Коммуникации в организации

Таким образом, до компании не может дозвониться не только персонал, но и клиенты организации, что негативно сказывается на корпоративном имидже и общем развитии организации.

С 2002 года ЧКУП «Шарковщинский КОСЗ» работая на рынке приобрело немало постоянных клиентов. С покупателями оформляются все необходимые документы все согласно нормам закона, заключаются договора купли-продажи. С крупными клиентами компания работает на особых условиях так же предоставляется скидка на товар и рассрочка платежа.

Предприятие позиционирует себя, как организация, в которой работают отличные специалисты, многие с достаточным практическим опытом. Перед окончательным приёмом на работу, претенденты проходят несколько этапов:

1) сотрудник принимается  на работу по результатам собеседования, желательны рекомендации с прошлого места работы;

2) после испытательного  трехмесячного срока проводится  мини экзамен для выявления качества освоения занимаемой должности и только после успешного прохождения тестирования человек трудоустраивают на постоянной основе.

Для установления обратной связи у каждого претендента на конкретную должность уточняют источник информации о компании. А у клиентов — их пожелания и замечания.

Далее, на основании вышеизложенного, проведем SWOT-анализ, в рамках которого факторы внешней и внутренней среды можно разделить на две группы: те, которые поддаются управления со стороны руководства организации, и те, которые такому управлению не поддаются. Такое деление важно с точки зрения прогнозирования, помогает учесть все нюансы внешней и внутренней среды организации.

Проанализировав выше перечисленные факторы внешней среды в отношении ЧКУП «Шарковщинский КОСЗ», результаты предоставляем в виде таблицы «вероятность/воздействие», для лучшего понимания влияния возможностей внешней среды на организацию.

Таблица возможностей и угроз внешней среды (ПРИЛОЖЕНИЕ Е).

Для наглядного представления сильных и слабых сторон выведем эти показатели в ПРИЛОЖЕНИЕ Ж.

Необходимо отметить что у компании сильных сторон больше, чем слабых это свидетельствует о хорошей организации реализации услуг, но влияние слабых сторон компании, на процесс реализации услуг(товара), оказывает негативное влияние.

Применяя анализ перекрестного воздействия, установим линии связи между силой и слабостью, внешними возможностями и угрозами (ПРИЛОЖЕНИЕ К).

Необходимо заметить, что при помощи SWOT - анализа были выявлены возможности организации, имеются все предпосылки для повышения качества реализации товара, что в перспективе приведет к улучшению позиции на рынке сбыта товара. Необходимо заметить, что, слабые стороны фирмы, нивелируются сильными, но для дальнейшего успешного развития важным аспектом является создание и воплощение информационно-аналитической программы для улучшения коммуникативных связей в организации.

Для определения существующих коммуникативных связей внутри организации проводилось анкетирование среди сотрудников ЧКУП «Шарковщинский КОСЗ». Опрос сотрудников проводился по анкете, представленной в приложении к данной работе (ПРИЛОЖЕНИЕ Л).

Для определения коммуникативной политики на ЧКУП «Шарковщинский КОСЗ» были опрошены сотрудники двух отделов организации — торговые представители и коммерческий отдел. В результате анализа анкет было выявлено следующее.

В организации присутствуют вертикальные нисходящие связи. Руководитель организации дает сотрудникам указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает сотрудникам информацию, поступившую к нему из внешней среды.

Также нисходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях всего трудового коллектива организации, где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы, как фирмы, так и сотрудников.

Горизонтальные коммуникации в ЧКУП «Шарковщинский КОСЗ» в основном протекают неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация проходит через руководителя (начальника отдела продаж), образуя следующую схему.

Неформальные коммуникации распространяются на празднованиях дней рождений, встречи «Нового года», «Восьмого марта», коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком. Ежегодно в организации отмечается «День рождения организации» — дата регистрации. На данные мероприятия принято собираться всем коллективом.

Что касается существующих проблем в коммуникативных связях организации, то по результатам анкетирования торговые представители сообщили, что в организации сложнее всего решать рабочие вопросы с генеральным директором, в силу отсутствия прямого контакта с ним (информация передается начальнику отдела продаж (супервайзер)), а потом уже на его усмотрение доходит до генерального директора. По усвояемости информации торговые представители отдают предпочтения письменной и устной коммуникации.

Коммерческий отдел сообщил, что сложнее всего решать коммерческие вопросы с торговыми представителями, водителями, когда те находятся в командировке по области, часто бывают перебои с сотовой связью, где-то она совсем отсутствует.

