Функции управления в системе менеджмента

В ООО «Зевс» используют вид  поставки - «поставка напрямую от поставщиков  в магазин».

Схема поставки напрямую от поставщиков представлена на рисунке 2.

В качестве достоинств поставок в магазин напрямую от поставщиков  можно отметить минимизацию собственных  затраты на склады и транспортировку, так как все хлопоты, связанные  с транспортом, несет поставщик.

 

Рисунок 2 - Схема поставок от поставщиков в магазин

 

К недостаткам поставки товаров  напрямую от поставщиков можно отнести:

каждый поставщик поставляет свой товар в магазин своим  транспортом, из-за чего могут выстраиваться  очереди, поставщики страдают из-за простоя  транспорта и стараются эти затраты  предъявить сети (что отвлекает значительное количество времени и сил на разбирательства);

магазин испытывает нехватку товара из-за несвоевременной разгрузки;

растут затраты на обработку  товара (упаковку, фасовку, сортировку) и т. д.

Заявка на новый товар  оформляется в письменном виде с  указанием основных характеристик (ценовой диапазон, примерное количество товара к первой поставке, примерный  план продаж или динамика продаж в  месяц, важные характеристики (свойства, влияющие на продажу) товара, требования к упаковке и т. д.). Цель менеджера  по закупкам - найти товар, максимально  отвечающий потребностям магазина.

Прежде чем товар будет  поставлен, требуется определить его  место в ассортименте, роль, цель введения товара, происходит согласование с директором магазина, место для  товара в торговом зале, цену, способы  продвижения, примерный объем и  динамику продаж, необходимость обучения персонала магазинов продаже  нового товара и т. д., то есть проделывается  работа по формированию ассортимента.

Если товар уже введен в ассортиментную матрицу, присутствует там и требуется лишь пополнить  уже существующий (или закончившийся) товарный запас, то для принятия решения  о необходимости поставки менеджер по закупкам оперирует отчетами об остатках товара - той информацией  о количестве товара на складе магазина, которую он получает из информационной системы.

Независимо от системы, с  которой работает компания, отчеты об остатках должны получаться ежедневно  и соответствовать истинному  количеству. На основании этой информации менеджер принимает решение о  необходимости поставки заказываемого  товара. Решение о количестве и  сроках поставки принимается с использованием других инструментов, информация о  которых представлена далее.

Отчеты по остаткам в магазине делаются:

ежедневно независимо от того, планируется поставка или нет (утром  или вечером, по мере того как в  магазине обновляется информация, приходуется  и списывается товар);

в различных срезах - остатки  товаров по торговому залу, по складу, по поставщикам, по количеству, по сумме, по смежному, взаимодополняемому, взаимозаменяемому товару, а также выписанный и зарезервированный товар.

В случае первичной поставки менеджеру по закупкам необходимо выбрать  поставщика, максимально способного удовлетворить потребность в  товаре.

Для поиска потенциального поставщика менеджер по закупкам использует следующие  источники информации о поставщике (таблица 3).

Суть поиска поставщиков  сводится к получению коммерческих условий и к выбору (в ходе переговоров, тендера или анализа предложений) наиболее подходящих.

Результатом такой работы является договор или контракт с  поставщиком. В случае повторной  или регулярной поставки поставщик  получает от магазина заявку на товар  согласно действующим договоренностям  с поставщиком и заранее согласованным  коммерческим условиям.

 

Таблица 3- Источники информации о поставщиках

НаименованиеВид источникаМолочные продуктыКаталоги продукции, альманахи, ИНТЕРНЕТ, торговые ассоциацииКолбасные изделияТорговые ассоциации, справочники, ИНТЕРНЕТКондитерские изделияСправочники, региональные каталоги, деловые изданияБакалеяСправочники, каталоги, электронные ресурсы, объединения профессионаловМясные продуктыРегиональные справочники, ИНТЕРНЕТ ресурсы, торговые ассоциации, выставки

Инструментом осуществления  заявки на поставку товаров является информационная база данных ООО «Зевс».

База данных - это внутренний документ в электронном виде (оформленный  в таблице Ехсеl), куда менеджер по закупке вносит всю информацию о товаре поставщика, ценах, скидках (всех возможных, полученных и неполученных), характеристиках, упаковке, комплектности, сроках годности и т. д.

