Коммуникации в организации

Горизонтальные коммуникации представляют собой обмен сообщениями между разными отделами, подразделениями, находящимися на одном уровне в организации, и между коллегами по работе внутри этих подразделений. Цель этих коммуникаций — координация и кооперация работы взаимосвязанных подразделений, решение проблем внутри отделов, консультирование друг друга. Для согласования работы разных подразделений иногда создаются специальные группы, комитеты, комиссии, назначаются консультанты, создаются матричные структуры, в которых большую роль играют горизонтальные связи.

Неформальные коммуникации не связаны ни с формальными каналами, ни с иерархией в организации. Они возникают спонтанно, не по предписанию руководства, являются случайным обменом информацией между людьми при встрече и соединяют всех сотрудников организации. Существует два типа неформальных каналов: слухи («виноградная лоза») и «выходы в народ». Слухи представляют собой непроверенные сведения, обычно циркулирующие внутри организации (внутренние толки) или во внешней среде организации (внешние толки). Слухи позволяют сотрудникам восполнить информационный вакуум, уточнить решения руководства. Они активизируются, когда в организации происходят перемены, ощущается возбуждение, беспокойство или, когда ухудшается экономическая ситуация. [13,с.84].

 

1.2 Управление  процессом коммуникации в организации

 

Коммуникация, или процесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации, лежит в основе функционирования любого предприятия и пронизывает все системы управлении.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом общения, т.е. сообщения. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе коммуникации выделяют четыре базовых элемента.

1. Отправителя — лицо, являющееся создателем идеи, собирающее информацию для передачи и передающее её другому лицу.

2. Сообщение — закодированная с помощью символов информация, подлежащая дальнейшей передаче.

3. Канал передачи информации — это средства и способы передачи информации.

4. Получатель — лицо которому предназначена передаваемая информация. [1,с.392]

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. зарождение идеи;
2. кодирование и выбор канала;
3. передача;
4. декодирование.

Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов.

Зарождение идеи является начальным этапом коммуникационного процесса, на котором отправитель информации принимает решение о том, что идею или информационное сообщение необходимо сделать предметом обмена. На этом этапе большое значение придаётся формированию и формулированию значения. На этапе зарождения идеи сама идея, являющаяся в дальнейшем предметом обмена, ещё не преобразована в слова, не приобрела той формы, в которой будет передана. Отправитель решил только, какую именно концепцию, идею сделать предметом обмена информацией. У отправителя должна возникнуть уверенность в необходимости передачи информации, уместности и актуальности передаваемых идей с учётом конкретной ситуации и цели.

Кодирование, работы на этом этапе заключается в том, что отправитель с помощью символов кодирует передаваемую информацию, используя для этого вербальные и невербальные символы. В процессе кодирования идея приобретает доступную и понятную форму сообщения. В качестве кодирующего языка выступает не только какой-то конкретный язык, но и термины, профессионализмы.

После завершения кодирования выбирается канал передачи, соответствующий типам символов, используемых для кодирования. К таким каналам можно отнести передачу информации с помощью речи, письменных материалов, а также электронных средств связи, включая компьютерную сеть, электронную почту, видеофильмы и др. Канал, используемый для передачи информации, должен точно соответствовать идее, зародившейся на первом этапе, в противном случае обмен информацией будет менее эффективно.

При выборе канала не следует ограничиваться только одним каналом, можно использовать сразу несколько каналов. Максимальный эффект может быть достигнут при использовании двух или большего числа средств коммуникации. Практика показывает, что одновременное использование сообщений в устной и письменной форме всегда эффективнее.

Передача информации заключается в использовании выбранного канала для доставки сообщения получателю. Речь идёт о физической передаче сообщения, которая является одним из этапов, через которые необходимо пройти, чтоб донести идею до получателя. [9,с.267]

Этап получения включает в себя декодирование. Декодирование представляет собой перевод символов отправителя в мысли получателя. Информация, передаваемая отправителем, должна быть передана получателю с минимальными потерями в смысловом значении, так и в своём объёме. Когда информация передаётся от руководителя нижестоящим сотрудникам, необходимо проверить, выполнено ли то что от них требовалось, и насколько полно это сделано, т.к. это в некоторой степени является показателем качества полученной ими информации. Если передаваемая информация получена с искажением или же не полностью, можно повторить передачи, изменив при этом вид кодировки и канал.

Обратная связь — это ответ на полученную информацию или идею. Она заключается в выполнении поставленных целей, ответе на поставленные вопросы, передачи сообщения в ответ.

 

1.3 Модель коммуникативных  связей в организации

 

Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет более эффективно управлять процессом в целом.

Коммуникационная сеть — это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе людей с помощью информационных потоков. Посредством сети коммуницируют члены группы. От того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью. Основными сетями являются «звезда» («колесо»), «шпора» и «круг» («всеканальная»). Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки. Выбор той или иной коммуникационной сети зависит от задач, которые стоят перед группой, желаемых результатов, времени, мотивации и квалификации работников и других факторов.

«Звезда». В такой сети руководитель контролирует деятельность подчиненных. Число каналов может быть различным, но всегда есть центр, к которому они сходятся.

Преимущества «звезды» в следующем:

1) есть признанный лидер, который несет ответственность  за работу сети. Здесь сильны  связи между начальником и  подчиненным;

2) «звезда» устойчивее  других сетей, вся официальная  информация исходит из центра  и идет к центру;

3) позволяет быстро приступить  к выполнению заданий, так как  информацию и инструкции из  центра можно послать одновременно  всем участникам группы;

Модель коммуникационного процесса (ПРИЛОЖЕНИЕ А).

