебі, мотивация теориялары ұйымға жаңадан  қарау; оның маңызды қасиеттерінде  адам және оның тілектері белгілеген.

 

2. Канада профессоры Г.Минцберг  ұйымдық құрылымның типіне байланысты, орталықтандыру мен мамандануға  байланысты келесі ұйым тізімін  ұсынды:

 

-                    кәсіпкерлік ұйым – қарапайым  құрылым, менеджмент иерархиясы  дамымаған, тез жаңаруға бейім,  шағын;

 

-                    Машиналық бюрократия – рационалдаудың, өңеркәсіп іс- әрекетті стандардарттаудың  жоғары дәрежесі, жоғары кәсіптілікті  қажет етпейді, иерархия, орталықтан; жаппай өңдірісте дамыған;

 

-                    Кәсіптік ұйым – аурухана, университет,  мектеп... Мамандардың жоғары кәсіптілігімен  сипатталатын бюрократиялық ұйым;

 

-                    Диверсификациялық ұйым – қатынасты  түрде тәуелсіз бөліктерден тұрады;

 

-                    Инновациялық ұйым – формализациялаудың  төмен дәрежесі, көлбеу маманданудың  жоғары дәрежесі;

 

-                    Миссионерлік ұйым – идеология,  мүшелердің арасында жоғары сенімділік;

 

-                    Саяси ұйым – құрамдас бөліктердің  арасында келіспеушіліктің жоғары  дәрежесі, бөліктер арасындағы іс- әрекеттің қарама қайшылығы.

 

Паркинсон ұйымдарды қоғамдағы  функциялар бойынша өңдіретін, саяси, интегративтік, үлгілерді сақтайтын  деп бөледі.  Интегративтік ұйымдар  әлеуметтік келіспеушіліктерді шешеді, қоғамның түрлі бөліктерінің өзара әрекетін қамтиды. Үлгілерді сақтайтын ұйымдар білім, мәдениет саласында дәстүрлерді қайта өңдеп дамытады.

 

Сонымен қатар, ұйымдар ресми және бейресми, қоғамдық, бюджеттік, бюджеттік  емес, үлкен, орташа, шағын болып  бөлінеді.

 

 

 

5-Тақырып. Ұйым мақсаттары және  олардың классификациясы

 

1.                                        Ұйымның миссиясы, оны қалыптастыру  шарттары

 

2.                                        Ұйымның мақсаттары және оларға  қойылатын талаптар

 

1.Ұйым миссиясының кең және  тар ұғымы бар. Кең мағынада  миссия ұйым болмысының мәні, оның философиясы. Ұйым философиясы  қызмет етуде басшылыққа алынатын  құндылықтар, принциптер. Ал тар  мағынада миссия басқалардан  ерекшелігін көрсететін, ұйымның  қызмет етуін ашып беретін  қағида. Ұйымның қызмет етуіне  ықпал етіп және оның болмысын  анықтауда қызығушылықтарын есепке  алуды қажет ететін адам топтары:

 

-                                                                         ұйымның иелері;

 

-                                                                         ұйым қызметшілері;

 

-                                                                         сатыпалушылар;

 

-                                                                         іскерлік серіктестер;

 

-                                                                         жергілікті қауымдастық;

 

-                                                                         жалпы қоғам.

 

Ұйым миссиясы аталған адам топтарының қызыгушылықтарын ескеру керек. Ең қатты, өзгеше әсер беретін адам топтары  – иелері, қызметшілері мен сатып  алушылар.

 

Ф.Котлер бойынша миссия келесі 5 факторға байланысты жасау керек:

 

-фирма тарихы;

 

-мінез-құлық стилі және қызметшілермен  басқару персоналдың іс- әрекетету  әдісі;

 

-ұйым ортасының жағдайы;

 

-ұйым мақсатына жетуге арналған  ресурстар;

 

-ұйымның ерекшеліктері.

 

Миссия сыртқы орта субъектілеріне ұйым туралы, оның философиясы туралы, неге ұмтылатыны туралы түсінік береді. Сыртқы орта субъектілерінде ұйым туралы атақ қалыптасады немесе күшейеді.

