Функции управления в системе менеджмента

) осуществление контроля за выполнением заданий руководства;

) постоянное получение  информации о ходе выполнения  заданий;

) распоряжаются выделенным  им товарами и оборудованием,  несут ответственность за его  сохранность;

) распределяют задания  среди работников (заведующие секциями  работают совместно с продавцами). Руководители этого ранга замещают  должности, имеющие следующие  названия: заведующей секцией, заведующий  отделом, менеджер первого уровня, младший начальник. Этот уровень  управления присутствует во всех  организациях. В среднем срок  выполнения заданий руководителем  такого уровня небольшой - около  двух-трех недель.

Как правило, этим руководителям  в основном приходится общаться со своими подчиненными, что требует  от них соответствующих качеств, которые должны учитываться администрацией ООО «Зевс» при приеме на работу.

Руководители среднего звена:

К этим должностям относятся  заместители директора предприятия. Руководители этого ранга возглавляют  крупные подразделения организации, например торговый отдел. Руководители среднего звена, как правило, выполняют  следующие функции:

) выполняют работу руководителя  высшего звена, если этой должности  переданы соответствующие полномочия;

) принимают решения по  работе своего подразделения;

) определяют возникающие  проблемы, выносят их на обсуждение;

) организуют разработку  предложений по улучшению работы;

) подготавливают информацию  для вышестоящего руководителя  и для своих подчиненных;

) доводят решения вышестоящего  руководителя до своих подчиненных,  реализуют их.

Для руководителей этого  звена характерна наиболее часто  осуществляемая кадровая перестановка, а их должности наиболее часто  подвергаются сокращению штата персонала  или видоизменяются. Большая часть  их рабочего времени проходит в переговорах  с другими руководителями.

Руководители высшего  звена - это самый малочисленный  слой руководителей по сравнению  с другими звеньями. В организации  руководителей высшего звена  всего несколько человек.

Сюда включены следующие  должности: учредитель ООО «Зевс», генеральный  директор.

Общими для всех руководителей  высшего звена являются следующие  функции:

) принимают важнейшие  производственные и управленческие  решения;

) выполняют большой объем  работы в управлении коллективом  и производством;

) постоянно находятся  в психологическом и моральном  напряжении и на работе, и дома.

Организация управления персоналом в торговой фирме ООО «Зевс» подчинено  трехуровневой системе. Низшее ее звено  представляют продавцы, кассиры, товароведы и далее по возрастающей.

Деятельность продавцов-консультантов, кассиров-операционистов и товароведов регламентируется должностными инструкциями.

На должность продавца-консультанта товаров назначается лицо, имеющее  начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу  работы, или среднее (полное) общее  образование и специальную подготовку по установленной программе, без  предъявления требований к стажу  работы.

В своей деятельности продавец-консультант  товаров руководствуется: нормативными документами и методическими  материалами по вопросам выполняемой  работы; правилами внутреннего трудового  распорядка; приказами и распоряжениями частного предпринимателя и управляющего магазином; настоящей должностной  инструкцией.

Продавец-консультант ООО  «Зевс» должен знать: ассортимент, классификацию, характеристику, питательную ценность, назначение товаров, способы употребления, пользования и ухода за ними, розничные  цены на товары и страну происхождения; правила расшифровки артикула, маркировки, штрих-кода; основные виды сырья и  материалов, идущих на изготовление товаров; приемы подбора, отмеривания, отреза, отвеса, комплектования товаров, признаки доброкачественности  товаров.

На должность кассира-операциониста назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

Товаровед организует и проверяет  правильную приёмку поступающих  в магазин товаров и тары по количеству и качеству.

Систематически проводит инструктажи работников магазина, связанных  с приемкой, хранением товаров; контролирует наличие и своевременную сдачу  тары тарособирающим организациям и возврат возвратной тары; обеспечивает контроль за хранением тары в магазине и принимает меры к уменьшению потерь по таре; осуществляет контроль за правильностью приёмки и сдачи тары по качеству магазинам; организует выполнение всеми подведомственными секциями планов товарооборота и повседневно контролирует состояние реализации товаров как по секциям, так и по товарным группам и отдельным наименованиям.

Генеральный директор торгового  предприятия «Зевс» работает на контрактной  основе, заключенной с учредителем.

