Законодавчо-нормативне регулювання діловодства в Україні

     У Стандарті, зокрема, визначена відповідальність організацій за створювані ними документи та раціональну роботу з ними. Основні правила роботи з документами ("політика") в організації повинні бути визначені та зафіксовані у документі, підписаному вищим керівництвом організації. Обов'язки повинні бути розподілені між усіма працівниками організації, які в процесі своєї діяльності створюють документи, та відображені в їхніх посадових інструкціях.

     Сумісність  та узгодженість двох частин  стандарту показана у двох  таблицях-додатках з перехресними  посиланнями на статті цих  частин. До кожної частини є  алфавітний покажчик.

     В умовах  розвитку світової торгівлі організації, що застосовують даний стандарт, можуть бути впевненими у тому, що їх принципи та технології роботи з документами прийняті у всьому світі. Для організації, що працює у кількох країнах з особливими національними системами діловодства, новий стандарт допоможе створити єдину функціональну систему управління документацією.

     Стандарт схвалено  Міжнародною радою архівів, яка рекомендувала його до застосування всім утворювачам документів - як державним, так і приватним[27].

     Термінологія  стандарту ISO 15489 базується на  термінах, регламентованих стандартом ISO 5127 "Документація та інформація - Словник"[28], що застосовується  під час розроблення прикладних стандартів з різних видів інформаційної діяльності, у тому числі бібліотечної та архівної справи, управління документацією. Проте технічний комітет Міжнародної організації стандартизації, що розробляв стандарт з управління документацією, прийняв не всі визначення термінів, які пропонує стандарт ISO 5127, та визнав за необхідне стосовно окремих термінів дати свої формулювання. Це стосується, насамперед, базових понять - "документ" та "управління документацією". У стандарті ISO 15489 термін "документ" визначається як інформація, яку організація або фізична особа створює, одержує (отримує) і зберігає як свідчення та інформацію згідно правових зобов'язань або в процесі виконання дій з основної діяльності. Термін "управління документацією" у цьому стандарті трактовано як галузь управління, що відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням на зберігання та вилученням для знищення документів, включаючи процеси відбору та зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність.

     Терміни та  поняття, що відрізняються від стандарту ISO 5127, подано в статті 3 ISO 15489:16.

     Значну групу  нормативних документів з інформації  та документації у різних країнах складають загальнодержавні стандарти, зокрема національні аналоги ISO 15489. Так,у Великій Британії стандарти визначають умови зберігання, переміщення та експлуатації електронних носіїв, що використовують для оброблення даних і зберігання інформації; кодекс правил щодо забезпечення інформаційної безпеки; кодекс правил щодо правового статусу інформації, яка зберігається в електронних системах документації; принципи усталеної методики інформаційного менеджменту; настанови з практичного застосування “Акту про захист даних” 1998 р.

     Система стандартів  різних рівнів діє в Австралії; всі вони сумісні між собою й узгоджені із загальнонаціональним стандартом з КД. Найчисельнішою групою нормативних і методичних документів є настанови з різних аспектів КД, розроблені національними та місцевими архівами для державних установ. Ними користуються і в приватному секторі.

     Найбільш відомим  є посібник Національного архіву Австралії з методики розроблення та впровадження ДС, який позначають абревіатурою “DIRКS” (від початкових літер англійською мовою слів Designing and Implementing Recordkeeping Systems).

 

Розділ 3. ВІТЧИЗНЯНИЙ СТАНДАРТ ЯК БАЗА ФОРМУВАННЯ і РОЗВИТКУ СИСТЕМИ  КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЄЮ В УКРАЇНІ

 

     3.1. Необхідність  вдосконалення нормативно-законодавчої  бази управління документацією  в Україні

 

     Стрімка реорганізація діловодства в Україні останнього десятиліття, викликана процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією  економічної  інфраструктури,  впровадженням  новітніх інформаційних  технологій, змусила уважніше вивчати міжнародний досвід із керування документацією.  Закономірним і  неминучим  кроком  у цьому напрямі  стало  студіювання  ISO 15489–2001 «Information and documentation. Records management», з’ясування  можливостей його застосування, шляхів упровадження. Систематична робота групи розробників над проектом модифікованої версії ISO  15489–2001 відбилася на  тому,  що  вперше  в  історії  вітчизняних  термінологічних  стандартів  у  тезаурус  ДСТУ  2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять»  увійшло поняття «керування документацією». Згідно зі стандартом керування документацією  тлумачиться як комплекс заходів, спрямованих  на  здійснювання та  функціонування службових документів[29].

