Законодавчо-нормативне регулювання діловодства в Україні

     а) визначення  операції або напрямку діяльності, які документує службовий документ;

     b) визначення місця операції (дії) та службових документів у відповідній категорії документів згідно з номенклатурою справ;

     с) визначення  строку зберігання та встановлення  порядку дій із передачі службових  документів до архіву або вилучення їх для знищення;

     d) документальне  оформлення в документаційній  системі строків зберігання та  майбутні дії з передачі службових  документів до архіву або вилучення їх для знищення;

     е) визначення  строку, до якого треба зберігати  метадані про документи, передані  до постачальника послуг зовнішнього  зберігання або до архівів, або документи, які мають бути знищені.

     Дуже важливим  є вибір способу зберігання службових документів. Окрім фізичних умов зберігання, службових документів, що є особливо важливими, потрібно враховувати і вимоги до доступу та безпеки.

     Вагомими чинниками,  що впливають на вибір умов зберігання та можливих варіантів збереження, є:

     а) обсяг  та рівень зростання кількості службових документів;

     b) користування  документами;

     с) вимоги, пов`язані з убезпеченням та характером інформації службових документів;

     d) фізичні характеристики;

     е) вимоги  до пошуку з точки зору користування  службовими документами;

     f) відносна  вартість варіантів зберігання  службових документів;

     g) потреби доступу.

     Відповідно  для належного зберігання та  захисту службових документів  потрібно сховище, яке відповідає  вимогам щодо зберігання документів. Для зберігання документів в електронній формі, тут використовуються додаткові засоби та стратегії зберігання.

     Користування  службовими документами та контроль  за їхнім обігом і виконанням  – це міра безпеки, яка гарантує, що з документами працюють лише користувачі з відповідними дозволами та повноваженнями.

     У підрозділі, що стосується передавання службових документів до архіву або вилучення для знищування, приділяється велика увага тривалому зберіганню документів, що передбачає копіювання, конвертування та переміщування документів, а також, що стосується фізичного знищення документів та передавання прав контролю за службовими документами або власності на них.

     У п`ятому розділі “Відстежування та здійснювання перевіряння” є кілька підрозділів, які розкривають причини відстеження та перевіряння документаційних систем, що передбачають перевіряння відповідності організації законодавству, політиці, принципам та процедурам, а також силу доказовості, коли службові документи надають до суду як доказ. Документи відстеження та перевіряння засвідчують, що система діяла відповідно до усталеної практики діяльності організації. Відстеження продуктивності праці показує кількість та якість процедурних обов`язків та відповідного забезпечення захисту та цілісності системи і процесів[42].

     Шостий розділ, що має назву “Навчання”, складається  з кількох підрозділів у яких розкриваються вимоги до навчальних програм, а також персоналу, який потрібно навчати. У підрозділі “Навчання фахівців з керування документацій ними процесами” наголошується на розуміння саме характеру діяльності, цілі та робочі процеси організації.

     Методи навчання  керуванню документаційними процесами  можуть бути такими:

     а) долучання  цих питань до навчальних програм  для працівників організації;

     b) навчання  в аудиторії для новачків або  під час замінювання системи;

     с) навчання  без відриву від роботи та  інструктаж, надані як частина  офіційної програми або добре  обізнаними працівниками середнього  керівного складу чи фахівцями  того самого рівня;

     d) короткі навчальні  заняття або семінари з окремих  питань керування документаційними  процесами;

     e) листівки  та буклети з короткими інструкціями  “як робити”, що описують певні  аспекти політики або практики  щодо організації роботи зі  службовими документами;

     f) комп'ютерні  презентації, які можуть бути  інтерактивними, доступними через  корпоративну мережу або поширюватись  на машинних носіях;

     g) допоміжні  тексти, надані комп'ютерною мережею;

     h) навчальні  курси, організовані навчальними  закладами або фаховими організаціями.  Вони можуть бути частиною загальної навчальної програми цих організацій і (або) бути розробленими на прохання іншої організації з урахуванням її особливих потреб.

     Щодо оцінки  та перегляду змісту навчання, дуже важливими є ефективність  та дієвість програм навчання  керуванню документаційними процесами,  які дозволяють тим, хто вже  пройшов навчання, одержати новітню  інформацію.

     Друга частина  стандарту має низку додатків, спрямованих на поглиблене розкриття  її змісту та порівняння національного  стандарту з ISO 15489:2.

