Стандарттаудың маңызы

 

Осы екі теорияның элементтерін Л. Портер-Э. Лоулер моделі үйлестіреді. Үлгі 5 фактордан тұрады: еңбек шығындары, қабылдау, нәтижелер, сыйақы, қанағаттану  дәрежесі.

 

Нәтижелі еңбек қанағаттандырады. Бұл үлгінің пайдасы «шығындар», «қабілеттіліктер», «нәтижелер», «сыйақы», «қабылдау» ұғымдарын бір жүйеге біріктіріп қарастыруда. Осы үлгіге сәйкес, жұмсалған күш-жігер деңгейі  сыйақының құндылығымен және осы  деңгейдің шыңында сыйақының  белгілі бір деңгейін соңына дейін  жалғастырады деген сенімділік дәрежесімен  анықталады. Басқару тәжірибесінде  бұл үлгіні қолданудың мәнісі мынада: нәтижелі еңбек қанағаттану сезіміне әкеледі және нәтижелілікті арттыруға  жол ашады.

 

 

 

 

 

12-Тақырып . Бақылау функциясы

 

 

 

1. Бақылау табиғаты және мақсаты

 

2. Бақылау типтері

 

3. Бақылау схемасы

 

4. Тиімді бақылаудың сипаттамасы.  Бақылауды мәліметтермен қамтамасыз  ету

 

 

 

 

 

1. Жоспар әрқашан ойлағандай  орындала бермеуі мүмкін. Адамдар  да өзіне қатысты құқықтар  мен міндеттерді қабылдай бермейді. Қойылған мақсатқа жету үшін  басшылық адамдарды әр уақытта  тиісті дәрежеде ынталандырмауы  мүмкін.

 

Ұйым қоршаған орта жағдайының өзгеруіне  қарай бейімделуі тиіс. Ұйым басшысы  өзінің алдына қойған мақсатына жеткенін анықтау үшін, өз қатесін және қызметшілерінің  қатесін байқауы үшін бақылау  қажет. Бақылау ұйымды да, қызметкерлерді де шығыннан алдын – ала қорғауы  тиіс.

 

Бақылау қызметі өндіріс процесінің нақты барысын ұдайы бақылаудан, тұтынудан, бағалаудан және басқарудың келесі циклінде белгіленген бағдарлама бойынша салыстырудан тұрады.

 

Бақылау – бұл ұйымның өз мақсатына  жетуін қамтамасыз ету процесі.

 

Басшылар бақылау қызметін мақсат пен міндетті айқындап, ұйымды құрған сәттен бастап қолға ала бастайды. Ұйымның қалыпты жұмыс істеуі үшін бақылаудың манызы зор. Бақылау  болмаған жерде берекесіздік етек алады, кез-келген топтың қызметін біріктіру  мүмкін болмайды. Жоспардың жүзеге асуына көптеген жағдайлар кедергі  келтіруі мүмкін.

 

Бақылаудың қажеттілігі дағдарыс жағдайларының пайда болуынан алдын-ала  сақтандыруға да байланысты.

 

Ұйым ішіндегі жағдайларды талдаған кезде пайда болатын қателіктер мен проблемаларды дер кезінде  түзетіп, дұрыс арнаға салмаса, кейіннен оны дұрыс қалпына келтіру  қиынға соғады.

 

Осыдан үш мыңдай жыл бұрын Қытайдың дана кітабында «И Цзиньде» («Өзгеріс кітабында») басқару ғылымының алғашқы  идеясы пайда болғанға дейін былайша  жазған болатын: «Ақылды адам табысқа  қалай жеткенін білгеннен кейін, ол тағы да солай істейді. Егер өз қатесін  сезінсе, оны ол қайталамайтын болады».

 

Бақылауды жүзеге асырудың қажеттілігінің басты себептерінің бірі – кез-келген ұйым өз қателіктерін дер кезінде  табады әрі оны ұйымның алдындағы  мақсатына нұқсан келтірмей тұрып, дұрыс арнаға бағыттайды.

 

 

 

2. Бақылау - басқарудың манызды,  әрі күрделі қызметі, еңбек  өнімділігін, қызметкерлердің ынта  – жігерін арттырудың басты  құралы.

 

Бақылаудың басты принциптерінің бірі – бақылау тұтастай қамтылуы тиіс. Бақылау ісі тек менеджерлердің және олардың көмекшілерінің ғана міндеті  емес. Әрбір басшы, қызмет лауазымына қарамастан, өзінің тікелей жауапты  міндеті ретінде бақылауды жүзеге асыруы тиіс.