     Із моменту  затвердження ISO 15489–2001 на рівні національної системи стандартизації України активно взялися за втілення ідеї розроблення модифікованої  версії. Серед чинників необхідності якнайшвидшого його впровадження називалися:

     1) глобалізація  сучасних економічних і суспільних  процесів, що зумовлюють  необхідність  міжнародної  уніфікації  та  стандартизації  інформаційних   рухів;

     2) поширення  прогресивних  інформаційних технологій;

     3) необхідність  ефективної організації керування  документаційними процесами у  внутрішньому та зовнішньому   напрямах;

     4) врегулювання  засадничих  положень  КДП   на  нормативно-правовому  рівні[30].

     До  того  ж,  укоріненню  ідеї  розроблення  норм міжнародного  стандарту  ISO 15489–2001  сприяла  офіційна  державна  політика,  спрямована  на  входження України до європейського політичного, інформаційного, економічного і правового простору. Утім, вирішальною і надвагомою шалькою на терезах прибічників ISO 15489–2001 в Україні, на думку І.Є. Антоненко, була відсутність нормативного документа, що регламентував би організацію роботи з усіма документами, особливо у приватному секторі .

     Головним виконавцем  проекту став УНДІАСД. Він,  як член ТС «Інформація   і документація» (ТС–144), у 2003 р.  виступив із ініціативою включити  даний стандарт до плану розроблення ДСТУ, гармонізованого з ISO 15489[31]. Відповіддю на  цю пропозицію стало замовлення від Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості»  до УНДІАСД на підготовку ДСТУ, котрий став би відповідником зазначеного ISO.  До  групи  розробників  увійшли  провідні  галузеві  фахівці:  к.і.н.  І.Є. Антоненко,  к.і.н. О.М. Загорецька, д.і.н., професор С.Г. Кулешов (керівник групи).

     Як  зазначає  І.Є. Антоненко,  розроблення   національного  аналога  зробило   можливим поширити досконалу  методику, деталізувавши її згідно  з вітчизняними  традиціями організації  діловодства[32]. Свідомо дотримуючись положень нормативно-правових актів, що регулюють діловодство, а саме:

     1) законів, що  регламентують загальні засади  політики держави в галузі  інформації взагалі та справочинства;

     2) документів  міжвідомчого  характеру  («Примірна   інструкція  з  діловодства   у  міністерствах,  інших   центральних  органах  виконавчої  влади,  Раді  Міністрів  Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», «Інструкція з  діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях  громадян, на підприємствах,  в установах,  організаціях  незалежно від форм власності, в засобах масової інформації») і стандартів (ДСТУ  2732:2004.  Діловодство  й архівна справа.  Терміни та визначення  понять, ДСТУ  3844–99. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, ДСТУ 3843–99. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок та ін.);

     3) типових і  примірних інструкцій із  діловодства  конкретних органів законодавчої  та виконавчої влади, органів  місцевого самоврядування;

     4) нормативних  документів,  що упорядковують  спеціальне  діловодство, авторам  модифікованої версії вдалося  уникнути принципових відмінностей  і суперечностей між ними й ISO 15489–2001[33].

     Творення національної  версії ISO 15489–2001 увиразнило поточні  й перспективні проблеми керування  документаційними процесами в  Україні, зокрема, необхідність  оновлення  словника  ДСТУ  2732:2004 «Діловодство й архівна справа.  Терміни  та  визначення  понять»,  значення  термінів;  зміцнення  позицій  систем  управління  якістю  загалом  і  у  частковому  випадку –  керуванні  документацією;  підвищення рівня професійної підготовки  учасників КДП; серйозне наукове студіювання теорії управлінського документознавства, архівознавства, інших споріднених і суміжних дисциплін

     Діяльність  групи розробників супроводжувалася  багаторазовим обговоренням у  фаховій періодиці основоположних  принципів створення адаптаційного  варіанту, консультативних нарад,  зборів на рівні Держкомархіву України, різномасштабних наукових конференціях. Керування документацією чи документаційними процесами потрапляє до переліку дисертаційних тем,  і 2005 р. уперше у вітчизняній історіографії з’явилося спеціальне таке дослідження на здобуття наукового  ступеня кандидата наук у виконанні одного із активних розробників національної  версії ISO 15489–2001 – І.Є. Антоненко[34]. Актуалізація зарубіжного досвіду і вивчення  проблеми можливого його застосування  зміцнюється за рахунок  новітніх  студій, проваджених ширшим колом дослідників, яскравими представниками якого  є  Д.Ю. Мєшков, В.В. Рудюк  та ін.

