Анализ и совершенствование системы информационного обеспечения принятия решений

     Информация  и ее потоки в деятельности руководителя могут разбиваться также в зависимости от источников (население, предприятия и организации, вышестоящие органы и т.д.), качественного содержания (вычисление ценной по содержанию информации, от которой зависят управленческие воздействия, исходящие от структурных подразделений), количественных характеристик (целесообразно выделить вероятностные, семантические и иные меры информации, используемые при управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).

     Подобная  классификация весьма относительна. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. Одна и та же информация порой выступает в различных видах. Она может усложняться и изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным основания и признакам, а затем сводить ее в классы. Эта работа осложняется, если в ходе обобщения и классификации будет использоваться электронно-вычислительная техника.

     В целом классификация позволяет  получать ценные сведения об информации, необходимой для эффективной деятельности руководителя любого ранга, способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования информационной системы управленческой деятельности и анализа соответствующего обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.

     Источники и роль управленческой информации. Информация должна быть ориентирована, по крайней мере, по следующим направлениям:

     во-первых, по месту и роли руководителя в системе управления предприятием, организацией, частной и общественной жизнедеятельности людей и соответственно по компетенции конкретных подразделений (объем и содержание управленческой информации призваны корригировать с компетенцией руководителя);

     во-вторых, по характеру и иерархии законов  и иных нормативных правовых актов, подлежащих обязательной реализации в  управленческих процессах;

     в-третьих, по свойствам, формам и закономерностям  управляемых объектов, которые дифференцируют и конкретизируют управляющие воздействия руководителей различных уровней, а также формируют специфические виды взаимоотношений.

     Можно выделить следующие источники, объективно порождающие управленческую информацию:

     а) нормы законодательных и иных актов, управомочивающие руководящих работников на принятие определенных управленческих решений или совершение управленческих действий в обозначенном времени и направлении (решения и действия по исполнению законов и иных нормативных актов);

     6) обращения работающих в организации по реализации своих законных интересов и субъективных прав;

     в) обязательные указания вышестоящих  органов, подлежащие исполнению нижестоящими и обеспечивающие реальность управления (директивная управленческая информация);

     г) факты, отношения, выявляемые в процессах контроля, которые отражают состояние управляемых объектов, а также уровень функционирования управляющих компонентов (управленческая информация об обратных связях в процессах руководящей деятельности);

     д) проблемные, конфликтные, экстремальные и иные сложные ситуации, нуждающиеся в оперативном и активном сильном вмешательстве руководителей (управленческая информация о кризисных состояниях).

     О последних источниках надо сказать  подробнее, поскольку они предполагают выработку заранее соответствующих алгоритмов управленческих действий. Хотя такие ситуации неповторимы, все равно по каждой из них должны быть продуманы и отрепетированы модели быстрого и энергичного поведения конкретных должностных лиц.

     Проблемная  ситуация возникает тогда, когда обнаруживаются серьезные отклонения от заданных параметров деятельности управляемых объектов или подчиненных управляющих компонентов, появляются сомнения в возможностях достижения поставленных целей, особенно если речь идет о взаимосвязанной, кооперированной деятельности множества людей, становится явной необходимость в изменении заданных целей и параметров деятельности. Эта ситуация порождается диалектикой жизни, извечной несогласованностью между стабильностью и изменчивостью, старым и новым. В информационном отношении проблемная ситуация опирается (должна опираться) на первичные, фактологические сведения и данные, ибо каждый уровень обработки (передачи) ее преломляет, изменяет, интерпретирует, в результате чего в момент принятия необходимого решения она во многих случаях воспринимается иначе, чем есть на самом деле. Отсюда «оттяжки» и некорректности в разрешении проблем.