 

Бақылаудың келесі принципі – ол басқару процесінің негізгі элементі болып саналады. Басқа барлық қызметтерді  одан бөлек қарастыруға болмайды.

 

Тиімді бақылаудың басты принциптері  – жүйелілік және жан–жақтылық. Бақылаудағы мақсаттылықтың да маңызы зор, яғни тексеру барысында тек  кемшілікті ашып ғана қоймай, оны жою  шараларын да қарастыру керек.

 

Бақылаудың негізгі үш түрі бар: алдын-ала, күнделікті және қорытынды.

 

1. Алдын-ала бақылау үш салада  – адамдар, материалдық және  қаржы ресурстары тарапында жүзеге  асырылады. Адам ресурстары саласында  алдын-ала бақылау белгілі бір  қызмет міндеттерін орындауға  қажетті кәсіптік білімі мен  шеберлігін мұқият тандау және  дайындығы мен біліктілігі бар  адамдарды таңдау арқылы жүргізіледі.  Жұмысқа қабылданушылардың осы  саладағы тиісті білім дәрежесін  немесе жұмыс өтілін айқындап, олардың құжаттары мен мінездемелерін  тексеру қажет.

 

Фирмадағы пайдаланып отырған материалдық  ресурстарды алдын–ала бақылағанда, материал сапасының стандарттарға  сәйкестілігі, жаңадан келіп түскен материалдардың жай–күйі, жарамдылығы  анықталады.         

 

Қаржы ресурстарын алдын-ала бақылаудың маңызды буыны - бюджет (ағымдағы қаржы  жоспары).

 

2. Күнделікті бақылау- жұмыс  барысында жүзеге асырылады, объектісі  көбінесе бағынышты қызметкерлер, мұны жүзеге асырушы - тікелей  басшы. Бағынышты адамдардың жұмысын  ұдайы тексеру, туындаған проблемалар  мен ұсыныстарды талқылау белгіленген  жоспарлар мен нұсқаулардан ауытқуға  жол бермейді. Күнделікті бақылауды  жүзеге асыру үшін бақылау  аппаратына ақпараттар, яғни кері  байланыс қажет.

 

Кері байланыс жүйесі – алынған  нәтижелер туралы деректер. Мысалы: басшының қарамағындағы адамдардың қанағаттанарлықсыз жұмысы туралы хабары. Кері байланыс жүйесі басшыға күтпеген проблемаларды айқындауға, соған  сәйкес тиісті шаралар қолдануға, қойылған мақсаттан ауытқуды дер кезінде  болдырмауға мүмкіндік береді.

 

3. Қорытынды бақылау. Мұның екі  маңызды қызметі бар:

 

А) нақты алынған нәтиже мен талап  етілетін нәтижені салыстыру арқылы жоспардың қаншалықты дәл жасалатындығын бағалауға мүмкіндік береді. Мұның  өзі пайда болған проблемалар  туралы ақпарат алуға, сөйтіп болашақта  мұндай проблемалардан құтылу үшін жаңа жоспар жасауға ықпал етеді.

 

Б) екінші қызметі мотивацияға ықпал  етеді. Егер ұйым басшысы мотивациялық көтермелеуді белгілі бір нәтижелілік  деңгейімен байланыстыратын болса, онда қол жеткен нәтижені дәл бағалауы қажет.

 

 

 

3. Бақылау процесі 3 кезеңнен  тұрады: стандарттар мен критерийлер  жасау, оларды нақты нәтижелермен  салыстыру, енгізілетін қажетті  түзетулерді қабылдау.

 

1. Стандарттарды белгілеу. Бақылауға  пайдаланылатын барлық стандарттарды  ұйымның  мақсаты мен стратегиясына   орай таңдап алынуы тиіс.

 

Нәтижелік көрсеткіштер - түскен пайда, сату көлемі, материалдар құны болуы  мүмкін. Бұл көрсеткіштер сандық өлшеммен беріледі.

 

2. Қол жеткен нәтижені белгіленген  стандарттармен салыстыру арқылы  менеджер олардың сәйкес келуін  немесе ауытқуын айқындайды. Бақылаудың  осы кезеңінде тиісті баға  беріліп, олардың өзі тиісті  шешім қабылдауға негіз қалайды.  Мұндағы мақсат - ауытқу ауқымын,  өлшемін, нәтижелерін анықтау  және оны бағалау.

