Информационное обеспечение процесса разработки решений

Процесс принятия решения включает в себя следующие операции: подготовка к работе; выявление проблемы и формулирование целей; поиск информации; ее обработка; выявление возможностей ресурсного обеспечения; ранжирование целей; формулирование заданий; оформление необходимых документов; реализация заданий. Подробнее этот вопрос будет рассмотрен в теме № 3.

Применение системного подхода к процессу принятия управленческого  решения позволяет определить структуру  проблемы, систему ее решения, взаимосвязи  компонентов системы и очередность  их совершенствования.

С целью экономии времени и средств на разработку управленческого решения рекомендуется  следующая очередность совершенствования (формирования, отработки) компонентов "черного ящика" (см. рис. 1.1.).

Сначала необходимо четко сформулировать, что нам  следует получить, какими параметрами  должно обладать решение.

К параметрам качества управленческого решения относятся:

• показатель энтропии, т.е. количественной неупорядоченности  проблемы. Если проблема формулируется  только качественно, без количественных показателей, то показатель энтропии приближается к нулю. Если все показатели проблемы выражены количественно, показатель энтропии приближается к единице;

• степень риска  вложения инвестиций (подробнее будет  рассмотрен в п. 1.5.);

• вероятность реализации решения по показателям качества, затрат и сроков;

• степень адекватности (или степень точности прогноза, коэффициент аппроксимации) теоретической  модели фактическим данным, на основании  которых она была разработана.

После предварительной  регламентации параметров качества управленческого решения и его  эффективности (устанавливается предел, минимально допустимая эффективность, ради которой стоит приниматься  за решение проблемы) анализируются факторы внешней среды, оказывающие влияние на качество и эффективность решения. Затем анализируются параметры "входа" системы и принимаются меры по их улучшению и повышению качества входящей информации.

После уточнения  требований "выхода", уточнения  факторов "внешней среды", влияющих на качество и эффективность решения, отработки "входа" системы следует  смоделировать технологию принятия решения, проанализировать параметры  процесса, принять меры по их улучшению  и приступить непосредственно к  разработке решения. Если качество "входа" оценивается на "удовлетворительно", то при любом уровне качества "процесса" в системе качество "выхода", т.е. качество решения будет "удовлетворительным".

К основным условиям обеспечения высокого качества и эффективности управленческого  решения относятся:

• применение к разработке управленческого решения научных  подходов менеджмента;

• изучение влияния  экономических законов на эффективность  управленческого решения (см. тему 2);

• обеспечение лица, принимающего решение, качественной информацией, характеризующей параметры "выхода", "входа", "внешней среды" и "процесса" системы разработки решения (см. тему 3);

• применение методов  функционально-стоимостного анализа, прогнозирования, моделирования и  экономического обоснования каждого  решения (см. темы 3; 4 и 5);

• структуризация проблемы и построение дерева целей (см. п. 2.5.);

• обеспечение сопоставимости (сравнимости) вариантов решений (см. п. 1.4.);

• обеспечение многовариантности  решений;

• правовая обоснованность принимаемого решения;

• автоматизация  процесса сбора и обработки информации, процесса разработки и реализации решений;

• разработка и функционирование системы ответственности и мотивации  качественного и эффективного решения;

• наличие механизма  реализации решения.

Выполнить перечисленные  условия повышения качества и  эффективности управленческого  решения довольно трудно и это  дорого стоит. Речь о выполнении полного  набора перечисленных условий может  идти только для рациональных управленческих решений по дорогим объектам (проектам). Вместе с тем конкуренция объективно вынуждает каждого инвестора  повышать качество и эффективность  управленческого решения. Поэтому  в настоящее время наблюдается  тенденция увеличения количества учитываемых  условий повышения качества и  эффективности решений на основе автоматизации системы менеджмента.

Поскольку данный курс изучается студентами одним из последних, многие из перечисленных условий  повышения качества и эффективности  управленческих решений изучались  ранее в других курсах и здесь  они не будут рассматриваться. Например, вопросы правового, ресурсного обеспечения  разработки и реализации управленческого  решения, автоматизации процессов  управления, компоненты внешней среды  системы изучались в курсах "Основы менеджмента", "Информационный менеджмент" (или "Информационные технологии"), "Маркетинг".

