Законодавчо-нормативне регулювання діловодства в Україні

     Структурно ISO 15489–2001 складається з двох частин: частина перша – Загальні положення  (керування документаційними процесами), частина друга – Практичне  керівництво (з КДП). Частина перша стандарту призначена для користування менеджерами в установах, спеціалістами з керування документацією, інформацією і технологіями, всіма іншими працівниками організацій і приватних осіб, зобов’язаних створювати і користуватися в своїй діяльності документами. Частина друга стандарту забезпечує єдину методологію застосування попередньої частини стандарту. У першій частині стандарту «Загальні положення» містяться основні принципи з керування документацією в державних і недержавних установах, які створюють документи.

     Тут же обґрунтовано необхідність керування документацією, схарактеризовано середовище, в якому здійснюється це керування, визначено загальні принципи державної, корпоративної політики щодо організації документообігу (у т. ч. й електронного), головні умови та вимоги її реалізації, процеси формування та функціонування системи КДП, перспективи їх розвитку, викладено вимоги до документування процесів КДП, їх моніторингу та поопераційного перевіряння, а також змісту основних положень щодо організації навчання фахівщців КДП. Також визначається відповідальність установ за створювані документи та раціональну роботу з ними. У другій частині стандарту в узагальнюючому вигляді представлено технологію практичної реалізації процедур (реєстрація, контроль, класифікація, зберігання документа і т. д.), зазначених у першій частині стандарту, з їх описом, що допомагають забезпечувати керування документацією.

     Творення ISO 15489-2001 - яскравий приклад узагальнення  часткового випадку, ґрунтованого  на серйозних залежностях один  від одного - досвіду однієї країни  у сфері роботи з документами  і здобутків світової спільноти. Організація технологічних циклів КДП у різних країнах має специфіку, що зумовлено історичними умовами розвитку держави і суспільства. Це викликало загальний характер рубрикації та формульованих норм ISO. Проте, маємо визнати, що завдяки попереднім зусиллям низки міжнародних організацій (Міжнародна рада архівів, ЮНЕСКО (програма RAMP), Міжнародна рада з керування документацією, Міжнародна федерація з керування документацією, Міжнародна організація зі стандартизації тощо) керуванню документаційними процесами упродовж другої полови-ни XX ст. надано загальні риси, що сприяло швидшому просуванню проекту ISO.

     Хоча основною  сферою застосування стандарту  є робота з документами у  різних галузях економіки, проте, він може мати місце, наприклад, у роботі з науко-во-технічною документацією. Стандарт не торкається питань, пов’язаних із керуванням архівними документами в архівних закладах, незважаючи на те, що в деяких країнах поняття «керування документаційними процесами» охоплює й керування архівними документаційними процесами. З огляду на зміст стандарту, під «керуванням документаційними процесами» розуміють:

     1) керування  континуумом документа (континуум  документа (record continuum)) - графічною  і теоретичною моделлю, що охоплює  послідовний і взаємопов’язаний режим роботи з документацією від моменту проектування системи роботи з документацією, її створення і до зберігання та користування документами в архіві. Режимом роботи з документацією (recordkeeping regime) називається система правил створення і зберігання документів певної сфери, починаючи від проектування системи роботи з документацією і до передачі в архів чи знищення документа;

     2) забезпечення  послуг у галузі керування  та користування документами  для задоволення потреб і захисту  інтересів установи та її клієнтів;

     3) створення  повної, точної, достовірної, придатної  для користування документації, що відображає діяльність установи;

     4) керування  документаційними процесами як  цінним майном і інформаційними  ресурсами;

     5) підвищення  ефективності,  раціоналізація  керування  документацією,   діяльності  установи шляхом правильного окреслення  практичної роботи з документацією.

     Після  набуття  чинності  ISO 15489–2001  у  багатьох  країнах  Європи,  Азії,  Америки до групи нормативних документів з інформації та документації ввійшли  національні  аналоги  міжнародного  узагальнюючого  нормативного  документа  у  сфері керування документацією ISO 15489–2001. Випадки копіткої адаптації загальних інтернаціональних положень у сфері КДП до конкретних національних умов  його застосування, зокрема щодо технологій  реалізації, засвідчили зворотній  напрям дій фахівців на державному рівні: від міжнародного до національного. Так,  упродовж 2000-х рр. задля вищої ефективності функціонування стандарту уповноважений орган із питань стандартизації Великої Британії – British Standard Institution підготував серію посібників, присвячених тлумаченню й деталізації окремих  його положень[18]. З метою пристосування спеціальної термінології ISO 15489–2001  до  традицій  уживання понятійно-категоріального апарату КДП провідні галузеві  інституції різних країн розробили спеціальні термінологічні словники чи доповнили текст документа додатковими супутніми роз’ясненнями, як  це трапилося,  на- приклад, у Латвії[19].

