Роль кадровой службы на предприятии, ее функции, задачи и структура

 

 

Таблица 1.2 - Сравнительный анализ линейной структуры управления

Преимущества:	Недостатки:
единство и четкость распорядительства;	высокие требования к руководителю, который должен иметь обширные разносторонние знания и опыт по всем функциям управления и сферам деятельности;
согласованность действий исполнителей;	перегрузка менеджеров высшего  уровня, огромное количество информации, поток бумаг, множественность контактов  с подчиненными и вышестоящими;
четкая система взаимных связей между руководителем и  подчиненным;	тенденция к волоките при  решении вопросов, касающихся нескольких отделов.
быстрота реакции в  ответ на прямые указания;
получение исполнителями  увязанных между собой распоряжений и заданий, обеспеченных ресурсами;
личная ответственность  руководителя за конечные результаты деятельности своего предприятия.

 

Рассмотрим организационную  структуру компании ООО «Сибинтур» более подробно по каждому подразделению.

Отдел по работе с агентствами - контакт центр. Отдел состоит  из 7 сотрудников. Основная работа заключается  в консультировании партнеров-турагентов по бронированию и продаже туров  и предоставление информации:

- отельная база курортов;

- состав и организация тура;

- авиаперелеты;

- страхование;

- расчеты нестандартных, сложных туров;

- бронирование дополнительных услуг.

Отдел маркетинга. Состоит  из трех менеджеров. Работа отдела заключается  в изучении туристического рынка  города Нижневартовск, а так же конкурентов компании. Менеджеры проводят мониторинг и составляют статистику продаж по направлениям «Сибинтур», мониторинг загрузки рейсов, и бронирования отелей. Отдел маркетинга занимается ведением проекта «Франчайзинг», отслеживают работу турагентов, работающих под фирменным знаком Пегас Туристик, рассматривают и проводят конкурс среди новых заявок. Контролируют учет комиссионного вознаграждения и бонусной программы для турагентств. Составляют план и бюджет, а так же проводят анализ эффективности маркетинговых мероприятий фирмы. Занимаются обеспечением турагентств фирменной печатной и рекламной продукцией, организацией и проведением семинаров для обучения сотрудников офиса и менеджеров турагентств, участием в туристических выставках. Составляют отчетную документацию руководству. Проводят обучающие семинары для менеджеров турагентств как города Нижневартовска так и для менеджеров других городов (командировки). Занимаются рассмотрением и распределением по направлениям заявок от турагентств на участие в рекламных турах.

Визовый отдел. Состоит из пяти сотрудников. Основная работа подготовка и отправка документов туристов в  консульства для получения визы. Каждый менеджер занимается оформлением  виз по конкретному направлению. Сотрудники визового отдела ежегодно проходят обучение по правилам оформления виз. Оказывают консультационную поддержку  турагентам по сбору необходимого пакета документов, заполнению анкет. Осуществляют проверку полного пакета документов и отправку в консульские службы, согласно установленным срокам. Подготавливают графики крайних сроков подачи документов на визы, для размещения на сайте  компании Пегас Туристик. Занимаются оформлением приглашений и отправкой  списков туристов в принимающие  фирмы, для получения виз туристов по прибытию или прохождения границы  по безвизовым спискам. Оказывают визовую  поддержку для турагентов желающих самостоятельно оформить визы туристам.

Отдел перевозок (билетный, чартерный) состоит из 5 сотрудников. Два менеджера по. работе с рейсами: подготовка и отправка списков с  туристами в аэропорт, составление  графика открытия выписки электронных  документов (ваучер, авиабилет, страховка), заказ питания на рейсах, контроль чартерных цепочек рейсов (изменения  полетной программы, даты, время, места  вылета, замена бортов и компоновки кресел, изменение номеров рейсов, транзитные перелеты). Контроль опоздавших/не улетевших туристов. Работа с блочниками. Три флайт-менеджера выписывают, не выданные турагентами электронные  документы, провожают туристов в  аэропорту и выдают туристические  документы/паспорта.