     У додатку А здійснено порівняння національного Міжнародного стандарту в частині керування документаційними процесами.

     Додаток В присвячений порівнянню структурних елементів двох стандартів.

     У додатку  НА приводяться національні стандарти  України, що згармонізовані з  Міжнародними стандартами.

     Додаток НБ  присвячений поясненню національних  відхилів від Міжнародного стандарту. На жаль, кількість таких відхилів незначна і вони не дозволяють повною мірою відобразити специфіку керування документацій ними процесами в Україні.

     Даний стандарт  слугує започаткуванню системи  керування документацією в Україні.  Як і кожний стандарт, він є  підсумком наукового дослідження і узагальнення практики, і відразу після затвердження стає базою для подальших наукових досліджень.

Висновок

 

     Якщо розглянути  нормативно-методичну базу керування  документаційними процесами в  Україні як сукупність вимог,  норм, правил щодо складання документів  та роботи з ними, то умовно  її можна поділити на такі групи:

     1. Законодавчі  акти України, які регламентують  основні засади державної політики  у сфері інформації та документації.

     2. Укази Президента, постанови Уряду у сфері справочинства.

     3. Правові акти  органів виконавчої влади (міністерств,  комітетів служб) як загальногалузевого, так і відомчого характеру.

     4. Правові акти  нормативного та інструктивного  характеру, методичні документи  зі справочинства установ, організацій,  підприємств.

     5. Державні  стандарти на документацію.

     6. Зуніфіковані  системи документації.

     7. Нормативні  документи з організації архівного зберігання документів.

     Виходячи з  цього, слід зазначити, що нормативно-правові  акти, які регулюють питання організації  роботи з документами в Україні  мають локальні сфери застосування  і врегульовують або окремі  питання роботи з документами,  або стосуються окремих груп  документів, а також певних установ,  організацій, підприємств. Державна політика має бути скерована на формування процесу організації управління документацією, який відбувався б за єдиними для всіх без винятку правилами і задовольняв би потреби фахівців у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.

     Перевага на  користь застосування Міжнародного  стандарту ISO 15489-2001 є цілком доцільною, оскільки він стосується всіх документів, які державна чи приватна організація створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. До управління документацією в організації стандартом також віднесено:

     1) визначення  політики і стандартів;

     2) розподіл  відповідальності та повноважень;

     3) установлення  та опублікування процедур і  керівних вказівок;

     4) надавання  різних послуг, пов’язаних з управлінням та використанням документації;

     5) проектування, упровадження та адміністрування  спеціалізованих систем управління документацією;

     6) інтегрування  управління документацією в управлінські  системи та процеси.

     Відповідно  до вимог стандарту ISO 15489-2001, обов’язки  та права в галузі управління  документацією розподіляються між  всіма співробітниками, для яких створення документів є частиною їх праці, і відображаються у відповідних посадових інструкціях. Найважливішою метою визначення відповідальності, повноважень та взаємин у сфері роботи з документацією є створення і збереження системи правил щодо управління документами, яка б ураховувала не тільки внутрішні вимоги, але й вимоги зовнішніх зацікавлених осіб.

     Таким чином,  у сфері керування документаційними  процесами необхідно подальше  вивчення можливостей застосування  в Україні стандарту ІSO 15489-2001 «Інформація та документація  – Управління документацією».

     Також необхідно  здійснити перегляд нормативів, які діють на міждержавному,  державному, міжгалузевому рівнях управління, запроваджувати стандартизацію та уніфікацію управлінських процедур та технологій.

     Суттєвим є  і виокремлення управління документацією  в окрему сферу діяльності, самостійну  функцію державного управління, яка потребує власного механізму  державного регулювання.

 

Список використаних джерел

 

  1. Закон України «Про  державну таємницю». // Відомості  Верховної Ради України (ВВР). - 1994. - № 16. - Ст. 93.

  2. Закон України «Про  електронний цифровий підпис».  //Відомості Верховної Ради України (ВВР). - 2003. - № 36. - Ст. 276.

  3. Закон України «Про  електронні документи та електронний  документообіг». // Відомості Верховної Ради України (ВВР). - 2003. - № 36. - Ст. 275.

  4. Закон України «Про  інформацію». //Відомості Верховної Ради України (ВВР), 1992, N 48, ст.650.