Розділ 2. Особливості Керування  документаційними процесами

     2.1. Сутність  керування документаційними процесами

     Серед найактуальніших  питань в умовах глобалізації  інформаційного суспільства компетентно  називають нормативне забезпечення  керування документаційними процесами  (далі – КДП). Розвиток КДП показує, що вирішення проблем організації роботи з документами набуло міжнародного характеру і стало складовою модерного інформаційного суспільства. Пошуки законодавчого, науково-методичного, нормативного забезпечення функціонування сучасних документів потребує спільних зусиль фахівців різних країн. Яскравими прикладами такої співпраці стали діяльність міжнародних фахових організацій, міжнародні DLM-форуми, започатковані ЄС. Утім, якщо зарубіжні колеги розробляють згадану тему вже не одне десятиліття, то для вітчизняної науки її актуалізація припадає на кінець ХХ ст.

     Одними із  перших, хто звернувся до теми  КДП в межах умовно «вітчизняного»  досвіду, були російські дослідники В.Д. Банасюкевич і А.М. Сокова. Їм належить першість у науково-практичній апробації ідей records management[20]. Ученим удалося привернути увагу колег до закордонного досвіду керування документацією й оволодіння інформацією, до того ж, у найрізноманітніших варіаціях його існування – records management, gestion des documents, Schriftgutverwaltung та ін., що сприяло продукуванню новітніх тематичних досліджень, автором значної частки яких був тоді Всесоюзний, а нині – Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства й архівної справи.

     Про доцільність вивчення records management дослідники наголошували ще в 1970-х рр., утім активно мусуватися дослідження з оперування документальними ресурсами, якісного продукування інформації, документального забезпечення управління розпочали з 1980-х рр. Головним поясненням цієї хронологічної мітки стала підготовка нової редакції Єдиної державної системи діловодства (далі – ЄДСД, 1973)[21]. Одним із найпомітнішим і найавторитетнішим провідником розроблення проекту була А.М. Сокова. Їй належать ґрунтовні студії стосовно структури і змістового наповнення ЄДСД, варіативні пропозиції її удосконалення з урахуванням поширення автоматизованих систем управління діловодства. Започатковане відомим дослідником вивчення оптимальної схеми організації діловодних процесів, їх урегулювання у загальнодержавному масштабі вилилося в докладний аналіз можливостей пристосувати досягнення зарубіжної практики до вітчизняного діловодства й архівної справи. Пізніше затверджена наказом Головархіву СРСР «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (далі – ГСДОУ)[22], уперше у вітчизняній практиці зафіксувала визначення керування документацією як «організація роботи з документами», а документування роз’яснювалося як створення будь-яких документів у процесі реалізації будь-яких функцій установи. Такий підхід уможливив, до певної міри, ототожнення всієї сукупності знань (теоретичних і практичних) у сфері діловодства з records management.

     Отже, російські  колеги раніше й активніше  розпочали освоєння ідей records management, що дозволило їм уже в 1990-х  рр. запропонувати науковому товариству  оригінальні монографічні дослідження, як-от праці директора Всеросійського науково-дослідного інституту документознавства й архівної справи д.і.н., професора М.В. Ларіна[23], утворити фахові товариства промоторів ідей керування документацією (Гільдія керуючих документацією Російської Федерації), зробити відповідні теми пріоритетними для планів науково-дослідної роботи галузевих інституцій, ввести предмет «Керування документацією» як спецкурс до освітньої кваліфікованої підготовки фахівців із документознавства та документаційного забезпечення управління чи зробити його окремим розділом програм із діловодства й архівної справи.