     Конфликтная ситуация, состоящая в возникновении  противоречий, неразрешимых самостоятельно участниками управленческих и иных отношений, предполагает поиск специальной информации и использование в этих целях специальных форм и методов. Такая информация призвана обеспечивать объективный подход к выявлению, анализу и оценке причин конфликта, независимые экспертные заключения, достоверное знание позиций и мнений конфликтующих сторон, обоснованное привлечение действующих правовых норм. Самыми важными при разрешении конфликтных ситуаций являются устранение причин противоречий, разногласий, столкновений и введение их в русло позитивных, компромиссных взаимоотношений, а также создание гарантий преодоления конфликта и недопущения его в будущем.

     Все источники управленческой информации имеют важное значение для эффективной  деятельности руководителя любого уровня. В каждой организации и по каждой должности информацию, идущую сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали (координирующую), целесообразно связывать в «тугой узел», обеспечивающий реализацию соответствующих полномочий⁹.

     В то же время вся управленческая информация, из каких бы источников она ни шла и кто бы ни выступал ее носителем, непременно должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и аутентичности.

     Актуальность означает, что собранная информация является, свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению. Часто именно актуальность обусловливает возможности информации.

     Достоверность информации определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи. Ее получение представляет собой очень сложный познавательный и аналитический процессы, требующие привлечения специалистов и использования современных научных процедур.

     Достаточность свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, движущие пружины и внешние детерминанты, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования и моделирования возможных новых состояний данного процесса.

     Доступность информации связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае коэффициент ее полезного действия очень низок.

     Аутентичность обусловливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециальными терминами или иностранными, редко употребляемыми словами усложняет постижение и практическое использование информации.

     Информация  имеет большое значение для внутреннего  управления фирмой и ее внешних контактов, и особенно для принятия решений  она является ограниченным и дорогим ресурсом производственной активности фирмы.

     Связь информации с целями и решениями  показана в табл. 3.

     В системах с разделением труда  лица не обладают одинаковой информацией  и поэтому необходим ее обмен  или коммуникации. Идеализированный информационный процесс может быть представлен схемой рисунок 1. 
 
 
 
 
 
 

     Таблица 3¹⁰.

     Связь характера информации с полнотой решения

 

     

     Рисунок 1. Схема информационного процесса

     Информационное  обеспечение - одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента.

     Основные  требования к качеству информации:

     -своевременность; 

     - достоверность; 

     -достаточность; 

     -надежность;

• адресность;
• правовая корректность;
• многократность использования;
• высокая скорость сбора, обработки и передачи;
• возможность кодирования;
• актуальность.

     Информация  классифицируется по следующим признакам:

1. По объекту - показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно-технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.
2. По принадлежности к подсистеме системы менеджмента -информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме.
3. По форме передачи - вербальная (словесная) информация и невербальная;
4. По способу передачи - спутниковая, электронная, телефонная, письменная и др.
5. По режиму передачи - в не регламентируемые сроки, по запросу и принудительно в определенные сроки.
6. По назначению - экономическая, техническая, социальная, организационная и др.

     В динамике информационное обеспечение  как процесс входит в понятие  коммуникация.

     Центральная задача - улучшение информированности ЛПР. Степень информированности - отношение фактического уровня информации к требуемому. Потребность в информации - разница между ними.

     Информационные  технологии достаточно разнообразны. При их выборе следует учесть:

     - когда, как часто, как долго  осуществляется связь;

     - кто с кем связывается;

     - как связаны участники ("звезда", "круг", "колесо", "цепь", "селектор");

     - что является предметом и чем  она осуществляется.

     Классификация информационных технологий представлена на рисунке 2.

     Из  всего обилия компьютерных информационных систем далее рассматриваются два  типа:

     - управленческие информационные  системы (MIS - management information system),

     - системы обеспечения принятия  решения (DSS - decision support system).

     В MIS данные собираются, обрабатываются и представляются менеджеру таким  образом, чтобы обеспечить оперативное  управление. Основные компоненты MIS - база данных, компьютерная система и форма, в которой данные распределяются.