Информационные условия разработки и исполнения управленческих решений. Типы классификации информации

К концу 80-х гг. концепция  использования информационных систем вновь изменяется. Их начинают рассматривать  как стратегический источник информации для  использования на всех уровнях управления  организации любого профиля. 

Последний этап (с  конца 80-х годов по настоящее время) характеризуется следующими особенностями:

• сетевой организацией информационных структур;
• реализацией интеллектуального человеко-машинного интерфейса
• комплексным решением экономических задач;
• объектно-ориентированным подходом в зависимости от системных характеристик предметной области;
• широким использованием систем поддержки принятия управленческих решений  и информационно-советующих систем.

Современные информационные системы, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь  успеха в своей деятельности, создавать  новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и  многое другое.

Роль структуры управления предприятием в информационной системе.

Чтобы разобраться  в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она  решает, а также организационные  процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможностей информационной системы для поддержки  принятия решений следует учитывать:

• структурированность решаемых управленческих задач;
• уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято;
• принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса;
• вид используемой информационной технологии.

Выбор  информационной системы для поддержки принятия решения  должен начинаться с анализа структуры управления организацией. В соответствии с общей теорией управления, процесс управления можно представить как взаимодействие двух систем – управляющей и управляемой. Система управления предприятием функционирует на базе информации о состоянии объектов, его входов  (материальные, трудовые, финансовые, информационные ресурсы) и его выходов (готовая продукция, финансовые и экономические показатели деятельности предприятия) в соответствии с поставленной целью (бизнес-результат). На основе анализа состояния внешней среды управление осуществляется путем подачи управленческого воздействия (прямая связь)  с учетом обратной связи – текущего состояния управляемой системы.

Структура управления любой организации традиционно  делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический. (15. с.89) Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень  управления требуется для ее решения. При этом следует понимать, что  более простых задач, требующих  немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее  количество, а значит, и уровень  управления для них нужен другой – более низкий, где принимаются  решения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что  позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.

На рис. 1 отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень  возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач.

Рис. 1. Пирамида уровней  управления.

Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи.

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне, На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена через достаточно длительный период времени. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием информационных технологий и математического аппарата, но и профессиональной подготовкой менеджеров. Например, на основании анализа финансового состояния фирмы с учетом маркетинговых исследований принимаются решения об увеличении (уменьшении, снятии с продажи) производимой продукции, о выпуске новой продукции, о выходе на новые рынки сбыта.

Различные категории  систем обслуживают каждый организационный  уровень и их значение в организации. Табл. 2 показывает определенные типы информационных систем, которые соответствуют каждому  организационному уровню. 

Табл.2. Шесть главных  типов информационных систем, необходимых  для четырех уровней организации.

В организациях и  на предприятиях имеются исполнительные системы поддержки выполнения (13. с.24-28) – Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы – Management Information Systems (MIS) и системы поддержки принятия решений – Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы работы знания – Knowledge Work System (KWS) и системы автоматизации делопроизводства – Office Automation Systems (OAS) на уровне знаний; и системы диалоговой обработки запросов – Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне. Таким образом, типичные системы в разработаны, чтобы помочь менеджерам на каждом уровне в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета, и человеческих ресурсов.    

 Табл. 3. демонстрирует  особенности шести типов информационных  систем. Необходимо отметить, что  каждая из различных видов  систем может иметь компоненты, которые используются различными  организационными уровнями, и одновременно  несколькими. Работник может находить  информацию относительно MIS, или  средний менеджер может нуждаться  в данных анализа из TPS.

Табл. 3. Характеристики процессов информационных систем.

 1.2.Классификация информационных  систем

Классификация информационных систем по признаку структурированности  задач

Осуществляя  выбор информационных систем с целью принятия управленческого решения, пользователь неизбежно сталкивается с проблемами, связанными с формальным описанием  предметной области решаемых задач. От степени формализации предметной области  во многом зависят эффективность работы всей системы, а также уровень автоматизации, определяемый степенью участия человека при принятии решения на основе получаемой информации.

Различают три типа задач предметной области, для которых создаются информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (неформализуемые) и частично структурированные. (см. рис. 2)

Структурированная (формализуемая) предметная область предназначена для решения задач, где известны все элементы и взаимосвязи между ними. Например, информационная система для автоматизации расчета заработной платы. Это структурированная предметная область, где полностью известен алгоритм решения. Рутинный характер этой задачи определяется тем, что расчеты всех начислений и отчислений весьма просты, но объем их очень велик, так как они должны многократно повторяться ежемесячно для всех категорий работающих.

Неструктурированная (неформализуемая)) предметная область  предназначена для решения задач, в которых невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

В практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью структурированных  или совершенно неструктурированных  задач. О большинстве задач можно  сказать, что известна лишь часть  их элементов и связей между ними.

Рис.2. Классификация  информационных систем по признаку структурированности  задач  предметной области

Такие задачи называются частично структурированными. В этих условиях, получаемая  с помощью информационной системы информация, анализируется человеком, который будет играть определяющую роль при принятии  решения. Такие информационные системы являются автоматизированными, так как в их функционировании принимает непосредственное участие человек. Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида: информационные системы, создающие отчеты и информационные системы, разрабатывающие альтернативы решений.

Информационные  системы, создающие отчеты, обеспечивают информационную поддержку пользователя, т.е. предоставляют доступ к информации в базе данных и ее частичную обработку. Процедуры манипулирования данными в информационной системе должны обеспечивать следующие возможности:

• составление комбинаций данных, получаемых из различных источников;
• быстрое добавление или исключение того или иного источника данных и автоматическое переключение источников при поиске данных;
• управление данными с использованием возможностей систем управления базами данных;
• автоматическое отслеживание потока информации для наполнения баз данных.

Информационные  системы, разрабатывающие альтернативы решений, могут быть модельными и экспертными.

Модельные информационные системы предоставляют пользователю математические, статистические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения.

Эти системы обладают следующими свойствами:

• возможность работы в среде типовых математических моделей, включая решение основных задач моделирования типа «как сделать, чтобы?», «что будет, если?», анализ чувствительности и др.;
• достаточно быстрая и адекватная интерпретация результатов моделирования;
• оперативная подготовка и корректировка входных параметров и ограничений модели;
• возможность графического отображения динамики модели;
• возможность объяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы модели.