     У вітчизняному документознавстві до теми керування документаційними процесами звернулися лише наприкінці 1990-х рр. Пошуки відповідей на назрілі питання документаційного забезпечення управління, усунення розбіжностей між практикою і науково-технологічними пропозиціями часу вимагали вжиття рішучих заходів. Одним із варіантів розв’язання проблеми стало вивчення іншого досвіду і можливостей його застосування в Україні. У цьому аспекті значний інтерес представляють відомості, зібрані у 1998 р. Центральним державним архівом ви-щих органів влади та управління України спільно з Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України (далі – УНДІАСД) під час обстеження організації роботи з документами на рівні центральних органів виконавчої влади. Опитування показало, що з досвідом організації керування документацією за кордоном тоді було ознайомлено лише 15 % керівників служб діловодства центральних органів виконавчої влади України. Здебільшого респонденти отримали інформацію про зарубіжні досягнення в цій галузі з публікацій у наукових виданнях, на семінарах чи конференціях, а також на курсах підвищення кваліфікації.

     І лише незначна  кількість опитуваних мала змогу  ознайомитися із зарубіжним досвідом  під час службового відрядження у країни з високим рівнем розвитку економіки. 75 % опитаних відповіли, що до цього часу не мали можливості, але дуже хотіли б ознайомитися із закордонними здобутками з організації КДП, а 10 % опитаних керівників служб діловодства не вважали, що досвід організації керування документацією за кордоном може бути корисним в умовах нашої країни[24].

     Таким чином, необхідність реалізації комплексних програм розвитку діловодства в Україні наприкінці минулого століття усвідомлювалася лише частиною керівного складу діловодних служб вищих органів влади й управління, не коментуючи розуміння важливості проведення подібних заходів керівниками нижчих управлінських ланок. Утім, інтегральний вектор зовнішньої політики України спонукав багатьох критиків до перегляду «установок» минулого століття щодо вивчення зарубіжної практики КДП.

     2.2. Характеристика  міжнародних стандартів керування документацією

     Стандартизація  управління документацією дозволяє  більш ефективно організувати  роботу з документами у галузі  управлінської діяльності. Стандартизація  політики та процедур управління  документацією забезпечує наявність  належної уваги процесам ведення  документації та збереженості  всіх документів, а використання стандартної методики і процедур - більш швидкий і ефективний пошук документної інформації.

     Стандарт стосується  управління документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих організацією (державною і недержавною) в процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), які зобов'язані створювати та використовувати документи. Він визначає обов'язки організації під час реалізації процесів документування, надає рекомендації щодо розроблення політики управління документацією в організації та пов'язаних з нею процедур, систем і процесів, а також щодо розроблення та впровадження систем документації[25].

     Управління  документацією розглядається у  міжнародному стандарті як частина системи управління якістю, що базується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001. Стандарт ISO 15489 є викладом оптимальної методики управління документацією, яка призначена як для фахівців в галузі управління документацією, так і для спеціалістів з інших сфер діяльності, зокрема, розробників нових інформаційних програм і систем, щоб забезпечити відповідність цих програм та систем вимогам управління документацією. Загальний концептуальний характер стандарту робить його придатним для використання в будь-якій організації, незалежно від її статусу та напрямку діяльності, забезпечуючи при цьому сучасний підхід до управління документацією.

     Стандарт складається з двох частин. Частина 1 "Загальні положення" містить виклад загальних принципів управління документацією в державних і недержавних організаціях, що створюють документи. Ці принципи полягають у визначенні й документальному оформленні:

основних правил та стандартів роботи з документами в організації (політика організації в сфері управління документацією);

повноважень та відповідальності працівників організації у роботі з документацією;

діловодних технологій і  процедур.

     Крім того, управління  документацією повинно включати  створення та застосування спеціальних систем для управління документами, інтегрованих в загальну систему управління та управлінські процеси організації[26].

     У цій частині  також викладені загальні засади  розроблення та впровадження  систем документації, подано опис  процесів управління документацією,  наголошується на необхідності  регулярного моніторингу відповідності цих процесів визначеним в організації правилам і стандартам та наявності постійної програми навчання роботі з документами.

     Частина 2 "Методичні  рекомендації" містить опис методики, що дозволяє реалізувати принципи управління документацією, описані у першій частині Стандарту.

     Частина 1 призначена  для використання менеджерами  в організаціях, спеціалістами з  управління документацією, інформацією  та всіма іншими працівниками організації та фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), зобов'язаних створювати та використовувати документи у своїй діяльності. Частина 2 призначена для використання спеціалістами з управління документацією та працівниками, до обов'язків яких входить управління документацією в організації. Частина 2 забезпечує єдину методологію застосування частини 1 стандарту у всіх організаціях, що прагнуть налагодити процес управління документацією відповідно до вимог ІSО. Крім того, розробники стандарту підкреслюють, що стандарт призначається і для вищого керівництва організацій.