Информационное обеспечение процесса разработки решений

Перечисленные выше условия  применения объекта подробно рассматриваются  в курсах "Стратегический менеджмент" и "Производственный менеджмент". Здесь только отметим, что методика обеспечения сопоставимости альтернативных вариантов управленческого решения  по этому фактору идентична по содержанию ранее рассмотренным  методикам: параметры более старого  варианта решения приводятся в сопоставимый вид с параметрами нового варианта при помощи корректирующих коэффициентов.

Пример учета  условий применения объекта

Режим работы первого производства, где применяется металлорежущий станок, трехсменный, а второго производства, к условиям которого приводятся параметры  альтернативных вариантов (в данном примере — первого) управленческого  решения, — двухсменный. Годовая  производительность станка одного и  того же типа, работающего в условиях первого производства, равна 2000 штук продукции, а второго — 1600.

Для целей сравнительного анализа и оценки эффективности  использования станков требуется  привести в сопоставимый вид производительность станка, работающего в условиях первого  производства, по режиму его работы.

Решение

Годовая производительность станка, работающего в условиях первого  производства, приведенная в сопоставимый вид по режиму работы второго производства, будет равна

шт.,

где П_Н — приведенная к новым условиям годовая производительность станка, работающего в условиях первого производства;

П_С — фактическая годовая производительность станка, работающего в условиях первого производства;

n_Н  — сменность работы нового (второго) производства;

n_С  — то же, старого (первого) производства.

При сравнении эффективности  использования станков или решении  других задач должна использоваться приведенная к новым условиям производительность.

Сравнительный анализ годовой  производительности станка, работающего  в условиях первого производства, показывает, что первый станок используется хуже второго на 17%  .

По аналогичной схеме  могут быть учтены различия альтернативных вариантов и по другим параметрам условий применения объекта.

Фактор  инфляции учитывает обесценивание денег, проявляющееся в форме роста цен на товары и услуги без повышения их качества.

Фактор инфляции не следует  путать с фактором времени. Последний  учитывает "работу" денег, получение  прибыли от их вложения в проект независимо от темпов инфляции (которые  теоретически могут быть равны нулю). Безусловно, при определении процентной ставки учитывается и прогноз  темпов инфляции. Однако при экономическом  обосновании управленческих решений (инвестиционных проектов) фактор времени  в смысле "работы" денег и  фактор инфляции в смысле их обесценивания  следует учитывать раздельно. Неправомерно в условиях переходной российской экономики  применять подход к учету фактора  времени, действующий в некоторых  странах с развитыми рыночными  отношениями, где вследствие незначительной инфляции не разделяются фактор времени  и фактор инфляции, где действует  качественная законодательная база управления инфляцией.

Фактор инфляции при обеспечении  сопоставимости альтернативных вариантов  управленческих решений рекомендуется  учитывать по формуле

У_П = У_Н  ,                                                               (1.10)

где У_П — приведенное к новым условиям по уровню инфляции значение функции (цена, инвестиции и т.п.);

У_Н — то же, номинальное значение функции;

J_u  — индекс инфляции за анализируемый период.

Пример учета  фактора инфляции

Исходные данные приведены  в табл. 1.6.

Таблица 1.6

Исходные данные для учета  фактора инфляции при обеспечении  сопоставимости альтернативных вариантов  управленческого решения

Показатели	Значения показателей
1. Количество реализованной  продукции "А" в течение  1998 г., шт.	1200
2. Количество реализованной  продукции "Б" в течение  1998 г., шт.	110
3. Цена (в среднем  за год) единицы продукции "А"  в 1998 г., у. е.	150
4. Цена единицы  продукции "Б" в 1998 г., у.  е.	470
5. Индекс инфляции  по продукции "А" в среднем  за 1999 г.	1,25
6. Индекс инфляции  по продукции "Б" в среднем  за 1999 г.	1,18

 

Определить:

а) приведенные к концу 1999 г. цены по продукции "А" и "Б";

б) объем продаж в 1998 г. по ценам на конец 1999 г.;

в) средний индекс инфляции по продукции фирмы.

Решение

Приведенная к концу 1999 г. (началу 2000 г.) цена продукции "А" равна 150 • 1,25 = 187,5 у.е.

Приведенная к концу 1999 г. цена продукции "Б" равна 470 • 1,18 = 554,6 у.е.

Объем продаж в 1998 г. по ценам 1999 г. равен: 1200 • 187,5 + 110 • 554,6 = 286006 у.е.

Индекс инфляции по всей продукции  фирмы определяется как средневзвешенная величина

J_ср = 

Таким образом, если решение  будет приниматься в 2000 г., то и  цены должны быть приведены к этому  периоду.