Отдел бронирования. 4 сотрудника. Основная работа - непосредственная работа с заявками в программе. Внесение в единую систему туроператора данных новых турагентов, бронирование заявок на туры «вручную», внесение изменений  в готовую заявку, из системы онлайн-бронированя  для турагентов (сроки тура, продолжительность, замена отеля, замена туристов, замена типа размещения, питания, категории  номера, замена рейса), внесение дополнительных услуг, аннуляция или восстановление тура, внесение примечаний. Работа с  онлайн запросами на отмену заявки, бронирование расчетных заявок. Для  сотрудников отдела ежегодно подготавливаются методические пособия по правилам работы с заявками каждого направления  компании «Пегас Туристик». Организовываются вебинары по работе с программой и  ее новыми возможностями.

Бухгалтерия. Четыре сотрудника. Ведение бухгалтерского учета ООО  «Сибинтур», составление и сдача отчетности, ведение взаиморасчетов с контрагентами, документооборот.

Юридический отдел. Один сотрудник. Обеспечение соблюдения законности на предприятии и юридическая  защита его интересов; договорная работа претензионная работа; исковая работа; общие задачи, консультирование руководителей  структурных подразделений и  работников предприятия по юридическим вопросам.

В данном разделе дана подробная  характеристика ООО «Сибинтур», динамика его развития, а так же его организационная структура и управление кадровыми процессами. Следовательно, можно сделать вывод, что для таких крупных компаний как Пегас Туристик, в обязательном порядке необходимы кадровая политика и кадровое управление и соответственно наличие собственного кадрового отдела.

 

 

3.2 Кадровый инкубатор как элемент совершенствования кадровой политики

 

Изучив кадровую политику и процессы управления персоналом компании ООО «Сибинтур», были отмечены некоторые проблемы, связанные с подбором персонала, а именно с очень маленьким количеством высококвалифицированных специалистов в сфере туризма. Выходом из данной ситуации было предложено разработать новый метод подготовки специалистов, основанный на взаимодействии и сотрудничестве туристских фирм с учебными заведениями.

Кадровый инкубатор - практико-ориентированная  система обучения, основанная на взаимодействии туроператоров, турагентов и высших учебных заведений.

Туроператор, как один из самых основных участников рынка  в сфере туризма и существующий, как правило, продолжительное время, взаимодействуя со всеми структурами, которые собственно и формируют  турпродукт, имеет огромный опыт работы в данной сфере. Основная идея схемы  взаимодействия заключается в том, что туроператор может не только помочь перенять данный опыт партнерам  турагентам, а и поспособствовать формированию кадрового резерва  хороших специалистов уже на самых  начальных этапах, то есть с обучения в ВУЗах.

Далее рассмотрим процесс  работы кадрового инкубатора. Менеджеры - сотрудники турагентств партнеров  туроператора.

- Семинары - позволяют контролировать степень понимания слушателями пройденного материала, разобраться, насколько усвоен материал занятия. Обучающимся сотрудникам задаются вопросы или даются практические задания по пройденному материалу. Цель семинара - проверить усвоение материала лекции и помочь слушателям лучше разобраться в содержании изучаемой темы. Главное в семинаре - диалог между обучающимися и преподавателем, который позволяет с разных сторон рассмотреть материал, соотнести его с опытом и знаниями, уже имеющимися у слушателей.

Семинары предполагают высокую  активность слушателей и двустороннюю коммуникацию во время занятий. Семинары, проводятся в относительно небольших  группах, состоящих из 8 - 25 человек.

А) По направлениям туроператора, включают в себя: информацию о полетной программе; краткую информацию о  стране; некоторые таможенные и визовые  правила; описание особенностей курортов и отельной базы; рекомендации по бронированию; правила составления нестандартных  туров.

Б) Визовые формальности: общие условия работы, правила  сбора и заполнения пакета документов для оформления виз, сроки и стоимость.

В) Семинар для начинающих турагентов: правила работы с Пегас  Туристик; работа с сайтом (поиск  тура, он-лайн бронирование, расчет нестандартного тура).

- Тренинги - такое обучение, в котором теоретические блоки минимизированы и основное внимание уделяется практической отработке навыков и умений. Проводятся мероприятия для менеджеров турагентств с участием приглашенных специалистов, для получения и отработки определенных навыков, необходимых компании. В тренингах обычно используются разнообразные методы и техники активного обучения: деловые, ролевые и имитационные игры, разбор конкретных практических ситуаций и групповые дискуссии. Тренинг ‐ тот метод, который способен наиболее оперативно реагировать на все внешние и внутренние изменения. Он обеспечивает более интенсивное и интерактивное обучение и, кроме того, «ориентирован в первую очередь на получение практических навыков, необходимых в повседневной работе, на обмен опытом между слушателями», что позволяет получить результат, обладающий высокой практической ценностью, и экономит время и ресурсы сотрудников и организации в целом.

