Роль кадровой службы на предприятии, ее функции, задачи и структура

1. о нарушителях трудовой дисциплины;
2. копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия;
3. об увольнении рабочих и служащих;
4. об изменении правил внутреннего трудового распорядка;
5. сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел  кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей  силе, справки о заработной плате  для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной  численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально  ответственных лиц, листы временной  нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и  очередных отпусках работников предприятия.

В разделе «Права» указаны  основные полномочия, которыми наделен  отдел кадров, в частности: право  требовать от всех подразделений  предприятия необходимых для  полноценной работы отдела кадров материалов; право принимать работников предприятия  по вопросам приема, перемещения и  увольнения; право осуществлять связь  с другими организациями по вопросам подбора кадров; право требовать  от других подразделений обязательного  выполнения тех указаний, которые  предусмотрены положением об отделе кадров.[6,c.105]

В разделе «Ответственность»  установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных  на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Любая должностная инструкция работника предприятия имеет  три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Обязанности начальника кадровой службы.

К основным должностным обязанностям начальника отдела кадров относится  осуществление следующих функций:

-руководство работой  службы

-разработка необходимой  документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т.п.

-проведение работы по  защите информации, составляющей  государственную, коммерческую и  служебную тайну

-обеспечение рационального  распределения нагрузки между  работниками отдела

-создание условий для  роста и повышения квалификации  персонала

-осуществление контроля за соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины

-внесение предложений  о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей  производственной дисциплины

-контроль за своевременным  составлением отчетности

Начальник кадровой службы должен знать:

1) постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и  нормативные документы вышестоящих  и других органов, касающиеся  деятельности службы

2) нормативные акты и  методические рекомендации, определяющие  порядок проведения работ в  отделе

3) основы экономики, организации  труда и управления

4) законодательство о  труде и охране труда в РФ

5) правила внутреннего  трудового распорядка

6) правила и нормы охраны  труда, техники безопасности, производственной  санитарии и противопожарной  защиты.

 

1.3 Задачи, функции и структура кадровой службы

 

Теперь поговорим подробнее о задачах, функциях и структуре организации.

Кадровая служба решает следующие  задачи:

-осуществление работы  по подбору, расстановке и использованию  рабочих и специалистов

-формирование стабильно  работающего трудового коллектива

-создание кадрового резерва

-организация системы  учета кадров

Кадровая служба выполняет  следующие функции:

-работка планов комплектования  кадров в соответствии с программой  развития конкретной организации

-оформление приема, перевода  и увольнения работников в  соответствии с трудовым законодательством  РФ

-учет личного состава

-хранение и заполнение  трудовых книжек, ведение документации  по делопроизводству

-контроль за исполнением  руководителями подразделений приказов  и распоряжений по работе с  личным составом

-изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка  мероприятий по ее устранению

-анализ деловых качеств  специалистов организации с целью  рационального использования кадров

-создание условий для  повышения образовательного и  квалификационного уровня специалистов

-работа по созданию  резерва на выдвижение

-подготовка предложений  по улучшению расстановки и  использованию работников

-подготовка и систематизация  материалов для аттестационной  комиссии подготовка материалов  для представления работников  к поощрению и награждению

-принятие мер по трудоустройству  высвобождаемых работников

-организация контроля  за состоянием трудовой дисциплины  и правил внутреннего трудового  распорядка

-ведение всей отчетности  по кадровым вопросам[15,c.90]

Полномочия, которыми, как  правило, наделена кадровая служба, заключаются  в следующем:

-право требовать от  всех подразделений организации  представления необходимых для  ее работы материалов

-право принимать работников  организации по вопросам перемещения  и увольнения

-право взаимодействовать  с другими организациями по  вопросу подбора кадров

-право требовать от  других подразделений обязательного  выполнения тех указаний, которые  предусмотрены положением об  отделе кадров

Структура кадровой службы.

Полноценная кадровая служба обычно включает в себя несколько  секторов с четким разделением функции:

1) сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане организации, подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т.д.;

2) сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д.;

3) сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д. сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.;

3) сектор социальной политики создает благоприятный психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития.

Если организация не очень  большая, эти сектора могут быть объединены.

Деятельность любого подразделения  должна начинаться с составления  положения об этом подразделении. Положение  о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями, права, обязанности, ответственность.

Место кадровой службы в  структуре организации.