Электронная база - это личный рабочий инструмент менеджера. Но для  всех менеджеров по закупкам в отделе соблюдается правило: база данных каждого  менеджера должна быть оформлена:

а) по единому принципу;

б) понятно для его начальника или для сотрудника, который может  занять его место, если этот менеджер вдруг уволится.

Так как все товары и  поставщики разные, абсолютно одинаково  базы у разных менеджеров сделаны  быть не могут, но необходимо определить, какая именно информация (цена, скидки, упаковка и т. д.) и в каком порядке  в базу заносится.

Этот документ появляется, когда работа с поставщиком приобретает  регулярный характер, так как составление  и ведение базы данных требуют  времени.

Преимущества создания электронной  базы данных в ООО «Зевс»: невозможно держать в голове информацию обо  всей номенклатуре, которую поставщик  может предложить в качестве ассортимента, невозможно помнить все закупочные цены и контролировать их, уповая только на свою память. Единожды затратив время  на внесение товара в базу, затем  экономим много времени при составлении  каждого заказа и текущей оперативной  работе с товаром. Используя эту  информацию в максимально удобном  для себя виде, менеджер может рассчитать предварительную стоимость заказа, увидеть величину скидки за заказ, увидеть  соотношение ассортимента поставщика, дать оперативную информацию своим  коллегам в случае запроса на тот  или иной товар и т. д.

В электронной базе данных ООО «Зевс» отражается:

наименование товара (перечисление по группам, категориям и товарным позициям), причем в базу данных вносится не только поставляемый товар, но и потенциально интересный к поставке товар. Если ассортимент  товара у поставщика очень велик, то выбираются те группы или категории  товаров, которые актуальны для  магазина;

код или артикул поставщика и штрих-код (если есть). Указание внутреннего  кода магазина, если товар уже поставляется и внесен в ассортиментную матрицу. Это облегчит поиск товаров и  исключит дублирование наименования;

цена или диапазон цен  с возможными скидками. Так как  величина скидок за партию может изменяться (в зависимости от объема, условий  оплаты, величины кредитной линии, бонусов  и т. д.), то менеджер при составлении  заказа может заранее рассчитать стоимость поставки и выбрать  нужное количество или способ оплаты;

свойства (размеры, цвета, комплектация и т. д.); чем подробнее, тем лучше;

упаковка или другие параметры, важные для логистики. Это позволяет  на этапе заказа или формирования ассортимента от поставщика определять минимальную партию (например, коробка), своевременно подавать информацию на склад или в отдел логистики  о величине заказа.

На основании такой  базы очень удобно формировать и  отправлять регулярные заказы поставщику.

База со временем может  менеджером дополняться и оптимизироваться. Имея такую базу, всегда возможно увидеть  историю развития ассортимента от конкретного  поставщика, динамику изменения его  цен и условий.

Для контроля в ООО «Зевс» также используется инвентаризация. Инвентаризация - это фотография товарного  запаса, зеркало учетной политики компании. Для проведение инвентаризации товарного запаса разработана Инструкция о порядке проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе ООО «Зевс».

Основными задачами инвентаризации являются:

выявление фактического наличия  товарно-материальных ценностей;

контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей путем сопоставления фактического наличия с данными системы автоматизации.

выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество.

Описание процесса инвентаризации в ООО «Зевс»:

) Планирование инвентаризации  происходит не менее чем за 10-12 недель до ее начала. Директором магазина издается приказ о создании инвентаризационной комиссии. В состав комиссии могут входить руководство, главный бухгалтер, начальники подразделений и отделов, представители службы безопасности и другие специалисты. Комиссия определяет конкретные наименования, виды, группы товаров, подлежащих проверке, а также сроки и даты проведения проверки.

) Комиссия готовит план  проведения инвентаризации, в котором  указывает зоны инвентаризации  и состав счетных комиссий.

Складская зона делится по географическому принципу, а не по товарному - ведь некоторые товары могут  находиться в другой зоне склада и  могут быть пропущены.

Определяются сотрудники, которые будут проводить пересчеты  в указанных зонах. Наиболее эффективна работа в парах - один пересчитывает, другой записывает результаты в карточку учета или в таблицу учета.

Так же определяются временные  рамки проведения пересчетов в каждой указанной зоне.

Директором магазина утверждается план проведения инвентаризации.

