Комбинированный способ управления запасами

2.3.2.3 Организация закупок и учет запасов

Все закупки компании условно можно разделить на две группы: централизованные закупки, которые осуществляются через головную компанию, и децентрализованные, или собственные, закупки подразделений по материально-техническому снабжению. Процесс централизованной закупки полностью реализован в системе, децентрализованной — находится в процессе опытной эксплуатации.

При централизованной закупке после утверждения плана МТО необработанные позиции, сгруппированные по группам закупок и базису поставки, отправляются в центральное закупочное подразделение головной компании для обработки. После получения реестра невыполненных заказов трейдер обрабатывает позиции на предмет наличия их на рынке и возможности закупки. Здесь же происходит проверка бюджета (цена поставщика не должна значительно отличаться от плановой цены).

По материалам, не доступным на рынке, центральное закупочное управление компании предлагает замены и отправляет их для согласования в дочернюю организацию. После утверждения новых позиций специалистами дочерней компании (корректировка плана МТО) они возвращаются в центр для обработки. Выбрав необходимые позиции, трейдер проводит по ним тендер. При этом происходит автоматический обмен информацией с электронной торговой площадкой (ЭТП): с помощью универсальных протоколов система интегрируется с любыми внешними торговыми площадками. Проводится анализ предложений поставщиков по тендерам, создается аналитическая справка по выбранным позициям (отражает все важные условия поставки). Осуществляется выбор поставщика, оформление договора с ним и дочерней компанией, заказавшей данный товар. Для оптимизации процесса работы с поставщиками последним предоставляется удаленный доступ на портал «Газпром нефти» (рис. 3). Уведомление поставщика о появлении в системе заказа на поставку проводится автоматически по электронной почте с последующим помещением заполненной формы заявки на платеж в репозиторий документов.

Рисунок 11 – Работа с поставщиками

Отправив товар заказчику, поставщик вводит в систему счет-фактуру в электронном виде, которая регистрируется в качестве предварительной. При поступлении документа в дочернюю компанию происходит его регистрация со ссылкой на приложение к соответствующему договору, после подтверждения поставки товара статус автоматически обновляется и в дочерней, и в головной компаниях. Далее бухгалтерия осуществляет проводку документа поставщика и выставляет сбытовую фактуру в адрес дочерней компании.

Для контроля процесса доставки товара в дочернюю компанию в систему вводятся номера накладных и реквизиты транспортных средств. После этого товар считается отгруженным и отправляется к месту приемки. В момент прихода МТР в дочернюю компанию происходят их регистрация и обновление статуса фактуры в головной компании. Кладовщик создает первичный приемный акт (ППА), где указывает фактически поступившее количество товара (при этом система создает документ «Авизо об отправке») со ссылкой на предварительную счет-фактуру или заказ на поставку и подтверждает, что товар получен. На этом основании оформляется поступление материалов на склад и их списание на ответ-хранение. Одновременно изменение статуса видит и бухгалтерия, которая получает основание требовать оригиналы закрывающих документов. Поставщик в свою очередь может контролировать отгрузку с помощью отчетов.

Информация о поступлении материала инициирует в системе бухгалтерские проводки по дебету счета запасов и кредиту перерасчетного счета, таким образом количественно увеличивая запас материала. Вместе с поступлением материалов создается входящая партия материала с классификацией признаков партии (дата поступления, направление деятельности, главный специалист и т. д.). Процессы перемещения в структурные подразделения, списания и продажи материалов дочерним и сторонним предприятиям, а также сбора фактических затрат также фиксируются в системе.

Основанием для осуществления платежей является счет-фактура поставщика (последняя в свою очередь создается на основе заказа на поставку). По неоплаченным счетам-фактурам формируются задания на платеж. В рамках системы реализована функция электронного согласования заданий на платеж. В результате распечатывается весь выбранный блок утвержденных счетов-фактур (например, на конкретную дату), а на подпись руководителю приносятся только уже заранее одобренные им счета. Утвержденный платеж передается в бухгалтерию на оплату. После оформления платежных документов бухгалтер подтверждает платеж.

С помощью бумажных вариантов предварительного счета-фактуры, ППА кладовщика, приходного ордера проводится проверка счетов-фактур в системе, вносятся необходимые корректировки и осуществляется бухгалтерский учет. При этом в системе выполняются бухгалтерские проводки по дебету перерасчетного счета и кредиту счета поставщика, а также проводки по входящему НДС, формируется кредиторская задолженность. Данные механизмы позволяют организовать единый стоимостной и количественный учет запасов материалов в режиме реального времени.

2.3.2.4 Интеграция с системами складского учета

Единая система управления МТО интегрирована с подсистемами управления складом, планирования и учета материально-производственных запасов (МПЗ), а также с системой штрих-кодирования. При этом в системе отражаются реальное поступление товарных позиций, их местоположение на складах, а при проведении очередной закупочной кампании можно эффективно использовать невостребованные остатки товарно-материальных ценностей (ТМЦ), сократив при этом объем средств, затраченных на приобретение материалов и оборудования.

При поступлении МТР на склад (Рисунок 12) материалы идентифицируются путем чтения штрихкода, ввода артикула или кода. Кладовщик получает данные о местах, где может находиться данный материал и перемещает его к соответствующей полке. Процессы размещения, приемки и описания груза протекают параллельно. При укладке материала проводится его пересчет, в системе подтверждается количество полученного товара и вводится необходимая сопроводительная информация. Материалы, требующие проведения процедуры контроля качества, принимаются в специальный вид запаса, что не позволяет осуществлять их выдачу со склада. После проверки партии товара он переводится в соответствующий вид запаса: «Свободно используемый» (автоматически становится доступным для выдачи) или «Брак» (блокируется).

Рисунок 12 – Схема складского учета

В процессе отпуска МТР со склада заказ поступает на склад из SAP R/3 и отправляется в работу оператором склада. Система автоматически распределяет задания между сотрудниками и выдает каждому указания на отбор ТМЦ из конкретных ячеек (Рисунок 13). Затем система формирует задания на перемещение набранных МПЗ в зону контроля комплектации. После этого заказ проходит проверку по упаковочному и комплектовочным листам и выдается со склада с автоматическим возвратом данных в SAP R/3.

Рисунок 13 – Складской учет оборудования

Использование технологии автоматической идентификации материалов во всех складских процессах (за исключением приемки) позволяет значительно сократить процент ошибок, связанных с возникновением пересортицы. Полная маркировка грузов проводится на складе при контрольном пересчете, вследствие чего этап идентификации материалов выполняется только при приемке. Маркировка мест хранения и использование единой методики адресации пространства позволяют значительно сократить время на поиск необходимых материалов. Функция динамического размещения дает возможность не закреплять материалы за конкретными местами, а использовать все возможное пространство, что актуально в условиях отсутствия информации о массогабаритных характеристиках грузов. Каждый сотрудник склада имеет собственный штрих-код, который сканируется в начале работы. Таким образом, персонифицируется ответственность и есть возможность просмотреть авторов различных операций, включая оперативную инвентаризацию (контрольный пересчет), изъятие МПЗ из ячеек и их размещение, информацию о текущих работах на складе и занятости сотрудников.

2.3.2.5 Документооборот

Концепция документооборота, заложенная в системе, охватывает весь «жизненный» цикл договора с момента его создания до списания товара. За счет этого устраняются несоответствия между финансовыми и логистическими операциями, появляется возможность планировать платежи, сроки поставок и работ по договорам. Вся работа по договору выполняется в электронном виде. Для хранения и поиска необходимых документов (в том числе в отсканированном виде) ведутся единый реестр и архив договоров, а также функционируют единые на всю компанию справочники контрагентов, материалов, финансовых позиций и единиц финансового менеджмента. Для облегчения поиска документов используется штрих-кодирование.

В системе автоматически формируются сообщения с напоминаниями или задачи определенным пользователям о необходимости выполнения какого-либо действия при поступлении закупаемых материалов, счетов-фактур, наступлении сроков оплат по договору или других предопределенных событий.

Аналитическая составляющая позволяет постоянно контролировать и анализировать маршруты прохождения документов, платежи и исполнение бюджетов при заключении договоров и др. (Рисунок 14). Кроме того, система накапливает статистику и позволяет формировать отчетность: по исполнению договоров, документам к контракту на закупку, исполнению бюджета, в том числе бюджета подразделений.

Рисунок 14 – Работа с договорами

2.3.2.6 Аналитические отчеты

Эффективное управление МТО немыслимо без получения регулярной и достоверной аналитической отчетности. В рамках единой системы компании «Газпром нефть» реализованы различные формы отчетности в рамках каждой стадии процесса управления МТО. Так, в части управления запасами реализованы такие варианты отчетности, как динамика невостребованного и неликвидного имущества, отчет об остатках МТР, динамика движения МТР за период, отчет о поступлении и реализации МТР за период. В области закупок реализовано более 20 вариантов отчетов, в том числе сводный отчет по поставщикам, отчет по неисполнению договоров, анализ закупок для отдела поставок, сравнительный анализ цен и т. д. Это дает возможность ежедневно контролировать закупочный процесс и мгновенно получать информацию, необходимую для управления данным процессом и принятия решений по его оптимизации, а также эффективно реализовывать такие функции, как контроль платежей и качества исполнения договорных обязательств.

Кроме того, есть возможность контролировать исполнение бюджета, анализировать корректность бухгалтерского учета как в дочерних, так и в головной компаниях, формировать документы для государственной и статистической отчетности. При этом соответствующие отчеты могут быть построены в любом ракурсе и с любым уровнем детализации.

Таким образом, проконтролировать процесс МТО «от» и «до» позволяют, во-первых, процедуры формирования адресной потребности (планирование под мероприятие), отслеживание соответствия затрат лимиту на мероприятие, формирование единых плановых цен на материалы с учетом индекса дефлятора и коэффициента транспортных расходов, просмотр расхода средств и материалов через множество оперативных и аналитических отчетов (план/факт). Например, анализ исполнения договоров поставки МТР осуществляется в различных разрезах: состояние оплат, общая стоимость заказа, стоимость материалов по предварительно зарегистрированным и проведенным счетам и т. д. Немалую роль играют и меры консолидации информации от всех подразделений в единой системе, наличие единого справочника контрагентов, единого справочника материалов, а также единой системы ведения справочника мероприятий для ремонтно-эксплуатационных нужд и объектов капитального строительства. Все это создает возможности для существенной оптимизации процессов компании, что в итоге отражается на ее финансовых показателях.

В успешных результатах, которые получены уже сегодня, большая заслуга не только специалистов департамента материально-технического обеспечения ОАО «Газпром нефть» — главного бизнес-заказчика проекта, но и департамента информационных технологий компании, сотрудники которого оказывали максимальное содействие в проведении всех необходимых работ. Для участия в реализации проекта создания единой вертикально интегрированной системы МТО на базе решений SAP также были привлечены Информационно-технологическая сервисная компания (ИТСК) и компания EPAM Systems, один из крупнейших разработчиков заказного программного обеспечения в Центральной и Восточной Европе.

2.3.2.7 Перспективное развитие системы

В настоящее время единая система управления МТО компании «Газпром нефть» развивается в нескольких направлениях. Одно из них — дополнение функционала системы в дочерних компаниях за счет включения в единую цепочку процессов децентрализованных закупок.

Второе важное направление развития — расширение функциональных возможностей контроля, в том числе за счет интеграции системы управления МТО с решениями по управлению проектами (Primavera), приложениями 1С. В первом случае появится возможность четко отследить использование заказанных и приобретенных оборудования и материалов на мероприятия по капитальному строительству и ремонту, во втором — факт исполнения платежей.

Наконец, еще одно важное направление — усовершенствование системы отчетности [15].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной курсовой работе были изучены основные системы управления запаси, изучены сильные и слабые стороны каждой из них. В теории управления запаси выделяются две основные системы –система управления запасами с фиксированным размером заказа и система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами. В чистом виде применение любой из этих теорий на практике не представляется возможным, в силу изменяющихся условий внешней и внутренней среды компании. В связи с этим, чаще всего применяется комбинированная система управления запасами.

В данной системе, как и в системе с фиксированным интервалом времени между заказами, входным параметром является период времени между заказами. В отличие от основной системы, она ориентирована на работу при значительных колебаниях потребления. Чтобы предотвратить завышение объемов запасов, содержащихся на складе, или их дефицит, заказы производятся не только в установленные моменты времени, но и при достижении запасом порогового уровня. Таким образом, рассматриваемая система включает в себя элемент системы с фиксированным интервалом времени между заказами (установленную периодичность оформления заказа) и элемент системы с фиксированным размером заказа (отслеживание порогового уровня запасов).