Из  таблицы, видно, что доходы бюджета города возрастали из года в год на 16,6 %% (в 1,16 раза) и на 32% (в 1,323 раза), а общее количество документов в организации увеличилось до уровня 103 и 106 процентов от предыдущего года.  В 2005 году успешно введено автоматизирование бухгалтерской информации и установлена в этом подразделении локальная сеть отдела финансового и бухгалтерского контроля – явно прослеживается снижение объемов данной информации и документооборота в среднем за два года на 15 % от предшествующего уровня.

     При более подробном рассмотрении последней  таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки всех документов возрастали. 
 

     Таблица 8.

     Выявление сезонности в объёме документооборота

 

     Администрация города Георгиевска - сезонно независимое предприятие.

     Из  представленной выше таблицы видно, что четвертый квартал период повышенной  активности организации, так как администрация именно в этот период максимально работает, что связано со спецификой его деятельности. Ниже на рисунке представлены графики с учетом специфики работы организации. 

 

     Рисунок 17. Динамика объёма документооборота в течение года

     В результате проведённого анализа выявлено, что основные потоки информации идут через финансово – экономические службы. Также определилась наибольшая активность работ, связанная со спецификой деятельности. В результате внедрения в финансовом подразделении локальной сети и автоматизации части документооборота и информационного обеспечения вообще и Главы администрации в частности, то в данной сфере выявлено общее снижение потока информации. Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод о необходимости совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений и внедрения современных информационных комплексных систем.

       

     Рисунок 18. Информационная поддержка принятия управленческих решений

2.3. Анализ материально-технического  оснащения информационного обеспечения принятия решений

      Быстрый рост количества информации, особенно начиная со второй половины 20 века,  стал приводить к заметному замедлению и ухудшению работы с ней. Возникла необходимость более качественной обработки, передачи и более быстрого поиска информации. В это же время происходит бурное развитие научно-технического прогресса и, как одной из его составляющих, информационных наук и технологий.

      Это дало возможность принципиально  по-новому подойти к проблеме хранения, обработки и передачи информации, особенно ее больших массивов с помощью электронно-вычислительных устройств.

      В настоящее время эти технологии очень широко используются, в том числе, и при обработке информации, используемой в управлении.

     Оснащение различной техникой, позволяет экономить  управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное  планирование, управление и контроль. Обеспечить Главу администрации как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.

• Телекоммуникационная связь (телефон, факс, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)
• Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)
• Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс, ризограф)
• Информационные системы (АИС, телевидение, газеты, журналы)

     Посредством этих технических средств Глава администрации города Георгиевска принимает в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности руководителя, способность использовать все возможности современных технических средств.

     В администрации города Георгиевска установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить телефоны в практически все подразделения и выполнять следующие функции:

     внутренние  телефонные звонки

     перевод входных звонков из горда и межгорода на другие внутренние номера

     при занятости данной линии устанавливать автоматически очередь на выход в город и район.

     Ниже  в таблице представлена характеристика телефонной сети администрации города Георгиевска. 
 
 

     Таблица 9.

     Характеристики  работы телефонной сети

 

     Данные  из таблицы подтверждают частые жалобы сотрудников, о невозможности дозвониться по городским номерам в часы пик. Это примерно с 10 часов до 12 часов и с 14 часов до 16 часов. Если в администрации выход на сеть будет, осуществляется автоматически, то гражданам дозвониться в администрацию практически невозможно. В последнее время количество жалоб стало возрастать со стороны горожан, организаций о перегруженности телефонной линии администации. Из-за не решаемости проблемы организации пришлось установил себе в подразделения дополнительные телефоны, реальная надобность в которых сомнительна.

     Такая ситуация, конечно же, негативно  сказывается на работе администрации. Эта потеря времени руководителем, это снижение имиджа организации, потеря потенциальных клиентов. Приходится пользоваться сотовой связью, при наличии разветвленной сети и оставлять на визитках, буклетах свои сотовые и домашние телефоны.

     В то время, когда в обществе есть электронная  почта Интернет, большинство необязательных документов переводится факсом. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, однако использование факса, при описанной выше проблеме, часто парализует телефонную систему на 15-45 минут.

     Появление локальной сети и глобальной сети Интернет в администрации приходиться на 2001 год и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу управленческих кадров принимающих решения. Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяла:

     Посылать  и получать электронную почту

     Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет. Сократить временные издержки

     Повысить  актуальность информации.

   Локальной называется компьютерная сеть, объединяющая компьютеры, расположенные в одном помещении, в одном здании или в соседних зданиях. В локальной сети используют единый комплект протоколов для всех пользователей. Сегодня наиболее распространенными сетевыми операционными системами, обеспечивающими работу пользователей в сети по единому протоколу, являются NetWare фирмы Novell, Windows NT Server фирмы Microsoft и сетевые ОС семейства UNIX. Все большее распространение получает система Linux. Важно отметить, что эта операционная система распространяется свободно, т.е. является free — ware программным обеспечением.

   Топология — это схема соединения каналами связи компьютеров или узлов сети между собой. Используются следующие виды соединений: общая шина, звезда, кольцо.

     Но  в реальности использование глобальной сети затронуло только один аспект – финансовую и бухгалтерскую составляющую системы подразделений администрации и единственный специалист в области информационных систем и программирования – системный администратор находиться в подчинении главного бухгалтера, что по меньшей мере странно.

     Но  исходя из того, что локальная вычислительная сеть построена на базе финансово-бухгалтерской службы, можно оправдать такую расточительность в специалистах по информационному обеспечении принятия управленческих решений.

     Сеть  построена по топологии звезда. Эта  самая затратная топология сети, когда к каждому отдельному компьютеру тянется витая пара. В тоже время эта топология имеет большие преимущества:

     Надёжность  в целом

     Устойчивость  к повреждениям

     Лёгкость  обслуживания

     Простота  изменения

     Использование сетевых ресурсов (сетевой принтер, сетевые диски) не используется в  размерах всей администрации кооператива, а осуществляется в пределах подразделений, т.е. каждое подразделение приобретает себе необходимое оборудование, хотя с помощью локальной сети можно было организовать сетевые ресурсы для всей администрации города Георгиевска.

     Рассмотрим  состояние парка технических средств информационного обеспечения принятия управленческих решений. Уровень обеспеченности отделов персональными компьютерами и их моральный износ.

      Таблица 10.

Анализ  технического оснащения непосредственно направленного на информационное обеспечение руководителя