Работа с обращениями граждан в администрации города Владивостока

Если письмо подписано двумя и более авторами, регистрируется первый автор или тот, в чей адрес просят направить ответ. В электронной учетной карточке обращения делается отметка "коллективное".

Определяется и отмечается социальное положение и льготный состав авторов (кроме коллективных).

Письмо проверяется на повторность. Повторные обращения регистрируются так же, как и первичные. В электронной учетной карточке обращения делается отметка «повторно» и указываются номера и даты поступления предыдущих обращений.

Повторными обращениями считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.

Указывается количество листов письма и приложений к нему.

Составляется аннотация на письмо. Она должна быть четкой, краткой, отражать содержание обращения.

Указывается тема обращения согласно классификатору тем обращений.

Определяется и отмечается ответственный исполнитель.

Если в письме ставится ряд вопросов, для разрешения которых определяется несколько ответственных исполнителей, то в электронной программе учета и поиска документов на одно обращение создается несколько электронных учетных карточек путем добавления к основному регистрационному номеру буквенных индексов "а", "б", "в" и т.д.

После ввода данных в электронную программу учета и поиска документов выводится на печать контрольная карточка и прикрепляется к зарегистрированному обращению (форма № 2).

Зарегистрированные и оформленные обращения передаются на рассмотрение главе города Владивостока, первым заместителям, заместителям главы администрации в соответствии с распределением обязанностей и руководителям структурных подразделений администрации по их компетенции.

Рассмотрение зарегистрированных обращений руководителями производится, как правило, в день их поступления.

Указания по исполнению документов даются в форме резолюции на контрольной карточке и включают последовательно фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату написания резолюции.

Если руководителем, рассматривающим обращение, дано поручение нескольким подразделениям (должностным лицам), то основным исполнителем является подразделение (лицо), указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Изменение текста резолюции, переадресование документов другим исполнителям производится руководителем, первоначально рассмотревшим документ и давшим поручение по его исполнению.

Рассмотренные главой города Владивостока, первыми заместителями,

заместителями главы администрации обращения возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан для внесения в электронную учетную карточку содержания резолюции и передачи непосредственным исполнителям.

Обращение, поступившее в администрацию города Владивостока или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.

При поступлении обращения глава города Владивостока, первые заместители, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений либо уполномоченные на то лица в пределах своей компетенции решают вопрос о принятии его к рассмотрению либо направлении в государственный орган или другой орган местного самоуправления (или их структурные подразделения) в зависимости от поднятых в заявлении вопросов.

 Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города Владивостока, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в п. 6.1.4. настоящего Порядка. В случае необходимости можно запрашивать в указанных органах или у должностных лиц документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию в дело с уведомлением автора письменного обращения о принятии к сведению изложенной им информации следующие письменные обращения:

– не предполагающие ответа;

– не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;

– не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина (объединения граждан) и основанные на общих рассуждениях автора;

– связанные с рекламой товаров и услуг.

Глава города Владивостока, первые заместители, заместители главы администрации и руководители структурных подразделений администрации при рассмотрении предложений, заявлений и жалоб граждан:

– обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, или с выездом на место;

– запрашивают необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в государственных органах, в других органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

– принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан;

– дают письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в п. 6.1.1., п. 6.1.6. настоящего Порядка;

–уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в государственный орган, в другой орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Ответ на обращение подписывается главой города Владивостока, первыми заместителями, заместителями главы администрации в соответствии с распределением обязанностей, руководителями структурных подразделений (если обращение было им адресовано или им предоставлено данное право) либо уполномоченным на то лицом.

В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготовленном, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

 Обращение, в котором  обжалуется судебное решение, в  течение семи 

дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Администрация города Владивостока или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его

фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, глава города, первые заместители, заместители главы администрации, руководители структурных подразделений (если обращение было им адресовано) либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в администрацию города Владивостока или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

Поступающие в администрацию города Владивостока письма депутатов, к которым приложены обращения граждан, обрабатываются, регистрируются, направляются на рассмотрение главе города Владивостока, первым заместителям, заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений администрации в соответствии с настоящим

Порядком.

Администрация города Владивостока, должностные лица администрации обязаны дать депутату ответ на его обращение или представить запрашиваемые им документы или сведения безотлагательно.

В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов руководители администрации города Владивостока и должностные лица обязаны сообщить об этом депутату в трехдневный срок со дня получения обращения депутата.

Окончательный ответ представляется депутату Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутату Думы города Владивостока в течение 30 дней, депутату Законодательного Собрания Приморского края не позднее 15 дней со дня получения обращения депутата.

 

Отдел по работе с обращениями граждан анализирует количество, характер и содержание обращений депутатов и информирует об этом главу города Владивостока, первых заместителей, заместителей главы администрации.

Письма, переданные главе города во время проведения его встреч с жителями города, регистрируются, рассматриваются безотлагательно и, как правило, ставятся отделом по работе с обращениями граждан на особый контроль. В электронной учетной карточке делается соответствующая отметка. Направление на исполнение таких обращений осуществляется по решению главы города Владивостока, первых заместителей, заместителей главы администрации в соответствии с распределением обязанностей. Ход и итоги их рассмотрения докладываются отделом по работе с обращениями граждан главе города Владивостока.

Письменное обращение, поступившее в администрацию города Владивостока или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса,

предусмотренного ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", глава города Владивостока, первые заместители, заместители главы администрации либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Информация о продлении сроков рассмотрения обращения вносится специалистами отдела по работе с обращениями граждан в электронную учетную карточку.

Контроль за своевременным разрешением обращений граждан в администрации города Владивостока осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.

Контроль за исполнением обращений включает постановку обращения на

контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного обращения с контроля, направление исполненного обращения в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения обращений, информирование руководителей о состоянии исполнения обращений.

Срок хранения документов по обращениям граждан определяется в соответствии с пунктом 183 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558. Обращения личного характера подлежат хранению в течение пяти лет ЭПК. Обращения оперативного характера подлежат хранению в течение пяти лет, в случае неоднократного обращения - в течение пяти лет после последнего рассмотрения. Предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции, хранятся постоянно. Оформление архивных дел постоянного хранения обеспечивается отделом по работе с обращениями граждан - специалистами, ответственными за делопроизводство и архив.