Срок полномочий директора - 5 лет. Он самостоятельно на основе единоначалия решает вопросы возглавляемого им предприятия, за исключением отнесенных действующим законодательством и Уставом к компетенции общего собрания трудового коллектива и Совета трудового коллектива. Директор без доверенности действует от имени предприятия, распоряжается имуществом предприятия, заключает договоры, в том числе трудовые, выдает доверенности, открывает в банках расчетные и иные счета, пользуется правом распоряжения средствами, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников предприятия.

Заведующий складом несет  материальную ответственность за сохранность  товаров.

Непосредственно генеральному директору подчиняются руководители функциональных служб: главный бухгалтер, зам. директора, заведующий складом.

Заместитель генерального директора  осуществляет операции, связанные с  реализацией продукции. Он следит за определенными сегментами рынка, реализуя на нем товары и определяя емкость  рынка.

Бухгалтерия включает в себя главного бухгалтера (финансовая отчетность, начисления заработной платы); кассира (выплата зарплаты сотрудникам; сопровождение  платежных поручительств в коммерческий банк). Главный бухгалтер, работая  в тесном контакте с руководителем, совместно решают финансовые вопросы (налоги, средства на закупку оборудования, сырья, оплата транспортных расходов и  тому подобное).

Делегирование полномочий при  функционировании организации немыслимо  без четкого определения обязанностей среди сотрудников предприятия. Все должности на предприятии ООО «Зевс» регламентируются соответствующими должностными инструкциями, однако в результате их исследований было установлено, что они носят декларативный, формальный характер:

1. В должностных инструкциях ООО «Зевс» поверхностно фиксируется существующее разделение труда на определенный момент и не учитываются происходящие в процессе работы изменения, в силу чего они теряют значение документа, регламентирующего работу управляющих различных уровней.
2. Обязанности, права и ответственность, как правило, оказываются несбалансированными и несогласованными в масштабе организации.
3. Не обеспечивается необходимая полнота и чёткость при определении обязанностей, прав и ответственности персонала.
4. Зафиксированные в должностной инструкции обязанности, права и ответственность работника оказываются оторванными от тех условий, которые необходимы для успешного функционирования предприятия.

Организация труда в магазине направлена на осуществление комплекса  организационно-технических, экономических  и санитарно-гигиенических мероприятий, позволяющих рационализировать  торгово-технологический процесс, эффективнее  использовать торговые и другие площади, оборудование и персонал магазина, создать благоприятные условия  труда и на этой основе обеспечить высокое качество торгового обслуживания населения.

 

2.3 Анализ функций  планирования, мотивации и контроля

 

Между моментом поступления  товара на склад и моментом приходования его (т. е. попадания в продажу) проходит от одного до трех (в некоторых случаях больше) дней. В ООО «Зевс» порядок действия при получении товаров от поставщиков прописан в локальном нормативно-правовом акте - Инструкция по приемке и оприходованию товаров на складе.

Заведующий складом заранее  получает от менеджера по закупкам информацию о планируемых поступлениях товара.

При получении товаров  от поставщиков заведующий складом  организовывает прием товара по количеству и качеству и оформляет документы  в соответствии с процедурой приема товара от поставщиков.

Действия заведующего  складом при доставке представителем поставщика товара на склад:

) проверить документы,  сопровождающие груз, в соответствии  с критериями, указанными в процедуре  приема;

) проверить наличие в  базе данных соответствующей  приходной накладной. При отсутствии  приходной накладной - немедленно  связаться с менеджером по  закупкам, ответственным за ввод  приходной накладной в базу, выяснить  причины отсутствия приходной  накладной;

) обеспечить прием товара  по расходным накладным поставщика;

) проверить полученный  товар на соответствие приходной  накладной в базе данных;

) в случае отсутствия  расхождений - организовать перемещение  принятого товара в зону хранения  и размещение по местам хранения.

При отсутствии расхождений  по количеству и качеству принятого  товара с расходной накладной  поставщика заведующий складом передает представителю поставщика подписанный лицом, ответственным за прием, первый экземпляр накладной и доверенность.

В случае обнаружения расхождений  по количеству, качеству и комплектации заведующий складом или ответственный  за прием сотрудник склада не имеют  права ставить подписи на накладных  поставщика и возвращать поставщику документы. В этом случае представителю поставщика передается акт приема товара, под писанный всеми членами комиссии по приему и заверенный печатью склада. В акте приема указываются все расхождения по количеству, качеству и комплектации товара.