      Позитивним  моментом  стало  входження   спочатку теми КДП у навчальні  посібники за напрямом підготовки «Документознавство та інформаційна діяльність»[35], а пізніше – введення спеціальних навчальних дисциплін із однойменною назвою у вищих навчальних закладах (наприклад,  у Київському національному університеті культури і мистецтв, Державній академії  керівних кадрів культури і мистецтв).

 

     3.2. Створення  вітчизняного стандарту системи  керування документацією

 

     Сучасний рівень розвитку документаційної сфери потребує оперативного освоєння світового досвіду для формування системи керування документаційними процесами в Україні. Досвід створення Міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” розкритий у статті І.Є. Антоненко[36], а також у монографії В.В. Бездрабко[37].

     Упровадженню  в Україні системи керування  документацією сприяє національний  стандарт ДСТУ 4423-2005 “Інформація  та документація. Керування документаційними  процесами”, підготовлений на основі міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією”. Дана робота присвячена комплексному аналізу вітчизняного стандарту.

     Стандарт розроблено  Українським науково-дослідним інститутом  архівної справи та документознавства  (УНДІАСД) Державного комітету  архівів України. Його розробники –кандидати історичних наук І.Є. Антоненко, О.М. Загорецька та доктор історичних наук, професор С.Г. Кулєшов (керівник розроблення)[38].

     Стандарт був  схвалений та набув чинності  згідно з наказом Держспоживстандарту  України № 345 від 2 грудня 2005 р.  Він відповідає стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” та має національні відхили.

     Стандарт складається з двох частин:

     Частина 1. Основні  положення. ДСТУ 4423-1:20005.

     Частина 2. Настанови.  ДСТУ 4423-2:20005.

     Перша  частина   складається  з національного  вступу,  одинадцяти  розділів  та  чотирьох  додатків.

     У національному  вступі подано основні відомості про стандарт.

     У розділі  “Сфера застосування” вказано,  що стандарт поширюється на  сферу керування документаційними  процесами. Відзначено, що він  стосується керування службовими  документами всіх видів на всіх носіях, створених у процесі трудової діяльності. Стандарт призначений для використання організаціями, фахівцями та іншими особами, що зобов’язані працювати з документами.

     Другий розділ  “Нормативні посилання” містить базові положення цього стандарту, на яких є посилання в тексті. В ньому відображаються чинні на 2004 р. міжнародні стандарти.

     Третій розділ  “Терміни та визначення понять”  присвячений термінам та визначенням  понять українською та англійською мовами. В цьому розділі приводиться український термін, його англійський аналог і розкриття змісту терміна. Наприклад, термін керування документаційними процесами (records management) визначається як “галузь керування, яка відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, передаванням до архіву та вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень та інформації про ділову діяльність”.

     У четвертому розділі “Переваги керування документаційними процесами” вказуються ці переваги, що охоплюють:

     а) упровадження  політики і застосування стандартів;

     b) визначення  обов’язків і повноважень;

     с) визначення  процедур, інструкцій та ознайомлення  з ними персоналу;

     d) забезпечення  низки послуг, пов’язаних із питаннями  керування службовими документами  та користування ними;

     е) розробку, реалізацію та керування спеціалізованими системами для керування документаційними процесами;

     f) інтеграція  керування документаційними процесами  в ділові системи та процеси[39].

     У п’ятому розділі “Регуляторне середовище” подано вимоги до регуляторного середовища, що визначають правове поле для керування документаційними процесами в організації.

     Найважливішими  з цих вимог є:

     а) статутне  і прецендентне право та правила,  якими керуються у специфічному  для певної галузі та загальному  середовищі діяльності, охоплюючи  закони та інструкції, які безпосередньо  стосуються службових документів, архівів, доступу, права на приватну таємницю, свідчень, електронної комерції, захисту даних та інформації;