Законодавчо-нормативне регулювання діловодства в Україні

Міністерство освіти та науки молоді та спорту України

Міністерство аграрної політики та продовольства України

Вінницький національний аграрний університет

 

 

Кафедра правознавства      Кафедра української та іноземних мов 

 

 

Реферат

із дисципліни:

Загальне діловодство

На тему:

Законодавчо-нормативне регулювання діловодства в Україні

 

 

 

 

Підготував:

Студент 3-го курсу

31-ПЗ

Гедзенко А.Г

Перевірила

Викладач: Чечель О.М.

 

 

Вінниця – 2013

 

Зміст

  Вступ 3

  Розділ 1. Законодавчо-нормативне  регулювання документаційними процесами 5

  1.1. Законодавчо-нормативна  база діловодства в Україні 5

  1.2. Нормативне регулювання  документаційних процесів в зарубіжних країнах 7

  Розділ 2. Особливості  Керування документаційними процесами 13

  2.1. Сутність керування  документаційними процесами 13

  2.2. Характеристика міжнародних стандартів керування документацією 16

  Розділ 3. ВІТЧИЗНЯНИЙ  СТАНДАРТ ЯК БАЗА ФОРМУВАННЯ  і РОЗВИТКУ СИСТЕМИ  КЕРУВАННЯ  ДОКУМЕНТАЦІЄЮ В УКРАЇНІ 21

  3.1. Необхідність вдосконалення  нормативно-законодавчої бази      управління документацією в Україні 21

  3.2. Створення вітчизняного  стандарту системи керування  документацією 24

  Висновок 38

  Список використаних  джерел 40

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

 

     Актуальність  теми. Глобалізація сучасних економічних  і суспільних процесів зумовлює  необхідність міжнародної уніфікації  та стандартизації інформаційних  процесів. Зміни політичної та  економічної ситуації в Європі  із створенням Євросоюзу фактично  привезли до створення єдиного  економічного простору, єдиного  ринку для більшості європейських  країн. Певною мірою це змушує держави у складі Європейського Союзу відмовитися від деяких національних особливостей господарювання, у тому числі й від національних систем управління документацією. Діяльність сучасних корпорацій, компаній та фірм давно вийшла за межі національних кордонів, транснаціональні корпорації мають представництва у багатьох країнах, у тому числі й тих, де їм доводиться працювати за правилами національної економіки. Саме ці нові економічні реалії зумовили потребу вироблення єдиного (міждержавного) стандарту з управління документацією, що й призвело до видання Міжнародною організацією стандартизації 15 вересня 2001 р. стандарту ІSО 15489-2001 "Інформація та документація - Управління документацією" (далі - Стандарт).

     Україна не  залишилися осторонь світових процесів. З 1998 р. діє затверджена Президентом України Стратегія інтеграції України до Європейського Союзу. Мета стратегії - забезпечити входження нашої держави до європейського політичного, інформаційного, економічного і правового простору. Одним з основних напрямів інтеграційного процесу є адаптація законодавства України до законодавства ЄС. Вона передбачає, зокрема, поступове приведення законодавства України у відповідність з європейськими стандартами.

     У сучасній  інформаційній інфраструктурі відбуваються  суттєві зміни, зумовлені інтеграцією  України в світовий інформаційний простір, впровадженням прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства в цілому. На часі - застосування у сфері діловодства міжнародних правил і технологій, спілкування мовою, що зрозуміла всім. На сьогодні в нашій країні спостерігається зростаюча увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення управління документацією

     Дослідженням питань законодавчо-нормативного регулювання і курування документаційними процесами займалися такі науковці, як  Антоненко  І. Є., Асєєв Г., Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н., Бардаев Э.А., Бездрабко  В., Добровольська В.В., Загорецька О.М., Кулешов С.Г., Кушнаренко Н.Н., Ларин М.В., Митченко О.Ю., Морозюк І., Сокова А.Н., Храмцовская Н. А., Юзьків   Я. та інші.

     Отже, мета даної  курсової роботи – дослідити законодавчо-нормативне регулювання і курування документаційними процесами в Україні та світі.

