Информационные технологии как фактор повышения эффективности деятельности организации (на примере ООО «Санаторий «Юбилейный»)

Рост объемов перерабатываемой информации и накопленный опыт использования  современных технологий ее обработки  в различных областях привели  к необходимости пересмотреть такую  традиционную область обработки  информации, как управление данными. Новый подход к обработке информации нашел наиболее яркое отражение в концепции баз данных. Концепция баз данных стала определяющим фактором при создании эффективных систем автоматизированной обработки информации.

Качество информационного обеспечения  гарантируется за счет концентрации информации в базах данных, повышения интеллектуального уровня информационных систем средствами баз знаний.

База данных (БД) – специально организованная совокупность взаимосвязанных данных, отражающих состояние выделенной предметной области в реальной действительности и предназначенной для совместного использования при решении задач многими пользователями. Организуется так, что данные собираются однажды и централизованно хранятся (и модифицируются) в виде, доступном всем специалистам или системам программирования, которые могут их использовать.

Одна из важных черт БД – независимость  данных от особенностей прикладных программ, которые их используют, а также возможность создания этих программ в такой форме, что изменение особенностей хранения, логической структуры или значений данных не требует изменения программ их обработки.

Банк данных (БД)- автоматизированная информационная система централизованного хранения и коллективного использования данных. В состав банка данных входят одна или несколько баз данных, справочник баз данных, систему управления базами данных, а также библиотеки запросов и прикладных программ.

Центральную роль в функционировании банка данных выполняет система  управления базой данных.

Система управления базами данных (СУБД)- это пакет программ, обеспечивающий поиск, хранение, корректировку данных, формирование ответов на запросы. Система обеспечивает сохранность данных, их конфиденциальность, перемещение и связь с другими программными средствами

Создание и применение СУБД призвано к максимальному удовлетворению требований, предъявляемых к эффективным базам данных.

Достоинства СУБД:

• контроль за избыточностью данных;
• непротиворечивость данных;
• больше полезной информации при том же объеме хранимых данных;
• совместное использование данных;
• поддержка целостности данных;
• повышенная безопасность;
• применение стандартов;
• повышение эффективности с ростом масштабов системы;
• возможность нахождения компромисса при противоречивых требованиях;
• повышение доступности данных;
• улучшение показателей производительности;
• упрощение сопровождения системы за счет независимости данных;
• улучшенное управление параллельностью;
• развитые службы резервного копирования и восстановления.

Недостатки СУБД:

• сложность;
• размер;
• стоимость;
• дополнительные затраты на аппаратное обеспечение;
• затраты на преобразование;
• производительность;
• серьезные последствия при выходе системы из строя.

Среди наиболее ярких представителей СУБД можно отметить: Lotus Approach, Microsoft Access, Borlandd Base, Borland Paradox, Microsoft Visual Fox Pro, Microsoft Visual Basic, а также СУБД Microsoft SQL Server и Oracle, используемые в приложениях, построенных по технологии – «клиент-сервер» [6].

«Клиент-сервер» означает такой  способ взаимодействия программных  компонентов, при котором они образуют единую систему. Как видно из самого названия, существует некий клиентский процесс, требующий определенных ресурсов, а также серверный процесс, который эти ресурсы предоставляет. При этом совсем необязательно, чтобы они находились на одном и том же компьютере. На практике принято размещать сервер на одном узле локальной сети, а клиенты – на других узлах. На рисунке1 показана архитектура типа «клиент/сервер»:

Рис. 1. Общая схема  построения систем с архитектурой «клиент/сервер»

 

Этот тип архитектуры обладает приведенными ниже преимуществами:

• обеспечивается более широкий доступ к существующим базам данных;
• повышается общая производительность системы. Поскольку клиенты и сервер находятся на разных компьютерах, их процессоры способны выполнять приложения параллельно. При этом настройка производительности компьютера с сервером упрощается, если на нем выполняется только работа с базой данных;
• стоимость аппаратного обеспечения снижается. Достаточно мощный компьютер с большим устройством хранения нужен только серверу – для хранения и управления базой данных;
• сокращаются коммуникационные расходы. Приложения выполняют часть операций на клиентских компьютерах и посылают через сеть только запросы к базе данных, что позволяет существенно сократить объем пересылаемых по сети данных;
• повышается уровень непротиворечивости данных. Сервер может самостоятельно управлять проверкой целостности данных, поскольку все ограничения определяются и проверяются только в одном месте. При этом каждому приложению не придется выполнять собственную проверку;
• эта архитектура весьма естественно отображается на архитектуру открытых систем.

Выполняемые клиентом и сервером операции приведены в табл. 1:

Таблица 1

Выполняемые операции клиентом и сервером

 

Клиент	Сервер
Управляет пользовательским интерфейсом	Принимает и обрабатывает запросы к базе данных со стороны  клиентов
Принимает и проверяет  синтаксис введенного пользователем запроса	Проверяет полномочия пользователей
Выполняет приложение	Гарантирует соблюдение  ограничений целостности
Генерирует запрос к  базе данных и передает его серверу	Выполняет запросы/обновления  и возвращает результаты клиенту
Отображает полученные данные пользователю	Поддерживает системный  каталог
	Обеспечивает параллельный доступ к базе данных
	Обеспечивает управление восстановлением

 

Одним из наиболее эффективных способов для предприятия структурировать существующие бизнес-процессы и реально их совершенствовать является внедрение  систем электронного документооборота [3].

Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Современные программные продукты этого типа позволяют производить над документами самые разнообразные операции.

При выборе системы управления документами  необходимо учитывать следующие параметры: легкость освоения и удобство в работе, возможность интеграции с другими автоматизированными системами и работы в вычислительных сетях, надежность системы, наличие средств защиты информации.

На российском рынке предлагается достаточное число программных  продуктов, позволяющих автоматизировать обработку документов. Одним из распространенных программных продуктов такого типа является «1С: Электронный документооборот» (рис.2).

Эта программа предназначена для  автоматизации движения потоков  документов, циркулирующих в организации, а также для их обработки и хранения. Она позволяет создавать шаблоны и бланки документов, устанавливать правила их заполнения, определять маршрутные схемы движения документов внутри организации и пр. Также с ее помощью можно осуществлять контроль за работой исполнителей, обеспечивать защиту данных конкретного пользователя, автоматизировать большую часть рутинных операций, выполняемых сотрудником в процессе подготовки документа.

Многие операции выполняются автоматически, например, автоматически осуществляется контроль за документами, находящимися в работе, а также прием документов.

Программа позволяет настраивать  маршрут прохождения документов. При этом для каждой точки маршрута можно установить право просмотра  или редактирования документа, а также указать точки, в которых происходит рассылка копий документа другим пользователям.

Для работы многих специалистов необходима самая разнообразная и оперативная информация из различных областей знаний. В настоящее время основным информационным ресурсом для получения данных является сеть Интернет. Для работы с ней применяют специальные программные средства - Web-браузеры, позволяющие получать самую разнообразную информацию по всему миру.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. Система электронного документооборота «1С: Электронный документооборот»

 

Современные информационные системы состоят из нескольких видов обеспечивающих подсистем, к которым относятся: техническое, программное, информационное, организационное, правовое и эргономическое обеспечение.

Техническое обеспечение представляет собой комплект технических средств, обеспечивающих функционирование информационной системы. В него входят персональные компьютеры, периферийное оборудование (принтеры, сканеры, плоттеры и т.д.), а также средства оргтехники (ксероксы, факсы и т.д.). Средства оргтехники целесообразно включать в техническое обеспечение информационной системы, так как они органично встраиваются в систему сбора, передачи и обработки информации и являются неотъемлемым атрибутом современного офиса. Кроме того, функции принтера, ксерокса, факса выполняет одно устройство.

Выбор необходимого состава технических средств должен определяться, прежде всего, функциональным значением информационной системы и соответствующей предметной областью. Программное обеспечение – это совокупность программ и документации на них, реализующих основные функции информационной системы [25].

Рынок программного обеспечения, предназначенный для реализации задач в социальной и санаторно-курортной сфере достаточно обширен. Необходимость разработки собственного программного обеспечения возникает только при решении уникальных задач.

Организационное обеспечение представляет собой комплекс методов и правил организации работы с информационной системой, а также описание должностных инструкций пользователей информационной системы. В сложных информационных системах этот вид обеспечения играет весьма важную роль, так как он определяет порядок функционирования информационной системы.

Несоблюдение правил пользования информационной системой и невыполнение должностных инструкций могут привести к неадекватности базы данных и, как следствие, к принятию неправильных управленческих решений.

Правовоеобеспечениевключаетвсебякомплексправовыхнормиправпользователейинформационнойсистемы.

Эта подсистема обеспечивает ограничение доступа к данным различных категорий пользователей, как правило, путем организации парольного доступа.

Кроме того, в настоящее время одними из важнейших вопросов становятся проблемы защиты информации от несанкционированного доступа.

Эргономическое обеспечение предполагает разработку рекомендаций и норм правильной организации рабочего места пользователя системы, в том числе правильное расположение компьютеров в помещении, соблюдение необходимого уровня освещенности, установление нормирования работы пользователя за компьютерами т.п.

К современным техническим средствам  реализации информационных технологий относятся: персональные компьютеры, локальные  и глобальные вычислительные сети, коммуникационные средства, телефонная техника, видеоинформационные системы  и др. Современные информационные системы предполагают, как правило, интеграцию различных программных продуктов. В состав информационной системы входят средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные технологические продукты.

Классифицировать информационные технологии можно с различных точек зрения:

1) По методам и средствам обработки данных:

• глобальне ИТ включают модели, методы и средства использования информационных ресурсов в обществе в целом;
• базове ИТ ориентированны на определенную область применения: производство, научные исследования, проектирование, обучение и т.д.;
• конкретне ИТ задают обработку данных в реальных задачах пользователя.

2)  По обслуживаемым предметным областям:

• ИТ в бухгалтерском учете;
• ИТ в банковской деятельности;
• ИТ в налоговой деятельности;
• ИТ в страховой деятельности;
• ИТ в статистической деятельности и т.д.

3)  По видам обрабатываемой информации (рис.3).

 

Рис. 3. Схема классификации ИТ в зависимости от типа обрабатываемой информации

 

Предложенное выделение весьма условно, т.к. большинство этих информационных технологий позволяет поддерживать и другие виды информации. Например, в текстових процесорах предусмотрена возможность выполнения примитивных расчетов. Табличне процессоры могут обрабатывать не только цифровую, но и текстовую информацию, а также обладают встроенным апаратом генерации графиков.