Кадровая служба предприятия – это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики. Люди – важнейший ресурс любой организации. Они создают новые продукты, контролируют качество, аккумулируют и используют финансовые ресурсы. Люди способны к постоянному совершенствованию и развитию. В то время как другие ресурсы ограничены, возможности и инициатива людей, человеческие ресурсы безграничны.

Возрастающее стремление предпринимателей выжить в жесткой конкурентной борьбе, обеспечить стабильную перспективу  развития производства заставляет их заботиться о внедрении новой техники и технологии, инновационных процессов, что обуславливает необходимость постоянного совершенствования человеческих ресурсов. Все большее значение приобретают вопросы планирования их развития. В практической деятельности особое внимание уделяется формированию новой трудовой мотивации и морали, готовности разделять с предпринимателем риск нововведений, перспективному развитию кадров для выполнения квалификационных видов работ и приспособления к постоянно меняющимся условиям производства.

Управление персоналом является подсистемой в более глобальной системе управления бизнесом, осуществляемого в рамках определенной организационной иерархической структуры.

Система управления персоналом обладает рядом свойств:

– является первым слоем управления любой организации, так как именно люди, объединенные общими целями, эту организацию и составляют;

– присутствует во всех функциональных сферах деятельности – производстве, маркетинге, финансовой сфере, эккаунтинге, инновационной сфере; – ее главные цели совпадают с целями организации;

– она имеет общие черты, свойственные коллективам людей – потребность в общении, возможность возникновения конфликтов и т.д.

Содержание системы управления персоналом составляет:

– определение потребности в кадрах с учетом стратегии развития предприятия, объема производства продукции, услуг;

– формирование численного и качественного состава кадров (система комплектования, расстановка);

– кадровая политика (взаимосвязь с внешним и внутренним рынком труда, высвобождение, перераспределение и переподготовка кадров);

– система общей и профессиональной подготовки кадров;

– адаптация работников на предприятии;

– оплата и стимулирование труда, система материальной и моральной заинтересованности;

– оценка деятельности и аттестация кадров, ориентация ее на поощрение и продвижение работников по результатам труда и ценности работника для предприятия;

– система развития кадров (подготовка и переподготовка, повышение гибкости в использовании на производстве, обеспечение профессионально-квалификационного роста через планирование рабочей (трудовой) карьеры;

– межличностные отношения между работниками, между работниками, администрацией и общественными организациями;

– деятельность многофункциональной кадровой службы как органа, ответственного за обеспечение предприятия рабочей силой и за надежную социальную защиту работника.

Таким образом, система управления персоналом, содействует достижению наибольшей эффективности предприятия (фирмы) включает:

– помощь фирме в достижении ее целей;

– эффективное использование потенциала работника;

– обеспечение фирмы высококвалифицированными и заинтересованными работниками;

– развитие и поддержание на высоком уровне качества жизни, которое делает желанной работу в этой фирме;

– связь службы управления персоналом со всеми работниками;

– создание благоприятного морального климата.

Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером развития экономики, пониманием руководством предприятия роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией). В условиях ориентации экономики на использование экстенсивных методов кадровая служба была представлена чаще всего немногочисленным отделом кадров, отделом подготовки кадров (технического обучения), службой быта. Функции отдела кадров на отечественных предприятиях сводились в основном к найму и увольнению рабочей силы, ведению делопроизводства. Это низвело отдел кадров до второстепенного структурного подразделения, фактически выполняющего лишь указания руководства предприятия и заказы руководителей структурных подразделений в отношении набора рабочей силы со стороны. Различными видами кадровой работы были заняты другие подразделения заводоуправления: отдел труда и заработной, плановый отдел, партком профсоюзная организация, отдел техники безопасности, служба главного технолога, отдел технического обучения и др. Большая разобщенность всех этих узкоспециализированных структурных подразделений снижала эффективность работы с кадрами, не позволяла комплексно решать задачи формирования и тем более эффективного использования кадров. Кадровая служба не была наделена функциями планирования, организации, координирования, стимулирования, контроля, не участвовала в выработке кадровой политики, ограничиваясь текущей работой с кадрами. По сути дела, на большинстве отечественных предприятий и самой кадровой службы как совокупности взаимосвязанных структурных подразделений, участвующих в управлении персоналом, не было. Появление в последние годы должности заместителя генерального директора по кадрам не спасло ситуацию, так как ему, как правило, подчинялись лишь отдел кадров, отдел подготовки кадров и помощник директора по быту.