     Для досягнення  поставленої мети в курсовій роботі вирішуються наступні завдання:

проводиться характеристика законодавчо-нормативна база діловодства  в Україні,

аналізується нормативне регулювання документаційних процесів в зарубіжних країнах,

визначається сутність керування  документаційними процесами,

характеризуються міжнародні стандарти керування документацією,

з’ясовується необхідність вдосконалення нормативно-законодавчої бази      управління документацією  в Україні,

обґрунтовується створення  вітчизняного стандарту системи  керування документацією в Україні.

     Об’єктом дослідження в курсовій роботі є документаційні процеси, а предметом дослідження – особливості законодавчо-нормативного регулювання і курування документаційними процесами.

     Курсова робота  складається зі вступу, двох основних  розділів, шести підрозділів, висновків та списку використаної літератури.

Розділ 1. Законодавчо-нормативне регулювання документаційними процесами

 

     1.1. Законодавчо-нормативна  база діловодства в Україні

 

     Нормативну  базу діловодства України можна  умовно розділити на декілька  груп. Першу групу становлять  закони, які регламентують загальні  засади політики держави в  галузі інформації взагалі та  діловодства зокрема (закони України  "Про інформацію"[1], "Про державну  таємницю"[2], "Про Національний  архівний фонд та архівні установи"[3], "Про електронні документи та електронний документообіг"[4], "Про електронний цифровий підпис"[5] тощо).

     Другу групу  становлять правові акти з  діловодства, що мають міжвідомчий  характер. Це насамперед "Примірна  інструкція з діловодства у  міністерствах, інших центральних  органах виконавчої влади, Раді  Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 (далі - Примірна інструкція)[6], та "Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 (далі - Інструкція з діловодства за зверненнями громадян)[7]. До цієї групи також відносяться державні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів (Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення: ДСТУ 2732:94[8], Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98[9], Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99[10], Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844-99[11], Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003[12]).

     Третю групу  складають різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі Примірної інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.

     Окрему групу  становлять нормативні акти, що  регламентують спеціальне діловодство. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби, Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції. Закон України "Про судоустрій і статус суддів" регламентує організацію роботи щодо здійснення діловодства в судах[13].

     Отже, нормативно-правові  акти, що регулюють організацію  діловодства в Україні, мають  обмежені сфери застосування  і стосуються або окремих питань  роботи з документами та окремих  груп документів, або певних видів  установ, організацій, підприємств. Документи ж створюють всі без винятку юридичні особи. В інтересах як держави і суспільства в цілому, так і окремих громадян організувати управління документацією так, щоб ведення і зберігання службової документації відбувалося належним чином, за єдиними для всіх без винятку правилами. Крім того, економічні методи управління формують нові потреби фахівців та менеджерів у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.

     Стандарт ISO 15489:2001 стосується всіх документів, які організація (державна чи приватна) створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. Його можна використовувати як інструмент для оцінки узгодження з вимогами до ведення документів та формування відповідного регуляторного режиму. Це сприяє підвищенню якості роботи, змушуючи установи і людей працювати за певними правилами. Тому цілком доцільним вбачається впровадження норм міжнародному стандарту ISO 15489:2001 в Україні[14].

 

     1.2. Нормативне  регулювання документаційних процесів  в зарубіжних країнах

 

     Визначним і  водночас визначальним явищем  в історії records management на початку ХХІ ст. стала поява міжнародного стандарту у сфері КДП – ISO 15489– 2001 «Information and documentation. Records management» («Інформація та документація. Керування документацією»). Після ухвалення делегатськими зборами Міжнародної ради архівів на ХХХV Міжнародній конференції Круглого столу архівів – СІTRA (Рейк’явік, 10–13 жовтня 2001 р.) рекомендацій до впровадження й користування ISO 15489–2001 «Інформація та документація. Керування документацією», документ потрапляє до переліку міжнародних стандартів, що потребували національної гармонізації, тобто розроблення відповідної, адаптованої до умов організації діловодства на державному рівні версії, з тим, щоб міжнародний стандарт рекомендаційного характеру набув чинності як обов’язковий для виконання нормативний документ[15].