  5. Закон України «Про  Національний архівний фонд і архівні установи». // Відомості Верховної Ради України (ВВР). - 2002. - № 11. - Ст. 81.

  6. Закон України «Про  судоустрій і статус суддів». //Відомості Верховної Ради України (ВВР), 2010, N 41-42, N 43, N 44-45, ст.529.

  7. Постанова Кабінету  Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" // Офіц. вісн. України. - 1997. - № 43. - Ст. 150.

  8. Постанова Кабінету  Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" // Офіц. вісн. України. - 1997. - № 4. - Ст. 202.

  9. ДСТУ 2732:94. Діловодство  і архівна справа. Терміни і визначення. - К.: Держстандарт України, 1994. - 33 с.

10. ДК 010-98. Державний класифікатор  управлінської документації. - К.: Держстандарт  України, 1999. - 50 с.

11. ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована  система документації. Основні положення. - К.: Держстандарт України, 2000. - 7 с.

12. ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована  система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. - К.: Держстандарт  України, 2000. - 8 с.

13. ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована  система документації. Уніфікована  система організаційно-розпорядчої  документації. Вимоги до оформлювання  документів. - К.: Держспоживстандарт  України, 2003.-22с.

14. Антоненко  І. Є.   Проект  концепції  впровадження  в  Україні  норм  Міжнародного  стандарту  ISO  15489  “Інформація   та  документація.  Управління  документацією”. //Студії  з  архівної  справи  та  документознавства. – 2004. – Т. 11. – С. 172 -177.

15. Антоненко І. Є. До  історії розроблення міжнародного  стандарту ISO 15489-2001 “Інформація  та документація – Управління  документацією” // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство. – К., 2003. – Вип. 6. – С. 73 – 83.

16. Антоненко І. Є. Засоби  класифікації та словниковий  контроль у керуванні документацією  // Наукові праці НБУВ. – Вип. 14. – К., 2005. – С. 537 – 547

17. Антоненко І.Є. Міжнародний  досвід методики розроблення  та впровадження документаційних  систем //Студії з архівної справи та документознавства. – 2004. – Т. 12. – С. 137 – 148.

18. Антоненко І. Є. ХІІІ  Міжнародний конгрес архівів // Архіви України. – 1996. – № 4 – 6. – С. 104 – 110.

19. Антоненко І.Є. Керування  документацією за кордоном: історія,  законодавство, теоретичні  основи  та  технології: Дис. на  здобуття  … к.і.н. 07.00.10 / Держкомархів  України;  Укр. наук.-дослідний  інститут  арх. справи  та  документознавства. – К., 2005. – 172 с.

20. Асєєв Г. Концептуальні  підходи до проблем управління документацією. // Вісник Книжкової палати. - 2008. - №5. - С. 25 - 27.

21. Банасюкевич В.Д., Сокова  А.Н. Управление документацией  (из зарубежного опыта) // Отечественные  архивы. – 1992. – № 2. – С. 100–106.

22. Бардаев Э.А. Документоведение: учебник.  - М. : Издательский центр "Академия", 2008. - 304 с.

23. Бездрабко  В.  Документознавство   в  Україні:  інституалізація   та  сучасний  розвиток:  монографія.  – К. : Четверта хвиля, 2009. – 720 с.

24. Бездрабко  В.В. Управлінське  документознавство:  навч.  посіб . – К.,  2006.  – 353 с.

25. Государственная система  документационного обеспечения  управления. Основные положения.  Общие требования к документам  и службам документационного  обеспечения / ГАУ СССР. ВНИИДАД. - М., 1991. - 99 с.

26. Добровольська В.В. Вітчизняний  стандарт як база формування  розвитку системи керування документацією  в Україні. //Бібліотекознавство. Документознавство.  Інформологія. – 2010. - №1. – С.38-46.

27. Загорецька О.М. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині ХХ - на початку ХХІ століття: Дис. на здобуття ... к.і.н. 07.00.10 / Держкомархів України; Укр. наук.-дослідний інститут арх. справи та документознавства. - К., 2005. – 282 с.

28. Кулешов С.Г. Управлінське  документознавство: навч. посіб . – К.: ДАКККіМ, 2003. – 238 с.

29. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учебник. - 2-е изд., стереотипное. - К.: Знання, 2005. - 464 с.

30. Кушнаренко Н.Н. Новый  этап институализации науки о  документе. //Научные и технические  библиотеки. - 2005. - №11. - C. 35-41