Отчет по практике в Администрации Островского района в Управлении делами

Управление возглавляет  начальник. Начальник управления назначается  на должность и освобождается  от должности главой администрации города по представлению заместителя главы администрации – руководителя аппарата администрации г.Острова. Начальник управления вправе: представлять интересы  администрации г. Острова  во всех учреждениях и организациях в пределах компетенции управления, издавать в рамках компетенции управления приказы и распоряжения, вносить предложения заместителю главы администрации – руководителю аппарата администрации г. Острова о назначении и освобождении от должности работников управления, о применении к ним мер поощрения и взыскания в соответствии с действующим законодательством, определять должностные обязанности работников управления.

Начальник управления несет  обязанность по обеспечению режима использования материалов и информации, являющихся ограниченными в доступе. Начальник управления осуществляет иные полномочия, установленные муниципальными правовыми актами г. Острова, и по поручению главы администрации г. Острова и заместителя главы администрации – руководителя аппарата администрации г. Острова.

На время отсутствия начальника его обязанности возлагаются  на  заместителя начальника управления. Начальник управления несет ответственность за деятельность управления в целом.

Управление делами имеет  права:

а) запрашивать и получать в установленном порядке необходимые материалы от исполнительной властен органов местного самоуправления г.Острова, управлений и отделов администрации района, организаций и должностных лиц;

б) участвовать в разработке проектов нормативных правовых актов по вопросам, отнесенным к компетенции управления делами;

в) проводить совещания и конференции c привлечением специалистов других исполнительной власти органов местного самоуправления, а также организации независимо от их фары собственности;

г) привлекать специалистов архивного  отдела для разработки методических инструкций по делопроизводству;

д) осуществлять иные действия в соответствии c выполняемыми функциями.

Основные  права, обязанности, функции я хотела бы продемонстрировать на примере Старшего Инспектора Администрации г.Острова. Старший инспектор Администрации г. Острова (далее - старший инспектор) является работником, осуществляющим техническое обеспечение деятельности органов местного самоуправления. Старший инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности Главой города по представлению заместителя главы Администрации города по общим и социальным вопросам и управляющего делами Администрации города. Старший инспектор непосредственно подчиняется управляющему делами Администрации района. На период временного отсутствия старшего инспектора его обязанности исполняет должностное лицо, назначаемое распоряжением Администрации города. B своей деятельности старший инспектор руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации, 

- Федеральными законами;

-Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации;

-Уставом  г. Острова,

- Областными законами;

-Указами и распоряжениями Главы Администрации (Губернатора) г.Острова;

- постановлениями и распоряжениями  Администрации г. Острова; 

- правовыми актами органов местного  самоуправления;

- положением об Администрации г.Острова;

- инструкцией по делопроизводству;

- регламентом Администрации г.Острова;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- правилами и нормами охраны  труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

- должностной инструкцией. 

Функции: осуществление работы по организационно-техническому обеспечению деятельности ,заместителей главы Администрации г.Острова, работников аппарата и структурных подразделении Администрации г.Острова. Ведение делопроизводства Администрации г.Острова (прием и выдача документов, адресованных заместителю главы Администрации), выполнение машинописных работ.

Старший инспектор обязан соблюдать Конституцию  Российской Федерации, федеральные законы, устав г. Острова и областные законы, устав и нормативные правовые акты муниципального образования, в том числе, определяющие его полномочия и функции, обеспечивать соблюдение и защиту прав и законных интересов граждан, исполнять приказы, распоряжения и указания непосредственных и вышестоящих руководителей, соблюдать установленные в органе местного самоуправления правила внутреннего трудового распорядка, поддерживать уровень квалификации, не разглашать сведения, составляющие охраняемую законом и иными нормативными правовыми актами тайну.

Старший инспектор должен знать структуру и руководящий состав Администрации района и ее подразделений, организацию делопроизводства, методы оформления и обработки документов, машинопись, правила орфографии и пунктуации, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, инструкцию и другие документы по ведению делопроизводства, порядок расположения материалов при печатании различных документов, правила печатания деловых писем с использованием типовых норы, основы этики и эстетики, правила делового общения, правила эксплуатации компьютера; - правила пользования приемно-переговорными устройствами (телефонами, факсами), множительной техники (ксероксом, сканером).

Старший инспектор:

1. Принимает поступающую на рассмотрение  заместителям главы Администрации города корреспонденцию, передает ее в соответствии c резолюцией конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2. B соответствии c Инструкцией по делопроизводству, Регламентом Администрации г.Острова, правилами орфографии и пунктуации проверяет правильность оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись.

З. Осуществляет ведение делопроизводства, выполняет различные операции c применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации.

4. Организует согласование документов  заместителями главы Администрации.

5. Подготавливает документы и материалы,  необходимые для работы заместителя  главы Администрации города.

б. Готовит проекты постановлений  Администрации по награждению граждан  и юридических лиц Почетными  грамотами Администрации г. Острова, Благодарностями и Благодарственными письмами Главы г.Острова, контролирует согласование указанных проектов, доведение подписанных и зарегистрированных постановлении до исполнителен. Печатает Почетные грамоты, Благодарности и Благодарственные письма. Ведет учет награжденных Администрацией.

7. Принимает и передает информацию  по приёмно-переговорным устройствам  (телефон, факс и др.). Принимает  и передает телефонограммы.

8. Выполняет машинописные работы c рукописных, печатных оригиналов на компьютере, печатает под диктовку, вводит текущую информацию в банк данных.

9. Обеспечивает прием посетителей,  содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений граждан.

10. Выполняет работу по подготовке  заседаний и совещании, проводимых в Администрации г.Острова (сбор и обработка необходимой информации, подготовка печатных материалов, оповещение участников o времени и месте проведения, повестке дня, регистрация участников).

11. Обеспечивает сохранность документов  и другой проходящей служебной информации.

12. Формирует дела в соответствии c утвержденной номенклатурой, обеспечивает  их сохранность и в установленные  сроки сдает в архивный отдел документы, законченные делопроизводством.

13. Копирует документы на ксероксе. Следит за состоянием компьютера, ксерокса, факса, обеспечивает сохранность и правильный уход за используемой техникой. Ведет регистрацию входящей и исходящей документации.

 

 

Глава 2.Анализ результатов  организации управления в комитете.

          2.1Анализ эффективности работы отдела Управление делами

Принимается поступающая на рассмотрение заместителя  главы Администрации города корреспонденция, и своевременно передается в соответствии c резолюцией конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Проверяет правильность оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись. Оперативное ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации. Отлаженное согласование и подготовка документов и материалов, необходимых для работы заместителям главы Администрации города.

Оперативная подготовка проектов постановлении  администрации г.Острова по награждению граждан и юридических лиц Почетными грамотами Администрации г.Острова, Благодарностями и Благодарственными письмами Главы г.Острова, четкий контроль согласований указанных проектов, доведение подписанных и зарегистрированных постановлений до исполнителей. Печатает Почетные грамоты, Благодарности и Благодарственные письма. Своевременно принимается и передается информация по приемно-переговорным устройствам (телефон, факс и др.). Обеспечивается прием посетителей в установленное время, и содействуют оперативности рассмотрения просьб и предложений граждан. Работа c обращениями граждан занимает одно из важнейших мест в деятельности Администрации г. Острова и направлена на изучение нужд и запросов населения района c целью выработки правильных управленческих решении аппаратом Администрации.

  В администрации г. Острова  действует единая нормативно-правовая  база для работы с обращениями  граждан, все документы рассылались и принимались к исполнению вовремя и без промедления. Велась постоянная работа по формированию системы административного воздействия, регулярно на планерных совещаниях обсуждалось состояние работы с обращениями граждан. Повысился уровень аналитической работы c обращениями граждан, что привело к принятию рациональных и обоснованных управленческих решений в районе. Систематически проводились проверки состояния работы c обращениями граждан в структурных подразделениях. Работа исполнителей находилась на постоянном контроле. Население города регулярно информируется o проводимой работе по важнейшим социально-экономическим вопросам через официальный интернет-сайт Администрации города, средства массовой информации. Анализ работы c обращениями граждан за 2012 год в сравнении c 2011 годом показал, что общее количество обращений граждан уменьшилось на 11,5 . Так, если в 2011 году в Администрацию района поступило 947 обращений, то в 2012 году -838 обращений. Отмечается рост поступления письменных обращений граждан.. Наиболее часто жители г.Острова обращались в 2012 году по вопросам предоставления жилья (в 2011-13, a в 2012 г. —93), газификации жилых домов (в 2011 г. —27, a в 2012 г. —29) и по развитию малого предпринимательства (в 2011 г. —19, a в 2012 г. —25). B установленный срок выполняется работа по подготовке заседаний и совещаний, проводимых в Администрации г.Острова (сбор и обработка необходимой информации, подготовка печатных материалов, оповещение участников o времени и месте проведения, повестке дня, регистрация участников). Формируются дела в соответствии c утвержденной номенклатурой, обеспечивается их тщательная сохранность и в установленные сроки сдается в архивный отдел документы, законченные делопроизводством. Ведет работа по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстры й их поиск.

2.2 Анализ процесса организации и координации деятельности

Координация представляет собой  процесс распределения деятельности во времени, приведение ее отдельных  элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно добиться установленной  цели.

Управление в своей  деятельности подотчетно главе Администрации  города Острова.

Координацией и организацией деятельности в Управлении занимается исполняющий обязанности начальника Управления, организуя деятельность сотрудников и неся персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление функций и задач.

 

 

2.3Анализ кадрового потенциала

Количество сотрудников  Управления делами составляет 9 человека. Из них 1 мужчина и 8 женщин.

Половая характеристика сотрудников  Управления представлена на Рис.2.

Рис.2. Половая характеристика сотрудников Управления делами.

Возраст сотрудников –  то 25 до 63 лет.

Возрастная  характеристика сотрудников Управления представлена на Рис.3.

Рис.3. Возрастная характеристика сотрудников Управления образования.

Образование сотрудников  – высшее.

Средний стаж работы сотрудников  составляет 14 лет.

Сотрудники Управления проходят аттестацию и квалификационный экзамен  раз в 1,5 года.

Работники Управления пользуются правами и имеют социальные гарантии в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе, Трудовым кодексом Российской Федерации в части, не урегулированной законодательством о государственной гражданской службе.

Работники Управления несут  ответственность за несвоевременное  и некачественное выполнение своих  должностных обязанностей, несоблюдение ограничений, установленных законодательством о государственной гражданской службе.

 

 

2.4 Проблемы в Управлении образования  и предложения по их решению

Основными проблемами Управления делами являются:

1. Нехватка специалистов.
2. Отсутствие омолаживания персонала.
3. Проблема помещения.

Одной из основных проблем  Управления является нехватка специалистов. Не редки ситуации, когда один из сотрудников уходит в отпуск и обязанности и функции, выполняемые им, перекладываются на других сотрудников. Таким образом, нехватка специалистов приводит к излишней занятости сотрудников Управления. 

Для решения данной проблемы необходимо провести доукомплектование Управления кадрами.

Также в Управлении отсутствует  омолаживание персонала. Сотрудников, возраст которых от 24 до 36 лет, всего лишь 3, а тех, кому больше 46 лет – 6.