Часто информация искажается, пока доходит до коммерческого отдела, вследствие чего упускаются определенные рабочие моменты, тратится дополнительное время на выявления проблем и их последующее решение.

Таким образом, из проведенного исследования видно, что на ЧКУП «Шарковщинский КОСЗ» четко выражена нисходящая коммуникативная связь, до руководства часто не доходит информация с низов, что в целом тормозит общее развитие и материальное приростание организации. Поэтому в третьей главе данного исследования будут предложены рекомендации для совершенствования коммуникативных связей в организации.

 

ГЛАВА 3

ПРЕДЛОЖЕНИЯ И РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КОММУНИКАТИВНЫХ СВЯЗЕЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

 

3.1 Описание общих  рекомендаций по совершенствованию  коммуникативных связей в организации

 

Основные теоретические принципы, условия, закономерности и сущность деятельности по повышению уровня коммуникативных связей были изложены ранее в данной работе. В данном разделе представлены конкретные практические рекомендации по совершенствованию коммуникативных связей в организации.

Для эффективного функционирования ЧКУП «Шарковщинский КОСЗ» в условиях рыночной конкуренции необходимо постоянно осуществлять разработку и принятие управленческих решений по управлению организацией. Процесс управления отличается динамичностью, изменения внешней и внутренней среды порождают необходимость принятия разнообразных управленческих решений и выполнение данного процесса должно обеспечиваться предоставлением нужной информации нужному сотруднику в нужное время в нужном месте.

Поток информации в организованной социальной системе является существенным элементом ее эффективного функционирования. Значительную часть задачи по управлению любой организацией составляет создание коммуникативной сети и гарантия обеспечения поступления правильной информации нужным людям в нужное время. Необходимо разработать такую коммуникативную сеть, чтобы в ней органично могли сочетаться устойчивость и динамизм, управляемость и спонтанность, новый и прежний опыт.

Следующие принципы являются полезными для организации эффективной коммуникации, так как они концентрируют внимание на четырех решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности организованных усилий и использование преимуществ неформальной организации.

1. Принцип ясности

Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.

2. Принцип целостности

Управленческие сообщения скорее являются средствами, чем конечными целями. Принцип целостности состоит в следующем: цель управленческих сообщений — содействовать установлению понимания между людьми в процессе их сотрудничества, направленного на достижение целей предприятия.

3. Принцип стратегического использования информационной организации.

Характер этого ключевого принципа заключается в следующем: наиболее эффективной коммуникация бывает тогда, когда руководители используют неформальную организацию в дополнение к коммуникации формальной организации.

Для ЧКУП «Шарковщинский КОСЗ» попробуем рассмотреть способы улучшения коммуникационного процесса с точки зрения межличностных (неформальных) и организационных (формальных) коммуникаций. Эти виды коммуникаций сильно отличаются друг от друга и, следовательно, способы их улучшения тоже различны.

В межличностных коммуникациях главным является совершенствование науки общения. Существует несколько простых принципов, соблюдение которых поможет руководителю стать более коммуникабельным.

Умение слушать

Эффективное общение невозможно без умения слушать

Ясность идей

Прояснение идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи.

Язык жестов и интонаций

Необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.

Эмпатия и открытость

Эмпатия — это внимание к чувствам других людей, сопереживание. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной. Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре.

Установление обратной связи

Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них — задавать вопросы. Еще один способ установления обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит оценить, в какой мере воплощается то, что намеревались сообщить.

 

 

 

3.2 Конкретные  способы совершенствования информационного  обмена в ЧКУП «Шарковщинский КОСЗ»

В организационных коммуникациях основным является совершенствование информационного потока.

Вот некоторые конкретные способы совершенствования информационного обмена, которые должны знать генеральный директор ЧКУП «Шарковщинский КОСЗ», а также руководители отделов данной организации:

1. Регулирование информационных потоков

Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

2. Управленческие действия

Регулирование информационного потока — лишь один пример из числа действий руководителя по совершенствованию обмена информацией. Есть и другие. Например, руководитель может практиковать короткие встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.д. Руководитель может также по своему усмотрению предпочесть вариант периодических встреч с участием всех подчиненных для рассмотрения тех же вопросов. Планирование, организация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.

Системы обратной связи

В той же мере, в какой обратная связь может способствовать совершенствованию межличностного обмена информацией, могут действовать и системы обратной связи, создаваемые в организации. Такие системы составляют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи — перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников — еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от руководителей и рабочих буквально по сотням вопросов.

Системы сбора предложений

Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу-вверх. Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения. Систему сбора предложений можно организовать по-другому. Организация может развернуть частную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Другой вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Еще один подход основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по усовершенствованиям.