Бухгалтерский учет и аудит движения денежных средств предприятия (на примере магазин «Родина»)

Подтверждением расходования наличных денег при этом являются копия товарного чека, счет, накладная, отчет подотчетного лица о расходовании полученных наличных денег с приложением  первичных документов.

К предприятиям, не соблюдающим  Порядок, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством  Российской Федерации. Кроме ответственности, рассмотренной выше, согласно Указу  Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. N 1006 "Об осуществлении комплексных  мер по своевременному и полному  внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей" за нарушение  правил ведения операций с наличными денежными средствами предусмотрены следующие меры:

-   за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности штраф в 3-кратном размере неоприходованной суммы;

-   за осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа (согласно п.5 письма Банка России от 16.03.95 г. N 14-4/95 штрафные санкции подлежат применению в одностороннем порядке с покупателя);

-   за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денежных средств сверх установленных лимитов штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности (под сверхлимитной кассовой наличностью понимается средняя величина, рассчитанная исходя из суммы и количества дней превышения лимита остатка денег в кассе).

Для ведения кассовых операций в штате предприятия предусмотрена  должность кассира, который несет  материальную ответственность за сохранность  всех принимаемых им ценностей. После  издания приказа о назначении кассира руководитель предприятия  обязан ознакомить его с правилами  ведения кассовых операций и заключить  с ним договор о полной материальной ответственности. Кассир не может передоверить кому бы то ни было выполнение своих  обязанностей. При необходимости  временной замены обязанности кассира  возлагаются на другого работника, с которым в свою очередь заключают  договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передают другому  кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта.

В субъектах малого предпринимательства  с незначительными оборотами  наличных денежных средств разрешено  вести кассовые операции непосредственно  лицу, осуществляющему ведение учета  на предприятии, бухгалтеру, главному бухгалтеру. Более целесообразно, однако, в этом случае поручить ведение кассовых операций другому сотруднику, оформив  доплату за совмещение профессий. Рекомендации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке  приведены в приложении 2 к Порядку.

Порядок обязывает руководителей  предприятий создавать условия, необходимые для обеспечения  сохранности наличных денежных средств  не только в помещении кассы, но и  при доставке их из учреждения банка  и сдаче в банк.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих  данному предприятию, запрещается.

Кассир в соответствии с действующим законодательством  о материальной ответственности  рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию  в результате как умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного  отношения к своим обязанностям.

Постановлением Госкомстата  России от 18.08.98 г. N 88 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" для документирования кассовых операций предусмотрены формы:

КО-1 "Приходный кассовый ордер";

КО-2 "Расходный кассовый ордер";

КО-3 "Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов";

КО-4 "Кассовая книга";

КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств".

Приходный кассовый ордер (форма N КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в  кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер  выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается  главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Оприходование наличных денежных средств в кассу предприятия  осуществляется:

-   при снятии денежных средств с расчетного, текущего, бюджетного и других видов счетов в банке;

-   от платных потребителей, покупателей, заказчиков за оказанные работы, услуги и реализованные товары;

-   от подотчетных лиц в погашение остатка наличных денег, полученных под отчет;

-   от работников предприятия в погашение причиненного материального ущерба, погашение выданных займов и ссуд, за реализованные товары и услуги.

Получение денежных средств  со счетов, открытых предприятиям в  учреждениях банков, производится по чекам. Чековые книжки выдаются предприятию  учреждением банка по заявлению  установленной формы. Наличные деньги, полученные в учреждениях банка, расходуются на цели, указанные в  чеке. При приеме денежных билетов  и монет в платежи кассиры  предприятий обязаны руководствоваться  установленными Банком России признаками и правилами определения платежности  банковских билетов (банкнот) и монет  Банка России (приложение 1 к Порядку).

Квитанция к приходному кассовому  ордеру подписывается главным бухгалтером (или лицом, на это уполномоченным) и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира, регистрируется в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма N КО-3) и  выдается на руки сдавшему деньги, а  приходный кассовый ордер остается в кассе.

Расходный кассовый ордер (форма N КО-2) применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации  как в условиях традиционных методов  обработки данных, так и при  обработке информации с применением  средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (или лицом, на это уполномоченным), регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись  руководителя организации, подпись  его на расходных кассовых ордерах  необязательна.

Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия  производится:

-   на выплату заработной платы, пособий по социальному страхованию, других видов пособий, стипендий, вознаграждений физическим лицам;

-   под отчет на хозяйственные и операционные расходы и на командировочные расходы; по решению руководителя предприятия в возмещение расходов, понесенных работником предприятия;

-   на выплату ссуд, займов и другие подобные цели.

Расходный кассовый ордер  составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров  и передается кассиру для исполнения.

Выдача расходных ордеров  на руки лицам, получающим деньги, не допускается.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему  его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего  личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда  он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные  документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей  графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении  денег может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами  или шариковой ручкой с указанием  полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег  по платежной (расчетно-платежной) ведомости  сумма прописью не указывается.

Оплата труда, выплата  пособий по социальному страхованию  и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового  ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями  руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке  могут оформляться и разовые  выдачи денег на оплату труда (при  уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также  расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены  бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в  этих документах не допускаются. В приходных  и расходных кассовых ордерах  должно быть указано основание для  их составления и перечислены  прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться  только в день их составления.

Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма N КО-3) применяется для регистрации  бухгалтерией приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу  организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Кассовая книга (форма N КО-4) применяется для учета поступлений  и выдач наличных денег организации  в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана  печатью на последней странице, где  делается запись "В этой книге  пронумеровано и прошнуровано _______ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Книга учета принятых и  выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации  другим кассирам или доверенному  лицу (раздатчику), а также для  учета возврата наличных денег и  кассовых документов по произведенным  операциям.

Информация о наличии  и движении денежных средств в  кассах организации обобщается на счете 50 "Касса". К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета: 50/1 "Касса организации", 50/2 "Операционная касса", 50/3 "Денежные документы" и др.

На субсчете 50/1 "Касса  организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда  организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты  соответствующие субсчета для обособленного  учета движения каждой наличной иностранной  валюты.

На субсчете 50/2 "Операционная касса" учитывается наличие и  движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений  связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50/3 "Денежные документы" учитываются находящиеся  в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических  затрат на приобретение.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств  и денежных документов в кассу  организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств  и выдача денежных документов из кассы  организации.

Согласно Закону Российской Федерации от 18.06.93 г. N 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении  денежных расчетов с населением" денежные расчеты с населением при  осуществлении торговых операций или  оказании услуг на территории Российской Федерации производятся всеми предприятиями, организациями, учреждениями с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ). Положение по применению ККМ  при осуществлении денежных расчетов с населением утверждено постановлением Правительства Российской Федерации  от 30.07.93 г. N 745.

ККМ, используемые для денежных расчетов с населением, подлежат регистрации  в налоговых органах по месту  нахождения предприятия и находятся  на техническом обслуживании в региональных центрах технического обслуживания ККМ или непосредственно на предприятиях - изготовителях ККМ. Допускаемые  к использованию на территории Российской Федерации модели ККМ определяются Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам и вносятся в Государственный  реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации. Информация о моделях машин, допускаемых  к использованию, публикуется в  печати. Порядок эксплуатации ККМ  определен в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин  при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом  Минфина России от 30.08.93 г. N 104.