3.2. Информационное обеспечение  процесса разработки решений

Информационное  обеспечение — одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация. Поэтому сначала рассмотрим это понятие по источнику /9/.

Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникация — это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Руководитель 50—90% всего  времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать  свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах  принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем  на любом уровне иерархии.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение —  собственно информация, закодированная  с помощью символов.

3. Канал — средство  передачи информации.

4. Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким  образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это  трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может  быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы следующие:

1. Зарождение идеи.

2. Кодирование  и выбор канала.

3. Передача.

4. Декодирование.

Предлагается следующая классификация информации:

1) по объекту  — показатели качества товара, его ресурсоем-кость, параметры  инфраструктуры рынка, организационно-технического  уровня производства, социального  развития коллектива, охраны окружающей  среды и др.;

2) по принадлежности  к подсистеме системы менеджмента  — информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы,  экономике менеджмента, функциональной  и обеспечивающей подсистемам,  внешней среде системы, управляющей  подсистеме;

3) по форме передачи  — вербальная (словесная) информация  и невербальная;

4) по изменчивости  во времени — условно-постоянная  и условно-переменная (недолговечная);

5) по способу  передачи — спутниковая, электронная,  телефонная, письменная и др.;

6) по режиму  передачи — в нерегламентируемые  сроки, по запросу и принудительно  в определенные сроки;

7) по назначению  — экономическая, техническая,  социальная, организационная и др.;

8) по стадии  жизненного цикла объекта —  по стадии стратегического маркетинга, НИОКР, организационно-технологической  подготовке производства и т.д.  до списания;

9) по отношению  объекта управления к субъекту  — между фирмой и внешней  средой, между подразделениями внутри  фирмы по вертикали и горизонтали,  между руководителем и исполнителями,  неформальные коммуникации.

Идея классификации информации используется при ее кодировании.

Основные требования к качеству информации:

• своевременность;

• достоверность (с определенной вероятностью);

• достаточность;

• надежность (с определенной степенью риска);

• комплексность системы  информации (по качеству и ресурсоемкости товара, условиям по стадиям жизненного цикла товаров фирмы и конкурентов  и т.д.);

• адресность;

• правовая корректность информации;

• многократность использования;

• высокая скорость сбора, обработки и передачи;

• возможность кодирования;

• актуальность информации.

Организация массива  информации. Информационный массив — это упорядоченная по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами для выработки управляющих воздействий.

Цель создания массива  информации — повысить эффективность  управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределения  по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач.

Информационный массив должен обеспечивать:

• прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность  многократного ее использования;

• наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов  управления на всех уровнях;

• оперативный поиск и  выдачу информации по запросу;

• предохранение информации от искажений;

• защиту от несанкционированного доступа к информации.

Организация потоков  информации. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей.

Рационализация потоков  информации имеет цель исключить  дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией  между органами управления.

Информационный поток  характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника  до потребителя и объемом передаваемой информации.

По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую  потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также  ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

Объем информации — количественная характеристика, измеряемая с помощью  условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и  др.).

Обьем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации  управленческих процедур.

Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий (НИТ).

Новые информационные технологии включают /17/:

ü      новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;

ü      новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих мест;

ü      технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;

ü      новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными формами представления моделируемых ситуаций и т.п.

Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию  рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

О широких возможностях новых  информационных технологий можно судить по перечню функций, которые обеспечиваются в результате ее внедрения (табл. 3.3).

Таблица 3.3

Функции новых информационных технологий

Номер функции	Функция
1	2
1	Общая обработка  документов, их верификация и оформление
2	Локальное хранение документов
3	Обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документом
4	Поддержка способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места
5	Электронная почта
6	Персональная обработка  данных
7	Составление, воспроизведение  и полиграфическое
	размножение документов
8	Объединение электронной  и вербальной коммуникации
9	Обмен информацией  между базами данных
10	Ввод данных или  форм
11	Ведение персональных баз данных
12	Генерация отчетов  по обработке данных
13	Управление ресурсами
14	Контроль исполнения
15	Управление личным временем
16	Контроль автоматической корреспонденции
17	Поддержка технического и профессионального инструктажа
	служащих
18	Передача данных
19	Обеспечение разнообразия в наглядном представлении
	материала
20	Обеспечение стилистического  качества документов
21	Моделирование решений  и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений
22	Автоматизированное  обучение
23	Служба консультаций
24	Создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест
25	Обмен локальной  и персонализированной информацией
26	Служба видеотекста
27	Обмен и интеграция программных средств
28	Перенос документов с одного носителя на другой
29	Полиграфическое оформление документа
30	Телефонные и  телевизионные совещания
31	Групповой контакт  через терминалы