4) здесь больше порядка, точности в выполнении заданий, так как центр контролирует  всю сеть. Но если в центре  некомпетентный человек, «звезда»  становится неэффективной. Поэтому  главное значение в «звезде»  имеет выбор лидера. Основным  недостатком «звезды» считается  ее жесткость, невозможность проявления  инициативы подчиненных. Ни в  одной другой сети система  подчинения не выражена столь  ярко, и, чтобы работа здесь шла  гладко, она должна строжайше  соблюдаться. Поэтому качество работы  такой сети определяется в  центре. Оно не может быть выше  уровня работы руководителя.

«Звезда» является централизованной сетью и наиболее эффективна для решения простых, текущих задач. [14,с.184]

«Круг» можно назвать полной противоположностью «звезды». Члены группы свободно общаются между собой, в равной степени обрабатывают информацию и принимают решение. Здесь полностью отсутствует формальный лидер, контролирующий деятельность сети. Это не означает, что в нем отсутствуют силовые линии или целенаправленное воздействие.

Преимущества «круга» в том, что он:

1) формирует более благоприятный  морально-психологический климат  в группе и обеспечивает более  высокую мотивацию и активность  ее участников;

2) воспитывает лидеров, так  как способности каждого человека  на виду, и он заинтересован  в том, чтобы показать себя  с лучшей стороны;

3) ограничивает «просеивание»  информации;

4) благоприятствует творческой  работе;

5) имеет больше контрольных  точек, так как информация поступает  от всех участников сети.

Недостатки «круга»:

1) может возникнуть феномен  «группового мышления»;

2) возможный выигрыш в  гибкости может угрожать стабильности  и порядку;

3) возможный выигрыш от  неполного просеивания информации  и большего числа контрольных  точек может достигаться за  счет уменьшения контрольных  функций каналов.

«Круг» наиболее эффективен для решения сложных творческих задач.

«Шпора» внешне похожа на «звезду», это тоже централизованная, жесткая сеть, но есть отличия: в структуре «шпоры» три уровня, а не два, как в «звезде». Человек в центре по-прежнему занимает руководящее положение, но имеет своего начальника.

Вторичными коммуникационными сетями являются: «тент», «палатка» и «дом» (ПРИЛОЖЕНИЕ Б).

 «Тент» — очень распространенная, сильная и устойчивая, как «звезда», коммуникационная сеть. Имеет минимальное количество неофициальных взаимодействий работников.

«Палатка» возникает из «тента», когда формально устанавливается канал Б — В (он может существовать неофициально с ведома А). «Палатка» образуется, когда руководитель А решает, что его старшим подчиненным необходимо согласовывать свои действия и дела, представляющие взаимный интерес, прежде чем передавать их ему наверх. Такая сеть может быть очень эффективной и действенной структурой, если четко определить права и обязанности Б и В.

Когда в «палатке» возникает новый официальный канал б — в, получается «дом». Это полностью замкнутая система, где каждый может связаться с любой другой точкой по нескольким каналам, при этом не обязан следовать обычной установленной цепочкой команд.

Здесь три круга коммуникаций: большой, объединяющий всех членов сети, и два малых.

С организационной точки зрения «дом» может оказаться самой опасной из всех информационных сетей из-за множества официальных каналов, по которым от одного к другому передается информация.

Могут возникнуть информационные перегрузки. Трудности порождает ложная идея о том, что чем больше объем передаваемой информации и чем легче ее непосредственно обработать, тем лучше.

Свободный обмен информацией между людьми, которые могут извлечь из этого пользу — это хорошо, но, когда непосредственный обмен ведет к «короткому замыканию» потока или информация не попадает к тем, кто должен ее получить, — это плохо.

Итак, коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

Примером полностью децентрализованных групп являются «всеканальные» сети, которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие всех членов в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.

 

 

ГЛАВА 2

АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИЙ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ЧКУП «ШАРКОВЩИНСКИЙ КОСЗ»

 

 

2.1 Организационно-экономическая  характеристика деятельности ЧКУП  «Шарковщинский консервно-овощесушильный  завод»

 

Основным видом деятельности ЧКУП «Шарковщинский консервно-овощесушильный завод» (ЧКУП «Шарковщинский КОСЗ») является переработка и консервирование плодоовощной продукции.

В течение последних двух лет организацией был осуществлен проект по модернизации и расширению производства плодоовощных консервов, соответствующей стандартам Республики Беларусь и Российской Федерации, имеющих долговременный спрос на рынке.

ЧКУП «Шарковщинский консервно-овощесушильный завод» на модернизированной технологической линии выпускает плодоовощную и мясную консервную продукцию и укупоривает ее как в стеклянную, так и в жестяную тару.

Высокотехнологическая линия и разнообразие используемых рецептур позволяют максимально точно удовлетворять требованиям потребителей за счет широкого ассортимента продукции.

Анализ положения и тенденций изменения на рынке продуктов питания показал, что рынок сбыта консервированной продукции обладает большой емкостью и спрос на плодоовощные и мясные консервы сохраняется на стабильно высоком уровне.

Характерными особенностями рынка плодоовощных консервов г. Минска и Беларуси является:

1) отсутствие крупных  производителей-монополистов;

2) высокая емкость рынка (массовый спрос), включая потребителей  совершенно различных категорий [3, с.593].

Исследование рынка продуктов питания, конечных потребителей и ассортимента предлагаемого товара позволяет выделить следующие крупные группы (сегменты) потребителей: