Информационные условия разработки и исполнения управленческих решений. Типы классификации информации

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 10 Апреля 2012 в 17:33, контрольная работа

Описание работы

Современный бизнес невозможен без использования информационных технологий, которые являются удобными инструментальными средствами управления бизнес-процессами. Сегодня преимущество получают руководители, имеющие возможность моделировать предполагаемые варианты развития рыночной ситуации, принимать оптимальные управленческие решения и контролировать их исполнение. (1, с.45) Для грамотной ориентации на рынке программного обеспечения необходимо определить, что подразумевается под такими популярными в наше время понятиями как «информация», «информационная система», «информационные системы поддержки принятия решений».
Информация является простейшей фундаментальной категорией, которую невозможно определить, используя другие категории. Поэтому общепризнанного определения этого понятия не существует.

Файлы: 1 файл

методы козловский.docx

— 68.10 Кб (Скачать файл)

  Системы оперативного учета и управления 

Системами оперативного учета и управления  может воспользоваться практически любое предприятие, которому необходимо управление финансовыми потоками и автоматизация учетных функций. Такие системы предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям. Системы этого класса по многим критериям универсальны. Информационная система оперативного уровня   поддерживает специалистов-исполнителей, обрабатывая данные о сделках и событиях (счета, накладные, зарплата, поток сырья и материалов). Назначение ИС на этом уровне – отвечать на запросы о текущем состоянии и отслеживать поток сделок в фирме, что соответствует оперативному управлению.

Задачи, цели и источники  информации на операционном уровне заранее  определены и в высокой степени  структурированы. Решение запрограммировано  в соответствии с заданным алгоритмом. Информационная система оперативного уровня  является связующим звеном между фирмой и внешней средой. Если система работает плохо, то организация либо не получает информации извне, либо не выдает информацию. Кроме того, информационная система этого уровня является основным поставщиком информации для остальных типов информационных систем в организации, так как содержит и оперативную, и архивную информацию.

К информационным системам рассматриваемого уровня относятся  широко распространенные программы бухгалтерского и торгово-складского учета, системы оперативной обработки информации (OLTP- On-Line Transaction Processing), поддерживающие различные базы данных  с целью автоматизации   бизнес-процессов фирмы.

Информационные системы офисной автоматизации (Office Automation Systems) вследствие своей простоты и многопрофильности активно используются работниками любого организационного уровня.

Основная цель –  обработка данных, повышение эффективности  их работы и упрощение канцелярского  труда. Информационные системы  офисной автоматизации связывают воедино работников информационной сферы в разных регионах и помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями. Их деятельность в основном охватывает управление документацией, коммуникации, составление расписаний и т.д. Эти системы выполняют следующие функции: обработка текстов на компьютерах с помощью различных текстовых процессоров; архивация документов; электронные календари и записные книжки для ведения деловой информации; электронная  почта; видео- и телеконференции.

Системы автоматизации документооборота обеспечивают подготовку и маршрутизацию документов внутри организации, а также хранение и оперативный поиск документов. Можно выделить два класса подобных систем: системы класса workfow, системы класса groupware. Основное назначение обоих классов – автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе. Однако между ними имеются существенные различия. Системы класса groupware  ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное совместное использование информации группой пользователей. Системы класса workfow ориентированы на автоматизацию работы корпорации  и поддерживают разделение работ, т.е. выполнение одной «большой» работы группой пользователей. Системы groupware и workfow не конкурируют между собой , а скорее дополняют друг друга. Если руководитель заботится о повышении работы каждого отдельного сотрудника в небольшом коллективе, то предпочтение следует отдать системам класса  groupware. Сравнительная характеристика систем groupware и workfow представлена в табл. 6.

Появление на российском рынке систем управления электронными документами EDMS (Electronic Document Management System) вызвано стремлением сократить поток бумажных документов и уменьшить сложности, возникающие в связи с их хранением, поиском и обработкой.  Системы этого класса реализуют ввод, хранение и поиск всех типов электронных документов как текстовых, так и графических. Основной способ ввода документов в систему класса EDMS ¾ сканирование, хотя информация может поступать и с магнитных носителей и через коммуникационные линии. В более поздних системах EDMS используется технология оптического распознавания символов (OCR – Optical Character Recognition). После сканирования происходит перевод графического образа документа в текстовый файл, затем включается процесс исправления ошибок, допущенных при распознавании, после этого новый документ включается в информационную систему.

Табл. 6. Сравнительная  характеристика систем groupware и workfow.

Системы класса groupware=

Системы класса workfow

В конкретный момент времени поддерживается коллективная работа только с одной  задачей.

В конкретный момент времени поддерживается многопользовательская работа с  несколькими задачами одновременно, как в синхронном так и асинхронном режимах.

Отсутствует структуризация в организации  работ, т.е. нет никаких предписаний  кто и как должен работать в  рамках информационной системы

В информационной системе присутствует строгая структуризация в организации  работ. Выполнение всех работ расписано  по времени обработки документов,  по правам доступа, имеются инструментальные средства управлением маршрутизации документов.

Данные системы ориентированы  на небольшие коллективы и на использование  несложной техники  (обычные персональные компьютеры).

Информационные системы данного  класса реализуются в среде клиент-сервер и ориентированы на масштаб корпорации.


Механизм жесткого поиска по полному содержанию документа  осуществляет организацию поиска необходимого документа в информационной системе.

Информационные системы управления  знаниями (knowledge management) поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель подобных систем состоит в том, чтобы помочь деловой фирме интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов.  Информационные системы данного класса обеспечивают:

  • извлечение и накопление информации из произвольных источников — файл-серверов, коллективных баз данных, почтовых систем, Web-серверов, принадлежащих информационным службам, правительственным органам, университетам;
  • анализ собранной информации с целью определения ее надежности и соответствия бизнесу на основании собственных баз данных по персоналу, продуктам, клиентам, отрасли;
  • доставку интеллектуального капитала конечным потребителям в нужное время в правильном формате и в соответствии с их ролями и задачами в общем контексте бизнеса.

На этапе организационной  зрелости предприятия возникает  необходимость в информационных системах бюджетирования и управления проектами.  Информационные системы управления проектами применяются для планирования и контроля исполнения работ. В основе систем этого класса лежат алгоритмы сетевого планирования и расчета временных параметров проекта по методу критического пути. Они позволяют представить проект в виде сети, рассчитать ранние и поздние даты начала и окончания работ проекта и отобразить работы на временной оси в виде диаграммы Гантта.

Системы бюджетирования служат инструментами планирования бюджета компании и контроля над его исполнением. Такие продукты удовлетворяют потребность компаний в управлении финансовыми ресурсами и организации управленческого учета, которая не обеспечивается малыми и средними системами управления, ориентированными на бухгалтерский учет.

1.3. Информационные  системы выработки стратегических  решений

Аналитические информационные системы поддерживают стратегический уровень управления. Они обеспечивают подготовку аналитической информации и отчетности, поддержку принятия решений. Среди множества систем данного вида можно выделить простые аналитические информационные системы  и системы выработки стратегических решений, выполняющие обработку и анализ больших объемов информации, содержащихся в базах данных корпоративной информационной системы. Классификация простых аналитических информационных систем представлена в табл. 7.

Простые аналитические информационные системы представляют собой автономные программные продукты, предназначенные для аналитической обработки управленческой информации, подготовки аналитической отчетности, экспертизы и анализа решений. Наиболее развитые из этих систем имеют средства информационного обмена  и могут использоваться в качестве аналитических модулей корпоративных информационных систем.

Табл.7. Виды простых  аналитических информационных систем

Область применения

Назначение

Финансовый анализ

Расчет финансовых показателей на основании данных финансовой отчетности

Бизнес-планирование

Разработка планов развития предприятия, инвестиционный анализ, подготовка бизнес-планов

Планирование и анализ маркетинга

Обработка данных и анализ маркетинговой  информации, разработка планов маркетинга 

Прогнозирование

Анализ и прогноз временных  рядов


Системы выработки  стратегических решений опираются  на обширные структуры данных, содержащихся в экономической информационной системе управления предприятием.  Наиболее мощные представители этого класса могут включать в себя ситуационные центры, средства многомерного анализа данных и прочие инструменты аналитической обработки. Такие программные средства, как правило, не входят в состав корпоративных информационных систем, а являются отдельными специализированными разработками.

Приведенные выше подходы к классификации информационных систем предназначены помочь предприятию  в выборе соответствующего класса информационной системы. Прежде всего, предприятие  должно определить свои ожидания от внедрения  новой информационной системы, выделить какие функциональные области она должна охватывать. Определение функциональных требований к информационной системе определит объективные критерии выбора соответствующего класса информационной системы и предоставит возможность сравнить различные системы одного класса. 

Рынок информационных систем для бизнеса предлагает сегодня  разнообразный выбор решений, помогающих предприятию организовать управленческий учет, обеспечить оперативное управление производством и сбытом, осуществлять эффективное взаимодействие с заказчиками  и поставщиками. Для их внедрения  необходимы лишь два условия: способность  менеджмента овладеть этими решениями  и готовность инвестировать в  развитие информационной инфраструктуры предприятия.

Аналитические системы  для управления бизнесом – это  информационные системы, поддерживающие решение ключевых задач стратегического  управления компанией. В управленческой «вертикали» системы стратегического управления располагаются на верхнем уровне принятия решений, а фундамент составляют корпоративные информационные системы.

Серьезной проблемой, сдерживающей применение аналитических  методов для решения задач  стратегического управления, является отсутствие информации о рынках, на которых работает или намеревается работать компания. Если для финансово-экономического анализа при наличии адекватного  управленческого учета все находится  «под рукой», то есть в корпоративной  информационной системе, то данные о  рынке весьма отрывочны, труднодоступны или вовсе отсутствуют. Этот пробел в настоящее время начинает заполняться CRM-системами, поддерживающими процессы управления взаимоотношениями с  клиентами. В развитой системе этого  класса может накапливаться информация не только о контактах с клиентами, но и данные о конкурентах, поставщиках  и событиях, связанных с их деятельностью. Эта информационная база, по мере ее наполнения может стать основой  для маркетингового анализа и  выработки стратегических решений.

Таким образом, полноценное  информационное обеспечение компании должно включать две «вертикали»:

  • корпоративная информационная система – система бюджетирования – аналитические инструменты финансовой диагностики и планирования;
  • система управления взаимоотношениями с заказчиками (CRM) – хранилище маркетинговых данных – аналитические инструменты стратегического маркетинга.

Эти «вертикали»  не должны быть изолированы друг от друга. Они являются гранями единой управленческой пирамиды. На вершине  этой пирамиды концентрируется информация, наиболее существенная для выработки  стратегических решений. Здесь выполняется единый процесс стратегического управления, поддерживаемый полным набором аналитического инструментария. Последнее высказывание требует пояснения.      

В теории и практике менеджмента существуют две точки  зрения на предприятие. С одной стороны  оно рассматривается как машина для получения прибыли, с другой – как участник рынка, действующий  в условиях конкуренции. В первом случае главное место занимают показатели его финансовой деятельности, во втором – показатели конкурентоспособности  на рынке. Часто эти два проявления одной сущности никак не связываются  ни в сознании менеджеров и владельцев компаний, ни в их практической деятельности. В то время как хорошая стратегия  компании обеспечивает связь финансовых результатов и рыночных позиций  с помощью сбалансированной системы целей и адекватной организационной концепции.

Отмеченный дуализм  проявляется и на рынке аналитических  инструментов: одни из них рассматривают  предприятие с позиций финансово-экономической  деятельности, другие – с точки  зрения рыночного окружения. Поэтому  когда мы говорим о необходимости  создания интегрированной системы стратегического управления, то имеем в виду информационную модель предприятия и внешнего окружения, подходящую для интегрированного стратегического анализа всех сторон его деятельности. Эта модель должна быть также интегрирована по «вертикали», то есть, связана с оперативным уровнем управления.    

Российский и  зарубежный рынок аналитических  систем  

На российском рынке (см. прил.1) нишу аналитических систем на протяжении уже более 10 лет занимают компании Альт, ИНЭК, ПРО-ИНВЕСТ-ИТ. Их продукты используют в общей сложности не менее 10 тысяч организаций. У каждой фирмы-разработчика свое кредо. Так фирма Альт предлагает шаблоны таблиц, сделанные в MS Excel, с помощью которых пользователи проводят анализ финансового состояния предприятия и разрабатывают инвестиционные проекты. ИНЭК предлагает «закрытые» программные продукты, в которых реализованы тщательно отработанные методики анализа и планирования, разработанные консультантами этой фирмы.

Следует заметить, что продукты упомянутых здесь фирм направлены на решение задач финансово-экономического анализа и бизнес-планирования, являющихся подмножеством задач стратегического управления. Они наиболее востребованы на современном уровне развития менеджмента и поэтому динамично развиваются на протяжении последнего десятилетия.

Информация о работе Информационные условия разработки и исполнения управленческих решений. Типы классификации информации