Несоответствующий по качеству и комплектации товар размещается  в зоне ответственного хранения в  условиях, не допускающих его дальнейших повреждений, до принятия решения менеджером по закупкам о замене товара или  возврате товара поставщику.

После приема товара по документам поставщика заведующий складом организовывает проверку полученного товара по приходной  накладной и размещение товара на места хранения.

Прием товара производят назначенные  заведующим складом работники склада. Работник склада, принимающий товар, обязан:

проверить товар по количеству и наименованиям, указанным в  накладной поставщика (таблица 1);

проверить внешний вид  товара, отсутствие повреждений и  загрязнений упаковки;

проверить комплектацию товара в соответствии с данными о  комплектации, указанными в инструкции по эксплуатации товара.

 

Таблица 1 - Сверка товара по данным счета-фактуры

Наименование товараЕд. Изм.Кол-воЦена За Ед.Стоимость товара всего без налога, Руб.Налоговая ставкаСумма налога, руб.Стоимость Товара с налогомСтрана Проис.Номер груз.тамож. декларацииМасло подсолн.Бут.202042808418%14709569Украина10216009 /290910/Сахаркг200025500018%5005500Пряник «Ирек»кг10036360018%3603960Контеты «Смак»кг10090900018%9009900Крупа «Манная»кг20012240018%4602660………………………………………………………………………………Всего к оплате

 

Работник склада, выполняющий  проверку товара по приходной накладной  и размещение товара на места хранения, обязан подписать приходную накладную, подтверждая выполнение задания  и соответствие поступившего на склад  товара приходной накладной.

После проверки соответствия полученного товара и приходной  накладной заведующий складом обязан подтвердить получение товара в  базе данных и провести приходную  накладную.

Полученные от поставщика документы с подписью работника  склада, принимавшего товар, передаются менеджеру по закупкам.

На складе должна храниться  приходная накладная с подписью работника, проверившего приходную  накладную и переместившего товар  в зону хранения.

Таким образом, основные операции, которые склад производит с товарами, представляют собой повторяющийся  цикличный процесс: приемка - идентификация  товара - оприходование - транспортировка до места хранения - хранение - комплектация - отгрузка.

Процесс оприходования товара в ООО «Зевс» представлен на рисунке 1.

 

Рисунок 1 - Процесс приходования товара в магазине «Зевс»

 

Каждая из этих операций оказывает  существенное влияние на скорость товарооборота  и общую эффективность фирмы.

Анализ проблем, возникающих  на складе при переработке грузов, - связь информационного и товарного  потоков. Задача менеджера по закупкам - согласовывать именно информационные потоки и предоставлять складу всю  нужную информацию о товаре и методах  его обработки (погрузки, хранения, упаковки, комплектации и т. д.).

В таблице 2 представлен процесс  обмена информацией между складом  и отделом закупок в ООО  «Зевс».

 

Таблица 2 - Обмен информацией  между складом и отделом закупок (товароведом)

Функции складаИнформация от отдела закупок, требуемая для эффективного выполнения складом своих функцийРазгрузка и первичная приемка грузаДокументы на груз (ТТН, накладные), информация о количестве грузовых мест, габаритах груза, весе нетто/брутто, особенностях упаковкиОкончательная приемка груза по количеству и качествуИнструкция о приемке груза, критерии определения бракованного товара (при транспортировке, от поставщика) Описание товара (его комплектация, коды и т. п.)Внутрискладские и межскладские перемещенияИнструкции о правилах обращения с товаром во время перемещения (хрупкое, бьющееся, особенности упаковки и т. д.)Собственно складирование и хранение грузовИнформация о габаритах, условиях и сроках хранения, особенности упаковки (например, «хранение не более чем в два яруса»)Сбор и комплектация груза согласно накладнымВсе вышесказанноеОтгрузкаВсе вышесказанноеПереупаковка, маркировка, сортировка товара, если это необходимоКоды, особенности маркировки у поставщика, внутренние инструкции по переупаковке и сортировке товара, критерии сортностиОтбраковка и утилизация бракованного товара.Критерии бракованного товара, инструкции по отбраковке и порядке списания и утилизации товараСбор и доставка тарыЕсли требуется, то информация об особенностях тары у того или иного поставщика