) Директор магазина издает  приказ о прекращении на время  проведения инвентаризации:

перемещений товара внутри складских  подразделений. Если во время инвентаризации на склад поступает товар, то он принимается  в присутствии членов комиссии и  приходуется по отдельной описи  «Товарно-материальные ценности, поступившие  во время инвентаризации» или  товарному отчету после инвентаризации;

отгрузки товара клиентам. В исключительных случаях и только с письменного разрешения директора  и главного бухгалтера в процессе проверки товар может отпускаться  клиентам в присутствии членов комиссии.

На этот товар заполняется  форма «Инвентаризационный ярлык», в которой отмечается количество товара до и после отпуска. После  отгрузки на отпущенный товар составляется форма «Акт инвентаризации товаров  отгруженных».

Директор издает приказ о  составе рабочих (счетных) комиссий согласно плану проведения инвентаризации. В состав счетных комиссий могут  входить различные сотрудники, но присутствие сотрудников отдела закупок обязательно - это самые  заинтересованные в результатах  инвентаризации лица.

) Инвентаризационной комиссией  готовятся инвентаризационные описи  товарно-материальных ценностей. Опись может быть в виде карточки учета (заполняется по мере подсчета товара) или таблицы физической инвентаризации.

) Председатель инвентаризационной  комиссии получает у материально-ответственных  лиц расписки в том, что к  началу инвентаризации все расходные  и приходные документы на товар  сданы в бухгалтерию.

) Инвентаризационной комиссией  проводится инструктаж сотрудников,  назначенных приказом в счетные  комиссии, по порядку подсчета  товаров и заполнения документов, времени и регламента работы, сдачи данных и т. д. Также  проводится инструктаж по технике  безопасности.

) По окончании пересчета  сотрудниками подаются данные  в инвентаризационную комиссию. Инвентаризационной комиссией проверяется правильность заполнения инвентаризационных описей. При отсутствии замечаний данные вносятся в программу. Если же обнаружены какие-либо недочеты (недостача, излишки, пересорт), члены счетной комиссии совместно с членами инвентаризационной комиссии готовят повторный пересчет товара.

) Для повторного пересчета  готовятся новые инвентаризационные  описи. Согласно инвентаризационным описям, счетной комиссией проводится повторный пересчет товара. В исключительных случаях при расхождении результатов второго пересчета может быть назначен третий пересчет с участием других членов счетной комиссии.

) По итогам проведения  второго пересчета инвентаризационной  комиссией готовятся сличительные  ведомости результатов инвентаризации.

Сличительные ведомости  составляются по товару, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных  данных. В таких ведомостях отражаются расхождения между показателями по данным компьютера и по данным инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товаров указываются в соответствии с их стоимостью в бухгалтерском  учете.

Для оформления результатов  инвентаризации могут применяться  единые регистры, в которых сведены  показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

) Все документы по инвентаризации  передаются инвентаризационной  комиссией в бухгалтерию предприятия  для дальнейшей обработки. В случае обнаружения расхождений между результатами инвентаризации и данными бухгалтерского учета сотрудники бухгалтерии могут выступить с инициативой проведения контрольной проверки результатов инвентаризации.

Результаты контрольных  проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются «Актом о контрольной  проверке правильности проведения инвентаризации ценностей». Результаты согласуются  со всеми членами инвентаризационной комиссии и заносятся в журнал учета.

Необходимо выделить основные проблемы в системе стимулирования труда работников ООО «Зевс»:

) из-за того, что предприятие  ООО «Зевс» относится к предприятиям  малого бизнеса, фонд оплаты  труда ограничен. На предприятии оплата труда производится в основном в зависимости от должности и времени работы. Премии выплачиваются не ежемесячно, а приурочиваются к определенным праздникам. Размер премии не зависит от вклада работника в достижении целей предприятия. Размер премии составляет 10% от заработной платы работника. Такая система начисления премий неэффективна и не стимулирует работников на увеличение производительности и эффективности своего труда;

) отсутствие дополнительных  материальных (не денежных» стимулов, кроме тех, что представлены  в Трудовом кодексе Российской  Федерации. Как указывалось выше, на предприятиях малого бизнеса,  когда предприятие может предложить  работнику заработную плату ниже, чем на больших производственных  предприятиях, необходимо уделять  внимание именно материальным (не  денежным) стимулам, а также нематериальным  стимулам;