 

Миссия ұйым ішінде бірлік және корпоративтік  рухтын қалыптасуына көмектеседі. Бұл  келесілерде көрінеді:

 

-миссия қызметшілер үшін жалпы  мақсатты айқындайды, ұйым болмысының  мәнін көрсетеді. Сонын нәтижесінде  қызметшілер өз іс- әрекеттерін  бір бағытта жүргізеді;

 

-миссия қызметшілер өздерін  ұйыммен идентификациялауға (ұқсастыру)  ықпал етеді;

 

-миссия ұйымда белгілі ахуалды  қалыптастырады. Ол арқылы адамдарға  ұйым философиясы, құндылықтары, принциптері жеткізіледі.

 

Ұйымды нәтижелі басқаруға миссия мүмкіндік береді. Себебі ол ұйым мақсаттарын  қалыптастыруда негіз болып, ұйым стратегияларын өңдеуде көмектеседі. Миссия ұйым ресурстарын  таратуда стандарттар белгілеп, оларды пайдалануын бағалауға тірек  болады. Қызметшілер үшін іс- әрекетінің мәнін, мазмұнын нығайтады. Миссия ұйымға қалай, қашан, не істеу керектігі  туралы нақты нұсқаулар бермейді, ол ұйымның қозғалысына негізгі  бағыттарды белгілейді. Миссия нақты, сонымен қатар, баршаға түсінікті  болу керек.

 

2. Егер миссия жалпы бағытты  белгілесе мақсаттар –  ұйым  жетуге тырысатын кейбір сипаттамалардың  нақты жағдайы. Олар жоспарлаудын  бастапқы нүктесі, ұйымдық қатынастарды  құруда негіз, ынталандыру жүйесінің  тірегі, бақылау еңбек нәтижелерін  бағалауда бастапқы кезең болып  табылады. Уақыт белгісі бойынша  мақсаттар қысқа мерзімдік (1 жыл)  және ұзақ мерзімдік (2-3 жыл)  болып бөлінеді.

 

Ұйым келесі бағыт бойынша мақсаттарды  анықтайды: табыс, клиенттермен жұмыс  жасау, қызметкерлердің қажеттіліктері және жағдайы, әлеуметтік жауапкершілік. Әрбір ірі компанияда (бір неше бөлім, бірнеше денгей) мақсаттар  бәйтерегі құрылады. Ен жоғарыда көлемді, ұзақ мақсаттар, ал одан төмен сол  мақсаттарға жету құралдары болады. Стратегиялық басқарудың манызды мақсаттарының  бірі, ұйымның өсу мақсаттары. Олар сату көлемінің өсуі, пайда, сату көлемінің  қарқыны, пайданың қарқыны сияқты қатынастықты сипаттайды.

 

Өсу тез, тұрақты болу мүмкін. Дұрыс  қалыптасқан мақсаттар келесі талаптарға сай болу керек:

 

-мақсат қол жеткізерлік болу  керек;

 

-мақсат икемді болу керек;

 

-мақсат өлшеулі болу керек;

 

-нақты және сәйкесті болу  керек. Ұзақ мақсат миссияға, ал  қысқа мақсат ұзақ мақсаттарға  сай болу керек. 

 

Дұрыс ұйымдасқан мақсатты қою процессі келесі 4 фазаны қамту керек:

 

1.ортадағы өзгерістерді білу  және талдау

 

2.ұйымға қатынасты мақсаттарды  белгілеу. Миссияны, ресурстарды, ортаны  талдау нәтижелері, өткен тәжірибе  ескерілу тиіс.

 

3.мақсат бәйтерегін құру

 

4.жеке мақсаттарды қою.

 Басқарудың бастапқы пункты  – мақсатты таңдау болып саналады. Басқару шешімдерін ойластыруда  қолда бар ресурстар мен қоғамдық  қажеттілікке негізделу керек.  Мақсат неғұрлым биік болса,  ол мақсатқа неғұрлым тезірек  жетуге ықпал етеді. Ұйымда  әр түрлі мақсат болуы мүмкін, мұның әсіресе әр түрлі типтегі  ұйымдарға қатысы бар. Мысалы, кәсіпорынның басты мақсаты- белгілі  бір мөлшерде тауар шығару  немесе қызмет көрсету. Басты  мақсат оның орындалуын қамтамасыз  ететін бірнеше мақсатқа бөлінеді.

 

 

 

 

 

Мақсаттарды олардың бәйтерегі  түрінде де бейнелеуге болады.

 

 

 

Басқару мақсаттарына қойылатын талаптар:

 

1.Анық, нақтылы болуы керек

 

2.Қол жететіндей болуы керек  (яғни шаруашылық мүмкіндігін  ескере отырып жасалу керек)

 

3.Бағыттаушы көрсеткіштерден тұруы  қажет

 

4.Мақсаттар қарапайым және күрделі  болады. Жеңіл қол жеткізілетін  мақсаттар күрделі мақсаттардың  орындалуына ынта беруі керек

 

5.Қалыптасқан жағдайға байланысты  өзгертуге, қайта қарауға мүмкіндік  беретіндей бейімделгіш болуы  қажет

 

6.Барлық мақсаттарды орындау  мүмкін емес, сол себепті ең  негізгісін таңдай білу керек.

 

Мақсаттар жүйесі белгілеріне қарай  бірнеше түрлерге бөлінеді:

 

1.Қажетті деңгейіне қарай: стратегиялық, тактикалық;

 

2.Мазмұнына қарай: технологиялық,  экономикалық, өндірістік, әкімшілік,  маркетингтік, ғылыми-техникалық, әлеуметтік;

 

3.Уақыт аралықтарына қарай: ұзақ  мерзімді (5 және одан да көп  жылға арналған), орта мерзімді (1-5 жыл), қысқа мерзімді (1 жылға дейін).

 

4.Деңгейіне қарай: жалпы, ерекше, операциялық, шұғыл.

 

Ұйымның тиімділігін арттыру үшін мақсат айқын болуы тиіс. Ресурстардың жеткіліксіздігінен немесе сыртқы факторлардың әсерінен мақсат орындалмауы мүмкін. Қол жетпеген мақсат жұмыскерлердің ынта – ықыласын кемітеді.

 

 

 

6-Тақырып. Ұйымның ішкі және  сыртқы ортасы

 

1.Ұйымның ішкі ортасы туралы  түсінік. Ішкі орта элементтері:  мақсаттар мен тапсырмалар, құрылым,  адамдар, технология 

 

2.Ұйымның сыртқы ортасы

 

1. Ортаны талдау 3 бөліктен тұрады: макроорта; тікелей орта; ішкі  орта.

 

Макроортаны талдау элементтері: экономика  жағдайы, қоғамның әлеуметтік және мәдени бөлігі, қоғамның техникалық және технологиялық  дамуы, инфраструктура және т.б.

 

Тікелей орта келесі компоненттерден  тұрады: сатыпалушылар, жабдықтаушылар, бәсекелестер, жұмыс күші нарығы.

 

Ішкі ортаны талдау келесі бағыттар бойынша жүргізіледі:

 

-мақсаттар;

 

-тапсырмалар;

 

-құрылым;

 

-технология;

 

-адамдар.

 

Мақсат – ұйым ұмтылатын нәтиже. Мысалы, пайданы көбейту, шығынды  азайту.

 

Тапсырма – белгілі уақытта  белгілі әдіспен орындалуға тиісті жұмыс немесе оның бөлігі. Тапсырмалар  үшке бөлінеді: заттармен жұмыс жасау, адамдармен жұмыс жасау, ақпаратпен жұмыс жасау.

 

Құрылым – ұйым мақсатына тиімді жетуге мүмкіндік беретін басқару  деңгейлері және бөлімшелер арасындағы логикалық өзара қарым –қатынастар.

 

Технология - шикізат, материалдар  және ақпаратты адам ресурстары арқылы өнімдер мен қызметтерге айналдыру  құралы.

 

Джон Вудворд бойынша технологияның  жіктелуі:

 

-                                                           даналық, шағын сериялы немесе  жеке дара өндіріс – жеке  тапсырыс бойынша дайындалатын  өнімдер мен қызметтер;

 

-                                                           жаппай немесе ірі сериялы  өндіріс – тұтынушылық тауарлар, автокөлік дайындау;