- Рекламные туры: спланированные туроператором поездки по регионам, отелям, экскурсиям, с целью получения информации, ознакомления и их осмотра сотрудниками агентств.

- Стажировки: прохождение практики на базе туроператора в отделах компании ООО «Сибинтур».

Стажировки нужны для  того, чтобы обучать специалистов и руководителей новым навыкам  и знаниям, необходимым для выполнения работы, для расширения их представлений  о работе, которую им, возможно, предстоит  выполнять в будущем.

По итогам стажировки сотрудник, прошедший ее, и руководитель, отвечающий за стажировку данного сотрудника, составляют отчет по установленной  форме.

- Мастер-классы: форма учебных занятий, основанная на передачи знаний и умений сотрудников компании студентам, на базе учебных лекций в ВУЗах. Основной целью мастер-класса является обмен опытом с коллегами. Например мастера своего дела делятся со слушателями какой-либо уникальной методикой, которая применялась и успешно внедрялась лично ими.

Методика проведения мастер-класса не имеет строгих и единых норм. В большинстве своем она основывается на интуиции ведущего специалиста и  на восприимчивости слушателя.

- Курсовые проекты и дипломные исследования: научные работы выполняемые студентами по заказу компаний.

В данном разделе дана характеристика предлагаемого метода совершенствования  кадровой политики туристских фирм. Рассмотрен процесс работы кадрового инкубатора. Следовательно, первое направление  кадрового инкубатора нацелено на совершенствование  кадровой политики турагентств, за счет обучения и переподготовки менеджеров турфирм, второе направление способствует формированию молодых квалифицированных  специалистов на самых ранних этапах, то есть с обучения в ВУЗах. Таким  образом, можно вырастить не только готовых к работе специалистов, а  и создать хороший кадровый резерв в индустрии туризма.

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Роль кадровой службы высока, тем более для предприятий  осуществляющих организационно – экономическую  деятельность в условиях сегодняшней  экономической ситуации.

Прежде всего, эффективное управление персоналом признается сегодня важнейшим фактором конкурентоспособности компаний и достижения ими экономического успеха, а успеха можно добиться только в том случае, если в организации рабочий процесс будет налажен, и в первую очередь в кадровой службе

Кадровые службы в фирме  обладают высоким статусом и широкими полномочиями для комплексного системного управления трудовыми ресурсами.

Существенным фактором является компетентность кадровой службы. Именно от нее зависит, насколько объективно будет оценен тот или иной претендент, что впоследствии может сказаться  на деятельности предприятия и, в  конечном итоге, на их же зарплате (что  сейчас в России является доминирующим стимулом).

Без грамотно организованной кадровой службы сегодня не может  существовать ни одна организация. Роль кадровой службы на предприятии обусловлена  требованиями времени, согласно которым  и строится единая кадровая политика предприятия.

Конечно у кадровых служб  имеются как достоинства, так и недостатки, существует множество моделей структурирования и построения работы кадровой службы, и предприниматель сам выбирает более эффективную модель для ведения деятельности.

Так же стоит отметить, что работа кадровой службы тесно сплетена с работой остальных отделений организации, и ее работа влияет на работу всей организации.

При проведении изменений  или реорганизации кадровой службы необходимо это учитывать, для того, чтобы грамотно подобрать необходимые изменения.

В третьей главе данной работы были рассмотрены перспективы  развития кадровой политики ООО «Сибинтур», разработан кадровый инкубатор, как  элемент совершенствования кадровой политики. Дана характеристика предлагаемого  метода совершенствования кадровой политики туристских фирм. Рассмотрен процесс работы кадрового инкубатора. Следовательно, первое направление  кадрового инкубатора нацелено на совершенствование  кадровой политики турагентств, за счет обучения и переподготовки менеджеров турфирм, второе направление способствует формированию молодых квалифицированных  специалистов на самых ранних этапах, то есть с обучения в ВУЗах. Таким  образом, можно вырастить не только готовых к работе специалистов, а  и создать хороший кадровый резерв в индустрии туризма.