 

3. Егер нақты нәтижені стандартпен  салыстырғанда, көздеген мақсатқа  жеткені айқындалса, онда ештеңе  қолданбауды ұсынылады.

 

Ауытқу байқалған жағдайда, олардың  себебі анықталса, ауытқу жойылады.

 

Бақылаудың тиімділігін қамтамасыз етуде мәліметтерді берудің және таратудың рөлі зор. Бақылау жүйесі тиімді әрекет ету үшін міндетті түрде  тиісті жұмыскерлерге стандарттарды, қол жеткен нәтижелерді хабарлап отыру қажет. Бұл мәліметтер дәл  болуы, уақытында келіп түсуі  және қажетті шешімдер мен әрекеттер  жасау үшін басшыларға дер кезінде  беріліп отыруы тиіс. Стандарттар  қызметкерлерге  барынша түсінікті  болуы керек.

 

 

 

4. Бақылауды жүзеге асыруға басшы  тікелей жауап береді. Егер тікелей   басшымен қоса тағы да өндіріс  басшысы болса, онда олар бақылау  қызметін өзара бөліседі. Тікелей  басшы жұмысқа деген адалдықты,  дәлдікті, сенімділікті, жарлықтарының  орындалуын бақылайды, ал өндіріс  басшысы өнім сапасын, олардың  жарлықтар мен нормаларға сәйкес  келуін қадағалайды.

 

Бақылай білудің де зор маңызы бар. Кейде жөн – жосықсыз бақылау  салдарынан басқа біреудің жұмысына килігу, наразылық туғызу кездеседі. Кейбір қызметкерді дұрыс–бұрысына қарамастан, үнемі сынай беруден  де шығатын нәтиже шамалы.

 

Кімде-кім бақылауды талапқа  сай жүргізгісі келсе, ең әуелі ол өзін-өзі бақылауы, өрескел қателіктерге жол бермеуі тиіс.

 

В. Зигерт пен Л. Ланг наразылық  туғызатын 7 түрлі қателікті атап көрсетеді:

 

1. Бақылау қақтығыспен шектелмеуі  тиіс.

 

2. Жаппай бақылау ұқыпсыздыққа  ұшыратады.

 

3. Жасырын бақылау реніш тудырады.

 

4. Тек жауапты учаскіні бақылаумен  шектелуге болмайды.

 

5. Сенбегенің үшін бақылауға  болмайды.

 

6. Бақылау сырт көзге көріну  үшін істелмейді.

 

7. Өз қорытындыңды іште сақтама.

 

Бақылаудың түпкі мақсаты –  нәтижелік. Егер ұйым ойлаған мақсатына  жетіп, алдына жаңа мақсатты қоя білсе, бақылауды тиімді деуге болады.

 

Бақылаудың тиімділігі оны дер  кезінде жүргізуге байланысты. Бақылау  жоспарлау секілді, барынша икемді болып жатқан өзгеріске бейім  болуы тиіс.

 

Бақылау барынша қарапайым болғаны  жөн. Бақылаудың қарапайым тәсілдері  әрі женіл, әрі тиімді.

 

Тиімді бақылаудың келесі сипаттамасы  – үнемділік. Бақылауда көптеген жанама шығындар болады, мысалы, жұмыс  уақыты шығыны мен ресурстар бөлу.

 

Өз бизнесін шетел нарықтарында  жүзеге асыратын ұйымдар үшін бақылау  қызметі біршама күрделене түседі. Менеджерлер өз еліндегі бизнестің  ғана емес, халықаралық бизнестердің де жай–күйін білуі тиіс.

 

Күнделікті және жедел шешімдерді қабылдау үшін бейресми жолмен жиналған мәліметтер пайдаланылады. Ол үшін басшы  қол астындағылармен пікірлеседі, әріптестерімен және клиенттермен әңгімелеседі, газеттер және мерзімді басылымдарды оқиды. Сол арқылы ол көптеген пайдалы  жайттарды біледі, алайда осы мәліметтердің  өзі тіпті шағын ұйым үшін басқару  ісінде шешім қабылдауға жеткіліксіз. Сондықтан да басшы үшін мәліметтерді ресми жолмен жинау және өңдеу  қажет.