1.4. Обеспечение сопоставимости  альтернативных вариантов управленческих  решений

Как было отмечено в предыдущем вопросе, одним из условий повышения  качества и эффективности управленческого  решения является обеспечение многовариантности  решений, то есть следует прорабатывать не менее трех организационно-технических вариантов выполнения одной и той же функции по достижению цели.

Например, два металлических листа соединить можно следующими технологическими способами: сваркой, пайкой, склеиванием, заклепками, болтовым соединением и др. Задача специалиста заключается в выборе такого соединения, которое выполняло бы требуемые функции качественно и одновременно с минимальными затратами на разработку проблемы, изготовление и эксплуатацию конструкции. Однако практически невозможно разные технические решения реализовать с абсолютно одинаковым уровнем качества. Поэтому при сравнении эффективности вариантов решения проблемы следует обязательно приводить их в сопоставимый вид по уровню качества.

Другой пример. Сравниваются технические решения, реализованные, например в 1997 г. и 1999 г. Решения выполнены по одной и той же проектной документации, поэтому можно принять, что базисный уровень качества по вариантам одинаковый. Однако варианты отличаются друг от друга как по уровню качества, так и по затратам. Качество варианта 1997 г. за два года снизилось за счет действия физических и моральных факторов. Приведенные к расчетному году затраты по варианту 1997 г. больше затрат 1999 г. на коэффициент дисконтирования, хотя номинальные затраты по вариантам одинаковы.

Альтернативные варианты управленческих решений должны приводиться  в сопоставимый вид по следующим факторам:

1) фактор времени  (время осуществления проектов  или вложения инвестиций);

2) фактор качества  объекта;

3) фактор масштаба (объема) производства объекта;

4) уровень освоенности  объекта в производстве;

5) метод получения  информации для принятия управленческого  решения;

6) условия применения (эксплуатации) объекта;

7) фактор инфляции;

8) фактор риска  и неопределенности.

Сопоставимость альтернативных вариантов по перечисленным восьми факторам обеспечивается, как правило, при обосновании технических, организационных  или экономических мероприятий, направленных на улучшение частных  показателей целевой подсистемы системы менеджмента (показателей  качества и ресурсоемкости продукции, организационно-технического уровня производства, уровня социального развития коллектива, проблем экологии), а также развитие обеспечивающей, функциональной или  управляющей подсистем, улучшение  связей с внешней средой системы.

В каждом конкретном случае альтернативные варианты управленческого  решения могут отличаться не по всем факторам. Задача специалиста, менеджера  или лица, принимающего решение, заключается  в проведении комплексного анализа  конкретных ситуаций с целью обеспечения  сопоставимости по максимальному количеству факторов. Чем меньше учтенных факторов, тем меньше точность прогноза эффективности  инвестиций.

Основные правила  обеспечения сопоставимости альтернативных вариантов управленческого решения:

1) количество альтернативных  вариантов должно быть не менее  трех;

2) в качестве  базового варианта решения должен  приниматься наиболее новый по  времени вариант. Остальные альтернативные  варианты приводятся к базовому  при помощи корректирующих коэффициентов;

3) формирование  альтернативных вариантов должно  осуществляться на основе изложенных  в п. 1.3. условий обеспечения высокого  качества и эффективности управленческого  решения;

4) для сокращения  времени, повышения качества решения  и снижения затрат рекомендуется  шире применять методы кодирования  и современные технические средства  информационного обеспечения процесса  принятия решения.

Рассмотрим технологию обеспечения  сопоставимости вариантов по перечисленным  выше 8 факторам. Количество учитываемых  факторов определяется конкретной ситуацией.

Обеспечение сопоставимости альтернативных вариантов по фактору  времени осуществляется исходя из посылки, что "сегодняшний рубль дороже завтрашнего". Владея сегодня, например, 100 условными единицами валюты и положив их в банк на депозит, через год вкладчик будет иметь при процентной ставке (ставке накопления), равной 10% годовых, 110 условных единиц, через два года — 121, через три — 133,1 и т.д. (по сложным процентам).