     Хрестоматійним  став факт, що оповідає про  основу ISO 15489–2001 – національний  стандарт Австралії AS 4390. Однією із причин розроблення останнього називають введення стандарту систем управління якістю ISO 9000[16]. Констатація потреби «якісних документів» не супроводжувалася визначенням порядку, умов середовища їх створення та функціонування, чинників, які визначають рівень його «якості». Тому, коли на початку 1990-х рр. Австралійська професійна спілка керуючих документацією виступила із пропозицією забезпечити операційну сумісність і розробити досконалу методику керування документаційними процесами, відразу знайшлися однодумці, бажаючі підтримати проект. До організаційного комітету виконавців увійшли професійні асоціації, провідні заклади фахової освіти, урядові установи тощо. У ході роботи над стандартом їх склад розширився за рахунок залучення незалежних експертів.

     Результатом  кількарічного вивчення національної  нормативно-правової бази і міжнародного  досвіду у сфері керування  документаційними процесами стала  поява документа AS 4390. «Загальні  положення» – «Обов’язки» –  «Стратегія» – «Контроль» –  «Експертиза цінності і розміщення  документів» – «Зберігання» –  такі складові частини стандарту,  що унормовувалися актом на  національному рівні. Загальне описання кожного напряму КДП, операційні обов’язки персоналу різного рангу у розробленні й реалізації політики в сфері діловодства, достовірне документування діяльності установ, аналіз забезпечення повноти реалізації функцій і напрямів діяльності організацій, проведення експертизи цінності документів, упорядковане зберігання документів із метою користування ними у подальшому – ці та інші концепти наповнили зміст стандарту, вигідно вирізнивши його з-поміж інших, і запропонували модель керування документаційними процесами у визначених межах.

     Його прогресивність  була відзначена Міжнародною  радою зі стандартизації, що підтверджувалося бажанням поважної інституції уподібнити модифікований варіант AS 4390 на міжнародному рівні. Наступним кроком розроблення міжнародного стандарту з КДП із посиланням на досвід австралійських колег було заснування спеціального підкомітету Технічного комітету (далі – ТК) 46/ ПК 11 ISO, котрий мав узгодити дискусійні моменти, пов’язані з упровадженням стандарту, зокрема питання меж сфери застосування, термінології, користувачів, структури тощо[17].

     У результаті тривалих консультацій учасники ТК 46 / ПК 11 ISO ухвалили такі:

     1) відсутність  архівної ланки у схемі КДП;

      2) рекомендаційний  характер стандарту у зв’язку  із відсутністю механізмів його  провадження;

     3) укрупнення  структурних одиниць.

     Підкомітет розробив також методичні вказівки, які давали відповідь на питання: «Яким чином здійснювати керування документаційними процесами?». Особливу увагу автори приділили докладному технологічному опису розроблення і впровадження систем ведення документації, інструментарію здійснення класифікування діяльності установи, укладання переліків документів зі строками зберігання, класифікації забезпечення збереженості та доступу, словниковому контролю, а також засобам, методам відбирання, реєстрування, класифікації документів, визначення рівнів доступу і забезпечення збереженості, передавання документів на зберігання, проведення експертизи цінності документів, їх пошуку та користування ними.

     Обговорення  проекту майбутнього стандарту  викликало низку цікавих пропозицій  від країн-учасниць розробки. Деякі  із них, з огляду на доцільність і універсальність зауваження і побажання, були втілені у форму і відбилися у змістові документа. Отже, акумулювавши передовий практичний досвід ряду країн у галузі керування документацією, ISO 15489–2001 «Information and documentation. Records management» (чинний від 15 вересня 2001 р.) регламентував керування документами будь-якого формату і на будь-яких носіях, створюваних і одержуваних державними і недержавними установами у процесі їх діяльності, а також приватними особами, які зобов’язані документувати інформацію та користуватися документами. Керування документацією в міжнародному стандарті розглядається як частина системи керування якістю, що ґрунтується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001.