 

Мәлімет көлемінің артуына байланысты тиімді, әрі жедел шешім қабылдау үшін ақпаратты басқару жүйесін (АБЖ) ұйымдастыру қажет болады. Ол  әкімшілікке шешім қабылдауға қажетті  мәлімет беріп отыратын ресми  жүйе.

 

Ұйымдарда компьютерлерді кеңінен  пайдалану барлық деңгейдегі басшыларға өз қызметінде өте мол мәліметті  пайдалануына мүмкіндік береді.

 

Бақылау үшін мәлімет ішкі, сыртқы көздерден келіп түсуі тиіс.

 

Жедел бақылау үшін мәлімет дәл, қысқа, ең соңғысы болуы, әрі ішкі көздерден келіп түсуі тиіс.

 

Мәліметтерді өңдеудің 4 түрлі әдісі  бар:

 

1.Өзін-өзі бақылау – бұл адамдардың  өз мәліметтері (білімі, тәжірибесі, мамандығы);

 

2.Әрекеттестік – бұл бір немесе  бірнеше адамдармен кездесу, сол  кезде өзара мәлімет алмасу;

 

3.Қарым–қатынас – бұл хаттамалар, файл деректері және арнайы  ұйымдастырылған зерттеулер;

 

4.Талдау – бұл сандық үлгілер  мен шешім қабылдау әдістемелері  арқылы мәліметтерді өңдеу.

 

Ақпарат  басқару жүйесінің тиімділігіне ықпал ететін кейбір кеңестер. Атап айтсақ:

 

1.пайдаланушыларды жүйені жобалауға  қатыстыру керек;

 

2.ең тәуір жүйе – басқарушы  мақсаты үшін шығындарды барынша   аз жұмсай отырып, қажетті мөлшердегі  және сападағы мәліметтерді беретін  жүйе. Шығындар құрамына ақпарат   басқару жүйесін жоспарлауға,  орнатуға, қызметкерлерді үйретуге  кететін уақыт, сонымен қатар  мәліметтерді жинауға, көбейтуге  және өңдеуге кететін уақыт  пен қаржы шығындары жатады;

 

3.қажетті мәліметтерді жинау.  Мәліметтердің тым көп болуы  да, тым тапшы болуы да шешім  қабылдау процесін қиындатады;

 

4.жүйе деректерін жетілдіру.  Ішкі және сыртқы жағдайлардың  өзгеруіне байланысты жаңа қажетті  мәліметтерді жинау, сақтау, өңдеу  және тарту мақсатында ақпараттық  басқару жүйесін жетілдіру қажет.

 

 

 

 

 

13-Тақырып. Коммуникация

 

 

 

1. Коммуникация түсінігі және  түрлері

 

2. Коммуникациялық процесс

 

3. Тұлғааралық байланыстар және  кедергілер

 

4.Тиімді коммуникациялар

 

 

 

1. Зерттеулер бойынша басшы уақыттың 50-90 пайызын коммуникацияларға жұмсайды. Басшы өзінің рөлін іске асыруда  жеке дара аралық қатынастарды  құру, ақпарат алмасу, шешім қабылдау, жоспарлау, ұйымдастыру,  мотивация  және бақылау қызметтерін атқарады.  Коммуникация – ақпарат алмасу  процесі. Ақпарат алмасу басқарушылық  іс- әрекеттің барлық түрлерінде  орын алады сондықтан коммуникация -байланыстырушы процесс. Пікір  алмасу, телефон әңгімелері, қызметтік  жазбалар, видеоленталар, есептер  сыртқы ортадағы мәселелер мен  мүмкіндіктерге жауап  болып  табылады.

 

Коммуникациялардың келесі түрлері  бар:

 

–             деңгей аралық: тік: төменнен жоғары қарай; жоғарыдан төмен қарай;

 

көлденең:түрлі бөлімдер арасында;

 

–             басшымен бағынышты арасында;

 

–             басшы мен жұмыс тобы арасында;

 

–             ұйыммен сыртқы орта арасында;

 

–             бейресми.

 

Ұйымдастырушылық коммуникациялар  ұйымдағы бөлімшелер арасында ақпарат  алмасудан тұрады. Олардың басты  мақсаты ақпарат ағымдарын қалыптастыру және жетілдіру.

 

Коммуникациялық тор бұл коммуникациялық  ағымдар көмегімен ұйым бөлімшелерін бірігуі. Ол тік, көлденен және диагоналды байланыстарды қамтиды.