Для учета фактора времени  прошлые затраты приводятся к  будущему году пуска объекта в  эксплуатацию (или к году реализации мероприятия, к расчетному году) при  помощи умножения номинальных прошлых  затрат (З_Н на коэффициент накопления (К_Н), который определяется по формуле

К_Н =(1+а)^t,                                                                  (1.1)

где а — ставка накопления, доли единицы;

t — количество лет между  годом вложения инвестиций и  годом пуска объекта в эксплуатацию (годом реализации мероприятия,  расчетным годом).

Приведенные к будущему периоду  текущие затраты (З  ) определяются по формуле

З  = З_Н · К_Н.                                                               (1.2)

Приведенные к текущему периоду  будущие затраты (Зц) определяются по формуле

                                                                     (1.3)

где Кд - коэффициент дисконтирования.

,                                                              (1.4)

где d - ставка дисконта, доли единицы.

Сумма накопления по сложным  процентам (Эн) рассчитывается по формуле

Эн = З  – З_Н.                                                                         (1.5)

Сумма дисконтирования (Эд) рассчитывается по формуле

.                                                             (1.6)

Схема действия фактора времени  показана на рис. 1.2.

Рис. 1.2. Схема действия фактора времени

Сделаем анализ рис. 1.2. Расчетный  год - 1998. Вложенные, допустим 01.01.95 г. 100 единиц валюты, с учетом накопления по сложным процентам при ставке накопления, равной 0,1, на 01.01.98 составят 133,1 единиц. Если же в проекте намечено 1 января 2001 г. затратить 100 единиц валюты, то сегодня (01.01.98) мы должны, при ставке дисконта, равной 0,1, вложить 75,1 единицы  валюты.

Отсюда можно сделать  вывод, что сегодняшний рубль  дороже (весомее, полнее) завтрашнего, т. к. по значимости 100 единиц валюты 1995 г. равны 133,1 единицам в 1998 г. или 75,1 единицы  в 1998 г. равны 100 единицам в 2001 г. Кстати, абсолютные значения накопления и дисконтирования  отличаются: накопление составляет 33,1 единицы (133,1 - 100), а дисконтирование - 24,9 (100 - 75,1), т.к. в примере - разные базы расчета (100 и 75,1) при одинаковых значениях  относительных показателей - коэффициента накопления и коэффициента дисконтирования, равных 1,331 (за три года).

Методика учета фактора  времени позволяет рассчитывать размер вклада сегодня при фиксированном  размере вклада в будущем.

Например, если планируется инвестировать в 2001 г. 100 единиц валюты при ставке дисконта, равной 0,1, в 1998 г. необходимо вложить 75,1 единицы. Можно решить и обратную задачу: определить размер вклада с накоплением через определенное время при фиксированном вкладе сегодня. Например, если в 1998 г. вложено 100 единиц, то, допустим через три года, в 2001 г. при ставке накопления равной 0,1, получим 133,1 единицы.

Пример учета  фактора времени покажем на данных, приведенных в табл. 1.1.

Таблица 1.1

Исходные  данные для учета фактора времени  при оценке эффективности вариантов  строительства объекта при ставке накопления, равной 0,1

	Годы вложения инвестиций
Варианты		Суммарные
инвести	1998	1999	2000	2001 - пуск	инвестиции
ций
	Зц	Зп	Зн	Зп	Зн	Зп	Зн	Зп	Зн	Зп
Первый	50	66,55	50	60,50	50	55	50	50	200	232,05
Второй	-	-	50	60,50	50	55	100	100	200	215,50
Третий		-	-	-	50	55	150	150	200	205,00

 

Анализ табл. 1.1. позволяет  сделать следующий вывод: за счет сокращения сроков строительства в  два раза и, соответственно, "замораживания" инвестиций на менее короткий период третий вариант инвестиций в строительство  объекта эффективнее первого  на 27,05 условных единиц (232,05 - 205,00) или  на 13,5%.

Таким образом, для учета  фактора времени все затраты  следует приводить к одному году.

Фактор качества объекта при разработке управленческого решения учитывается по следующей формуле: